Uppföljning av tidigare genomförd granskning av vissa LSS-insatser. Falkenbergs kommun. Handläggning och utförande av insatsen personlig assistent

Transkript

1 UTKAST Uppföljning av tidigare genomförd granskning av vissa LSS-insatser Handläggning och utförande av insatsen personlig assistent Falkenbergs kommun Augusti 2010 Harald Jagner Pernilla Lihnell

2 Innehållsförteckning Innehållsförteckning Sammanfattning Bakgrund och revisionsfråga Revisionsmetod LSS-insatser i kommunen Socialnämndens styrning av LSS-verksamheter Övergripande strategisk styrning för handikappomsorgen Verksamhetsmål och verksamhetsplan Delegationer Handläggning och dokumentation Rutinen för handläggning av insatsen personlig assistent Samarbete mellan myndighetsavdelningens LSS-handläggare och handikappavdelningen Årliga uppföljningar av insatsen personlig assistent Det kommunala genomförandet av personlig assistent Rutin för dubbelbemanning och journätter Översiktlig granskning Insatsen daglig verksamhet Strategisk planering... 11

3 1. Sammanfattning Deloitte har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Falkenbergs kommun gjort en uppföljning av Revisionsrapport Granskning av vissa LSS-insatser som avser en gransknig som utfördes under Utifrån denna uppföljning kan vi konstatera att många av de iakttagelser som framkom i revisionsrapporten har helt eller delvis blivit åtgärdade och verksamheten arbetare/har arbetat aktivt med dessa områden. Liksom tidigare kan det konstateras att Falkenbergs kommun ligger högt både beaktat genomsnittet i riket och storleksmässigt likvärdiga kommuner vid en jämförelse av antalet LSSinsatser per invånare. Då Falkenbergs höga andel beror på att det tidigare var en vårdhemskommun anser förvaltningen att detta är en effekt som kommer att synas även på längre sikt då de flesta av de boende från vårdhemmen fortsatt bor kvar i kommunen. De iakttagelser som kvarstår eller delvis kvarstår sedan den förra granskningen är framförallt inom följande områden: Se över delegationsförteckningen, vi rekommenderar att nämnden själva eller till nämndens utskott delegera att fatta beslut om insatser som kan vara kostnadsdrivande Utarbeta stickprovsmässig kontroll över delegationsbeslut Se över rutinen för handläggning av insatsen personlig assistent så att den blir enhetligt utförd Se till att utveckla samarbetet med Myndighetsavdelningens LSS-handläggare och Handikappavdelningen Se till att nyttja LSS-handläggarnas kunskaper om lagen och praxisutveckling, framförallt beträffande insatsen personlig assistent. 2. Bakgrund och revisionsfråga Deloitte har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Falkenbergs kommun gjort en uppföljning av Revisionsrapport Granskning av vissa LSS-insatser som avser en gransknig som utfördes under Syftet med granskningen är att översiktligt granska hur förvaltningen och nämnden har åtgärdat de påtalade brister och identifierade förbättringsområden som belysts i revisionsrapporten. (3)

4 3. Revisionsmetod Uppföljning av den tidigare utförda revisionsrapporten har utförts genom att vi har följt upp de förbättringsområden som noterats i den tidigare rapporten. Uppföljningen har skett genom intervjuer med olika personer på olika befattningar och enheter inom både nämnd [p1]och förvaltning har intervjuats och vi har diskuterat hur verksamheten bedrivs i dagsläget och hur rekommendationer som lämnades i rapporten har hanterats. 4. LSS-insatser i kommunen I den tidigare rapporten noterades att Falkenbergs kommun ligger högt både beaktat genomsnittet i riket och storleksmässigt likvärdiga kommuner vid en jämförelse av antalet LSS-insatser per invånare. Nedanstående tabell, sammanställd baserad på information från Socialstyrelsen påvisar att Falkenberg fortfarande ligger högt, framförallt i ålderspannet år. Dock kan noteras att även ett antal andra kommuner ökat antalet insatser jämfört med per i den föregående rapporten. Då Falkenbergs höga andel beror på att det tidigare var en vårdhemskommun anser förvaltningen att detta är en effekt som kommer att synas även på längre sikt då de flesta av de boende från vårdhemmen fortsatt bor kvar i kommunen. Inv antal Antal med insats totalt 0-22 år per inv år per inv 65- år per inv Samtliga Hela Riket Falkenberg Katrineholm Motala Nyköping (4)

5 Trelleborg Hallands Län x x x Halmstad Kungsbacka Laholm Varberg Källa LSS-insatser: 27%20Personer%20med%20funktionsnedsättning%20-%20insatser%20enligt%20%20LSS%20år% pdf Källa invånarantal: aspx En iakttagelse från den föregående rapporten var att inför planering av framtida verksamheter kan det vara lämpligt att ta fram uppgifter om brukares åldersfördelning i snävare åldersspann än vad som används i Socialstyrelsens statistik. Efter 2007 har en noggrann översyn av hantering av insatsen personlig assistent gjorts inom socialförvaltningen, vilket resulterat i en mängd förändringar. I dag görs både uppföljning och planering av framtida verksamheter nedbrutet på ett snävare åldersspann och vid behov utförs det nedbrutet på årskull. 5. Socialnämndens styrning av LSS-verksamheter Socialnämnden är ansvarig nämnd för LSS-verksamheterna och ansvarar därmed också för den övergripande styrningen och för att tillse att förvaltningen styr verksamheten åt det håll och mot de mål som nämnden sätter upp. (5)

6 5.1 Övergripande strategisk styrning för handikappomsorgen Utveckla den övergripande, strategiska styrningen av handikappomsorgen Styrningen för handikappomsorgen har utvecklats på ett flertal plan sedan den föregående rapporten avlämnades. Stor omsättning på personalen på de ledande befattningarna har bidragit till naturliga förändringar och på samtliga enheter och instanser som vi har intervjuat har rutiner förändrats och mycket fokus legat på processer och målstyrning. 5.2 Verksamhetsmål och verksamhetsplan Upprätta verksamhetsmål för handikappomsorgen och utveckla en målprocess och dialog avseende verksamhetsmålen Ställ krav på en övergripande verksamhetsplan för handikappomsorgen där nämndens mål konkretiseras samt med en planering för vad som ska genomföras under året Uppmuntra enheterna att, kopplat till de övergripande målen, utveckla för verksamheten konkreta, tidsatta och uppföljningsbara mål samt system och struktur för hur de som följas upp Numera upprättas ett centralt måldokument som Socialnämnden har antagit under Utifrån detta centrala måldokument bryts målen ned, först på nämndnivå, därefter på förvaltningsnivå [p2]och sedan på enhetsnivå på respektive förvaltning. Målen ska vara mätbara och följas upp både vid delårs- och helårsbokslut. Respektive verksamhet har antingen redan upprättat en verksamhetsplan eller påbörjat upprättandet av en sådan. Det arbetas och har arbetats mycket aktivt med att få verksamheten mer målinriktad och strukturerad. (6)

7 5.3 Delegationer Se över delegationsförteckningen, vi rekommenderar att nämnden själva eller till nämndens utskott delegera att fatta beslut om insatser som kan vara kostnadsdrivande Utarbeta stickprovsmässig kontroll över delegationsbeslut Det har skett vissa förändringar vad gäller delegationsordningen inom organisationen. Exempelvis är det fler beslut som kräver involvering av biståndschef, vilket tidigare fattades på lägre nivåer. Någon fullständig genomgång av delegationsordningen har inte gjorts. Översyn av delegationsordningen har ej heller gjorts avseende att i större omfattning involvera nämnd eller utskott i beslut om insatser som kan verka kostnadsdrivande. Nämnden har ej heller utarbetat någon rutin för stickprovsmässigt begära in en föredragning av något av de delegationsbeslut som fattats av handläggare. 6. Handläggning och dokumentation Tidigare rådde stor okunskap mellan handläggare och utförare och vad den andra parten gjorde. Ett antal rekommendationer framkom i den föregående rapporten och förvaltningarna har påbörjat ett arbete med att stärka relationer och förbättra kunskapsutbytet förvaltningarna emellan. 6.1 Rutinen för handläggning av insatsen personlig assistent Se över rutinen för handläggning av insatsen personlig assistent så att den blir enhetligt utförd (7)

8 Det finns idag framtagna riktlinjer för personliga assistenter, men dessa är liksom tidigare inte tillräckligt tydliga. Det har påbörjats ett arbete med att utveckla och förbättra riktlinjerna och framförallt göra dem tydliga för att säkerställa att insatsen personlig assistent blir enhetligt utförd. Inom förvaltningen finns det numera även en metodutvecklare som arbetar med att ta fram mer enhetliga dokumentationsinstruktioner och mallar. Idag används mer detaljerade formulär för samtliga insatser, vilka säkerställer att dokumentationen blir likvärdig för samtliga handlagda fall. 6.2 Samarbete mellan myndighetsavdelningens LSS-handläggare och handikappavdelningen Se till att utveckla samarbetet med Myndighetsavdelningens LSS-handläggare och Handikappavdelningen Se till att nyttja LSS-handläggarnas kunskaper om lagen och praxisutveckling, framförallt beträffande insatsen personlig assistent. Det har arbetats mycket aktivt med att utveckla samarbetet mellan Myndighetsavdelningens LSShandläggare och Handikappavdelningen. En ökad kommunikation mellan utförare och handläggare har lett till positiva effekter enligt båda parter. Både en löpande kontakt i större utsträckning och regelbundna träffar är något som har införts. Handläggarna har informationsmöten med utförarna varje vecka och biståndschefen håller också regelbundna möten med utförarna. Därutöver samarbetar förvaltningscheferna mer med varandra än vad de har gjort tidigare. Dock har processen tagit längre tid än väntat. En anledning kan vara att det har varit en del personalomsättning på handläggarsidan som gjort att man har varit tvungen att börja om vad gäller vissa delar av samarbetet som kräver inarbetning. Utförarna har också börjat använda sig av samma IT-system som handläggarna vilket gör det lättare att utbyta information om varje insats och vad de olika parterna utför för arbete. Ett av stegen som återstår är en ökad tydlighet i vad utförarna faktiskt kan göra i varje enskilt fall, då detta är information som handläggarna måste ha för att kunna fatta rätt beslut. Idag upplevs det fortfarande att utförarna inte har den rätta förståelsen för vad det är handläggarna gör. Förvaltningarna är medvetna om att de har en bit kvar i arbetet med att förbättra samarbetet och (8)

9 arbetet är pågående. Till hösten finns ett möte inplanerat med syftet att öka förståelsen och kunskapen kring vem som gör vad och vem som har befogenhet att göra vad. 6.3 Årliga uppföljningar av insatsen personlig assistent Genomför minst årliga uppföljningar beträffande utförandet av insatsen personlig assistent, i enlighet med riktlinjerna Utveckla ett internt kontrollsystem för kontroll/uppföljning av att de rutiner/riktlinjer som antagits även tillämpas[p3] Genomför regelbundna brukar- och personalundersökningar för att få en uppfattning om kvaliteten i verksamheterna Uppföljningar beträffande utförandet av insatsen personlig assistent görs numera regelbundet i form av brukarenkäter. Dessa enkäter utförs ca 2 gånger per år och förvaltningen anser att det ger ett bra uppföljnings- och utvärderingsunderlag. Därutöver utförs regelbundna medarbetarenkäter som också till viss del ingår i uppföljningen av insatsen personlig assistent, men avseende andra frågeställningar. 7. Det kommunala genomförandet av personlig assistent Överlag ansågs rutinen för genomförandet av den personliga assistansen som fungerande vid det förra rapporttillfället, även om det efterfrågades en större tydlighet avseende några specifika rutiner. Uppföljningen visar att rutinerna har blivit bättre men att det fortfarande inte finns skriftligt dokumenterat hur rutiner och uppföljning av dessa ska ske. Antalet insatser har påvisat en fortsatt successiv ökning. (9)

10 7.1 Rutin för dubbelbemanning och journätter Se över rutinen för utförandet och komplettera med sådana som behövs för ett effektivt utförande av personlig assistent Låt utreda möjligheten att effektivisera journätter och/eller dubbelbemanning[p4] De tillfrågade anser att rutinen för att effektivt utförande av personlig assistens fungerar tillfredsställande och anser inte att det är något speciellt område i rutinen som behöver kompletteras eller ändras. Om dubbelbemmaning ska medges eller inte är behovsstyrt. Vad gäller det sistnämnda är det inte förvaltningen själva som fattar de besluten utan detta är fackliga krav där besluten fattas i enlighet med diskussion med facklig representant. Ett problem i dagsläget är att försäkringskassan inte alltid beviljar ersättning för den dubbelbemanning som krävs, vilket borde lyftas till nämnden och hanteras där. Rent ekonomiskt har ändå förvaltningen kunnat hantera detta då personlig assistans varit något överbudgeterat och därigenom täckt vissa av de kostnader som ej har erhållits ersättning för. Vad gäller journätterna har de historiskt varit en stor kostnadspost och därför har det genomförts en utredning kring denna del av insatserna. Utredningen var av jämförande karaktär för att ta reda på om det skulle löna sig att lägga ut denna del av verksamheten på entreprenad. Jämförelsen tog även i beaktande att det skulle innebära att man förlorade en del personal och liknande kringeffekter. Resultatet blev att det inte skulle innebära några större kostnadsbesparingar, varför jourverksamheten fortfarande utförs inom kommunen. 8. Översiktlig granskning Både den strategiska planeringen för Handikappomsorgen och den dagliga verksamheten hade ett antal förbättringsområden i den föregående rapporten. Ett antal förändringar och förbättringar har skett under de senaste åren. (10)

11 8.1 Insatsen daglig verksamhet Den dagliga verksamheten var tidigare i kommunal regi men har sedan november 2009 lagts ut på entreprenad i princip i sin helhet även om det fortfarande finns någon enstaka verksamhet som sköts inom kommunen. Efter en upphandlingsprocess har Carema och Abbessina tagit över verksamheten. Ekonomiskt har outsourcingen inneburit stora kostnadsbesparingar för kommunen. 8.2 Strategisk planering Utveckla strategisk planering för Handikappomsorgen i Falkenberg genom användande av olika metoder Handikappomsorgen och biståndsenheten arbetar tillsammans med analysen av behovet av insatser. Merparten av de framåtriktade analyserna görs i samband med det årliga budgetarbetet. Analysen innefattar dels de som redan omfattas av insatserna idag och hur deras framtida behov kommer att se ut, men också de insatser som finns i framöver, såsom skolungdom med vissa insatser idag och som kommer att ha andra behov som vuxna. Utifrån analysen upprättas prognoser och prognositicerade kostnader för att täcka dessa behov. Budgeten följs upp löpande under året. Vad gäller ekonomin för handikappomsorgen så är den i dagsläget i balans. En annan viktig del i den strategiska planeringen är utbudet på boendeplatser. En trend som har noterats de senaste åren är att centralt boende blir alltmer populärt. Detta är något som måste tas hänsyn till i planeringen. En översyn kommer troligen att göras då det i dagsläget finns mer platser på landsbyggden och färre centralt, än vad efterfrågats. Baserat på den information som framkommit arbetas det med strategisk planering, vilken behövde stärkas, enligt notering i den förra rapporten. Även regelbundna kvalitetsundersökningar efterfrågades och det utförs numera, se stycke 6.3 ovan. (11)