Uppföljning av genomförda granskningar från 2007

Transkript

1 Revisionsrapport Uppföljning av genomförda granskningar från 2007 Februari 2009 Håkan Lindahl

2 Innehållsförteckning Inledning...3 Granskning av tekniska nämndens styrning, uppföljning och kontroll...4 Granskning av ledarskapets villkor...4 Granskning av internkontroll...5 Granskning av privata medel...6 Granskning av LSS-verksamheten...6 2

3 Inledning En viktig del i revisorernas arbete är att efter viss tid följa upp de granskningar som tidigare genomförts. Syftet är dels att följa upp att de åtgärder som nämnderna angett i sina svar på granskningsrapporterna genomförs i praktiken, dels att få ett underlag för sin årliga bedömning av nämndernas ansvarsutövande. I denna PM har inte samtliga granskningar som genomförts under 2007 följts upp. Motivet är att inte alla granskningar visat på behov av åtgärder, att nämnden i sitt svar inte lyft fram några särskilda åtgärder eller att typen av åtgärder varit av enklare slag så att nämnden redan i sitt svar visat att man vidtagit förändringar. De granskningar som följts upp från 2007 är följande: Granskning av tekniska nämndens styrning, uppföljning och kontroll Granskning av ledarskapets villkor Granskning av internkontrollarbetet inom bildningsnämnden Granskning av privata medel Granskning av LSS-verksamheten Uppföljningen har skett genom att ansvariga tjänstemän skriftligen fått besvara vilka åtgärder man konkret har vidtagit beträffande de punkter som lyfts fram i de olika granskningsrapporterna. I vissa fall har även telefonkontakt tagits för att få svaret förtydligat. 3

4 Granskning av tekniska nämndens styrning, uppföljning och kontroll I granskningen föreslog revisorerna att tekniska nämnden, för att tydliggöra sin styrning, borde överväga att skapa etapp- eller delmål för de områden där målen är satta med en tidshorisont på 2-4 år. Svar från tekniske chefen Tekniska nämnden har sedan revisionen genomfördes arbetat med uppföljning av resultatmålen för 2008 och i samband med det diskuterat justeringar i målen. Inför sammanträdet föreslås revideringar av vissa resultatmål bland annat med justering till delmål. Verksamheten har sedan tidigare årsvisa mål som ligger i linje med resultatmålen och redovisas två gånger per år inför nämnden. Dessa årsvisa mål fungerar som etappmål. I den målredovisning som beslutats inför bokslut 2008 skall redovisning ske vilka aktiviteter som genomförts under året för att nå målen och hur bedömningen är avseende möjligheten att nå resultatmålen som är 3-5 åriga. Granskning av ledarskapets villkor I personalnämnden svar på granskningsrapporten beslutades att uppdra åt kommunledningskontoret att, utifrån revisionsrapporten, under hösten 2007 genomföra en översyn av kommunens chefspolicy. Svar från personalchefen Kommunledningskontoret har under hösten 2007 genomfört en översyn av kommunens chefspolicy. Chefspolicyn har nu en uppdaterad struktur i hur kommunens framtida chefer skall verka för att uppnå en väl fungerande kommunorganisation. Det som tydliggjorts i chefspolicyns bilaga Chef i Motala kommun är kommunens krav på förvaltningschef, vilket också var den fråga som kändes mest angelägen att reda ut. I övrigt har skrivningar och tillägg skett vad gäller anställning av chef, pensionsprogram för chefer samt lönepolicy för chefer. 4

5 Granskning av internkontroll I bildningsnämndens svar från sägs bl.a. följande beträffande rutinerna för framtagning av nämndens internkontrollplan Bildningsnämnden delar revisionens synpunkter. Arbetet bör fortsättningsvis läggas upp så att man under hösten diskuterar både centralt på förvaltningskontoret och tillsammans med enhetscheferna med syfte att lägga fram ett gemensamt och förankrat förslag till bildningsnämnden. Svar från handläggare Åke Kullberg Sent under hösten 2008 började frågan om internkontrollplan för 2009 att diskuteras bland tjänstemän på förvaltningskontoret. Därefter togs ärendet upp i nämndens allmänna utskott som beslutade att avsätta särskild tid den 28 januari 2009 för arbete med internkontrollplanen. Vid sammanträdet deltog tjänstemän och gemensamt kom man fram till ett förslag. Förslaget till internkontrollplan redovisades därefter på mål- och kvalitetsgruppens sammanträde senare på dagen den 28 januari. Gruppen hade inga synpunkter på förslaget Därefter fastställdes internkontrollplanen av bildningsnämnden 11 februari I förslaget var det ett starkt önskemål från politikerna att titta på om det finns utdrag ur belastningsregistret. Detta blev också nämndens beslut. sammanfattningsvis kan sägas att arbetet med att ta fram en ny internkontrollplan har förändrats i riktning mot vad nämnden uttalade i sitt svar till revisorerna, även om arbetet kom igång sent. Politikerna är mer delaktiga medan däremot mer finns at göra beträffande delaktighet från verksamheterna. Den nya organisationen kan komma att ge svar på detta. 5

6 Granskning av privata medel Socialnämnden har den avlämnat ett svar på rapporten till revisorerna där nämnden beslutat att: uppdra till förvaltningen att ta fram förslag till riktlinjer och rutiner för hantering av privata medel avseende verksamhet inom LSS och äldreomsorg. Ja, riktlinjer antagna av socialnämnden Rutiner för tilllämpning utformades i direkt anslutning till nämndens riktlinjer. Dessa tilllämpas från och med innevarande år i full skala. Framför allt har förändringar krävts inom LSS-verksamheten. Granskning av LSS-verksamheten I socialnämndens svar på granskningsrapporten från sägs bl.a. att: för 2008 kommer därför gemensamma instrument för uppföljning av generella kvalitetsfaktorer att fastställas. Detta har ännu inte gjorts. Vi har under 2008 lagt in detta i arbetet för att skapa ett heltäckande ledningssystem för kvalitet enligt författningen SOSFS 2006:11. Förslag till ledningssystem har bearbetats via förvaltningens ledningsgrupp och kommer att presenteras för socialnämnden i mars. Inom området för kvalitetssäkring av sociala tjänster ingår att nämnden fastställer generella kvalitetsindikatorer som gäller och ska följas upp inom samtliga verksamheter. Det gemensamma instrument som nämndes i vårt svar till revisorerna kommer därför att utformas. Beträffande förslaget i granskningen att formalisera uppdraget gällande verksamhetstillsyn för nämnden/gruppernas uppdrag svarade nämnden att.. en allmän instruktion om syfte och arbetsinnehåll för nämndens arbetsgrupper och en årlig handlingsplan kan vara ett sätt att utveckla gällande arbetsmodell. Ja en instruktion finns antagen med checklista för nämndens arbetsgrupper och den används vid de uppföljningar som genomförs av respektive arbetsgrupp. 6

7 När det gäller förslaget att inrätta en rutin för förankring av styrande och stödjande dokument i samband med revidering svarade nämnden att förvaltningen kommer under året att utarbeta en rutin med kontrollstationer för att säkerställa fullständig aktualitet och tillgänglighet vad gäller styrande dokument inom samtliga områden för nämndens verksamhet Nej detta har inte gjorts ännu. Dock ingår detta i det ledningssystem för kvalitet som har utarbetats och kommer att presenteras för socialnämnden i mars. Beträffande rutiner för överföring av muntlig och skriftliginformation inför utförande/verkställighet av beslut svarade nämnden att..kommer alla viktiga processer att identifieras för att härefter i prioriterad ordning dokumenteras. Där rutin behövs för att precisera och kvalitetssäkra delarna i dessa processer kommer sådana att utarbetas. Ja, processkartläggning har skett och pågår inom samtliga områden där det finns samspel mellan socialkontorets myndighetsansvar och utförande verksamheter. Detaljerade processkartor finns dokumenterade. Dessa kommer att användas dels för att bilda underlag för de behov som finns vad gäller IT-stöd för kommunikation och dokumentation dels också för att identifiera osäkra/svaga länkar i våra processer. Kartläggningen har ännu inte lett fram till nya rutiner inom något område, men frågeställningen kvarstår. Viktiga huvudsakliga processer för handläggning och utredning inom socialtjänsten kommer att beskrivas för publicering på hemsida och i skrift som kan lämnas ut till kunder/klienter som berörs av aktuella handläggningsprocedurer. Även detta ingår i vårt framtagna förslag till ledningssystem för kvalitet i socialtjänsten. 7