94 Internrevisionens rapport Uppföljning och ledningens svar

Transkript

1 PROTOKOLL Högskolestyrelsen Nr 1: Internrevisionens rapport Uppföljning och ledningens svar Beslut Högskolestyrelsen beslutar att uppdra till rektor att gå igenom internrevisionens rapport, vidta erforderliga åtgärder och senast den 31 december 2013 återkomma till högskolestyrelsen med en återrapportering. Ärendets behandling Ärendet föredras skriftligt. Underlag I ärendet finns förslag till beslut och rapport, samt ledningens svar (MDH /12).

2 Förslag till beslut 1 (1) MDH /12 Handläggare Ulla Andersson Internrevisionens rapport: Uppföljning Förslag till beslut Internrevisionen föreslår högskolestyrelsen besluta att uppdra till rektor att gå igenom internrevisionens rapport, vidta erforderliga åtgärder och senast den 31 december 2013 återkomma till högskolestyrelsen med en återrapportering. Bakgrund Internrevisionen (IR) arbetar utifrån en av högskolestyrelsen årligen beslutad revisionsplan. Av revisionsplanen framgår det att ett led i uppdraget är att följa upp vilka åtgärder som har vidtagits med anledning av IR:s tidigare gjorda iakttagelser och lämnade rekommendationer. IR har följt upp tre tidigare avlämnade internrevisionsrapporter i syfte att bedöma den interna styrningen och kontrollen. IR fann att den interna styrningen och kontrollen ytterligare har stärkts inom samtliga av de områden som följdes upp. För två områden, upphandling respektive EUprojekt, där den interna styrningen och kontrollen bedömdes vara god har IR dock lämnat nya rekommendationer, vilka framgår av bilagd rapport. Som underlag till beslutet finns internrevisionens rapport Uppföljning. Ulla Andersson Bilaga: Internrevisionens rapport: Uppföljning

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19 PM 1 (1) MDH /12 Högskoleledningens kommentar till internrevisionens rapport Uppföljning (MDH /12) Internrevisionen (IRN) har lämnat en rapport över uppföljningar av tre tidigare internrevisionsrapporter. Kartläggning och bedömning av rutinen för hantering av allmänna handlingar, med inriktning mot EU-projekt, på akademin IDT samt uppföljning av rapporten granskning av rutinen för EU-bidrag. IRN bedömer att den interna styrningen och kontrollen för EU-projekt är god. IRN bedömer att ett tydliggörande behövs om vilka handlingar som ska diarieföras och vad som ska ingå i projektakter. Det behövs även ett klargörande kring vilket stöd UFO ska lämna i samband med EUprojekt. Högskolan avser att ta fram tydligare regler för vilka handlingar inom EU-projekt som ska diarieföras och regler för vad en projektakt ska innehålla. Vilket stöd som ska lämnas via det centrala forskningsfinansieringsstödet i samband med EU-projekt kommer att klargöras. Upphandling IRN anser att den interna styrningen och kontrollen för upphandling är god. Medvetenheten om gällande regler för upphandling och förutsättningarna för att uppfylla kraven om upphandling bedöms ha ökat. IRN rekommenderar att ett system för e-beställning implementeras och att handläggare för e-beställning utbildas, att en upphandlingsstrategi fastställs, och att en handledning för upphandling upprättas med syftet att ytterligare öka andelen inköp som görs inom ramen för statliga eller lokala avtal. Högskolan arbetar med att under 2013 införa system för e-beställning och därmed utbilda handläggare. Upphandlingsstrategi och handledning för upphandling ingår i den pågående översynen av styrdokument inom området. Kartläggning och bedömning av beslutsprocessen för avveckling av utbildningsprogram. IRN bedömer att processen för avveckling av utbildningsprogram är tydlig och har förutsättningar för att fungera tillfredsställande och att den interna styrningen och kontrollen är tillfredsställande. IRN rekommenderar att en checklista skulle kunna vara till ytterligare stöd för akademierna. Högskolan anser att de stöddokument som finns upprättade är tillräckliga.