Värmdö kommun. Granskning av ärendehanteringsprocessen inom kommunstyrelsen. Granskningsrapport. Offentlig sektor KPMG AB Antal sidor: 5

Transkript

1 Granskning av ärendehanteringsprocessen inom Granskningsrapport Offentlig sektor KPMG AB Antal sidor: 5

2 Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 1 3. Syfte 1 4. Avgränsning 2 5. Revisionskriterier 2 6. Ansvarig nämnd/styrelse 2 7. Metod 2 8. Projektorganisation 3 9. Iakttagelser Nuvarande system Våra synpunkter 4

3 1. Sammanfattning Vi har av s revisorer fått i uppdrag att granska ärendehanteringen inom. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år För den demokratiska processen är det av stor betydelse att det finns fungerande system och rutiner för uppföljning av de beslut de förtroendevalda fattar. Vi har för vår granskning gått igenom relevanta dokument och intervjuat s presidium och ansvariga tjänstemän. Vi noterar flera allvarliga brister i s ärendehantering. Vi ser sålunda att: 2. Bakgrund 3. Syfte Kommunen saknar möjligheter att direkt ur sitt diarium hämta uppgifter om pågående ärenden. Detta kan bara skötas helt genom en manuell rutin. Vi ser risker med att ärenden som aktualiseras hos enskilda förtroendevalda inte förs in i diariesystemet Vi konstaterar att kommunen inte har något system för att följa upp att och hur fattade beslut verkställs. Kommunen saknar därigenom kunskap om detta. Vi konstaterar också att de åtgärder som vidtas politiskt för uppföljning och kontroll av såväl pågående som beslutade ärenden inte vidtas inom ramen för, utan inom ramen för den styrande koalitionen. Enligt kommunallagen är det, inte en del av denna, som har ansvar för ledning, styrning, uppsikt och kontroll. Vi har av s revisorer fått i uppdrag att granska ärendehanteringsprocessen inom. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år Politiska beslut fattas på olika nivåer inom kommunen. För den demokratiska processen är det bland annat betydelsefullt att det finns fungerande system och rutiner för ärendehantering i kommunen. Ärendeberedningen syftar till att ge fullmäktige, styrelsen och de enskilda nämnderna ett fullgott underlag för beslut samtidigt som det är en del av den förankring som är väsentlig för medlemmarnas engagemang och delaktighet i de kommunala frågorna. Styrelsen har beredningsansvaret och ett samordnande ansvar i de fall annan än styrelsen har berett ärenden, t.ex. genom att tillse att ärenden är riktigt diarieförda och hanterade. Det är också viktigt att fattade beslut kommuniceras, följs upp och blir kända i kommunen och verksamheten. Projektets övergripande syfte är att bedöma hur ärendehanteringen fungerar utifrån de regler och rutiner som finns. 1

4 Projektet olika delmål är att kartlägga och bedöma: Vilka övergripande och beslutade regler/riktlinjer finns för ärendehantering och beredningsprocessen? Hur initieras och anhängiggörs ärenden i beredningsprocessen? Hur är rutiner för diarieföring utformade och hur hanteras detta? Vilka är arbetsformerna, delegationer och verkställighet och hur är de anpassade till uppdraget? Hur förankras och kommuniceras fattade beslut? Vilka krav ställs på rapportering och uppföljning? Vad anser ledamöterna i styrelsen om beredningsprocessen inklusive beslutsunderlagen? 4. Avgränsning Granskningen har enbart omfattat s verksamhet såsom den fungerar idag. 5. Revisionskriterier Vi har bedömt om rutinerna/verksamheten uppfyller Gällande förvaltningsrättsliga och kommunalrättsliga krav Föreskrifter 6. Ansvarig nämnd/styrelse 7. Metod Som nämnts ovan avser granskningen Rapporten är saklighetsgranskad av samtliga intervjuade. Granskningen har genomförts genom: Dokumentstudie av relevanta dokument, såsom reglemente, delegationsordning, administrativ handbok för, arbetsmaterial om ärendeprocessen samt planerade 2

5 förändringar, blankett för medgivande att öppna personadresserad post, rutinbeskrivning för postöppning mm. Intervjuer med berörda, s ordförande, 1:e vice ordförande och andre vice ordförande samt följande tjänstemän: kanslichef, kommunjurist, kommunsekreterare samt registrator. 8. Projektorganisation Granskningen har genomförts av Lars-Åke Lundqvist, konsult under ledning av Mats Lundberg, kundansvarig för. 9. Iakttagelser 9.1 Nuvarande system Ärenden till som inkommer med post hanteras av registrator. Vid tveksamheter om ärendet är kommunalt konsulteras i första hand kommunsekreterare, kanslichef eller kommunjurist. Ärenden som inte anses behöva åtgärd redovisas till. Ärenden som inkommer via mail förs in i diariet och ärendehanteringssystemet efter initiativ av den som fått mailet. För de förtroendevalda finns möjligheter att få mail med adress Beredning av ärenden sker varje måndag av en tjänstemannagrupp, ledd av kommundirektören. I övrigt medverkar kanslichef, kommunjurist och kommunsekreterare. Kanslichefen och kommunsekreteraren har huvudansvaret för beredningen. Kommundirektör och kanslichef träffar majoritetens kommunalråd varje vecka tillsammans med berörda medarbetare för genomgång av nya ärenden mm. Ärenden går efter detta till s AU innan de behandlas i kommunstyrelse eller fullmäktige. Nya ärenden registreras i kommunens diarium och noteras dessutom på kommunens hemsida. Tidigare redovisades nya ärenden till. Denna ordning har ersatts av införande på hemsidan. Det övergripande ärendehanteringssystemet är gemensamt för hela kommunen, med undantag för bygg- och miljönämnden, som har ett eget system. Ärendehanteringssystemet innehåller en allmän del där inkommande handlingar, åtgärder och beslut noteras. Denna del är öppen för alla om inte sekretess råder för ärendet. Systemet innehåller också en personlig del där varje handläggare kan se sina ärenden med uppgifter om ärendet och de tider som gäller för varje ärende. Från och med år 2007 skannas samtliga handlingar i ett ärende in i diariet. För tiden före får handlingar tas fram manuellt. Kommunens politiska ledning en koalition mellan M, KD,FP och MP, träffas varje vecka. Med denna sker avstämning av ärenden från tjänstemannasidan. Den politiska ledningen följer också på egen hand ärenden. Dessutom sker avstämningar med ordförandena. Uppföljning av ärenden till och fullmäktige sker genom ett manuellt system som handhas av kanslienheten och görs tillgängligt i en gemensam mapp med uppdragslistor, mötesplaneringar, aktuella dokument etc som finns tillgängligt i kommunens nätverk. Genom detta system kontrolleras och följs pågående ärenden upp. 3

6 För kommunens budget sker regelbunden uppföljning genom kommunens ledningsgrupp samt genom månadsrapporter, kvartalsuppföljning samt hel- och halvårsbokslut. En rapport över ekonomin görs till varje kommunstyrelse. Expediering av fattade beslut sker på traditionellt sätt, dvs genom utdrag ur protokoll. Kommunens diarium ger inte möjlighet att på ett enkelt sätt få fram uppgifter om ej avslutade ärenden. Upphandling av ett kvalitetssystem har nyligen genomförts. Systemet ger möjlighet att lägga in ärenden och följa dessa bättre än med det manuella system som hittills använts och ersätter sålunda nuvarande det manuella systemet. Kvalitetssystemet har dock ingen direkt länk till ärendehanteringssystemet så att det är möjligt att hämta ej avslutade ärenden från ärendehanteringssystemet till kvalitetssystemet. 9.2 Våra synpunkter Vi noterar att kommunens diariesystem inte ger någon möjlighet att enkelt ta fram samtliga ärenden som är pågående hos. Detta sköts genom en manuell rutin. Det är uppenbart att ett sådant system riskerar att leda till att ärenden inte hanteras inom avsedd tid. Det är en allvarlig brist att inte med en knapptryckning kan skaffa sig kunskap om samtliga de ärenden som pågår. Även om kommunen har skaffat ett kvalitetssystem för att kunna följa upp ärenden, så kvarstår svagheten att systemet endast hanterar de ärenden som läggs in där. Kontroll att samtliga ärenden kommer in i systemet saknas. Det finns också risker då ärenden aktualiseras hos enskilda förtroendevalda. Även om det återkommande påminns på förtroendemannautbildningar och på annat sätt att ärenden som skickats till enskild förtroendevald skall diarieföras, ser vi att ärenden som borde föras in i diariesystemet kan komma att hamna utanför. Vi konstaterar också att något system för att säkerställa att fattade beslut genomförs inte finns. Vi har i samband med annan granskning i Värmdö kunnat konstatera att det inte alls kontrolleras att kommunens policybeslut, som också skall gälla bolagen, faktiskt beslutas i den ordning som gäller för bolag. Det förefaller dock som om besluten efterlevs, men detta beror ju inte på att ägaren/kommunen kontrollerar att så sker och att respektive beslut får en formellt korrekt grund, utan är en följd av att bolagen lojalt rättar sig efter kommunens beslut, trots att dessa inte generellt tagits av respektive bolagsstämma och alltså inte är formellt gällande för bolagen. Om detta förhållande är uppenbarligen kommunen ovetande. Kontrollsystem för att följa upp att fattade beslut verkställs på sätt och i tid som överensstämmer med den politiska viljan måste finnas. Även om Värmdö inte är någon stor kommun och det kan antas att kunskapen om ärenden både hos de förtroendevalda och hos allmänheten är god, liksom att bevakning av lokalpress ytterligare kan bidra till uppföljning av fattade beslut, torde det i första hand gälla för mer omfattande ärenden eller ärenden som väcker allmän uppmärksamhet och inte generellt för samtliga ärenden. Det är s ansvar att se till att system för uppföljning finns. Kommunallagen ålägger ett ansvar för styrning, ledning, uppsikt och kontroll av hela den kommunala verksamheten. Kommunstyrelsen är också ansvarig för verkställigheten av kommunfullmäktiges beslut. Att det då saknas system för uppföljning av fattade beslut är en är en allvarlig brist och innebär ju att saknar kunskap om att och hur fattade beslut verkställts. 4

7 Vi noterar också att de åtgärder som vidtas politiskt för att följa och följa upp ärenden både pågående och beslutade, sker inom ramen för den politiska majoriteten. Ansvaret för ledning och styrning åvilar dock hela, inte bara majoriteten. De uppföljningar som görs borde därför ske i, inte enbart i majoriteten. Att såväl majoritet som opposition kan ha anledning till rent politiska överläggningar i konkreta ärenden är en helt annan sak. Också här gäller kommunallagens krav på styrning, ledning, uppsikt och kontroll av den samlade kommunala organisationen hela, inte bara en del. KPMG, dag som ovan Lars-Åke Lundqvist Konsult Mats Lundberg Kundansvarig 5