Rutin för hantering av avtal

Transkript

1 Rutin Rektors kansli MDH /09 Johan Andersson Rutin för hantering av avtal Definition av avtal Med avtal avses en upprättad handling som dokumenterar överrenskommelse eller uppgörelse mellan högskolan och annan part. Handlingens innehåll avgör om den ska ses som ett avtal, handlingens form eller benämning saknar betydelse för dess status. Huvudregler - Samtliga avtal som upprättas inom högskolans verksamhet skall registreras och bevakas i ärendehanteringssystemet Accessia. - Avtalen knyts till organisatorisk enhet utifrån vilken verksamhet avtalet rör och inte utifrån vem som undertecknar avtalet. Exempelvis registreras avtal inom forskningsprojekt och som signerats av rektor i ärende hos den akademi som är värd för projektet. - Samtliga ärenden där avtal ingår ska förses med bevakningsdatum som kopplas till tid för upphörande, tid för uppsägning eller annan viktig avtalshändelse. Aviseringsmeddelande via e-post ska kopplas till dessa händelser och skickas till relevanta funktioner inom verksamheten. - Samtliga avtal skall bifogas i digital form i Accessia Om det i verksamheten uppstår behov av att dokumentera avtal på andra sätt än i enlighet med ovanstående huvudregler skall detta dokumenteras i en separat rutin. Rutinen ska säkerställa att verksamhetens krav på återsökning och uppföljning och övriga lagkrav kring dokumentationen uppfylls. Bilaga 1 Krav på registrering av uppgifter kring avtal i Accessia

2 Ansvar för hantering av avtal Avtal som rör enskilda eller flera akademiers verksamhet Samtliga avtal skall registreras som en del av akademiernas ärenden i serie IDT, HST, HVV och UKK. Rör det sig exempelvis om ett avtal där två akademier ingår avtal med en extern part registreras avtalet hos bägge akademierna och med ett original i varje ärende. Registrering utförs av akademiregistrator hos respektive akademi eller av annan lämplig funktion. Om andra funktioner än akademiregistrator registrerar avtal skall detta dokumenteras och personerna utbildas kring kraven i denna rutin. Utbildningen genomförs av rektors kansli tillsammans med ansvarig akademiregistrator. Avtal som rör förvaltning, övriga enheter, och alla avtal med utländska lärosäten (förutom inom ramen för forskningsprojekt) Samtliga skall registreras som en del av ärenden i serie MDH. Registrering utförs av huvudregistrator hos rektors kansli, eller av annan lämplig funktion. Om andra funktioner än huvudregistrator registrerar avtal skall detta dokumenteras och personerna utbildas kring kraven i denna rutin. Återsökning av avtal inom verksamheten Registrering av avtal i enlighet med bilaga 1, krav på registrering av uppgifter kring avtal i Accessia, innebär att samtliga avtal som ingåtts i verksamheten kan listas och visas med uppgift om: - Vilket ärende avtalet hör - Giltighetstid - Avtalets motpart - Kommande avtalshändelser (bevakningsdatum) - Avtalets handläggare - Digital kopia av avtalet Avtalen kan även sökas utifrån följande urval: - Tid för upprättande - Vilken verksamhet avtalet rör (utifrån högskolans registreringsplan) - Avtal inom EU-projekt

3 Den föreslagna rutinens effekt på brister i tidigare internrevisionsrapporter Internrevisionsrapport Granskning av avtalshantering (CF /07) Påtalad brist Högskolan saknar förteckning över giltiga avtal samt avtal som är på väg att löpa ut. Det upplevs som svårt att hitta avtal i diariet Högskolan saknar rutin för att fånga upp samtliga avtal som tecknas. Korrigeras om denna rutin följs Ja. Ja Ja Internrevisionsrapport Kartläggning och bedömning av rutinen för hantering av allmänna handlingar, med inriktning mot EU-projekt, på akademin IDT, samt Granskning av rutinen för EU-bidrag (CF /07) Påtalad brist Accessias befintliga funktion för bevakning med aviseringsmeddelanden används ej systematiskt. Korrigeras om denna rutin följs Ja, för de händelser som specifikt rör avtal. Bevakning av övriga händelser i projekten hanteras enligt separat rutin.

4 Bilaga 1 Rektors kansli MDH /09 Johan Andersson Krav på registrering av uppgifter kring avtal i Accessia Samtliga avtal ska registreras som en del av ärenden. För att garantera att registreringen resulterar i att avtalen blir sökbara skall samtliga avtal förses med nedanstående metadata vid registrering. Ärendekort Fält i Accessia Ärendemening Ärendetyp Uppgifter Kort beskrivning av vad det ärende där avtalet ingår rör. Ärendemeningen ska ge läsaren en uppfattning om vad ärendet rör och får inte endast bestå av exempelvis. Avtal, Överrenskommelse, eller Uppsägning. Namnet på den person som handlagt ärendet och som kan ge ytterligare uppgifter eller stöd kring avtalet. Får inte vara namnet på beslutsfattare eller den som signerat avtalet, om inte denne också handlagt ärendet. Knyter ärenden till processer enligt registreringsplan. Bevakningsdatum Datum Beskr Aviseringsmeddelande Datum då avtalshändelse inträffar, exempelvis sista dag för uppsägning eller tid då avtalet löper ut. Kort beskrivning av den kommande avtalshändelsen, exempelvis Uppsägning Löper ut Förlängning. Skickas till annan funktion/person än den som är handläggare på ärendet. Huvudregistrator och akademiregistrator ska alltid få en kopia på aviseringsmeddelanden kring avtal som ingår i respektive ansvarsområde. Datum då aviseringsmeddelande skickas ska anges som minst 1 månad före avtalshändelsen inträffar. Meddelandetext Kort text om vilken avtalshändelse som aviseringen avser och ärendenummer.

5 Handlingskort Fält i Accessia Åtgärd/handling Uppgifter Samtliga avtalshändelser ska registreras med följande begrepp som finns inlagda som standardbegrepp i Accessia: Avtal xxxx-xx-xx xxxx-xx-xx Förlängning av avtal xxxx-xx-xx xxxx-xx-xx Uppsägning av avtal Ytterligare information som exempelvis tilläggsavtal eller annan information får läggas till i beskrivningen, men då endast som ett komplement till standardbegreppen. Exempel Avtal tillägg Riktning Datum Handlingstyp Ut Datum då avtalet upprättades, det vill säga datum för den senaste underskriften. Markerar om avtalet ingåtts inom EU-projekt, och märks med: EU Avsändare/mottagare Namn Avtalets motpart/motparter. Om det finns flera motparter i avtalet ska dessa registreras som separata avsändare/mottagare. Företagets, myndighetens eller individens namn. Personnamn får endast förekomma vid avtal med individ. Företagsnamn eller myndighetsnamn ska endast registreras i detta fält och inte i fältet Org. Övriga fält som rör uppgifter om avsändare/mottagare får användas, men är inte obligatoriska. Sekretess Sekretessbelagd Sekretessbelades Löper ut Sekretessbelades av Lagrum I de fall uppgifter i avtalen kan omfattas av sekretess skall sekretessmarkering göras på handlingsnivå. Kryssas i vid sekretessbeläggning. Datum då handlingen sekretessmärktes. Datum då sekretessen löper ut. Namn på person som bedömt att uppgifter i avtalen kan omfattas av sekretess. Det aktuella lagrummet som ger stöd för sekretess. Lagrum finns inlagda och valbara i Accessia.