RUTIN OCH PROCESS FÖR HANDLÄGGNING OCH UTREDNING AV SOL/LSS-AVVIKELSE

Transkript

1 Utfärdad av: Antagen av: Giltig från: Reviderad: Kvalitetsutvecklare och MAS Socialnämnden 2018-SN Socialförvaltningen RUTIN OCH PROCESS FÖR HANDLÄGGNING OCH UTREDNING AV SOL/LSS-AVVIKELSE 1. PROCESS Processen börjar när enhetschef får kännedom om avvikelse. Siffran hänvisar till var i rutinen som aktiviteten finns beskriven. Om inget annat står angivet är enhetschef ansvarig för aktiviteterna. Rapporterad avvikelse (1) Bedöm om fler verksamheter berörs (2) Bedöm lagrum och allvarlighetsgrad (3-4) Vidta omedelbara åtgärder (4.1) Enhetschef eller medarbetare Bedöm hur återkoppling/information ska ske (5-6) Utse och meddela utredare (7) Om allvarlighetsgrad 1-2; enhetschef eller medarbetare utreder (8) Om allvarlighetsgrad 3-4; kvalitetsutvecklare utreder (8) Återkoppla till enhetschef (8) Besluta om och utför åtgärder (9-10) Återkoppla och ge stöd till brukare och personal (11-12) Informera personal (13) Återkoppla uppföljning till SNAU (8) Dokumentera och avsluta i verksamhetssystem (14-15) Samråd vid arbets-/civilrättsliga åtgärder (16) Avvikelseprocess sluförd

2 2. HANDLÄGGNING AV SOL/LSS-AVVIKELSE Ansvarig för handläggning av rapporterad avvikelse är enhetschef för den verksamhet som ansvarar för arbetsuppgiften (inte fysisk plats för det inträffade utan inom vilket ansvarsområde). Initiala bedömningar 1. Får kännedom om avvikelse genom: 1. daglig bevakning av nya meddelanden om registrerade avvikelser i verksamhetssystemet och allmän bevakning av nya avvikelser i verksamhetssystemet minst 1 gång/vecka 2. att ta emot muntlig information om SoL/LSS- avvikelse (vid akuta situationer) 3. att på annat sätt få kännedom om SoL/LSS-avvikelse. 2. Bedömer om det är fler som berörs: 1. Om avvikelsen rör två kommunala verksamheter ska avvikelsen gemensamt hanteras av båda enhetscheferna. 2. Om avvikelsen rör både kommunal verksamhet och extern utförare ska avvikelsen hanteras som två avvikelser som utreds separat. Dock bör samverkan finnas mellan verksamheterna under utredningen (om inte sekretess förhindrar). 3. Bedömer och registrerar vilket lagrum avvikelsen skett inom (det är möjligt att bocka för mer än ett lagrum). 4. Bedömer allvarlighetsgraden med stöd av Bilaga 1 och registrerar det. 1. Vidtar omedelbara och nödvändiga åtgärder om situationen kräver det. 5. Bedömer om ansvarig handläggare eller annan personal omgående ska få besked om avvikelsen, utifrån vad som är bäst för brukaren. (Informerar genom kopia på avvikelsen.) 6. Bedömer hur och när återkoppling ska ske till den berörda brukaren/vårdtagaren. 1. Vid klagomål/synpunkt ska den som klagat alltid och omgående få information om att klagomål tagits emot och att utredning ska genomföras. Utredning 7. Enhetschef utser och informerar utredare Antingen utses: 1. Medarbetare/enhetschefen själv om allvarlighetsgraden är 1 eller Kvalitetsutvecklare om allvarlighetsgraden är 3 eller Utredning genomförs, se avsnitt Delprocess 8a: Utredning av SoL/LSS-avvikelse nedan. Åtgärder

3 9. Beroende på vem som är beslutsinstans är det antingen enhetschef (allvarlighet 1-2) eller socialnämndens arbetsutskott (allvarlighet 3-4) som beslutar vilka åtgärder som ska vidtas. 10. Ansvarar för att åtgärder verkställs. Detta kan även göras tidigare, det får avgöras vad som är lämpligt från fall till fall. Information och stöd 11. Bedömer vem som ska göra återkoppling till brukare/vårdtagare samt handläggare om händelsen och vilka åtgärder som vidtagits i den omfattning det bedöms lämpligt. Dokumenterar återkopplingen i verksamhetssystemet. 12. Ansvarar för att stöd ges vid behov till brukaren, till anställda som berörs av rapporten samt till den som rapporterat om det inträffade. 13. Senast vid nästa kvalitetsråd informeras berörd personal om utredningens resultat, i vissa fall vid lindrigare avvikelser kan detta uteslutas. (Enhetschef ska hålla kvalitetsråd ca 1gång/månad, se Rutin för systematisk avvikelsehantering för mer information.) Avslut och dokumentation 14. Avslutar avvikelsen i verksamhetssystemet när åtgärder har verkställts. Om utredningen lett till organisatoriska förändringar som tar tid att åtgärda ska det säkerställas att denna planering dokumenteras i särskild handlingsplan. Detta gäller även när kvalitetsutvecklare har slutfört utredning. Då inväntar enhetschef kvalitetsutvecklarens återkoppling. 1. Säkerställ att det framgår av dokumentationen i verksamhetssystemet om utredning finns i separat utredningsdokument, vidtagna åtgärder samt om berörda personer informerats. 2. Vid tveksamheter kring ärendets avslut ska enhetschef samråda med kvalitetsutvecklare. 15. Bevarar utredningsdokument på sådant sätt att de är lätta att återfinna och ta del av vid behov. 16. Samråder vid behov med avdelningschef och/eller personalavdelning/hr för bedömning om eventuella arbetsrättsliga och/eller civilrättsliga åtgärder. DELPROCESS 8A: UTREDNING AV SOL/LSS-AVVIKELSE

4 1. Utredning av lindrigare avvikelser (allvarlighetsgrad 1 och 2) inom SoL/LSS A. Enhetschef eller medarbetare som chef utser genomför utredning om avvikelsen har allvarlighetsgrad 1 eller 2. B. Utredningen ska vara så omfattande som det behövs i förhållande till det som har inträffat. Utredningen ska påbörjas inom två veckor och slutföras senast inom två månader. Utredningen bör besvara: Vad som har inträffat Vem/vilka avvikelsen gäller Vilken personal som har varit inblandad i avvikelsen Bakomliggande orsaker till det inträffade Vilka åtgärder som har vidtagits eller kommer att genomföras samt vem som ansvarar för dessa (både åtgärder i förhållande till den enskilde och organisation). Uppföljningsdatum för åtgärderna Om och hur personen som avvikelsen berör och/eller deras anhöriga/företrädare har varit delaktiga i utredningen. C. Utredningen kan dokumenteras uteslutande i verksamhetssystemet men vid behov (tex längre utredning eller namngivning av personal) ska utredningsmall (Bilaga 2) användas. D. Om annan än enhetschef har utrett avvikelsen ska resultatet av utredningen redovisas till enhetschef. 2. Utredning av allvarligare avvikelser (allvarlighetsgrad 3 och 4) inom SoL/LSS A. Kvalitetsutvecklare ansvarar för att genomföra utredning när enhetschef utsett kvalitetsutvecklare till utredare. B. Kvalitetsutvecklare ska påbörja utredningen skyndsamt, dock senast inom två veckor samt fullfölja utredningen inom två månader från och med händelsedatumet. C. Kvalitetsutvecklare kontaktar nämndsekreterare som lägger upp utredning via Platina till socialnämndens arbetsutskott. Kvalitetsutvecklare ska meddela nämndsekreterare när utredning och tjänsteskrivelse är klara. Utredningen dokumenteras i Platina. D. Utredning utförs utifrån utredningsmallen, se Bilaga 3, och kontakt tas med de nyckelpersoner som är berörda av avvikelsen och verksamhetens organisation. Utredningen dokumenteras i utredningsmallen och utmynnar i förslag till beslut vad gäller både åtgärdsförslag samt om ärendet ska anmälas till IVO. E. Chef ansvarig för verksamheten informeras om utredningens resultat och slutsatser.

5 F. När utredningen slutförts laddas den upp i Platina och nämndsekreteraren meddelas att ärendet är klart för arbetsutskottet. G. Efter att beslut har fattats av socialnämndens arbetsutskott anmäler kvalitetsutvecklare ärendet till IVO i de fall som detta ska göras. Anmälan görs på blankett som finns på IVO:s hemsida. Utredning, ev bilagor samt protokollsutdrag bifogas. H. Kvalitetsutvecklare återkopplar till enhetschef efter beslut fattas. I. Kvalitetsutvecklare ansvarar för att samordna arbetet med åtgärderna och följa upp om utpekad funktion har vidtagit de beslutade åtgärderna. Kvalitetsutvecklare återkopplar till socialnämndens arbetsutskott om uppföljningens resultat.