INFORMATION OM HANTERING AV AVVIKELSER INOM SOCIALFÖRVALTNINGEN I STAFFANSTORPS KOMMUN

Transkript

1 INFORMATION OM HANTERING AV AVVIKELSER INOM SOCIALFÖRVALTNINGEN I STAFFANSTORPS KOMMUN Utfärdad av: Mas och kvalitetsutvecklare Antagen av: Socialnämnden 2018-SN-83 Ansvarar för att rutinen blir känd: Mas och kvalitetsutvecklare Giltig från: Reviderad: 1

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. INLEDNING 3 2. PROCESS FÖR SYSTEMATISK AVVIKELSEHANTERING 3 3. SYFTET MED ATT RAPPORTERA AVVIKELSER 4 4. VAD ÄR KVALITET OCH AVVIKELSER? 4 5. CHEFEN SKA INFORMERA 8 6. VEM SKA RAPPORTERA? 8 7. GÄLLER RAPPORTERINGSSKYLDIGHETEN ÄVEN FÖR PRIVATA UTFÖRARE? 8 8. OSÄKER PÅ VAD SOM SKA RAPPORTERAS? 9 9. ANSVARSFÖRDELNING KÄLLFÖRTECKNING 11 sida FÖRKORTNINGAR HSL Hälso- och sjukvårdslagen (2017:30) LSS Lag om stöd och service funktionshindrade (1993:387) MAS medicinskt ansvarig sjuksköterska PSL Patientsäkerhetslagen (2010:569) SoL Socialtjänstlag (2001:453) SOSFS Socialstyrelsens föreskrifter 2

3 1. INLEDNING Enligt SOSFS 2011:9 ska alla som bedriver verksamhet enligt SoL/LSS/HSL arbeta för ett systematiskt förbättringsarbete inom verksamheterna. Som en del av förbättringsarbetet är det viktigt att hantera brister i verksamheterna på ett sådant sätt att liknande händelser inte uppstår igen. I detta dokument redogörs för vad en avvikelse är, hur en avvikelse ska hanteras, vilken ansvarsfördelning/rollfördelning som gäller inom socialförvaltningen samt en övergripande process för avvikelsehantering. Informationen gäller både avvikelser som rör brister i den medicinska vården och vårdskador och brister i den sociala omsorgen. Frågor som rör rapportering och handläggning av avvikelser finns i separata rutiner, Rutin för rapportering av avvikelse och Rutin för handläggning av upprättad SoL/LSS-avvikelse samt Rutin för handläggning av upprättad hälso- och sjukvårdsavvikelse. Avvikelsehantering berör inte arbetsmiljöfrågor (tillbud och arbetsskador) för personalen. Sist i detta dokument anges vilka författningar och myndighetsföreskrifter som har använts vid framställande av denna rutin för den som behöver ytterligare stöd vid tolkning av lagtext eller denna rutin. 2. PROCESS FÖR SYSTEMATISK AVVIKELSEHANTERING Processen för systematisk avvikelsehantering är cyklisk enligt processbilden nedan. Bilden visar på de övergripande aktiviteterna i det systematiska arbetet. Rutiner för rapportering av avvikelser samt handläggning av avvikelser finns i separata dokument. Återkoppling Ta emot avvikelser Uppföljning Rapportera avvikelser Vidta åtgärder för den enskilde och/eller verksamheten Dokumentera/ utreda avvikelser Analysera 3

4 3. SYFTET MED ATT RAPPORTERA AVVIKELSER 3.1. Lagkrav att rapportera och utreda avvikelser Enligt Socialstyrelsens föreskrifter är vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS skyldig att ta emot och utreda klagomål och synpunkter på verksamheten (Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete, SOSFS 2011:9). Enligt SoL och LSS ska den som utför uppgifter inom socialtjänsten utan dröjsmål dokumentera, utreda och avhjälpa eller undanröja ett missförhållande eller en påtaglig risk för missförhållande (14 kap. 3 SoL och 24 e LSS). För hälso- och sjukvårdspersonal framgår det i PSL att vårdgivaren ska utreda händelser i verksamheten som har medfört eller hade kunnat medföra en vårdskada (3 kap 3 PSL) Kvalitetsarbete med brukaren i fokus Skyldigheten att rapportera avvikelser finns för att kvaliteten i verksamheten ska utvecklas och för att förhindra att liknande brister upprepas. Genom att löpande rapportera och följa upp inträffade avvikelser kan verksamheten: dra lärdom av det inträffade vidta förebyggande åtgärder för att förhindra att det inträffar igen Avvikelser är ett redskap för att identifiera systemfel i verksamheten så att verksamhetens brukare inte påverkas negativt. Rapportering av avvikelser är viktigt för att verksamheten ska kunna leverera god, rättssäker och ändamålsenlig socialtjänst och hemsjukvård. 4. VAD ÄR KVALITET OCH AVVIKELSER? 4.1. Definition av kvalitet Kvalitet innebär att verksamheten uppfyller krav och mål som gäller enligt gällande lagar och föreskrifter. Enligt SoL/LSS och HSL, samt socialstyrelsens föreskrifter, är en av utgångspunkt för att arbeta med kvalitet att man beaktar brukaren/vårdtagarens självbestämmande, värdighet och integritet Definition av avvikelse 4

5 I socialförvaltningens verksamheter används avvikelser som ett samlingsbegrepp för: Synpunkter och klagomål Missförhållanden eller risk för missförhållanden Händelser som har medfört eller hade kunnat medföra en vårdskada Synpunkt/ Klagomål SoL/LSS/HSL SoL/LSS Missförhåll ande, inkl risk Avvikelse Vårdskada, inkl risk HSL Anmälan om missförhåll ande/vårds kada IVO SoL/LSS/ HSL En avvikelse är: Något som inträffar och som avviker från gällande lagkrav eller verksamhetens normala rutiner och som har medfört eller kunnat medföra en risk eller skada för brukaren/vårdtagaren Synpunkter och klagomål Klagomål är när någon klagar på att verksamheten inte uppnår kvalitet. Med synpunkter avses övrigt som framförs som berör verksamhetens kvalitet, till exempel förslag på förbättringar. (5 kap. 3 SOSFS) Det är bra att tänka på att synpunkter och klagomål som en verksamhet får ta emot speglar brukarens eller den anhöriges upplevelse och inte nödvändigtvis att verksamheten har gjort något fel. Den som har lämnat synpunkten och klagomålet kan ha en annan bild av vad som inte fungerar än vad verksamheten har Missförhållanden eller risk för missförhållande 5

6 Missförhållande är när en avvikelse skett inom socialtjänstens verksamhetsområden. Med missförhållanden avses - utförda handlingar eller - handlingar som någon av försummelse eller av annat skäl har låtit bli att utföra och som - har inneburit ett hot mot eller - har medfört konsekvenser för - enskildas liv, säkerhet eller fysiska eller psykiska hälsa. (Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd, SOSFS 2011:5, om lex Sarah) Allvarliga missförhållanden ska anmälas till Inspektionen för vård och omsorg (14 kap. 7 SoL och 24 f LSS) Vårdskada eller risk för vårdskada Vårdgivaren ska utreda händelser i verksamheten som har medfört eller hade kunnat medföra en vårdskada (3 kap 3 PSL). Med vårdskada avses lidande, kroppslig eller psykisk skada eller sjukdom samt dödsfall som hade kunnat undvikas om adekvata (rätt) åtgärder hade vidtagits vid patientens kontakt med hälso- och sjukvården. Med allvarlig vårdskada avses vårdskada som: 1. är bestående och inte ringa, eller 2. har lett till att patienten fått ett väsentligt ökat vårdbehov eller avlidit (1 kap 5 PSL) Exempel på händelser som klassas som avvikelser Brister i rättssäkerhet vid handläggning och genomförande o bristande dokumentation avseende vårdplan, medgivande, o inte utreda anmälan som rör barn som far illa, o bryta sekretess/tystnadsplikt, o inte behandla en ansökan, lämna otydliga svar på ansökningar, dra ut på tiden i behandlingen av en ansökan, m.m. Brister i utförande av insatser o insatser som utförts felaktigt eller som har uteblivit. Detta gäller både avsiktlig och oavsiktliga handlingar, o brister i personlig hygien, mathållning, tand- och munhygien. Brister i bemötande 6

7 o Respektlöst bemötande o Inte ta hänsyn till den enskildes integritet Fysiska övergrepp o nypningar, o slag, o hårda tag, o fasthållning, o misshandel. Brister i fysisk miljö, utrustning och teknik o driftstörningar eller avbrott i trygghetslarm, IT-system, hjälpmedel, digitala lås, journalsystem, mm. Psykiska övergrepp o hot, o bestraffningar, o trakasserier, o skrämsel, o kränkningar. Ekonomiska övergrepp o stöld, o utpressning, o förskingring från brukare. Medicintekniska produkter o fel på produkter så som liftar, hygienartiklar. o fel på produkten leder till ett fall Läkemedel o utebliven dos, o fel medicinering. Fallolyckor o i samband vid utförande av insats eller till följd av brister i anpassning av bostad. (Notera att fallincident som rör person med endast trygghetslarm som insats inte i 7

8 normalfallet ska avvikelserapporteras. Endast personer som är inskrivna i hemsjukvården eller har SoL/LSS-insats utöver trygghetslarm avses.) Notera att listan inte är fullständig utan bara vägledande. 5. CHEFEN SKA INFORMERA Ansvariga chefer ska informera, möjliggöra och bevaka att respektive personalgrupper rapporterar avvikelser. Närmaste chef är skyldig att se till att varje nyanställd, praktikant eller deltagare i arbetsmarknadspolitiska program informeras om dennes skyldighet att rapportera om avvikelser. Informationen om rapporteringsskyldigheten och denna rutin ska ges återkommande. Informationen bör ges både muntligt och skriftligt. Chefen ansvarar för att se till att berörd personal får utbildning i verksamhetssystemet. 6. VEM SKA RAPPORTERA? Alla medarbetare som fullgör uppgifter (arbetar eller praktiserar) inom socialtjänsten ska genast rapportera om han eller hon uppmärksammar eller får kännedom om en avvikelse eller tar emot ett klagomål eller en synpunkt. Den som rapporterar en avvikelse bör inte göra detta anonymt eftersom man då inte har fullföljt sin rapporteringsskyldighet. Om någon som är rapporteringsskyldig inom socialförvaltningens verksamheter tar emot en anonym synpunkt/klagomål eller annan information om en avvikelse blir den som tar emot det anonyma meddelandet rapporteringsskyldig istället. 7. GÄLLER RAPPORTERINGSSKYLDIGHETEN ÄVEN FÖR PRIVATA UTFÖRARE? 7.1. SOL/LSS Personal och medarbetare som arbetar i kommunens verksamheter är enligt lagen enbart rapporteringsskyldiga för SoL/LSS-avvikelser som har skett i den egna verksamheten. Socialförvaltningens utgångspunkt är dock att om medarbetare får kännedom om någon avvikelse inom en privat utförares verksamhet ska utföraren meddelas detta genom att avvikelsen rapporteras in i förvaltningens avvikelsesystem och sänds till utföraren (automatiskt eller genom kvalitetsutvecklare). Enligt både SoL/LSS och HSL har privata utförare likvärdigt ansvar att rapportera, avhjälpa, dokumentera och utreda avvikelser inom sin verksamhet. 8

9 Socialnämnden har alltid det yttersta ansvaret för att se till att de insatser som en brukare/vårdtagare har beviljats verkställs och att kraven på god kvalitet uppfylls oavsett om insatserna genomförs i egen eller privat regi. Därför gör socialnämnden kvalitets- och avtalsuppföljningar med de privata utförarna och ställer krav på dem att ha egna rutiner för rapportering och utredning av avvikelser HSL Alla HSL-avvikelser som sker, både hos privata och egna utförare inom socialförvaltningen, ska rapporteras in i verksamhetssystemet. Detta beror på att hälso- och sjukvårdsinsatser är delegerade inom kommunen. 8. OSÄKER PÅ VAD SOM SKA RAPPORTERAS? Kontakta din chef eller kvalitetsutvecklare/mas om du är osäker på vad som ska rapporteras. Om din chef är berörd av innehållet ska närmaste överordnade chef kontaktas istället. Är även denna person berörd ska socialchefen kontaktas. 9. ANSVARSFÖRDELNING Nedan framgår vad ansvarsområdena och vilken rutin som ska tillämpas av vem utifrån en rollfördelning. Fullständig rutin finns för Rapportering av avvikelse: Rutin för rapportering av avvikelse (SoL/LSS/HSL). Handläggning av upprättad avvikelse: Rutin för handläggning av upprättad avvikelse (finns både för SoL/LSS och HSL). Medarbetare som är rapporteringsskyldig enligt SoL/LSS/HSL ansvarar för att: tillämpa Rutin för rapportering av avvikelse (SoL/LSS/HSL. Enhetschef för respektive verksamhet ansvarar för att: tillämpa Rutin för handläggning och utredning av SoL/LSS-avvikelser. tillämpa Rutin för handläggning och utredning av HSL-avvikelser. vid nyanställning samt därefter regelbundet informera medarbetare om Rutin för rapportering av avvikelse (SoL/LSS/HSL). regelbundet uppmuntra medarbetare att rapportera avvikelser. lämna information en gång i månaden till enhetschefer inom HSL vilken delegerad personal som varit inblandad i HSL-avvikelser. Kvalitetsutvecklare från Avdelningen för planering och verksamhetsstöd ansvarar för att: 9

10 utreda avvikelser inom SoL/LSS där enhetschef har utsett kvalitetsutvecklare som utredare. tillämpa Rutin för handläggning och utredning av SoL/LSS-avvikelser. systematiskt följa upp verksamhetens avvikelser enligt dokumentet Systematiskt kvalitetsarbete med avvikelsehantering. Medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) ansvarar för att: bevaka HSL-avvikelser i verksamhetssystemet minst 1 gång/vecka. bedöma allvarlighetsgraden på samtliga HSL-avvikelser. tillämpa Rutin för handläggning och utredning av HSL-avvikelser. besluta om att utreda enligt Lex Maria. systematiskt följa upp verksamhetens avvikelser enligt dokumentet Systematiskt kvalitetsarbete med avvikelsehantering. Legitimerad personal ansvarar för att: vid HSL-avvikelser göra en akut åtgärdsbedömning. tillämpa Rutin för handläggning och utredning av HSL-avvikelser. Enhetschef för rehab ansvarar för att: anmäla brister på medicintekniska produkter till leverantör 10. KÄLLFÖRTECKNING 10

11 Författningar Hälso- och sjukvårdslagen (2017:30) Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (1993:387) Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9) HSLF-FS 2017:40 HSLF-FS 2017:41 Anmälningsskyldighet enligt Lex Maria (SOSFS 2005:28) Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om Lex Sarah (SOSFS 2011:5) Medicintekniska produkter i hälso- och sjukvård (SOSFS 2008:1) Patientsäkerhetslagen (2010:569) Socialtjänstlag (2001:453) Myndighetsråd och föreskrifter Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Handbok för tillämpning av föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Länkar Inspektionen för vård- och omsorg, publicerat material, Socialstyrelsen, 11