Rutin för avvikelsehantering inom äldreomsorg och social resursverksamhet. Socialförvaltningen, Motala kommun

Transkript

1 Rutin för avvikelsehantering inom äldreomsorg och social resursverksamhet Socialförvaltningen, Motala kommun

2 Beslutsinstans: Medicinskt ansvarig sjuksköterska Diarienummer: Datum: Paragraf: Reviderande instans: Diarienummer: Datum: Paragraf: Gäller från: Rutin för avvikelsehantering inom äldreomsorg och social resursverksamhet Inledning Avvikelse är ett samlingsbegrepp för negativa händelser och tillbud som sker i verksamheten. Rapportering av avvikande händelser är en av hörnpelarna i arbetet med att förbättra kvalitet och säkerhet i vården och omsorg. Avvikelserapportering bidrar till att undvika att negativa händelser upprepas, samt att rutiner förbättras för att höja kvaliteten. Genom att ta tillvara möjligheterna med avvikelserapporter kan verksamhetens kvalitet förbättras och utvecklas. Regelverk I 24 Hälso- och sjukvårdslagen (1982:763) stadgas att inom det verksamhetsområde som kommunen bestämmer skall finnas en sjuksköterska som svarar för att anmälan görs till den nämnd, som har ledningen av hälso- och sjukvårdsverksamheten, om en patient i samband med vård eller behandling drabbats av eller utsatts för risk att drabbas av allvarlig skada eller sjukdom. 4 kap. 6 Socialstyrelsens föreskrift Ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet i hälso- och sjukvården (SOSFS 2005:12) stadgar att i verksamhet som omfattas av Hälsooch sjukvårdslagen skall ett fastställt ledningssystem säkerställa att det finns rutiner för att: anmäla till myndigheter i enlighet med gällande författningar, identifiera, dokumentera och rapportera negativa händelser och tillbud samt fastställa och åtgärda orsakerna och följa upp vidtagna åtgärders effekt, sammanställa och återföra negativa och positiva erfarenheter från avvikelsehanteringen till verksamhetens personal och andra berörda, använda erfarenheterna från avvikelsehanteringen i det förebyggande riskhanteringsarbetet, och ta till vara förslag och klagomål från patienter, närstående och personal. Enligt Patientsäkerhetslagen (SFS 2010:659) är all hälso- och sjukvårdspersonal skyldig att rapportera avvikelser som är av betydelse för patientsäkerheten. Vårdgivaren skall följa upp avvikelsehanteringen och snarast göra en bedömning om det inträffade enbart skall hanteras i det lokala säkerhetsarbetet eller om avvikelsen också skall anmälas till Socialstyrelsen enligt Lex Maria. Rutin för avvikelsehantering inom äldreomsorg och social resursverksamhet Sida 1 (8)

3 Processkarta avvikelserapportering (Ctrl-klicka färgmarkerad text för att komma till aktuell text i dokumentet.) Händelse som skall avvikelserapporteras Händelse som inte kräver omgående kontakt med sjuksköterska Händelse som kräver omgående kontakt med tjänstgörande sjuksköterskan som ger råd om fortsatt agerande Förebyggande arbete Nya rutiner/metoder Avvikelse skrivs och läggs till sjuksköterska för genomläsning, underskrift och vidare hantering. Analys Reflektion Gemensamt lärande Omvårdnadsansvarig sjuksköterska Utreder Åtgärdar Dokumenterar Rapporterar Återkoppling till rapportör + personalgrupp (Struktur) Patient eller anhörig Sjukgymnast/ Arbetsterapeut Medicintekniska produkter Rehabfrågor Externa avvikelser Återkoppling till annan extern vårdgivare samt till socialnämnd Enhetschef Huvudansvar för avvikelser inom enheten Ser till att rutiner efterlevs Återkopplar regelbundet till personal Ansvarar för Lex Sarah-anmälan MAS Ansvarar för Lex Maria-anmälan Rapporterar till socialnämnden Ansvarar för strategiskt patientsäkerhetsarbete Ansvarar för hanteringen av externa avvikelser Ansvarar för händelseanalys Rutin för avvikelsehantering inom äldreomsorg och social resursverksamhet Sida 2 (8)

4 Syfte Syftet med avvikelsehantering är att öka kunskapen om risker i vår verksamhet samt utifrån erfarenheter av tillbud och skador vidta förebyggande åtgärder för att minimera risken att liknande händelser upprepas. Mål Målet är att öka säkerheten för personer i särskilda boende, dagverksamhet, daglig verksamhet samt personer beviljade hemtjänst eller personlig assistans. Definition Med avvikelse menas en negativ händelse eller ett tillbud i verksamheten som medfört eller som skulle kunna medföra risk eller skada för den enskilde. Avvikelsehantering omfattar riktlinjer för; identifiering, rapportering, analys, uppföljning och återföring av erfarenheter av en sådan händelse. Exempel på avvikelse kan vara: Fel i läkemedelshanteringen exempelvis felaktig förskrivning, förväxling av läkemedel, fel i ordningsställandet eller överlämnandet av läkemedel. Fördröjd eller felaktigt utförd undersökning eller behandling. Bristande eller felaktig information till personal, boende eller anhörig. Felaktig funktion, felaktig användning eller felaktigt underhåll av medicintekniska produkter. Brister i omvårdnad. Otillräckliga resurser i kompetens, bemanning, lokaler eller utrustning. Brister i arbetsrutiner, i vårdens organisation eller i samarbete mellan olika vårdgivare. Övriga händelser som överensstämmer med definitionen av avvikelse. Externa avvikelser Externa avvikelser innebär negativa händelser som observeras i vår verksamhet men där annan vårdgivare är ansvarig. Händelser av denna typ skall avvikelserapporteras. Avvikelsen skickas i dessa fall till medicinskt ansvarig sjuksköterska, MAS. Ansvar Vårdgivaren Vårdgivaren är skyldig att ha riktlinjer för avvikelserapportering som en del av kvalitetssystemet för hälso- och sjukvården. Vårdgivaren är också ansvarig för att Lex Maria anmälan skickas till Socialstyrelsen. Verksamhetschef Hälso- och sjukvård Verksamhetschefen har det samlade ledningsansvaret för verksamheten och denne ska säkerställa att patientens behov av trygghet, kontinuitet, samordning och säkerhet i vården tillgodoses. Rutin för avvikelsehantering inom äldreomsorg och social resursverksamhet Sida 3 (8)

5 Personal All personal är skyldig att snarast rapportera avvikelser till omvårdnadsansvarig sjuksköterska på avsedd blankett för avvikelserapportering. (Se vidare under rubriken blanketter sid 8.) Vid allvarligare händelse samt alltid vid avvikelse som handlar om läkemedel skall tjänstgörande sjuksköterska kontaktas omgående för bedömning om akut åtgärd krävs. Den personal som uppmärksammar händelsen skriver avvikelserapporten samt dokumenterar i omvårdnadsjournalen de händelser som inneburit någon form av påverkan för den enskilde. Omvårdnadsansvarig sjuksköterska Ansvarar för att: vidta de åtgärder som behövs för vårdtagarens säkerhet dokumentera åtgärder utreda orsaker till avvikelsen informera enhetschefen om avvikelsen rapportera allvarliga avvikelser till medicinskt ansvarig sjuksköterska informera vårdtagaren/närstående om avvikelsen Sjukgymnast och Arbetsterapeut Ansvarar för att: medverka i arbetet med avvikelser på området medicintekniska produkter medverka i arbetet med avvikelser som rör rehabiliteringsfrågor dokumentera avvikelser rörande området rehabilitering utreda orsaker till avvikelser inom området rehabilitering och hjälpmedel Enhetschef Enhetschefen har huvudansvar för säkerhetsarbetet på enheten. Enhetschef ansvarar vidare för att: riktlinjerna är kända och följs av all personal upprätta lokala rutiner för rapportering, utredning, sammanställning samt analys av inträffade avvikelser regelbundet återföra, diskutera/reflektera över inträffade avvikelser med berörd personal det finns rutiner på enheten så att medicinskt ansvarig sjuksköterska snarast underrättas då en avvikelse kan föranleda anmälan till Socialstyrelsen enligt Lex Maria. vid inträffade händelser där Lex Sarah anmälning kan bli aktuell, kontakta medicinskt ansvarig sjuksköterska, MAS, för diskussion Medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) ansvarar för att: utreda, analysera och följa upp allvarliga avvikelser identifiera och besluta om anmälan till socialstyrelsen enligt Lex Maria underrätta vårdtagaren/närstående när anmälan görs enligt Lex Maria rapportera allvarliga händelser till nämnden och om anmälan och beslut enligt Lex Maria. sammanställa underlag, analysera och värdera utveckling av avvikelser för hela verksamheten och att återkoppla statistik till såväl verksamhet som till nämnden. händelseanalyser blir genomförda i de ärenden där det är relevant Rutin för avvikelsehantering inom äldreomsorg och social resursverksamhet Sida 4 (8)

6 Lex Maria Vårdgivaren skall enligt Patientsäkerhetslagen ( 2010:659) till socialstyrelsen anmäla händelser som har medfört eller hade kunnat medföra en allvarlig vårdskada. Med vårdskada avses lidande, kroppslig eller psykisk skada eller sjukdom samt dödsfall som hade kunnat undvikas om adekvata åtgärder hade vidtagits vid patientens kontakt med hälsooch sjukvården. Med allvarlig vårdskada avses vårdskada som är bestående och inte ringa, eller har lett till att patienten fått ett väsentligt ökat vårdbehov eller avlidit. Kompletterande bestämmelser finns också i Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2005:28) om anmälningsskyldighet enligt Lex Maria. Händelser som bör föranleda Lex Maria anmälan: Fallskador som lett till allvarliga konsekvenser för patienten och som uppstått på grund av brister i samband med undersökning, vård eller behandling. Händelser där läkemedel är inblandade, om de föranlett eller borde ha föranlett aktiva behandlingsåtgärder eller överföring av patienten till en annan vårdenhet. Utebliven eller fördröjd undersökning, diagnos, vård, behandling eller rehabilitering som varit motiverad enligt vetenskap och beprövad erfarenhet. Felaktigt utförd undersökning, vård eller behandling. Felaktig, otillräcklig eller vilseledande information till patienten eller närstående. Felaktig, otillräcklig eller vilseledande information eller instruktion till personalen vid behandlande eller mottagande vårdenhet i samband med överlämnande/övertagande av patient. Felaktig användning eller felaktigt underhåll av medicintekniska produkter eller annan utrustning och informationssystem. Allvarliga händelser som förorsakats av brister i arbetsrutiner, i vårdens organisation eller i samarbetet mellan olika vårdgivare. Självmord En anmälan skall alltid göras om en patient inom 4 veckor efter vårdkontakt begått självmord och detta kommit till vårdgivarens kännedom. Rutin för avvikelsehantering inom äldreomsorg och social resursverksamhet Sida 5 (8)

7 Anmälan Medicinskt ansvarig sjuksköterska har socialnämndens uppdrag att ansvara för anmälningsskyldighet enligt Lex Maria. Innehåll: Anmälan skall göras på socialstyrelsens blankett och skall innehålla en intern utredning som innefattar: 1. händelseförlopp, 2. omedelbart vidtagna åtgärder, 3. identifierade orsaker till händelsen, 4. riskbedömning, dvs. sannolikheten för att liknande händelser skall inträffa igen och tänkbara konsekvenser, 5. händelser av liknande art som tidigare har inträffat i verksamheten, 6. riskförebyggande åtgärder som vidtagits med utgångspunkt från bedömningen. Utredningen skall även kompletteras med: kopia av patientens fullständiga journal för aktuellt vårdtillfälle gällande rutiner i tillämpliga delar berörd personals redogörelse patientens- /närståendes redogörelse beskrivning av verksamhetens organisation och bemanning berörd personals utbildningsnivå, tjänstgöringstid och anställningsform Då medicinteknisk produkt är inblandad i händelsen skall utredningen kompletteras med: produktinformation bruksanvisning medicinteknisk utredning anmälan/rapport på medicinteknisk avvikelse Information Medicinskt ansvarig sjuksköterska informerar patient eller närstående om Lex Mariaanmälan samt ansvarar för att kopia överlämnas på socialstyrelsens beslut efter anmälan. Anmälan och att patient/närstående informerats skall av medicinskt ansvarig sjuksköterska, MAS, dokumenteras i omvårdnadsjournalen. Händelseanalys Händelseanalys är en metod för att reda ut vad som hände, orsaker till händelsen och vad man kan göra för att förhindra att händelsen inträffar igen. Metoden bör användas vid allvarliga avvikelser eller vid upprepade avvikelser av samma typ. Annan verksamhet Om anmälningspliktig händelse avser när annan vårdgivare vårdat patienten bör denna verksamhet informeras. Rutin för avvikelsehantering inom äldreomsorg och social resursverksamhet Sida 6 (8)

8 Lex Sarah Syftet med denna lag är att garantera den enskilde skydd mot behandling och förhållanden i vården som kan innebära att den enskilde far illa. Personal m.fl. som har insyn i förhållanden som påverkar vård och omsorg om enskild person har en ovillkorlig skyldighet att anmäla allvarliga missförhållanden. Ansvarig enhetschef som hanterar Lex Sarah skall kontakta medicinskt ansvarig sjuksköterska, MAS, för diskussion då gränsen mellan Lex Sarah och Lex Maria inte alltid är uppenbart tydlig. Kommunens rutin grundar sig på 14 kap. 2 socialtjänstlagen och Socialstyrelsens föreskrifter för tillämpning av lagen (SOSFS 2000:5). Mer om Lex Sarah se intranätet: aspx Medicintekniska produkter Ansvaret för medicintekniska produkter i hälso- och sjukvården finns reglerat i Socialstyrelsens föreskrifter om användning av medicintekniska produkter i hälso- och sjukvården, SOSFS 2008:1. Medicintekniska produkter är produkter som används för att påvisa, förebygga, övervaka, behandla eller lindra en sjukdom, eller produkter som kompenserar en skada eller funktionsnedsättning. Se rutiner för medicintekniska produkter, dessa finns under MAS/Styrdokument inom hälso- och sjukvård aspx Ärendehantering och dokumentation Alla avvikelser som inneburit någon påverkan eller konsekvens för personen skall journalföras. Den person som uppmärksammar händelsen skriver en avvikelserapport och lämnar till omvårdnadsansvarig sjuksköterska för genomläsning och underskrift. Sjuksköterskan vidarebefodrar rapporten till enhetschef för genomläsning och underskrift. Enheten svarar för att originalet skickas till kommunens MAS. och att kopia av rapporten sätts i en särskild pärm för avvikelser. Avvikelseblanketten är ett arbetsmaterial och inte en journalhandling. Originalet sparas av medicinskt ansvarig sjuksköterska, MAS, i tre år och kopiorna på enheten sparas innevarande år plus ett år. Rutin för avvikelsehantering inom äldreomsorg och social resursverksamhet Sida 7 (8)

9 Blanketter Avvikelserapport övrigt Avvikelserapport fall Avvikelserapport för medicinteknisk utrustning Blankett för Lex Sarah Referenser Hälso- och sjukvårdslag (1982:763) Patientsäkerhetslag (2010:659) Ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet i hälso- och sjukvården SOSFS 2005:12) Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om anmälningsskyldighet enligt Lex Maria (SOSFS 2005:28) Socialstyrelsens föreskrifter om användning av medicintekniska produkter i hälso- och sjukvården (SOSFS 2008:1) 14 kap. Socialtjänstlagen (2001:453) om anmälningsskyldighet enligt Lex Sarah Tommy Hallén Medicinskt ansvarig sjuksköterska Rutin för avvikelsehantering ersätter: Rutiner angående rapportering av avvikelser samt Lex Mariaanmälningar inom verksamhetsområde omsorg. Daterad Kompletteringar till befintliga rutiner från Daterad Rutin för avvikelsehantering inom äldreomsorg och social resursverksamhet Sida 8 (8)