ett program för diarieföring och för svenska kyrkans verksamhet Aveny Diarium

Transkript

1 ett program för diarieföring och ä r e n d e h a n t e r i n g s p e c i e l lt a n p a s s at för svenska kyrkans verksamhet Aveny Diarium

2 Aveny Diarium Aveny Diarium ingår ingår som en integrerad del av programpaketet Eniac Aveny. Det innebär bl a att programmet är underordnat ett avancerat och flexibelt behörighetssystem. Diariet kan behörighetsmässigt delas upp i olika grupper där varje grupp kan arbeta efter sin egen eller en gemensam diarieplan. Programmet erbjuder ett stort antal programinställningar som gör att registreringsarbetet underlättas i alla steg. En annan viktig funktion är möjligheten att logga förändringar och därmed spåra ändringar som görs. All post som man önskar diarieföra och/eller arkivera registreras i rutinen Postlista (även utgående post om så önskas). När registreringen sker har användaren även möjlighet att ärenderegistrera handlingen. Om den skall ärenderegistreras, kan man direkt ange ärendenumret för aktuellt ärende om detta är känt. Om inte, är det enkelt att söka upp det aktuella ärendet. Om den registrerade posten innebär att ett nytt ärende uppstår, så läggs detta upp med en enkel knapptryckning. Registrerad post blir då en handling som tillhör ärendet. Skulle den registrerade posten vara i elektronisk form, t ex ett Word-dokument, PDF-filer eller inskannade dokument, så har användaren möjlighet att via sökvägen ange i vilken katalog i datorn eller nätverket som dokumentet finns och att spara ner dokumentet i databasen. 2

3 Diarieföring och ärenderegistering I Postlistan registreras och diarieförs ankommande post (och även utgående handlingar om så önskas). Även post som inte knyts till något ärende registreras här. Ankommande post registreras i postlistan. Om den inkommande handlingen kan knytas till ett befintligt ärende så anges dess Ärendenummer. > 3

4 Om det däremot resulterar i att ett nytt ärende uppstår, så läggs detta upp direkt i bilden.. Alla ärenden erhåller ett unikt ärendenummer. I innehållsfliken visas de med olika färg beroende på om de är avslutade, under bevakning eller belagda med sekretess. > 4

5 Varje ärende består av en eller flera handlingar. Dessa redovisas överskådligt under särskild flik. 5

6 Information om varje enskilda handling kan enkelt hämtas upp och presenteras. Varje handling kan sparas i elektronisk form och kan därför tas fram och visas genom en enkel knapptryckning. 6

7 Sökning av dokument En viktig funktion i ett diarium är naturligtvis att informationen kan sökas upp på ett snabbt och enkelt vis. Med Aveny Diarium erbjuder vi ett modernt program där i princip all information är sökbar. Sökning kan ske på alla begrepp i databasen t ex ärende, typ av handling, avsändare, mottagare, handläggare, eventuella bevakningsdatum etc. Även s k fritextsökning erbjuds (enstaka ord eller tecken som ingår i ord). Sökning kan göras på alla begrepp i databasen. Saknas önskat sökbegreppi urvalsbilden så kan flera hämtas upp via knappen. Användaren kan själv välja hur urvalet skall ske på varje enskilt begrepp, exempelvis fritextsökning, börjar på, före angivet datum etc. 7

8 Rapporter Programmet erbjuder färdiga rapporter för Ärendekort, Ärendelista och Postlista. Användaren kan därutöver definiera sina egna rapporter i exempelvis Word eller Excel via Avenys flexibla rapportdefinitionsrutin. På ärende kortet skrivs all information om resp ärende. > 8

9 Ärendelistan ger överskådlig information om respektive ärende och dess ingående handlingar. Postlistan är en kortfattad utskrift av registrerad inkommande och utgående post. 9

10 Styrparametrar För att kunna erbjuda en lättarbetat program som samtidigt erbjuder största möjliga flexibilitet, har programmet försetts med olika typer av styrparametrar. Följande styrparametrar finns att tillgå; o o o o o Diarieplan Avsändare-Mottagare Handläggare Handlingstyp Diariegrupp För att de olika enheterna inom organisationen skall kunna dela på ett och samma program för sin diarieföring så har användarna möjlighet att dela in systemet i ett valfritt antal Diariegrupper. Varje Diariegrupp kan arbeta efter sin egen diarieplan. Användaren bestämmer själv sin diarieplan eller använder hela eller delar av den som följer med programmet. 10

11 Varje Diariegrupp kan tilldelas nummerserie för såväl diarie- som ärendenummer. 11

12 Ett gränslöst program Telefon Telefax Krokslättstorg Mölndal