oneprintpdfinvoice :46

Transkript

1 oneprintpdfinvoice :46

2 Evodev AB web epost Telefon Fax

3 Innehåll UTSKRIFT PDF FAKTUROR 1 Inställningar 2 Fil 2 Utskrift 2 Marginaler 7 Testutskrift 7 Maila faktura 8 Garp 9 Arkivera 10 Logg 11 Kontroll av skrivarkö 11 Dagligt sammanställningsmail 13 Exempel på mail 14 Mail till kund 14 Sammanställningsmail 14 Dagligt sammanställningsmail 15 Inställningar i Garp 16 Fakturadokument 16 FakturaBakgrund 16 Blankett 17 Flera bolag 17 i

4 Utskrift PDF fakturor Programmet körs under ONE och skriver ut/mailar/arkiverar PDF fakturor. För varje kundkod kan man koppla valfri skrivare och inställning. Se under Kundfält för mer information om ytterligare möjligheter. Om man inte väljer att maila fakturor direkt, så kan detta göras via programmet on pdfinvoice Det går att ställa in så att man kan få ett sammanställningsmail i sluten av dagen. Programmet bearbetar rad för rad, vilket innebär att man t.ex. kan få utskrift på två olika skrivare. 1

5 Inställningar Fil Ange sökväg och filnamn. Filnamnet ska innehålla fakturanumret. Eventuell extension plockas bort och sätts sedan till *.pdf. Om prefix har angetts så måste detta anges i filnamnet. Om det tar tid för Garp att skapa fakturor, kan den temporära fil som angetts i blankett ligga i in-mappen och försök att bearbeta denna görs. Genom att undanta det filnamnet så bortser programmet från denna. Om varken sökväg eller filnamn anges så kommer endast ett dagligt sammanställningsmail skapas. Se mer under Dagligt sammanställningsmail. Utskrift Via kundkod och dess värde kan man styra vad som ska hända med PDF fakturan. Om den ska skrivas ut, kopieras till mapp eller mailas. Det går att ange samma kod och värde flera gånger, då det sker då en bearbetning för varje rad. Kundfält Ange Garps kortkod för önskat fält på kundtabellen. Exempelvid KD6 2

6 Det går även att matcha mot tabell KR, HKA och OGA och valfritt fält. Detta genom att ange de olika separerade med pipe-tecken. Exempel: KD6 KR_TBF<0 Denna kontrollerar då först kundfält KD6 med vad som angetts under värde och sedan tar den tabell KR och fält TBF och kontrollerar om detta är mindre än noll. Kundfältet måste alltid anges och skall anges först. Jämförelse kan göras med =, < och > Värde Ange det värde kundfältet har för att händelsen ska triggas. 3

7 Skrivare Dubbelklicka i cellen för att välja/ändra skrivare. De inställningar man väljer för skrivare sparas för aktuell rad i matrisen. Mapp Dubbelklicka i cellen för att välja/ändra vilken mapp som PDF-filen ska sparas i. 4

8 Uppdatera KR med Det fält man angett under fliken Garp, kommer att uppdateras med det angivna värdet. Vanligtvis sätts samma värde som på kunden. Vid mail av faktura och om den inte ska mailas direkt rekommenderas att man anger M på kunden och sedan att ett m sätts för att indikera att den är behandlad och arkiverad men väntar på att mailas, och sedan i programmet för mail av fakturor, att koden sätts om till ett M. Samma kan man göra vid EDI, att Om E så sätt ett e i Kundreskontran och låt nästa program skapa en EDI-faktura. När detta program kört kan det programmet sätta ett E Det är tabellen KR som uppdateras och vanligtvis fältet XFG eller EDI. Maila faktura Ange om fakturan ska mailas direkt, inställningar för detta görs under fliken Mail Denna beskrivs under avsnitt Maila faktura 5

9 Kommentar Ange eventuell kommentar om denna händelse för att särskilja raderna åt. Användbart om t.ex. samma skrivare används men med olika inställningar. 6

10 Marginaler Man kan behöva ange hur stora marginalerna för utskriften ska vara. Genom att köra testutskrift kan man kontrollera utseendet. Testutskrift Testutskrift skriver ut för vald rad i matrisen och med angivna marginaler 7

11 Maila faktura Fakturan kan mailas direkt eller att alla fakturor skickas vid en tidpunkt med hjälp av programmet on pdfinvoice. Om en faktura ska skickas direkt får man ange mottagare och meddelande. Det går att ange koder för att få fakturanummer och kunduppgifter. För att en faktura ska kunna mailas måste det på fakturakunden ha angetts kontaktpersoner. Den eller de kontaktpersoner som ska ha en faktura mailad måste vara ibockad för detta. 8

12 Garp Ärende Det går att ange att ett ärende på kunden ska skapas vid behandling av fakturan. Man kan ange en del koder på ärendetexten. Reskontra Ange vilket fält som ska uppdateras i kundreskontran. Värdet fås från den matris med kundkoder som lagts upp. 9

13 Arkivera Arkivera Ange var fakturan ska hamna när den arkiveras. Detta ska matcha den mapp man angivet i Garp under kundreskontran. Det normala är att år och månad samt bolagsid läggs på. Arkivera 2 Det går ange att det skapas ytterligare en arkivering för extern hantering. Arkivera endast, maila/skriv ej ut Denna inställning styr över alla andra val och fakturorna arkiveras endast. 10

14 Logg Det går att få en loggfil i valfri mapp. Samma information som i sammanstäälningsmailet kan fås i valfri mapp. Kontroll av skrivarkö Ange om en kontroll av skrivarkön ska ske efter varje jobb eller endast vid sammanställningsmailet. Kontrollen görs på den/de angivna skrivarna för att se om några jobb ligger kvar. Om det finns jobb, kommer dessa med i sammanställningen. 11

15 Mail Det går få ett mail varje gång programmet körs med uppgifter om vad som gjorts. Koder finns för att få en summering per händelse. Dessa koder gäller bara vid sammanställnigsmail vid körning av jobbet, inte om det är ett dagligt sammanställningsmail. Observera att detta kan generera många mail om programmet ligger och kör konternuerligt. Bättre är då att skapa ett dagligt sammanställningsmail, se vidare under Dagligt sammanställningsmail. 12

16 Dagligt sammanställningsmail För att få ett dagligt sammanställningsmail får man lägga upp ett jobb till i ONE. För programmet ska man inte ange någon sökväg eller filnamn utan enbart bocka i att mail ska skickas. Till meddelande så läggs dagens loggfil på över vad som skett. 13

17 Exempel på mail Mail till kund PDF fakturan kommer som en bifogad fil och alla kontakter som är angivna på kunden och som ska ha mail finns på adressraden. Sammanställningsmail Ett sammanställningsmail kan erhållas efter varje körning där filer fanns och fakturor bearbetats. 14

18 Dagligt sammanställningsmail Ett dagligt sammanställningsmail kan erhållas efter varje dag. 15

19 Inställningar i Garp I Garp skrivs alla fakturor till PDF via textformatet PDF på blanketten. En ändring behöver göras på alla de fakturadokument som används samt blanketter. Rutinen för att skriva ut enstaka faktura eller massfakturering kan sedan skötas på samma vis som tidigare. Skillnaden är att de går till Disk istället för Terminal/Skrivare. Fakturadokument På de fakturadokument som används får man lägga till två fält för att skapa en PDF istället för att skriva ut. Textfältet NOMAIL med funktion E-postmottagare ska finnas i huvudet samt att fakturanummer finns med i totalen som funktion Sätt filnamn Observera att villkor x ska sättas (endast utskrift sida 1) på textfältet NOMAIL FakturaBakgrund I vissa fall kan man behöva ändra fakturabakgrunden som används. Vid utskrift till skrivare så skalar ofta skrivaren om denna till rätt storlek men när man skapar PDF så skalas den inte om. Det är därför viktigt att bakgrunden är i A4 format. 16

20 Blankett Blanketten för faktura får ändras och skapa en PDF istället för att gå mot skrivare. Lämpligt kan vara att göra en mapp för varje fakturadokument för att kunna se i loggarna vilket dokument som fakturan skrivits ut med. Sätt sökväg och filnamn, filnamnet byts ut till fakturanumret av dokumentet. Sätt filformat till PDF och Föreslå medium disk samt Skicka filen via E-post Flera bolag Om man kör flera bolag rekommenderas det att man tar en kopia av programmet och skapar en mapp för programmet för varje bolag. Då erhålls loggar och sammanställningsmail för enbart aktuellt bolag 17