Juridikutskrifter från word-mallar

Transkript

1 BITNET Skapad av: Otto Tuvesson Juridikutskrifter från word-mallar Detta dokument beskriver hur du gör för att komma igång med att skriva ut juridikdokument i Bitnet utifrån mallar du skapat i word. Processen består av tre enkla steg: 1. Skapa ett word-dokument 2. Ladda upp dokument 3. Byt utskriftsläge 4. Skriv ut Ingen aktivering krävs. Utskriften med word-mallar finns redan i Bitnet. Dock går det inte att skriva både med wordmallar och gamla textredigeraren samtidigt.

2 SKAPA MALL Att skapa en juridikmall fungerar likadant som för övriga word-utskrifter med enda undantaget att det här även finns fält som kan innehålla en text som går att redigera precis innan utskrift. För hjälp med att komma igång med wordmallar hänvisar vi till dokumentationen för wordmallar i ärendet. Redigerbara fält Som nämnt ovan finns det i juridikmallarna en ny typ av fältkod. Kortare sammanfattat så är det en fältkod som innehåller en fördefinerad text som manuellt går att redigera innan dokumentet skickas. Till exempel kan det vara en lista på vilka dokument som önskas från banken. I exemplet nedan har ett fält lagts in för att kunna lägga justera avslutningen på dokumentet. Som exemplet även visar markeras ett redigerbart fält av att det har prefixen redigerbar_. Vill jag således skapa en kod för dokumentlistan från banken kan jag skriva <<redigerbar_dokument_fran_banken>>. Mer om hur detta sedan fungerar finns i kommande steg. De fältkoder som finns tillgängliga i juridiken hittar du på samma ställe som för övriga wordfältkoder. D.v.s. under Administration -> Utskrifter -> Visa Fältkoder (längst upp till höger) -> Sortera på juridik

3 LADDA UPP MALL För att ladda upp mall går du, precis som för övriga utskrifter, till Administration > Utskrifter. Där trycker du på knappen NY UTSKRIFT. I rutan som visas trycker du först i fältet Bläddra Du kommer då in i din dators filhanterare där det kan se lite olika ut. Där bläddrar du till din mall. Välj filen och tryck på Öppna eller motsvarande. När dokumentet laddats upp till Bitnet kommer det att stå Success tillsammans med ett grönt streck under filens namn. Detta betyder att filen finns hos bitnet och är redo att läggas till i bland utskrifterna. Har du laddat upp en doc eller docx-fil Kommer du att alternativen ändras till att använda som Faktura, Blommor, Polis eller Juridik. Om inget alternativ väljs kommer dokumentet att användas som utskrift i ärendet.

4 För att slutföra trycker du på knappen Lägg till. Beroende på din uppkoppling kan detta ta ett par sekunder. Om det är något fel på dokumentet kommer ett rött felmeddelande att dyka upp under knappen. Om du har lagt in några redigerbara fält kommer dessa nu att dyka upp i dialogen och här anger du vad som skall stå på denna fältkod vid utskrift om du inte väljer att redigera den. Mer om detta under avsnittet utskrift.

5 Går uppladdningen bra kommer du tillbaka till listan där filen nu finns i listan med en blå ikon i kolumnen Filtyp. För att redigera standardtexten för ett redigerbart fält klickar du bara på dokumentet i listan så att du får upp uppdateringsläget. Uppdateringen fungerar precis som sista steget i uppladdningen. För att ta bort en mall trycker du på den röda papperskorgen i listan och bekräftar i dialogen som dyker upp. BYTA UTSKRIFTSLÄGE Inställningarna för utskrifter i juridiken hittar du under Juridik -> Administration -> Inställningar. För att använda wordmallar bockar du bara i rutan längst till höger på raden. Du kommer då se att alternativen för den Avancerade textredigeraren blir inaktiverade eftersom det inte går att köra dessa två lägen parallellt. Denna inställning gäller för hela undergruppen.

6 UTSKRIFT Utskrifterna hittar du under juridikärendets flik Utskrifter och ser ut enligt följande.

7 En utskrift Börja med att välja en mall (1). Välj därefter valfritt antal mottagare, både personer och företag (2). Ange en rubrik för mail alternativt titel för en utskrift (3). Utskriften har nu alla delar den måste ha och knapparna Skriv ut (7) och Skicka (8) har blivit aktiverade. Skicka förutsätter dock även att samtliga valda mottagare har en mailadress. Nu kan du använda Skicka (8) för att skicka till samtliga mottagare alternativt Skriv ut (7) för att få ut ett dokument med innehåll för samtliga mottagare. Valfria fält Fälten Mailsignatur (4) och eventuella redigerbara fält (5) måste inte hanteras innan utskrift. Mailsignatur är den text som står i mailet om dokumentet skickas och de redigerbara fälten är de du själv definierat i dokumentet med redigerar_. men om du vill redigera innehållet i något av dessa fält är det bara att expandera fältet genom att klicka på den lilla pilen till höger om rubriken (9). Om de inte redigeras kommer de att innehålla sitt standardvärde. I exemplet ovan har avslutningen i exempeldokumentet expanderats och det redigerbara fältet avslutning har ändrats. Utskriften kommer nu att ha detta värde. Mer om Skicka Skicka (8) skickar till samtliga mottagare, både personer och företag. Du kommer att få upp en notis nere till höger om att mailet skickas och sedan sköts detta i bakgrunden. Du behöver inte vänta på att det blir klart. Går något fel kommer det upp en röd notis om detta. Det kan t.ex. vara att någon mottagares epostadress är felaktig Mer om Skriv ut Skriv ut skapar ett dokument innehållande ett exemplar av mallen för varje vald mottagare. Utskriften kan te en stund, ca 4-5 sekunder per mottagare. Under denna tid är knapparna Skriv ut och Skicka avaktiverade eftersom man inte kan påbörja något nytt innan utskriften är klar. Det kommer även upp en liten notis nere till höger som ligger där i 10 sekunder oavsett hur mycket du skriver ut. Logg Längst nere till vänster kan du klicka på Logg (6) för att ta dig till utskriftslistan. Mer om denna i avsnittet nedan.

8 LOGG I loggen kan du se vem (2) som skrivit ut/skickat (3) till vem (4) och när (1). Vill du återskapa dokumentet med det innehåll som användes vid utskriften (t.ex. vad om stod i de redigerbara fälten) är det bara att trycka på skrivarikonen så kommer dokumentet att skrivas ut igen precis som det såg ut vid skapandet. För att återgå till utskrifterna tryck på Utskrift (5).

9 EXEMPELMALLEN UTSKRIVEN