Detta dokument beskriver hur du gör för att komma igång med att skriva ut i Bitnet utifrån mallar du skapat i word.

Transkript

1 BITNET Skapad av: Otto Tuvesson Utskrifter från word-mallar Detta dokument beskriver hur du gör för att komma igång med att skriva ut i Bitnet utifrån mallar du skapat i word. Processen består av tre enkla steg: 1. Skapa ett word-dokument 2. Ladda upp filen 3. Skriv ut Ingen aktivering krävs. Utskriften med word-mallar finns som standard i Bitnet. För utskrifter i ärendet kan du börja använda utskrifter med word-mallar vid sidan av era befintliga.

2 SKAPA MALL För att skapa en mall i word skapar du ett vanligt word-dokument men byter ut de ställen där du vill ha in information från Bitnet mot informationens motsvarande fältkod. All formatering i dokumentet kommer att bibehållas vid uppladdning och utskrift så för att skapa ett nytt dokument föreslår vi följande arbetsgång. Steg 1 - Skapa dokumentet Skapa ett dokument med låtsasdata som ser ut precis som du vill att det skall se ut vid utskrift.

3 Steg 2 - Fältkoder Byt ut den information du vill ha ut ifrån Bitnet med motsvarande fältkod. Detta gäller för alla delar av dokumentet och direkt i löpande text. Alla fältkoder avskiljs mot ordinarie text genom att skrivas inom dubbla större och mindre än tecken på detta sätt: <<Fältkod>> De enklaste fältkoderna är sådana som avlidens förnamn som helt enkelt byts ut mot <<AV_FN>>.

4 För att se vilka fältkoder som finns kan du gå till Aministration > Utskrifter där du längst upp till höger hittar en knapp vid namn Visa fältkoder <>. När du trycker på denna får du upp en lista med alla de fältkoder som just nu finns tillgängliga. Trycker du på en rad kommer fältkoden automatiskt att läggas till dina utklipp och det är bara att klistra in i dokumentet. Fältkoderna är sorterade efter vilka koder som finns tillgängliga vid vilken typ av utskrift. Klicka på en av flikarna för att bara visa fältkoder som tillhör denna utskrift. Fältkoder som inte har något innehåll från Bitnet kommer inte att visas i det färdiga dokumentet utan ersättas med tom text. En fältkod som skrivs på flera ställen i dokumentet kommer att få samma värde på samtliga förekomster. Skriva tre BS_FN (beställarens förnamn) i rad gör inte att du får de tre första beställarnas namn utan samma namn tre gånger.

5 Steg 3 - Listor Viss typer av information skall dock förekomma flera gånger så som programpunkter och artiklar. För att åstadkomma detta behövs en lite större insats. I exempeldokumentet har innehållet i tabellen bytts ut mot tre rader (fyra med överskriften). Den första raden har innehållet <<rr_bg_pro>> där rr_ anger att det här efter kommer repeterande rader med namnet BG_PRO. På andra raden står <<BG_PROP>> som är den vanliga koden för en programpunkt och <<BG_PROT>> som är koden för programtexten. Den sista raden har fältkoden <<er_bg_pro>> där er_ ser till att avsluta repetitionen av raderna BG_PRO. Vid utskrift kommer alla tre fältkoderna att bytas ut mot en rad för varje programpunkt i ärendet.

6 LADDA UPP MALL För att ladda upp mall går du till Administration > Utskrifter. Där trycker du på knappen NY UTSKRIFT. I rutan som visas trycker du först i fältet Bläddra Du kommer då in i din dators filhanterare där det kan se lite olika ut. Där bläddrar du till din mall. Välj filen och tryck på Öppna eller motsvarande. När dokumentet laddats upp till Bitnet kommer det att stå Success tillsammans med ett grönt streck under filens namn. Detta betyder att filen finns hos bitnet och är redo att läggas till i bland utskrifterna. Har du laddat upp en doc eller docx-fil Kommer du att alternativen ändras till att använda som Faktura, Blommor eller Polis. Om inget alternativ väljs kommer dokumentet att användas som en vanlig utskrift. OBS. När du anger word-mallen som Faktura/Blommor/Polis kommer denna att ersätta er befintliga mall. Ärendets utskrifter kan däremot användas parallellt med era befintliga utskrifter så vi förespråkar att ni börjar där.

7 För att slutföra trycker du på knappen Lägg till. Beroende på din uppkoppling kan detta ta ett par sekunder. Om det är något fel på dokumentet kommer ett rött felmeddelande att dyka upp under knappen. Går uppladdningen bra kommer du tillbaka till listan där filen nu finns i listan med en blå ikon i kolumnen Filtyp. För att ta bort en mall trycker du på den röda papperskorgen i listan och bekräftar i dialogen som dyker upp.

8 UTSKRIFT Att skriva ut med wordmallar skiljer sig i stort inte mycket från tidigare utskrifter. Det kan bli skillnad på hur den utskrivna filen hanteras av din webbläsare. Utskrift i ärendet När du laddat upp en word-mall kommer denna att dyka upp tillsammans med era övriga utskrifter. Skillnaden är att ikonen har ett annat utseende. Trycker du på blankettens namn kommer filen att skapas och laddas ner till din dator. Detta kan ta ett par sekunder och under tiden kommer en liten ruta upp och du kan inte trycka på några andra utskrifter. Hur nedladdningen av filen ser ut och vart den hamnar beror på din webbläsare och inställningarna på din dator. Bilden till höger visar hur blanketten Exempel har laddats ner till Chrome. Filen finns nu på din dator och du kan hantera den som alla andra filer. En nyhet är att om du trycker på ikonen så kommer blanketten att laddas ner ifylld som ett worddokument. Att maila med word-mallarna fungerar precis lika dant som tidigare. OBS. Konvertering till pdf tar normalt ca 4-5 sekunder och kan ta upp till 10 sekunder.

9 Utskrift Blomma Har du skapat en word-mall och angivit Blommor vid uppladdningen används denna vid utskrift av blommor. I dagsläget är det endast de enskilda blommorna som går att skriva ut med word-mallarna. Utskriften skrivs ut och laddas ner på samma sätt som blanketterna i ärendet. Utskrift faktura Har du skapat en word-mall och angivit Faktura vid uppladdningen används nu denna när du skapar en faktura. Fakturan laddas ner på samma sätt som blanketterna i ärendet. Utskrift polisfaktura Har du skapat en word-mall och angivit Polis vid uppladdningen används nu denna när du skapar en faktura till en polishämtningskund. Fakturan laddas ner på samma sätt som blanketterna i ärendet

10 EXEMPELMALLEN UTSKRIVEN v.1.2