Medarbetarens guide till Kompetenskoll version 1,62

Transkript

1 Medarbetarens guide till Kompetenskoll version 1,62

2 Sida 2 av 21 Innehåll Inledning 3 Välkommen till Kompetenskoll 4 Logga in - Byt lösenord Godkänn lagring av uppgifter och cookies 4 Del 1: Överblick 6 Orientera dig på startsidan 6 Ikoner 7 BEFATTNINGSPROFIL 7 MIN CV 7 KOMPETENSKARTLÄGGNING 7 UTBILDNINGAR 8 UTVECKLINGSSAMTAL 8 KOMPETENSPLAN 8 Del 2: Detaljerad information om varje sida 9 BEFATTNINGSPROFIL 9 MIN CV 10 Redigera personuppgifter, presentation och bild 11 Bifoga en fil till din CV 11 Lägga in en post i din CV 12 Nyckelkompetenser 13 KOMPETENSKARTLÄGGNING 14 Lägg in en personlig skattning av din kunskapsnivå 15 UTBILDNINGAR 16 UTVECKLINGSSAMTAL 17 KOMPETENSPLAN 19 Lägga in en post i din Kompetensplan 20

3 Sida 3 av 21 Inledning Kompetenskoll är en plattform för din och ditt företags fortsatta kompetensutveckling. Kompetenskoll är ett lättanvänt verktyg som samlar, analyserar och planerar kompetensbehov. Kompetenskoll är en webbaserad plattform som ger god överblick över företagets kompetensläge. Det är utformat så att både chefer och medarbetare själva ska kunna använda det på ett enkelt och effektivt sätt. Beroende på profilen för dig som loggar in i Kompetenskoll, har du tillgång till olika funktioner. Det finns 3 guider för Kompetenskoll: 1. Medarbetarens guide till Kompetenskoll 2. Chefens guide till Kompetenskoll 3. Administratörens guide till Kompetenskoll Den här guiden riktar sig till dig som är medarbetare på ett företag utan underställd personal. Den första delen innehåller en överblick över de sidorna som du som medarbetare kommer i kontakt med i Kompetenskoll. Den andra delen innehåller mer detaljerad information om varje sida och hur du går tillväga rent praktiskt.

4 Sida 4 av 21 Välkommen till Kompetenskoll Logga in - Byt lösenord Godkänn lagring av uppgifter och cookies När du loggar in på Kompetenskoll sida behöver du inte skriva www framför adressen, detta för att sidan är en s.k. underdomän till Kompetenskoll.se. Du kan utan problem ange om du vill, annars görs det automatiskt av webbläsaren. Så här skriver du i adressfältet: Där stjärnan ska bytas ut mot ditt företagsnamn. När du sedan ska logga in i verktyget kommer du till nedanstående inloggningsruta på Kompetenskoll startsida. Är det första gången loggar in i systemet använder du dig av det lösenord du fått sänt till dig via e-post. Skulle du av någon anledning tappat bort eller glömt bort ditt lösenord, är det bara att du klickar på den oranga länken Begär ett nytt lösenord här så skickas ett nytt lösenord till din e-postadress. Efter att du har loggat in byter du lätt till ett nytt valfritt lösenord (minst 6 tecken) genom att klicka på länken Byt lösenord

5 Sida 5 av 21 När du loggat in kommer du vid första inloggningstillfället få upp en sida som innehåller information om hur systemet behandlar dina personuppgifter. Läs igenom hela sidan, och avsluta med att bocka i rutan Godkänn, som du hittar längst ner på sidan, om du godkänner lagringen av uppgifter samt användningen av cookies i systemet. När du har godkänt kommer du fortsättningsvis komma in direkt i systemet när du loggar in. Läs igenom hela sidan noga. Har du några frågor kan du kontakta Personuppgiftsansvarig (står i informationen). Avsluta med att kryssa i rutan för godkännande och klicka sen på den oranga knappen Godkänn. Klicka sedan på Start, längst upp till vänster i menyraden så kommer du till systemes startsida.

6 Sida 6 av 21 Del 1: Överblick Orientera dig på startsidan Länkar för navigering i Kompetenskoll På den här sidan når du allt som rör Din befattningsprofil samt företagsgemensam information. Ikoner för navigering i Kompetenskoll. Profilen du är inloggad på Klicka för att Logga ut Branschnyheter och Utbildningsinformation Företagsinformation UPPDATERINGSINFORMATION Här samlas diverse uppdateringsinformation som rör systemet. Oftast är det information som i första hand rör huvudadministratören på ditt företag men det kan också vara information som rör dig, t ex om en manual reviderats mm

7 Sida 7 av 21 Ikoner BEFATTNINGSPROFIL I BEFATTNINGSPROFILEN ser du var i organisationen din befattning finns placerad i organisationen samt en beskrivning av dina huvudsakliga arbetsuppgifter. Här kan du även se generella krav på lämplig arbetslivserfarenhet, utbildning och personliga egenskaper mm för din befattning. Du kan även se andra befattningar på företaget. MIN CV Under MIN CV lägger du in information som t ex din arbetslivserfarenhet, dina utbildningar och andra färdigheter som kan vara intressant för en arbetsgivare. Här kan du även lägga in om du har någon nyckelkompetens. Tänk på att det är DIN CV, och att det är du själv som ansvarar för att hålla den aktuell och uppdaterad. KOMPETENSKARTLÄGGNING För varje befattning finns det specifika kompetenskrav. Under KOMPETENSKARTLÄGGNING ser du vilka krav som är kopplade till just din befattning. Dina kunskapsnivåer skattas av dig tillsammans med din chef och uppdateras årligen under utvecklingssamtalen. Här kan du också göra en egen personlig skattning av din kompetensnivå inför kommande utvecklingssamtal.

8 Sida 8 av 21 UTBILDNINGAR Här hittar du de flesta UTBILDNINGAR som finns inom ditt branschområde. Både externa och interna. Titta igenom vilka utbildningar som finns listade och ta gärna med några förslag till ditt utvecklingssamtal. Här kan du även anmäla/avanmäla dig till interna utbildningar på ett enkelt sätt. UTVECKLINGSSAMTAL Under UTVECKLINGSSAMTAL finns information kring de samtal du och din chef har planerat in eller genomfört. Här finns också olika stödmallar etc. som företaget lagt in som du kan skriva ut och använda dig av vid samtal. KOMPETENSPLAN I utvecklingssamtalet kommer du och din chef överens om inom vilka områden du behöver vidareutvecklas. KOMPETENSPLAN är en plan över de utvecklingsinsatserna. De kan vara kurser eller utbildningar, men också av mer praktisk natur, som studiebesök eller att ha en kollega som mentor i en särskild metod.

9 Sida 9 av 21 Del 2: Detaljerad information om varje sida BEFATTNINGSPROFIL I befattningsprofilen framgår var i organisationen din befattning är placerad samt en beskrivning av dina huvudsakliga arbetsuppgifter. Här anges också kraven på lämplig arbetslivserfarenhet, utbildning och lämpliga personliga egenskaper för din befattning. Finns det en individuell bilaga kopplad till din befattning hittar du den här. Ladda ner den genom att klicka på den gröna pilen. Klicka på Visa för att expandera en kategori i taget resp. Visa alla, för att läsa hela profilen för din befattning. Här kan du bläddra i rullgardinsmenyn för att se andra befattningars profiler. Här kan du skriva ut din befattningsprofil Välj först vilken avdelningen befattningen är placerad under och sedan själva befattningen (titeln)

10 Sida 10 av 21 MIN CV Det ligger i ditt eget intresse och ansvar att hålla innehållet i din CV korrekt och uppdaterat.. Ta gärna för vana att så fort du ex gått en kurs eller liknande lägga in information om detta i din CV, på så vis hålls den hela tiden aktuell. Klicka här för att redigera dina personuppgifter, presentation eller bild. För att se alla, samtidigt, klicka på Visa alla. Här ser du dina personuppgifter samt om du lagt in någon Personlig presentation om dig själv. Klicka på Visa för att expandera en kategori i taget. Klicka på skrivarikonen för att öppna din CV i ett bra utskriftsformat och för att skriva ut den. Nyckelkompetenser se sid 13

11 Sida 11 av 21 Redigera personuppgifter, presentation och bild När du klickat på den här symbolen för redigering kommer du till den här sidan I det här fältet skriver du in en Personliga presentation eller information, om du vill Glöm inte att spara! Du använder samma spara knapp som du använder när du sparat en bild. Om du saknar en bild på din sida klickar du på knappen Bläddra, och letar fram den bild du vill lägga in. Vill du byta ut din bild gör du likadant, så ersätter den nya bilden den gamla. Glöm inte avsluta med Spara! Bifoga en fil till din CV Under rubriken Uppladdade filer kan du lägga in en bifogad fil/dokument om du vill. Det kan t ex vara ett kursintyg eller något annat som du vill styrka din CV med. Klicka på Skapa ny så kommer du till den här rutan, där du enkelt kan lägga in din fil. Lägga in en post i din CV

12 Sida 12 av 21 Lägga in en post i din CV Lägga in en post i din CV För att uppdatera, lägga till eller ta bort poster i din CV: Klicka på Visa på den kategori du vill redigera. Vill du lägga till en ny post klickar du på Skapa ny, Vill du redigera befintlig post klickar du på redigeringssymbolen Vill du ta bort en post klickar du på det röda krysset. Om du vill lägga till en post t.ex. under Arbetslivserfarenhet klickar du på Skapa ny och fyller sedan i dina uppgifter. Endast årtal är obligatoriskt, Glöm inte att Spara!

13 Sida 13 av 21 Nyckelkompetenser Vad som är nyckelkompetenser på ett företag kan variera från företag till företag. Det kan vara alltifrån olika typer av behörigheter till olika språkkunskaper. Varje företag väljer själva vilka kompetenser man anser vara nyckelkompetenser på just sitt företag och lägger in det i sitt Kompetenskoll. Företaget kan även välja bort funktionen Nyckelkompetenser helt och hållet, då visas inte rubriken överhuvudtaget på din CV-sida. De här inställningarna görs centralt av företagets huvudadministratör och gäller för hela företaget. Saknar du en nyckelkompetens i listan kontakta din chef eller företagets huvudadministratör. För att lägga in en nyckelkompetens i din CV gör du så här: 1) Klicka på Visa vid rubriken Nuvarande nyckelkompetenser 2) Välj Skapa ny 3) Nedanstående sida kommer då upp 4. När den här rutan kommer upp, klicka på rullgardinsmenyn vid Nyckelkompetenser så listas företagets samtliga nyckelkompetenser upp 5. En lista över de Nyckelkompetenser ditt företag lagt in i ert Kompetenskoll visas. Markera ditt val och fyll sedan i datumfälten (ej obligatoriskt). Glöm inte Spara!

14 Sida 14 av 21 KOMPETENSKARTLÄGGNING 6. Och så här ser det färdiga resultatet ut. Vill du redigera en nyckelkompetens använder du dig bara av redigeringssymbolerna bredvid. Varje befattning har specifika kunskapskrav och kompetensområden. Kompetenskartläggningens syfte är att analysera, utvärdera och kartlägga individens kunskaper mot de krav som ställs i individens befattning. Resultatet utgör sedan som underlag för vidare kompetensutveckling mm. Som medarbetare gör du dels en egen, personlig skattning över din kunskapsnivå inom de olika områdena. Din egna skattning lägger du själv in under kolumnen PERSONLIG KUNSKAPSNIVÅ. Här kan du själv gå in och redigera efter behov under året, t ex inför ett utvecklingssamtal. Och dels görs även en gemensam skattning av dig tillsammans med din chef. Vanligtvis sker detta vid ett utvecklingssamtal då ni diskuterar vilka krav som ställs inom just din befattning och hur du uppfyller de olika delarna. Under FASTSTÄLLD KUNSKAPSNIVÅ lägger sedan din chef in det resultat/skattning ni kommit fram till. När du/ni fyllt i skattningarna visas det ett genomsnittsvärde av din Fastställda kunskapsnivå och ett genomsnitt av din Personliga kunskapsnivå.

15 Sida 15 av 21 Lägg in en personlig skattning av din kunskapsnivå För att lägga in dina siffror över din egna personliga skattning gör du följande: Du gör en skattning med hjälp av siffrorna 1-3. Du kan läsa mer om siffrornas betydelse genom att klicka på den oranga länken med texten Läs mer om de olika nivåerna, Klicka här för att läsa mer om de olika nivåerna 1. Klicka på Visa alla för att fälla ut hela kompetenskartläggningen

16 Sida 16 av Då fälls hela din kompetenskartläggning ut. Under FASTSTÄLLD KUNSKAPSNIVÅ ser du den siffra du och din chef satt gemensamt. Den här siffran läggs in av chefen. Har ni inte hunnit haft något samtal än är det ett streck här så länge. 3. Din egen skattning på din PERSONLIGA KUNSKAPSNIVÅ lägger du in i kolumnen bredvid. Glöm inte att Spara med knappen längst ner på sidan. Där finns också en utskriftssymbol, ifall du vill skriva ut din kompetenskartläggning. Du kan även se kommentarer din chef har gjort på kunskapsnivån om tillgängliga. Du kan se tidigare kompetensläggningar i listan till höger. Tänk på att tidigare kompetenskartläggningar är låsta så du kommer inte att kunna redigera resultatet. UTBILDNINGAR Här hittar du Interna utbildningar, Utbildningsarrangörer samt Rekommenderade utbildningar. Interna utbildningar. Här kan utbildningsansvarig på företaget lägga in de utbildningar, studiebesök etc som anordnas internt. Här kan du sedan anmäla dig eller avanmäla dig till en utbildning. När du klickar på länken Anmälan, går det automatiskt ett mail till den person som står som arrangör och kontaktperson samt till dig själv. Så snart du anmält dig till en utbildning byts den oranga länken, Anmälan ut till en grå knapp som det står Avanmälan på. Den klickar du på ifall du vill avanmäla dig. Under fliken Utbildningsarrangörer hittar du de externa utbildningar som rekomenderas inom din bransch. Rekomenderade utbildningar. Är under utveckling.

17 Sida 17 av 21 Växla mellan de olika flikarna för att se resp. sida Klicka här för att Anmäla dig till en utbildning Och när du har anmält dig till en utbildning ser det ut så här, och du klickar då på den grå knappen för att Avanmäla dig UTVECKLINGSSAMTAL I utvecklingssamtalet går chef och medarbetare igenom vad som hänt under året som gått och vad som är viktigt inför kommande år. Det kan även finnas andra former av samtal på ett företag som man valt att lägga in här. T ex uppföljningssamtal, målsamtal, lönesamtal etc. Det är upp till varje företag att själva välja och bestämma vilka olika samtalstyper man valt att lägga in i systemet, vad man kallar dom samt vilka rutiner och ev mallar man har. Här följer ett exempel på hur rutinen för ett samtal kan gå till: 1 KALLELSE: Din chef har ansvar för att kalla till samtal. 2 SAMTAL HÅLLS: Du och din chef har ett samtal. 3 ANTECKNINGAR FRÅN MÖTET:

18 Sida 18 av 21 Din chef ansvarar för att föra anteckningar från mötet, och för att lägga in dessa på din UTVECKLINGSSAMTALsida. 4 GODKÄNNANDE AV MÖTET: Du får ett För-kännedom-mail om att anteckningarna finns att läsa och godkännas av dig. När du godkänt samtalet/anteckningarna går det ut ett För-kännedom-mail till din chef om att så skett. KOMPETENSPLAN; I samband med att samtalet hålls kan en kompetensplan upprättas. Kompetensplanen innehåller de aktiviteter/utvecklingsplaner som du och din chef kommer överens om att du behöver för din kompetensutveckling. Det kan vara allt ifrån utbildningar, kurser eller studiebesök. Vanligtvis är det är du som medarbetarens som tar ansvar för din kompetensutveckling och därmed även tar fram förslag på lämplig utbildning/aktivitet. På sidan UTBILDNINGAR kan du hitta förslag på lämpliga utbildningar. Du dokumenterar dessa förslag genom att lägga in uppgifterna på din kompetensplansida. När du lagt upp en kompetensplan på din sida går ett För-kännedom-mail om detta till din chef, för ett godkännande. På sidan för UTVECKLINGSSAMTAL ser du vilka utvecklingssamtal du har haft och vilka samtal som finns inplanerade för dig. Du kan också hämta/ladda ner dokumentationen för dina tidigare samtal samt mallar för de nya.

19 Sida 19 av 21 Klicka på ett samtal (orange länk) för att läsa mer. Samtalet du klickat på visas då under HÄR VISAS DINA SAMTAL. Här kan utvecklingssamtalet vara inskrivet som ren text i rutan, eller så kan det lagts in i form av en bifogad fil, ex som ett worddokument. För att ladda ner det klickar du på den gröna pilen Härifrån GODKÄNNER du ditt samtal. SAMTALSMALLAR Här hittar du stödmallar, instruktioner eller annan information som du kan hämta/ladda ner inför ett utvecklingssamtal. Varje företag väljer själv vilken information man vill lägga in här. Om samtalet är inskrivet direkt i fältet (och ej som bifogat dokument) kan du skriva ut texten här genom att klicka på utskriftssymbolen. KOMPETENSPLAN Beroende på vad ni själva kommit överens om kan antingen du eller din chef lägga in en kompetensplan för dig. På den här sidan lägger du in din ev kompetensplan som du och din

20 Sida 20 av 21 chef kommit fram till vid ditt utvecklingssamtal. När du lägger in en kompetensplan går ett för-kännedom-mail ut till din chef för ett godkännande. Är det din chef som lägger in en kompetensplan för dig, får du ett för-kännedom-mail. Klicka på valfritt år så listas din kompetensplan för året upp Vill du lägga till en ny post gör du det genom att klicka på Skapa ny När din chef godkänt en planerad aktivitet/utbildning ser du det under status: Godkänd av chef resp. Ej godkänd av chef Texten markeras grön eller röd beroende på om den är genomförd eller ej. Här kan du gå in och redigera eller ta bort en post om du vill. Lägga in en post i din Kompetensplan

21 Sida 21 av 21 För att lägga in en post i din kompetensplan gör du så här: 1) Klicka på Skapa ny. 2) Då kommer nedanstående ruta upp. 3) Fyll i uppgifterna i samtliga fält om din utbildning/aktivitet. 4) Spara. Eventuella frågor, synpunkter eller tips på innehållet i denna guide lämnas till: Revide HR AB support@revide.freshdesk.com tel