Lärarhögskolan i Stockholm Högskoleförvaltningen Högskoleledningens kansli Magnus Mörck/Katharina Soffronow Katharina.Soffronow@lhs.

Transkript

1 Lärarhögskolan i Stockholm Högskoleförvaltningen Högskoleledningens kansli Magnus Mörck/Katharina Soffronow Katharina.Soffronow@lhs.se Ärendetyp Datum (6) Elementär Websurveyandvänding Websurvey (WS) är ett webbaserat enkätverktyg som Lärarhögskolan upphandlat. Verktyget är ett stöd för bl.a. kursvärdering, men kan naturligtvis användas för alla enkätundersökningar. Enligt rektorsbeslut ska alla kurser vid Lärarhögskolan utvärderas med hjälp av Websurvey. Verktyget kan kortfattat och något förenklat beskrivas på följande sätt. Du skapar eller hämtar deltagarlistor från Lärdok för de grupper som enkäterna riktar sig till (intern enkät), konstruerar och distribuerar enkäten som deltagarna sedan fyller i. I WS kan sedan resultatet av undersökningen sammanställas i en rapport som kan distribueras till deltagarna och andra berörda. WS ger dig möjlighet att se vilka av deltagarna som inte svarat på enkäten, men du kan aldrig se vad en enskild deltagare svarat. För att kunna använda WS kontaktar du superadministratörer (undertecknad för närvarande) som ser till att du registreras som användare och får ett lösenord. Innehåll 1. Skapa en deltagarlista 1 2. Hämta e-postadresser och ladda upp deltagarlista från fil 2 3. Skapa en enkät 2 4. Externa enkäter 3 5. Hämta enkätmallar för gemensamma frågor 3 6. Dela enkät med andra användare 3 7. Omvandla en enkät till en enkätmall 4 8. Importera frågor från en annan enkät 4 9. Skicka ut enkäten Skapa rapport över genomförd enkätundersökning Exportera resultat till Excel Sammanlänka rapporter Utskick av rapport Frågor och svar 6 1. Skapa en deltagarlista 1. Koppla upp dig mot Websurvey: 2. Klicka på Svenska. 3. Logga in via rutan uppe till höger. I fältet Användare skriver du din e-postadress. och sedan fyller du det lösenord du fått av superadministratören. 4. Klicka på fliken Deltagarlistor och sedan på Skapa ny deltagarlista. Postadress Besöksadress Telefon växel Telefax Postgiro Box Konradsbergsgatan 24 A STOCKHOLM STOCKHOLM

2 2(6) 5. Skriv in det namn på gruppen som du vill ha. 6. Om du inte redan har gruppen inlagd som deltagarlistmall, klicka på Vidare 7. För att lägga in den första deltagaren, tryck Ny deltagare, skriv in namn och e- postadress och klicka på Lägg till. För att lägga in fler deltagare, upprepa dessa två steg. 8. Om du redan har gruppen inlagd som deltagarlistmall, klicka på rullgardinen Baserad på mall och välj rätt deltagarlista. 9. Klicka på Vidare. 10. Du har nu skapat en deltagarlista. 2. Hämta e-postadresser och ladda upp deltagarlista från fil Om du har hämtat en e-postlista från Lärdok eller lagt upp en egen e-postlista som en textfil och vill lägga in den som en deltagarlista i Websurvey gör du enligt följande. 1. För att hämta e-postadresser för viss grupp från Lärdok, klicka på Du loggar in med samma användarnamn och lösenord som till din e-post. 2. Välj aktuell kurs i rullgardinsmenyn kurserna är sorterade efter namn och klicka på Lägg ovanstående kurs till din kurslista 3. Klicka Visa alternativ till höger om kursens namn och sedan på Websurveylistor. 4. Välj rätt lista (hela kursen eller viss grupp) genom att klicka på länken 5. Välj spara som under Arkiv. Spara dokumentet på till exempel din dators skrivbord (dubbelkolla att dokumentet är sparat som ett textdokument.txt. 6. Logga in dig i Websurvey. 7. Klicka på fliken Deltagarlistor och sedan på Deltagare från fil. 8. Klicka på Bläddra. 9. När du bläddrat dig fram till rätt dokument, dubbelklicka på det och klicka sedan på importera. Klicka ok när en ruta med texten Import av deltagare avslutad kommer upp. 10. Namnen på deltagarna kommer upp. Du har hämtat en deltagarlista från fil. 3. Skapa en enkät 1. Klicka på Enkäter. 2. Klicka på Skapa ny enkät. 3. Skriv in rubriken på enkäten (detta är det namn som studenterna kommer att se). 4. Om enkäten ska baseras på de gemensamma frågor som kvalitetsrådet fastställt välj rätt mall i rullgardinen Baserad på mall * 5. Markera rutan Intern enkät om du vill skicka ut enkäten via Websurvey till e- postadresser som du laddat upp från Lärdok eller lagt in manuellt. När det gäller publicering av extern enkät, se avsnitt Klicka på Vidare 7. Nu ska du skapa dina frågor. Klicka på Skapa ny fråga, välj sedan vilken frågetyp du vill använda (de vanligaste kategorierna är envalsfråga, flerobjektsfråga och flera rader fri text). Klicka på exempel för att få en uppfattning om hur frågetyperna ser ut. * Om inga enkätmallar är tillgängliga, genomför momentet Hämta enkätmallar innan du skapar enkäten.

3 3(6) 8. Skriv in din fråga. Markera om den ska vara obligatorisk eller valfri, om flera svar kan avges samt välj presentationslayout (knappar eller meny). 9. När du skrivit in frågan kan du se hur den kommer att se ut i enkäten genom att först klicka på Lägg till längst ner till vänster och sedan fliken testa enkät. Varje gång du gör en ändring i en fråga måste du klicka Uppdatera. 10. När du lagt in alla frågor, klickar du på inställningar. Där anger du när enkäten ska starta respektive avslutas. Här kan du även ändra rubriken på enkäten, lägga till kommentarer samt ange vilka som ska kunna se resultatet av undersökning. När du lagt in den deltagarlista som ska användas, väljer du den här. Avsluta med att klicka på Uppdatera. 4. Externa enkäter Om du har en studentgrupp som använder learnloop eller annan lärandeplattform och som du därmed inte vill skicka enkäten till via Websurvey, kan du välja att göra en extern enkät. 1. Klicka bort markeringen i rutan Intern enkät när du skapar enkäten. 2. Följ i övrigt rutinerna i avsnitt För att göra enkäten tillgänglig kopierar du länken till den genom att när du skapat frågorna kopierar den adress som står högst upp på sidan (när du är inne på Enkätfrågor ) efter Url:. Adressen kan se ut så här: Länken lägger du ut på gruppens learnloop-sida. Om du har tillgång till studenternas e-postadress, kan du även skicka länken till dem. Observera att när du gör en extern enkät kan du inte kontroller vilka som svarat eller om någon svarat två gånger. 5. Hämta enkätmallar för gemensamma frågor 1. Klicka på fliken Enkätmallar. 2. I fältet Navigering till höger på skärmbilden finns alternativen Egna, Alla och Utdelade. Klicka på utdelade och sedan på länken Katharina Soffronow. 3. Klicka på kopierasymbolen till höger om namnet på den enkät du vill kopiera (under funktioner ). Texten OK. Den skapade kopian ligger i Din hemkatalog. Klicka OK. 4. Klicka på Egna i navigeringsfältet till höger på skärmbilden. 5. Kopian på mallen ligger nu under fliken Enkätmallar i din katalog. 6. Dela enkät med andra användare Om du vill att andra lärare eller kursadministratörer ska kunna se och arbeta med enkäten, öppnar du enkäten, klickar på Inställningar, sedan på underfliken Enkätdelning. Välj om enkäten ska vara helt eller delvis delad. Om du väljer delvis delad, klickar du sedan på Lägg till administratör och väljer vem som du vill ge tillträde till enkäten.

4 4(6) 7. Omvandla en enkät till en enkätmall Om du använder samma enkät flera gånger, är det att föredra att göra om den ursprungliga enkäten till en enkätmall istället för att kopiera enkäten vid varje tillfälle. På så sätt undviker du att historiska data såsom start- och stoppdatum för enkäten ligger kvar. Vidare slipper du problemet att enkäten omvandlas till en extern enkät när du kopierar den. Om du använder en enkätmall kan du vidare slå ihop resultaten av flera enkäter (förutsatt att enkäterna bygger på samma mall och att frågorna är låsta). För att omvandla en enkät till en enkätmall gör du så här: 1. Gå till Enkäter och klicka på enkätens namn. 2. Klicka på fliken Funktioner och sedan på Skapa en enkätmall utifrån denna enkät. Enkätmallen hamnar i katalogen Enkätmallar. 8. Importera frågor från en annan enkät När du vill hämta frågor som använts i tidigare enkäter till din enkät eller enkätmall gör du så här: 1. Eftersom frågor endast kan hämtas från mallar måste du, om du vill hämta frågor från en enkät, först göra om den till en enkätmall enligt punkt Gå sedan till Enkäter och klicka på enkätens namn. 3. Välj Skapa ny fråga. 4. Längst ner i menyfönstret finns en rullgardinsmeny där det står Ny fråga från mall. Välj den mall du vill hämta frågan från. Klicka OK. 5. Välj den fråga du vill importer och klicka OK. 6. Upprepa punkterna 3 5 om du vill importera ytterligare frågor. 9. Skicka ut enkäten 1. Klicka på fliken Enkäter och sedan på den enkät du vill skicka ut. 2. Klicka på Intern enkät. Om du under Inställningar valt den deltagarlista som ska användas kommer enkätdeltagarnas namn och e-postadresser upp. Om du inte skapat din deltagarlista, följ då först instruktionerna i detta dokument under Skapa deltagarlista. 3. Klicka på fliken Info via e-post 4. I rutan till vänster skriver du en text som du vill att studenterna ska se när de får e- postmeddelande om enkäten. 5. Längst ner markerar du Skicka till alla som inte blivit informerade. 6. När du klickar på rutan Gör utskick nu går ett e-brev till alla deltagarna i enkäten. E-brevet innehåller en länk till enkäten. 7. Du kan när som helst kontrollera vilka som har svarat genom att klicka på fliken Intern enkät 8. Om du vill påminna dem som ännu inte svarat klickar du på Intern enkät och sedan på Påminn via e-post. Därefter följer du rutinen under punkt Skapa rapport över genomförd enkätundersökning 1. Klicka på Enkäter och sedan på den enkät vars resultat du vill skapa en rapport av. 2. Klicka på Enkätens rapporter och sedan på Skapa ny rapporten.

5 5(6) 3. Klicka på rapportens namn och sedan på Visa rapport. Rapporten visas. 4. Om du vill ha pappersutskrift, klicka på Skriv ut. När du vill se en rapport du tidigare skapat, klickar du på Enkätens rapporter och följer sedan moment Korstabulera resultat Om en enkät t.ex. vänder sig till flera olika grupper och du vill se hur en av grupperna svarat på en särskild fråga, kan du korstabulera frågorna. 1. Klicka på Enkätens rapporter och sedan på Grundtabulering i undermenyn. 2. Välj och lägg till de frågor som du vill korstabulera i rullgardinsmenyn. 3. Välj det/de svarsalternativ som du vill tabulera. Välj spara efter varje fråga Exportera resultat till Excel Om du vill kunna bearbeta resultaten av en enkät i Excel kan du exportera dem från Websurvey. Gör så här: 1. Klicka på enkätens namn och sedan på Rapporter. 2. Klicka på Verktyg i undermenyn och sedan på Spara svar till fil 3. Välj Excel som filformat. Klicka OK 4. Klicka på filens namn och sedan på Spara. 11. Sammanlänka rapporter Om samma enkät skickats till flera olika grupper är det möjligt att slå samman rapporterna av enkäterna. Villkoret för att du ska kunna sammanlänka två rapporter är att enkäterna bygger på samma mall och att alla frågor som du vill ha en sammanlänkad rapport av är låsta (alla gemensamma frågor är automatiskt låsta). För att även de kursspecifika frågorna ska ingå i den sammanlänkade rapporten måste dock dessa frågor läggas in i en enkätmall och låsas. Gör så här: I. 1. Klicka på Enkätmallar och Skapa ny enkätmall. 2. Namnge enkätmallen, välj den mall för de gemensamma frågorna som du önskar i rullgardinsmenyn vid Baserad på mall och klicka sedan på Vidare. 3. Lägg till de kursspecifika frågorna och lås dem genom att klicka på hänglåset i listan över enkätfrågor. II. 4. Skapa en ny enkät baserad på den mall du gjort enligt ovan och skicka sedan ut enkäten (se punkterna 3 och 6 i detta dokument). 5. Klicka på fliken Rapporter. 6. Klicka på länken till en av de rapporter du vill sammanlänka. 7. Klicka på fliken Sammanlänkning och välj den rapport du vill länka med. 8. Återgå till Rapporter rapporterna är nu länkade. (Vid en sammanlänkning ger systemet den sammanlänkade rapporten ett namn, vanligtvis enkät. Detta namn kan man ändra själv.) 9. Klicka på länken till de sammanlänkade rapporten och sedan på Skapa.

6 6(6) 12. Utskick av rapport 1. Klicka på Rapporter. 2. Klicka på Skicka till höger om rapportens namn. 3. Längst ner till vänster markerar du vilka som rapporten ska skickas till. 4. Klicka på Skicka. 13. Noder/kataloger Om du vill ha hjälp att lägga upp en egen enkätkatalog för en viss grupp eller avdelning, kontakta Katharina Soffronow på ank Frågor och svar Fråga: Jag har skickat en intern enkät till mina studenter. Jag har fått in ett tiotal svar, men nu verkar det som om det inte längre går att svara på enkäten trots att den är öppen. Vad är fel? Svar: Det kan bero på att din enkät är en demoenkät istället för en standardenkät. Gå till Enkäter och kontrollera att det står ett S före det aktuella enkätnamnet. Om det står ett D är enkäten den demoenkät. För att omvandla en demoenkät till en standardenkät klickar du på enkätens namn och går sedan till Funktioner. Klicka på Omvandla enkäten från demo- till standardenkät. Magnus Mörck/Katharina Soffronow