Utskick till kunder. Vitec Mäklarsystem

Transkript

1 Utskick till kunder Vitec Mäklarsystem

2 Innehållsförteckning 1. Inledning Urval Skapa etiketter med adresser Utskick med e-post Utskick med e-post och bifogade filer Utskick med SMS Mallar Tips VITEC MÄKLARSYSTEM AB ADRESS: REDEGATAN 1 B, V. FRÖLUNDA BANKGIRO: , PLUSGIRO: , ORG NR: KUNDSERVICE: , FÖRSÄLJNING: , FAX: HEMSIDA: E-POST: kundservice.maklarsystem@vitec.se 1 Utbildningsmaterial

3 1. INLEDNING Den här guiden går igenom hur du enkelt gör utskick till dina kunder med Vitec Mäklarsystem. Du kan med fördel använda den här guiden för att skicka ut julkort till dina kundervia mäklarsystemet! 2. URVAL Gå till fliken Kontakter. Klicka på den röda tratten för att göra att göra ett urval. Nu får du upp fönstret där du gör inställningarna för ditt urval. Under kategori väljer du de kontakter som ska ingå i urvalet. Till exempel säljare och köpare. Under tillhörighet väljer du om urvalet ska innehålla dina kontakter eller alla kontakter på kontoret. Under relation väljer du om det ska vara enbart huvudkontakter, enbart underkontakter eller huvud- och underkontakter. I det här fallet rekommenderar vi att du väljer Enbart huvudkontakter. 2 Utbildningsmaterial

4 För att få fram samtliga säljare och köpare för det här året går vi till fliken Objekt i fönstret för urval. För att få med hela året väljer vi första januari. Om du klickar på knappen Beräkna antal träffar får du upp antalet träffar. Klicka på OK för att få fram ditt urval! När du har fått fram ditt urval markerar du samtliga kontakter. Tips! Det snabbaste sättet för att markera alla kontakter är att hålla ner Ctrl-tangenten och trycka på A-tangenten på ditt tangentbord. Välj kapitel nedan beroende på vad du vill göra: Kapitel 3: Skapa etiketter med adresser. Kapitel 4: Utskick med e-post. Kapitel 5: Utskick med e-post med bifogade filer. Kapitel 6: Utskick med SMS. 3 Utbildningsmaterial

5 3. SKAPA ETIKETTER MED ADRESSER För att kunna fortsätta med den här guiden måste du ha gjort stegen i kapitel 2. När kontakterna är markerade klickar på ikonen med skrivaren. Nu får du upp fönstret med inställningar för utskrifter. Klicka på knappen Förhandsgranska om du vill se hur utskriften kommer att se ut. När du är nöjd klickar du på knappen 'Skriv ut'. INFORMATION OM ETIKETTPAPPER Måtten på etiketter: Antal per ark: Till exempel: Höjd: 3,6 cm. 8 x 3 = 24 stycken. Zweckform Bredd: 7 cm. 4 Utbildningsmaterial

6 4. UTSKICK MED E-POST För att kunna fortsätta med den här guiden måste du ha gjort stegen i kapitel 2. När kontakterna är markerade klickar på ikonen för att skicka e-post till de markerade kontakterna. Om några av dina kontakter saknar e-postadress får du upp ett meddelande om det. Klicka på OK för att gå vidare. Längst upp till höger ligger nu samtliga kontakter med e-postadress. Klicka på OK för att gå vidare. Se till att rutan vid Dölj mottagarna för varandra är markerad. Om du vill använda en utskicksmall väljer du den i listan. Hur du skapar en utskicksmall kan du läsa längre ner i guiden. Under ämne och meddelande kan du skriva in din julhälsning. När du är klar klickar du på OK för att skicka iväg. 5 Utbildningsmaterial

7 5. UTSKICK MED E-POST MED BIFOGAD FIL Har du skapat ett utskick i Word kan du lägga in det i Mäklarsystemet och enkelt bifoga det som en PDF-fil i e-postmeddelande till dina kontakter. För att kunna fortsätta med den här guiden måste du ha gjort stegen i kapitel 2. När kontakterna är markerade går du till Arkiv och klickar på Fristående dokument. I det här fönstret ska du dra in och släppa Wordfilen. Nu ligger dokumentet längst ner i listan under kategorien Dokument från andra dataprogram. Klicka på OK för att öppna dokumentet. När dokumentet är öppet klicka på i gemet i verktygsraden för att bifoga det. 6 Utbildningsmaterial

8 Nu ser du att dokumentet ligger dokumentet bifogat till dina utvalda kontakter som har e- postadress. Klicka på OK för att gå vidare. Se till att rutan vid Dölj mottagarna för varandra är markerad. Om du vill använda en utskicksmall väljer du den i listan. Hur du skapar en utskicksmall kan du läsa längre ner i guiden. Under ämne och meddelande kan du skriva in din julhälsning. När du är klar klickar du på OK för att skicka iväg. 6. UTSKICK MED SMS För att kunna fortsätta med den här guiden måste du ha gjort stegen i kapitel 2. När kontakterna är markerade klickar på ikonen med en mobiltelefon för att skicka SMS till de markerade kontakterna. Om några av dina kontakter saknar mobilnummer får du upp ett meddelande om det. Klicka på OK för att gå vidare. 7 Utbildningsmaterial

9 Längst upp till höger ligger nu urvalets kontakter som har mobilnummer. Klicka på OK för att gå vidare. Om du vill använda en utskicksmall väljer du den i listan. Hur du skapar en utskicksmall kan du läsa längre ner i guiden. Du kan skriva in en annan avsändare. Under meddelande kan du skriva in din julhälsning. När du är klar klickar du på OK för att skicka iväg. 8 Utbildningsmaterial

10 7. MALLAR Tänk på att Vitec Mäklarsystem inte ger någon support på egenskapade mallar. För att skapa egna mallar rekommenderar vi att du är en mycket van datoranvändare. HTML-MALL Gå till verktyg, välj Administrera och klicka på Utskicksmalla för kontakter. Här klickar du på knappen Lägg till. Här väljer du e-postmall med HTML och klickar på OK. 9 Utbildningsmaterial

11 Här är fönstret där du skriver in och formaterar dina html-mallar. I listan väljer du olika fält som du vill infoga i mallen. Välj det som du vill ha i mallen och klicka på knappen infoga. Den här knappen klickar du på för att infoga bilder/grafik. De här verktygen använder du för att formatera texten. 10 Utbildningsmaterial

12 De här verktygen använder du för att placera innehållet. Den här knappen klickar du på för att infoga länkar i mallen. När du är nöjd med mallen klickar du på OK. Här skriver du in titel på din mall. Till exempel Julkort Klicka på stäng när du klar med mallen. Nu kan du infoga mallen! SMS-MALL Gå till verktyg, välj Administrera och klicka på Utskicksmalla för kontakter. Här klickar du på knappen Lägg till. 11 Utbildningsmaterial

13 Här väljer du mall för SMS och klickar på OK. Här är fönstret där du skriver in och formaterar dina mallar. Här skriver du in titel på din mall. Till exempel Jul SMS Högerklicka i det vita fältet, välj Infoga koppling och klicka sedan på den koppling som du vill infoga. När du är nöjd med mallen klickar du på Stäng. Nu kan du infoga mallen! 8. TIPS Om du har några frågor om Vitec Mäklarsystem rekommenderar vi Vitec Hjälpen som du hittar i verktygsraden. Om du funderar på något är du välkommen att kontakta vår kundservice på telefon eller e-post: kundservice.maklarsystem@vitec.se 12 Utbildningsmaterial