Boka visning internet

Transkript

1 INFORMATION FRÅN VITEC VITEC Boka visning internet Handledning MAJ 2014 VITEC Affärsområde Mäklare GÖTEBORG: REDEGATAN 1 B, V. FRÖLUNDA VÄXEL: KALMAR: SVENSKNABBEVÄGEN 25, BOX 751, KALMAR, VÄXEL: STOCKHOLM: LINDHAGENSGATAN 116, BOX 30206, STOCKHOLM, VÄXEL:

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Inledning... 3 Så här startar du en bokning på internet... 3 Lägg upp en visning på vanligt sätt i Säljstöd... 3 Starta bokningen... 4 Inställningar före start... 5 Visningsfönstret efter start... 6 Översikten efter start... 7 Internetlänk... 7 Bokningslistan i Säljstöd när bokning sker via internet... 8 Beskrivningen på internet... 9 Objektbeskrivningen har nu fått en länk... 9 Mer om bokningslistan i Säljstöd Följ bokningen i Säljstöd Om visnigstiden är uppdelad i perioder visas denna sida Motsvarande sida om visningen inte är uppdelad Administrera visningen (1) Ändra eller avboka (2) Boka in en ny kund på visningen (3) Skriv ut visningslista (4) Förläng visningstiden (5) Ändra antalet personer per visning Avsluta en visning Varning om du avslutar innan tiden har gått ut Återstart av visningen Hur går det till för kunden? Kunden väljer tid Kunden registrerar sina uppgifter Bekräftelsesida Kunden får ett e-postbrev Bokningen är bekräftad (1) Ändring av personuppgifter (2) Ändring av tid (3) Avbokning Kortkommandon i Vitec Säljstöd... 26

3 Inledning Via modulen Boka visning internet kan dina kunder själva boka in sig på dina visningar direkt via objektbeskrivningen på internet. Din planering underlättas och kunden får påminnelser via sms och/eller e-post enligt eget önskemål. När du avslutar bokningen sparas alla kunduppgifter ner i Vitec Säljstöd. Så här startar du en bokning på internet LÄGG UPP EN VISNING PÅ VANLIGT SÄTT I SÄLJSTÖD För att du ska kunna starta en bokning på internet krävs att: 1. Datum och tid har angivits 2. Kryssrutan Internet är markerad Det går alldeles utmärkt att dela upp visningen i perioder om du så önskar. 3

4 STARTA BOKNINGEN Du startar bokningen genom att klicka på knappen Starta boka visning på internet. Du kan bara starta om villkoren ovan är uppfyllda och så länge tiden för visningen inte har passerat. 4

5 INSTÄLLNINGAR FÖRE START Du får nu upp en textruta som förklarar vad som kommer att hända. 1. På objektbeskrivningen på internet skapas en länk till bokningssidan. 2. Om en kund klickar på länken kan han/hon reservera en tid. 3. Du kan välja om kunden ska bekräfta sin bokning eller ej. Kunden kommer i båda fallen få ett e-postbrev med en länk till sin bokning. Om bekräftelse krävs måste kunden klicka på länken inom det tidsintervall du anger, annars avbokas kunden. Om ingen bekräftelse krävs bokas tiden omedelbart. Kunden kan i detta fall använda länken för att avboka eller ändra sina uppgifter. 4. Bokning kan ske fram till det antal timmar före visningens början som du anger. När denna tid har passerat tas länken bort från objektbeskrivningen. 5. Du kommer att få en webbsida i Säljstöd varifrån du kan administrera bokningen. 6. Du avslutar bokningen via samma knapp som du nyss klickade på. Den kommer att heta Avsluta boka visning på internet så länge din bokning pågår. Välj hur lång tid kunden ska få på sig för att bekräfta, samt hur lång tid före visningen man ska kunna boka in sig. Klicka på OK för att starta. 5

6 VISNINGSFÖNSTRET EFTER START Utseendet i visningsfönstret ändras när bokningen har startats. Om du vill kan du öppna bokningslistan härifrån genom att klicka på knappen Visa bokningslista på internet (1). När du senare ska avsluta bokningen klickar du på Avsluta boka visning på internet (2)

7 ÖVERSIKTEN EFTER START Översiktsvyn i Säljstöd ser också annorlunda ut när en bokning på internet pågår. För att visa bokningslistan klickar du på raden Fredag, När du vill avsluta bokningen klickar du på Avsluta. INTERNETLÄNK När bokningen startas kommer du att få ett e-postbrev med två länkar. Den ena länken öppnar den startade visningens bokningslista i din webbläsare. Den andra länken öppnar en lista över kontorets pågående visningar: Den kan vara bra att använda om du vill se hur många bokningar som är gjorda. Denna sida kan du nå till exempel från din hemdator om du vill se den utan att vara beroende av Säljstöd. Denna sida uppdateras efter hand som nya visningar tillkommer. Ett tips: Spara länken som ett bokmärke i din webbläsare. 7

8 BOKNINGSLISTAN I SÄLJSTÖD NÄR BOKNING SKER VIA INTERNET Så här kan bokningslistan se ut. I vårt exempel är ingen person inbokad ännu. Du kan läsa mer om denna lista på sid 10. Här kan du också ändra tidsperioder eller antal kunder på din visning. 8

9 Beskrivningen på internet OBJEKTBESKRIVNINGEN HAR NU FÅTT EN LÄNK När en bokning är startad visas en länk på objektbeskrivningen på internet. Observera att bilden visar Vitec Säljstöd standardbeskrivning. Om ditt företag har en anpassad beskrivning kan länken ha annan placering. När en besökare klickar på länken öppnas bokningssidan. 9

10 Mer om bokningslistan i Säljstöd FÖLJ BOKNINGEN I SÄLJSTÖD Bokningarna följer du genom att klicka på motsvarande länk i översiktsvyn (se sid 7). Utseendet på bokningssidan kan skilja sig åt en aning beroende på vilken typ av visning det rör sig om. OM VISNIGSTIDEN ÄR UPPDELAD I PERIODER VISAS DENNA SIDA I detta exempel är visningen uppdelad i fyra perioder med två personer tillåtna i varje period. Två personer har anmält sig. Lars-Inge Sandholm har svarat på bekräftelsemejlet och därför visas statusen Bokad. Karl Svenson har ännu inte svarat, därför visas status Reserverad. MOTSVARANDE SIDA OM VISNINGEN INTE ÄR UPPDELAD Här har två personer bokat in sig. En har bekräftat. 10

11 ADMINISTRERA VISNINGEN Vi ska nu gå igenom de valmöjligheter du har när du är inne på bokningssidan. Du kan: 1. Ändra eller avboka en redan registrerad person genom att klicka på kundens namn. 2. Själv registrera en ny person genom att klicka på Ledig. 3. Skiva ut en lista över bokade personer genom att klicka på knappen Skriv ut. 4. Utöka visningen med fler tidsperioder. Välja antal och var i tiden förlängningen ska ske, samt klicka på Ändra. 5. Utöka antalet personer i varje tidsperiod genom att välja antal och klicka på Ändra (1) ÄNDRA ELLER AVBOKA Klicka på personens namn när du vill göra ändringar för en kund som redan är inbokad. 11

12 ÄNDRA UPPGIFTER Du kommer då till en sida där du kan ändra personens uppgifter och komplettera med en notering. Noteringen kommer du att se i Säljstöd när du har avslutat bokningen på internet. Med hjälp av knapparna längst ner kan du ändra tid om det är en tidsuppdelad visning, eller radera kunden från visningen. 12

13 ÄNDRA TID När en visning är uppdelad i flera perioder går det bra att ändra bokningen för en kund så länge det finns lediga tider kvar. AVBOKA/RADERA Om du behöver radera bokningen för en kund finns en funktion även för det. 13

14 (2) BOKA IN EN NY KUND PÅ VISNINGEN Genom att klicka på en ledig tid kan du boka in en kund som inte har möjlighet att boka själv. Fyll i personens uppgifter och klicka på Spara. Personen kommer att få status Bokad och behöver således inte bekräfta via e-post. Om du har angett en e-postadress för personen kommer denne att få ett e-postbrev med en länk till sidan där man kan ändra sina uppgifter. 14

15 (3) SKRIV UT VISNINGSLISTA För att skriva ut en lista över de kunder som är inbokade klickar du på knappen Skriv ut. Du får då upp nedanstående dialogruta. Här väljer du Inställningar. 15

16 Här kan du välja Stående eller Liggande. Pröva dig fram till vad som passar dig bäst. Bekräfta med OK och klicka slutligen på Skriv ut. (4) FÖRLÄNG VISNINGSTIDEN Ibland uppstår behov av att kunna förlänga en tidsindelad visning och på administrationssidan kan du i så fall utöka visningen med en eller flera lika långa tidsperioder som dem du redan har. Vår visning kl 18:00-19:00 kommer med exemplet nedan att förlängas med 30 minuter totalt eftersom vi har valt antalet 2 (två stycken 15-minuterspersioder). Den extra tiden förläggs till 17:30-18:00 eftersom vi har valt alternativet Före. (Visningen kommer alltså att börja en halvtimme före ordinarie visningsstart). 16

17 (5) ÄNDRA ANTALET PERSONER PER VISNING För tidsindelade visningar kan du även utöka antalet tillåtna personer per visningsperiod om så skulle behövas i efterhand. Välj då hur många ytterligare personer som ska kunna bokas in på varje tidsperiod. Klicka sedan på Ändra. Avsluta en visning När du ska avsluta en bokning på internet kan du antingen klicka på Avsluta i översikten eller om du befinner dig inne i visningsmodulen så använder du dig av knappen Avsluta boka visning på internet : 17

18 VARNING OM DU AVSLUTAR INNAN TIDEN HAR GÅTT UT OBS! Kom ihåg att om inte tiden ännu inte har gått ut när du avslutar visningen, så måste du kryssa i rutan om att påminnelser ska tas bort. Slutligen visas en sammanfattande informationstext om vad det innebär att avsluta bokningen på internet. Du blir även påmind om att göra en marknadsplatsöverföring så att länken på din webbeskrivning försvinner. Tänk på att när visningskunderna importeras till Säljstöd, så kan det bli en del dubbletträffar på personer som redan finns i ditt register sedan tidigare. Du bör alltså inte ha bråttom när du avslutar utan var beredd på att det kan ta en liten stund innan allt är klart. 18

19 VISNINGEN I SÄLJSTÖD EFTER AVSLUT När en bokning på internet är avslutad återgår visningen till att se ut som vanligt i Säljstöd, och du hanterar den även på samma sätt som vanliga visningar. ÅTERSTART AV VISNINGEN Efter avslut går det att återstarta visningen om du t ex har en periodindelad visning som börjar bli fullbokad och där du vill öka tiden från exempelvis 18:00-19:00 till 18:00-19:30. De redan inbokade kunderna kommer att få ett nytt e-postbrev med upplysning om de nya tiderna. För återstart använder du samma knapp inne i visningsmodulen som du från början startade bokningen på internet med. 19

20 Hur går det till för kunden? KUNDEN VÄLJER TID När kunden kommer till bokningssidan via länken på din objektbeskrivning ser det ut ungefär som på nedanstående bild. Om visningen är indelad i flera perioder får kunden först välja vilken tid som passar, precis som i vårt exempel nedan. Om visningen inte är periodindelad däremot hoppas denna sida över eftersom den då inte är relevant. Observera att bilderna visar fallet när kunden ska bekräfta sin bokning. Om så inte är fallet är texten anpassad för detta fall. Så länge tidsperioden inte är fullbokad står det att tiden är ledig. Om den är fullbokad står det Bokad. Reserverad visas om någon person inte har bekräftat. Kunden ser inte hur många personer som kan boka in sig på varje period. 20

21 KUNDEN REGISTRERAR SINA UPPGIFTER När kunden har klickat på önskad tid visas nedanstående sida. Här fyller man i sina personuppgifter och väljer om påminnelse önskas via e-post och/eller sms. 21

22 BEKRÄFTELSESIDA På sista sidan får kunden en bekräftelse på sin registrering och lite sammanfattande information. KUNDEN FÅR ETT E-POSTBREV Kunden får därefter ett e-postbrev med uppmaningen att bekräfta sin bokning. 22

23 BOKNINGEN ÄR BEKRÄFTAD Länken i e-postbrevet går till nedanstående sida och bokningen är därmed bekräftad. Kunden kan nu: 1. Ändra sina personuppgifter eller val av påminnelse. 2. Byta tid om visningen är indelad i perioder. 3. Avboka sig från visningen

24 (1) ÄNDRING AV PERSONUPPGIFTER Kunden kan ändra sina personuppgifter och inställningarna för påminnelse. 24

25 (2) ÄNDRING AV TID Om visningen är indelad i flera perioder kan kunden byta till en annan tid, såvida det finns någon som är ledig. (3) AVBOKNING Så här ser det ut om kunden väljer att avboka sig från visningen. 25

26 Kortkommandon i Vitec Säljstöd Tryck på Om du vill F1 F3 F5 F7 F8 SHIFT + F7 SHIFT + F10 CTRL + I CTRL + N CTRL + M CTRL + L CTRL + K CTRL + R CTRL + D CTRL + M CTRL + Q CTRL + C CTRL + X CTRL + V CTRL + Z DEL TAB SHIFT + TAB CTRL + HÖGERPIL CTRL + VÄNSTERPIL CTRL + HOME CTRL + END CTRL + F4 CTRL + TAB ALT + F4 ALT + TAB ALT + ESC Visa hjälp Öppna sökrutan Uppdatera en lista Gå till föregående flik i ett registerkort Gå till nästa flik i ett registerkort Starta stavningskontrollen Visa snabbmenyn för ett markerat objekt Nå inmatningsfälten i ett registerkort Nå arbetsflödet i ett registerkort Nå snabbmenyn i en lista Nå listdelen i en lista Nå knapparna i listans verktygsrad Nå registerkortet i listan om detta är öppet Nå månadskalendern om du står i ett datumfält Räkna om månadsvärde till årsvärde Räkna om månadsvärde till kvartalsvärde Kopiera Klippa ut Klistra in Ångra Ta bort Gå till nästa fält Gå till föregående fält Flytta insättningspunkten till början av nästa ord Flytta insättningspunkten till början av föregående ord Flytta insättningspunkten till början av texten Flytta insättningspunkten till slutet av texten Stänga det aktiva fönstret Växla mellan öppna fönster Stänga eller avsluta det aktiva objektet/programmet Växla mellan program i Windows Växla mellan programmen i den ordning som de startades ALT Skriva tvåan i m² ALT Skriva trean i m³ 26