Dokumenthantering i Vitec Express

Transkript

1 INFORMATION FRÅN VITEC VITEC Dokumenthantering i Vitec Express Användarhandledning November 2015 VITEC Affärsområde Mäklare info.maklare@vitec.se GÖTEBORG: REDEGATAN 1 C, V. FRÖLUNDA VÄXEL: KALMAR: BOX 751, BORGMÄSTAREGATAN 5, KALMAR, VÄXEL: STOCKHOLM: BOX 30206, LINDHAGENSGATAN 116, STOCKHOLM

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Skapa dokument... 3 Söka bland mallar... 4 Verktygsraden... 6 Skapa pdf och skriva ut... 6 Bläddra mellan sidor... 7 Alternativa texter och bilder... 7 Gula texter... 9 Dolda texter Informationsrutor Hantera sparade dokument

3 SKAPA DOKUMENT När du vill skapa ett dokument i Express går du in på önskat objekt, klickar på menyknappen och väljer Dokument. Första gången du kommer in på dokumentsidan är den tom, men allteftersom du skapar och sparar dokument kommer de att visas här som miniatyrer. Nu till att börja med får du klicka på Skapa nytt dokument från mall. På höger sida visas en lista där du väljer önskad mall och klickar på Klar. 3

4 SÖKA BLAND MALLAR Du kan även göra en sökning högst upp där du själv skriver in vad du letar efter: När du har valt ett dokument öppnas det i redigeringsläge. Det ser du bland annat i verktygsraden där Ändra är valt: 4

5 Om du tittar på själva dokumentet ser du att mycket av informationen har hämtats automatiskt från ditt objekt- och personregister. På en del ställen finns blå markeringar där du har möjlighet att fylla i text direkt i dokumentet. Den blå färgen syns aldrig vid utskrift utan bara i redigeringsläget. Du kan även ändra befintliga texter (åtminstone de allra flesta) genom att klicka på dem. Då blir de gråmarkerade och du ser ett blinkande streck som talar om var det du skriver kommer att hamna. 5

6 VERKTYGSRADEN I dokumentets verktygsrad hittar du följande funktioner: Längst till vänster finns en knapp för förhandsgranskning (1), som du använder om du vill lämna redigeringsläget och se hur dokumentet kommer att se ut vid utskrift. Med reglaget vid Skala (2) kan du zooma in och ut i dokumentet. Till höger om detta hittar du tre formateringsknappar (3) för fet och kursiv stil samt understrykning. Dessa knappar tänds bara upp när en text i dokumentet är gråmarkerad och redigeringsbar. Uppdatera (4) innebär att uppgifter från registret hämtas in till dokumentet vilket är användbart om du t ex har gjort ändringar på objektet efter att du senast sparade dokumentet. När du har gjort ändringar som du vill behålla klickar du på Spara (5) och med krysset längst till höger (6) stänger du dokumentet. SKAPA PDF OCH SKRIVA UT När du förhandsgranskar ett dokument innehåller verktygsraden en extra knapp, Skriv ut. Den klickar du på om du vill skapa en pdf av dokumentet, eller om du vill skriva ut dokumentet. Vad som händer när du klickar på Skriv ut varierar lite beroende på vilken webbläsare du har. Håll utkik på skärmen helt enkelt. I vårt exempel med webbläsaren Chrome dyker dokumentnamnet upp nere till vänster i fönstret och här kan man klicka för att nå olika alternativ. 6

7 BLÄDDRA MELLAN SIDOR I granskningsläget finns klickbara miniatyrer av de olika sidor som dokumentet består av, vilket underlättar navigeringen och ger dig snabb överblick av dokumentets innehåll. ALTERNATIVA TEXTER OCH BILDER Vid vissa texter i dokumenten kommer du att se en grå symbol som betyder att texten kan bytas ut mot andra alternativ. Klicka på symbolen så markeras texten och de olika alternativen dyker upp till höger på skärmen. 7

8 Även bilder kan ha alternativsymbol. Detta ger dig möjlighet att välja mellan olika bilder, antingen från de bilder som finns på objektet eller, i vissa dokument, bland andra bilder som inte är objektspecifika. 8

9 GULA TEXTER Det finns en del texter i dokumenten som är gulmarkerade. Det är för att uppmärksamma dig på att du måste ta ställning och göra ett val. Klicka på alternativsymbolen för att se vilka texter du kan välja mellan. 9

10 DOLDA TEXTER Somliga texter i dokumenten är dolda. Dessa texter har ljust grå färg i redigeringsläget och skrivs inte ut. Om du ändå vill att en sådan text ska vara med på utskriften kan du aktivera den, ofta genom att klicka i en kryssruta som här: Eller genom att fylla i en blå ruta: INFORMATIONSRUTOR Här och var i dokumenten kan du stöta på en rund informationssymbol. När du klickar på den visas en informationsruta som bara är riktad till dig som användare, och som alltså inte syns när du skriver ut dokumentet. De här rutorna innehåller värdefull information till dig, så ta för vana att alltid läsa dem så att du inte glömmer något viktigt. Om du känner dig helt införstådd med det som står i rutan kan du stänga den igen genom att återigen klicka på den runda symbolen. 10

11 HANTERA SPARADE DOKUMENT När du väl har börjat arbeta med dina dokument och sparat dem kommer de att visas som miniatyrer på sidan Dokument som vi utgick ifrån tidigare. Skapa nytt finns alltid längst till vänster. Miniatyrerna av sparade dokument hanterar du på följande sätt: Klicka direkt på själva miniatyren (1) om du vill förhandsgranska ett dokument. Vill du hellre komma till redigeringsläget klickar du på (pennan) knappen Ändra (2) som du hittar nedanför miniatyren. Knappen Ta bort (3) använder du om du behöver radera ett dokument