Marknadsmaterial via FOX. Användarhandledning

Transkript

1 Marknadsmaterial via FOX November 2012

2 Innehåll INLEDNING... 4 KONTAKTUPPGIFTER... 4 För frågor om handhavande i Vitec Mäklarsystem... 4 För frågor om handhavande i FOX... 4 För frågor till tryckeriet... 4 ATT TÄNKA PÅ INNAN DU BÖRJAR... 5 Tekniska krav... 5 Internetanslutning... 5 Flash... 5 Pdf-läsare... 5 Kvalitetskrav för bilder... 5 Tillåtna bildformat... 5 FAKTURERING... 5 SÅ HÄR GÖR DU FÖR ATT KOMMA IGÅNG... 6 Välj objekt... 6 Välj dokument... 7 Välj bilder... 7 Välj framsida och färgschema GRANSKA OCH KORRIGERA SPARA OCH BESTÄLLA TRYCK Spara pdf Skicka korrektur Beställning till tryckeri Spara utan att skapa pdf TILLBAKA I MÄKLARSYSTEM Redigera senare VIKTIGT OM ÄNDRINGAR SOM GÖRS I EFTERHAND Komplettera ett sparat dokument med nya bilder SÅ HÄR ANVÄNDER DU REDIGERINGSVERKTYGET Navigera Flytta sidor Lägga till och ta bort sidor Vitec Redegatan 1B Västra Frölunda Växel Kundservice Fax

3 Bildsida Uppslag Textsida Planlösningssida Redigera text Flytta stycken Flytta text till en annan sida Radera stycken Ångra ändringar Hantera bilder Positionera bilder Upplysning om bildkvalitet Byta bilder Byta motiv på prospektets baksida QR-kod Skriva ut korrektur Skärmärken ÖVRIGT Importera bilder från bildleverantör Vitec Redegatan 1B Västra Frölunda Växel Kundservice Fax

4 Inledning Från Vitec Mäklarsystem kan du nu enkelt beställa professionellt marknadsmaterial till dina objekt direkt från dokumentlistan. Du skickar över information om bostaden till FOX, som är ett lättanvänt, webbaserat redigeringsverktyg där du på ett mycket överskådligt sätt ser hur ditt dokument kommer att se ut. Det är dessutom väldigt enkelt att flytta runt text och bilder om det är något du vill ändra. När du är nöjd kan du med några få knapptryckningar beställa tryck till konkurrenskraftiga priser. Vill du i stället anlita en lokal tryckpartner är även det möjligt. Funktion finns för att spara dokumentet i form av en högupplöst pdf som du själv kan skicka till ditt tryckeri. Tillgängliga dokument är prospekt och till salu-skylt, som säljs tillsammans till paketpris. Planer finns på att utöka sortimentet med ännu fler trycksaker framöver. Kontaktuppgifter Om du behöver hjälp är du välkommen att höra av dig till oss. Här ser du vart du kan vända dig i olika frågor. För frågor om handhavande i Vitec Mäklarsystem Vitec Kundservice Göteborg Telefon: E-post: kundservice.maklarsystem@vitec.se För frågor om handhavande i FOX FOX Publish Telefon: E-post: post@foxpublish.se För frågor till tryckeriet TMG Göteborg Emir Ganic Magnus Laurin Projektledare/affärsutvecklare E-post: magnus.laurin@tabergmediagroup.se E-post: emir.ganic@tmggoteborg.se Telefon: Telefon: Mobil: Mobil: Sida 4 av 28

5 Att tänka på innan du börjar Tekniska krav Internetanslutning Eftersom Mäklarsystem och beställningssystemet hos FOX utbyter information via internet, och eftersom redigeringsverktyget hos FOX är webbaserat måste du vara ansluten till internet hela tiden medan du arbetar med dina dokument. Flash Din webbläsare måste ha stöd för Flash. Om detta saknas, installera Adobe Flash Player på din dator. Pdf-läsare Du behöver också ha en pdf-läsare på datorn för att kunna granska korrektur. Ett sådant program har du säkert redan, men skulle det saknas bör du installera t ex Adobe Reader. Kvalitetskrav för bilder Produkterna från FOX är oftast avsedda för tryck. Särskilt prospektet är designat för att tryckas upp till snygga häften. Därför måste bilderna som används hålla en viss kvalitetsnivå. Prospektet innehåller såväl små som stora bilder. Om du vill vara säker på att dina bilder ska bli bra i tryck även i helsidesformat (A4) behöver de ha en upplösning på ca 3508 x 2480 pixlar. Till en halvsida rekommenderas ca 1754 x 1400 pixlar. För bilder i A3-format krävs ca 3508 x 4960 pixlar. Bilder som du redan hämtat in till Mäklarsystem kanske du får överväga att hämta på nytt i sitt originalutförande, om du tidigare valt att förminska dem vid importen. Det finns även möjlighet att hämta bilder direkt till FOX från ett antal bildleverantörer, läs mer om detta på sid 28. Tillåtna bildformat De bilder du vill använda i FOX-dokumenten bör vara av typen jpg eller jpeg. Stöd finns även för tif och tiff. Andra sorters filformat går däremot inte att använda. Fakturering Du blir aldrig fakturerad för ett objekt förrän du väljer att spara ditt dokument, det vill säga du kan alltid titta på dokumentet och pröva på redigeringsverktyget (Fox Editor) innan du bestämmer dig för att spara. När du klickar på Spara eller Spara som pdf kommer debitering att ske vilket du också får information om på skärmen. När du väl har sparat kan du gå tillbaka till ditt objekt hur ofta du vill för att ändra eller komplettera din trycksak med ny information/bilder. Du betalar alltså för objektet endast första gången du sparar. Sida 5 av 28

6 Så här gör du för att komma igång Välj objekt Leta upp och öppna den bostad i Vitec Mäklarsystem som du vill beställa material till. Objektkategorier som stöds är bostadsrätter, villor/fritidshus och tomter. Klicka på dokument-knappen i verktygsraden. Sida 6 av 28

7 Välj dokument I dokumentlistan ser du tack vare den speciella ikonen vilket material som kommer från FOX. Välj om du vill börja med till salu-skylten eller prospektet. Vi kommer att jobba med ett prospekt i vårt exempel. Välj bilder Du får nu välja vilka bilder som ska användas i ditt dokument. Som tidigare nämnts är bildkvaliteten viktig för att slutresultatet ska bli bra. Klicka på Nästa för att gå vidare. Sida 7 av 28

8 På sista sidan i guiden bekräftar du med Slutför att du vill skicka iväg informationen. Observera att det nu kan ta en stund att exportera all data, särskilt om det är många och stora bilder som ska föras över till FOX. Du ser ett timglas på skärmen medan arbetet pågår. Sida 8 av 28

9 Det som sedan händer är att din webbläsare öppnas upp på skärmen. Det är här ditt dokument kommer att presenteras. Medan dokumentet laddas kan det ibland visas en tom sida, men det är helt normalt. Efter ett tag kommer du att se en grön stapel på sidan. Sida 9 av 28

10 Därpå dyker FOX-logotypen upp, tillsammans med en linje där du ser förloppet. Sedan skapas sidorna i ditt dokument. Sida 10 av 28

11 Välj framsida och färgschema Eftersom vi vill göra ett prospekt i vårt exempel får vi välja framsida till vårt häfte, och vilket färgschema dokumentet ska ha. Om vi hade gjort en till salu-skylt skulle vi ha fått välja bland olika utföranden/layouter och mellan A4/A3. Du behöver inte vara rädd för att välja fel i den här dialogrutan, du kan enkelt ändra dessa parametrar senare om du skulle ångra dig (detta gör du via menyerna Framsida och Färgval inne i redigeringsverktyget). Klicka på OK längst ner när du har gjort ditt val. Sida 11 av 28

12 Granska och korrigera Du får nu upp ditt dokument i redigeringsverktyget. Här är det viktigt att du tittar igenom sidorna och justerar text och bilder som du vill ha det. Automatiken som används för att sätta samman dokumenten kan aldrig bli fulländad, så ta för vana att granska innehållet i prospektet med egna ögon. Det är inte alltid informationen om dina objekt passar in överallt. Ibland är vissa textutrymmen begränsade för att designen ska bli rätt, samtidigt som vissa objekt genererar ovanligt mycket text. Då får du manuellt gå in och korrigera så att det ser bra ut. Klicka på texten så kan du ändra efter behov. I exemplet nedan har vi varit tvungna att förkorta en lång adress. I vissa fall är adressen ändå för lång, då får man använda sin kreativitet och skriva in något annat i stället. Läs mer om hur du använder redigeringsverktyget på sid 18. Sida 12 av 28

13 Spara och beställa tryck När du är nöjd med ditt prospekt vill du säkert att det ska tryckas upp till snygga häften. Det du först måste göra då är att spara dokumentet, förslagsvis som pdf eftersom du då får en fil som passar bra att använda som korrektur, du kan exempelvis skicka den via e-post till säljaren. Spara pdf Klicka på Fil i menyraden och välj Spara som pdf. Om du får upp ett fönster med varningar måste du åtgärda de problem som visas med röd färg. De orange-färgade går att ignorera, men det är självklart att rekommendera att du åtgärdar dem också eftersom det annars kan uppstå felaktigheter i ditt dokument. Sida 13 av 28

14 När du har åtgärdat eventuella problem kan pdf:en skapas. Du kommer nu att dirigeras till nedanstående lista i FOX. I denna lista visas alltid de dokument som du sparar, och härifrån skickar du din beställning till tryckeriet. Medan pdf:en genereras ser du en animerad ikon som indikerar detta. När processen är klar dyker det upp två pdf-ikoner i listan. Det är alltid två pdf:er som skapas av ditt dokument en högupplöst som kan skickas till tryckeri och en lågupplöst som endast är avsedd för korrektur. Skicka korrektur Den senare kan du enkelt skicka till valfri mottagare genom att klicka på knappen Skicka e-post. Båda pdf:erna sparas automatiskt ner på objektet i Mäklarsystem när du är färdig hos FOX och stänger din webbläsare. Sida 14 av 28

15 Beställning till tryckeri Men klicka nu på Beställ, så får du upp ett formulär där du gör din beställning till tryckeriet. Spara utan att skapa pdf Du måste inte skapa pdf-filer varje gång du vill spara ditt FOX-dokument. Det finns ett alternativ för att spara som vanligt också, utan pdf. Då väljer du Fil Spara, så sparas dokumentet för vidare redigering vilket är tillräckligt om du vill fortsätta arbeta med materialet senare. Det som kan vara bra att veta är att om du först sparar som pdf, och sedan gör ändringar och sparar som vanligt, så försvinner dina sparade pdf:er. Detta eftersom de inte längre stämmer med innehållet i dokumentet. Du får därför spara nya pdf-filer igen när du har ändrat klart. Sida 15 av 28

16 Tillbaka i Mäklarsystem När du stänger ner din webbläsare och kommer tillbaka till Mäklarsystem finns det en knapp på dokumentsidan som du kan klicka på för att komma åt de pdf:er du sparade av prospektet. FOX-dokumenten finns nu samlade på en särskild flik i dokumentlistan. Sida 16 av 28

17 Redigera senare Om du vill återgå till ditt prospekt och göra ändringar i efterhand gör du det från dokumentlistan precis som vanligt. Den här raden är det du ska dubbelklicka på: De andra två raderna representerar dina sparade pdf-filer. Dubbelklickar du på dem öppnas de upp i din pdf-läsare precis som alla andra pdf-dokument på din dator. Viktigt om ändringar som görs i efterhand Om du gör ändringar på ett objekt i Mäklarsystem efter att du har sparat ett dokument hos FOX, så finns det ingen funktion för automatisk uppdatering av det sparade dokumentet. Därför måste du antingen skapa ett nytt dokument, eller öppna upp det befintliga och själv mata in den nya informationen. Detta gäller nya eller ändrade grunduppgifter såväl som nya eller ändrade bilder. Komplettera ett sparat dokument med nya bilder Om det har tillkommit nya bilder på ett objekt efter att du har sparat ett dokument i FOX gör du så här för att få med bilderna i dokumentet: 1. I Mäklarsystem, starta inte det sparade dokumentet utan välj i dokumentlistan att skapa ett nytt FOX-dokument av samma typ, d v s nytt prospekt om det var ett prospekt du hade sedan tidigare. 2. I dialogrutan där du väljer bilder behöver du bara ta med de nya bilderna. 3. När det nya FOX-dokumentet har öppnats upp på skärmen stänger du det via menyn Fil och alternativet Avsluta. En ruta kommer fram där du får bekräfta ditt val, sedan hamnar du i dokumentlistan i FOX. 4. I listan ska du nu se det dokument som du vill uppdatera. Klicka på knappen Redigera. 5. Inne i dokumentet får du nu hämta in de nya bilderna en och en till önskad plats. På sid 25 kan du läsa mer om hur man väljer bilder i redigeringsverktyget. Sida 17 av 28

18 Så här använder du redigeringsverktyget I redigeringsverktyget hos FOX ser du hela tiden två sidor åt gången på arbetsytan. Du zoomar in och ut på sidorna med hjälp av verktygen längst ner till vänster. Håll muspekaren över en ikon så får du upp en förklarande informationstext. Navigera I nederkanten visas alla sidor i miniatyr så att du enkelt kan navigera i dokumentet. Bara klicka på den sida du vill gå till. På en del av miniatyrerna kan det visas ett hänglås det betyder att layouten på sidan är fast och inte kan ändras. Det går däremot bra att ändra i enskilda texter på sidan (även om vissa speciella texter också kan vara låsta). Sida 18 av 28

19 Flytta sidor Sidor som inte är låsta kan du flytta till annan plats i dokumentet om du vill. Ta helt enkelt tag i miniatyren och dra den dit du villa ha den. Vissa sidor kan bara flyttas två och två, det kan till exempel vara fallet om en bild ska skrivas ut över ett helt uppslag. Du ser detta genom att båda sidorna följs åt när du drar i dem. Lägga till och ta bort sidor Vill du ta bort en befintlig sida högerklickar du på miniatyren och väljer Radera sida. Även här gäller att det kan finnas fasta sidor som du inte kan ta bort. För att lägga till sidor använder du dig av menyn Sid, men se till först att du placerar dig i miniatyrvisningen där du vill att sidan ska infogas eller rättare sagt till vänster om den plats där du vill ha din nya sida. I vårt exempel nedan, där vi har sidan tre markerad, kommer vår nya sida att bli en ny sida fyra. Sida 19 av 28

20 I menyn Sid finns fyra olika alternativ för vilken sorts sida du kan lägga till. Bildsida Om du väljer Bildsida blir det en sida med stående bild, men det finns även andra varianter att välja mellan, som till exempel två, tre eller fyra bilder per sida. Öppna menyn Bilder så hittar du dessa alternativ. Vissa rader i menyn Bilder är oklickbara; det beror på att vissa layouter är avsedda för exempelvis uppslag och inte för enkelsidor som vi jobbar med nu i vårt exempel. Alternativen längst ner i menyn kan vara värda att nämna, dessa går nämligen bara att använda på prospektets baksida. Läs mer om detta på sid 26. Sida 20 av 28

21 Uppslag Med Uppslag infogas det alltid två sidor som hör ihop. Textsida Sida som är avsedd för text. Planlösningssida Om du vet med dig att det är planritningar du vill visa på sidan kan du välja Planlösningssida. Då delas sidan upp för två liggande planritningar, men du kan även välja att ha en stående ritning om det passar bättre. I så fall byter du till En bild i menyn Bilder. Redigera text Det är mycket enkelt att ändra text på sidorna i FOX. Du klickar bara i önskat textstycke så zoomas området in och du kan börja skriva lägga till, ta bort, kopiera, klistra in och liknande. Det är bara i själva dokumentet som texten ändras; informationen på dina objekt i Mäklarsystem påverkas inte om du ändrar text i redigeringsverktyget. Dokumentet lever så att säga sitt eget liv. Flytta stycken Om du för muspekaren över en textsida ser du att det visas en ram runt det som FOX betraktar som stycken. Dessa kan du flytta omkring på sidan genom att klicka och dra. Håll muspekaren över stycket tills du ser den orange-färgade navigeringssymbolen uppe i högra hörnet. Då kan du ta tag i den med muspekaren och dra, så flyttas stycket dit du släpper det. Sida 21 av 28

22 Flytta text till en annan sida Dra-och-släpp-metoden för text fungerar bara inom en och samma dokumentsida. Vill du flytta text till en annan sida i prospektet får du använda dig av funktionerna för klippa ut och klistra in som finns i menyn Redigera. Klicka i det stycke vars text du vill flytta, så att markeringsramen visar sig. Sedan klickar du på Redigera Klippa text. Vill du använda dig av kortkommandon på tangentbordet i stället måste du först trycka Ctrl + A innan du kan välja Ctrl + X. Förflytta dig till den andra dokumentsidan och klicka där du vill ha texten innan du väljer Redigera Klistra in text eller Ctrl + V. Vill du flytta både rubrik och brödtext, eller flera textstycken, får du upprepa ovanstående steg tills du har fått med dig all text du vill ha. Det finns tyvärr ingen möjlighet att markera flera stycken på en gång. Radera stycken Om du vill ta bort ett helt stycke bör du först förvissa dig om att det rätt stycke som kommer att raderas. Håll muspekaren över texten tills du ser styckeramen, sedan kan du högerklicka och välja Radera element. Ångra ändringar Det kan vara bra att veta att kortkommandot Ctrl + Z inte fungerar för att ångra misstag vid textredigeringen i FOX. Du kan däremot alltid klicka på Redigera i menyraden så hittar du möjligheten att ångra senast gjorda ändringen längst upp i menyn. Sida 22 av 28

23 Hantera bilder Dina bilder från objektet i Mäklarsystem placeras automatiskt ut på sidorna i prospektet när dokumentet skapas hos FOX, men detta arrangemang är bara ett förslag. Du kan helt efter eget tycke ändra en bilds placering efteråt om du vill ha det på något annat sätt. Det enda som du själv inte kan ändra är logotypen och bilden på ansvarig mäklare, dessa bilder är fasta. Positionera bilder Bildsidorna i prospektet innehåller bildytor av olika form och storlek där dina bilder från Mäklarsystem placeras in. Om du klickar på en bildyta kommer du att se en orange-färgad ram som visar bildens verkliga form. I vårt exempel nedan har vi som du ser en liggande bild som har placerats i en stående bildyta. Motivet har centrerats och det passar ju bra för det mesta, men om du vill framhäva någon annan del av bilden kan du justera bildens placering i sidled genom att klicka och dra i ramen. Sida 23 av 28

24 Så här ser det ut när man justerar en bild inom bildytan: Hela bilden blir (halv-)synlig så att du kan bestämma vilken del av motivet du vill ska rymmas inom bildytan. Hade vi haft det omvända förhållandet en stående bild till en liggande bildyta, hade du i stället kunnat justera bilden uppåt och neråt. Upplysning om bildkvalitet Som tidigare nämnts så är bildkvaliteten väldigt viktig när du arbetar med prospekt och liknande marknadsmaterial som ska tryckas. Därför visas olika varningar i FOX om dina bilder har för låg upplösning. Dessa bilder bör du byta ut om du vill få ett bra resultat. Så här kan det se ut på dokumentsidan om det finns en bild som är undermålig: Håll muspekaren över varningssymbolen så ser du vilken upplösning bilden har. Oftast är det gul färg på varningstriangeln men i vårt exempel har bilden väldigt låg upplösning och då vill man varna lite extra, därför är varningstriangeln röd på vår bild. Sida 24 av 28

25 Du kan alltid se i redigeringsverktyget vilken upplösning en bild har, även dem som det inte varnas för. Klicka på en bild så att du ser den orange-färgade ramen som visar att bilden är markerad. Då dyker det upp en ny rad nedanför huvudmenyn, där du ser upplösningen längst till höger. Byta bilder Om du vill byta ut en bild behöver du bara markera den, så att du ser markeringsramen, och sedan klicka en gång till. Du kommer då in i den mapp hos FOX där objektets bilder finns samlade. Här klickar du bara på den bild som du vill använda i stället. Värt att lägga märke till i bildmappen är att du även här ser varningssymbolen på de bilder som har för låg kvalitet. Det visas också en siffra vid varje bild; den anger hur många gånger en bild förekommer i dokumentet. Detta hjälper dig se till så att ingen bild visas dubbelt i prospektet. Sida 25 av 28

26 När du befinner dig i bildmappen kan du hålla muspekaren över en bild för att se vilken sida i dokumentet som den används på. Här får du även information om bildens storlek, upplösning och filformat. Byta motiv på prospektets baksida Om du tittar på baksidan ser du att den innehåller en ganska stor bild denna går att ersätta med en annan fast bild (ingår i systemet) eller med någon av dina egna bilder. Gå till prospektets baksida i redigeringsverktyget så att sidan får fokus, och klicka på Bilder i menyraden, så ser du längst ner i menyn vilka alternativ som finns. Fast bild 1 är det motiv som är förvalt från början. Fast bild 2 är ett annat motiv med anknytning till bostadsbyte. Tycker du inte att någon av dessa bilder passar kan du i stället välja Fritt bildval, så blir bildytan på baksidan klickbar som alla andra bilder i dokumentet. Därmed kan du välja att ha ett foto på bostaden även här, eller någon helt annan sorts bild om du hellre vill det. Detta förstås under förutsättning att du har fört över bilden till FOX från Mäklarsystem först. Sida 26 av 28

27 QR-kod På till salu-skyltarna och på sid 4 i prospektet finns en så kallad QR-kod, som kan läsas in i moderna mobiltelefoner så att användaren får upp en presentationssida av objektet (anslutning till internet krävs). Detta är en mycket populär och användbar funktion, men om du ändå inte skulle vilja ha med QR-koden i ett dokument kan du gå till menyn QR-kod och välja Av. Skriva ut korrektur Från menyn Fil kan du skriva ut ditt dokument för korrektur. Detta är en enkel utskrift där det tydligt står Korrektur tvärs över alla sidorna. Du kan alltså inte använda utskriften till annat än granskning, men det är ett snabbt sätt att få bra överblick över dokumentet, en funktion som du kan använda löpande under arbetet utan att först behöva skapa någon pdf. Skärmärken Under Inställningar kan du se att dokumentet har försetts med skärmärken. Dessa behövs för att tryckeriet ska kunna trycka och beskära sidorna. Om du har ett dokument som inte ska till tryck kan du stänga av skärmärkena här. Det behövs till exempel om du tänker skriva ut dokumentet på kontorets skrivare i stället. Sida 27 av 28

28 Övrigt Importera bilder från bildleverantör Brukar du beställa objektbilder från någon av nedanstående leverantörer? I så fall kan du ha nytta av en funktion som låter dig importera bilderna direkt till objektet i FOX. Diakrit Esoft Fortress Fotoringen Husfoto Prove-IT Se360 Zentuvo För att få denna funktion aktiverad ringer du till FOX så hjälper de dig. Se kontaktuppgifterna på sid 4. Uppge vilken bildleverantör det är du samarbetar med. I Mäklarsystem väljer du därefter att föra över objekten utan bilder, och så sköter du bildhämtningen från FOX i stället. Då är du inte längre tvungen att ha högsta upplösning på bilderna i Mäklarsystem, såvida du inte har behov av det av annan anledning. Sida 28 av 28