Handledningsmaterial Visio 2010

Transkript

1 4 april 14 Jonas Wallgren Utvecklingsavdelningen Regionservice Handledningsmaterial Visio 2010 VERSION 1.0

2 1 Skapa simbana Öppna Visio Skapa korsfunktionellt flödesschema Utöka antalet simbanor Färglägg processkartan efter verksamhetsfärg Anpassa arbetsyta till ritning Döpa processen och processens olika beröringsytor Beskriva flödet i processen Infoga simbana mellan två befintliga simbanor Manuell koppling mellan aktiviteter Illustrera förbättringsområden i processen Skapa underliggande text till aktivitet Skapa underliggande textdokument Beskriv input Beskriv arbetsuppgifterna Beskriv output Spara ner dokumentet i separata filer Hyperlänka Snabbkommandon

3 1 Skapa simbana 1.1 ÖPPNA VISIO Starta Visio från start menyn. 3

4 1.2 SKAPA KORSFUNKTIONELLT FLÖDESSCHEMA Välj Korsfunktionellt flödesschema, Klicka på Skapa knappen Välj Vågrätt, klicka på OK knappen Simbanor skapas 4

5 1.3 UTÖKA ANTALET SIMBANOR Handledningsmaterial Visio 2010 För att utöka antalet simbanor, klicka i huvudmenyn på Korsfunktionellt flödesschema Klicka på Swimlane för att utöka till det antal simbanor som önskas. Obs! Du kan alltid lägga till, ta bort eller ändra ordningen på simbanorna.(se. 1.8) 5

6 1.4 FÄRGLÄGG PROCESSKARTAN EFTER VERKSAMHETSFÄRG Välj färg efter organisation, verksamhet eller förvaltning om detta finns angivet. I exemplet har jag valt orange motsvarade Region Skåne Hälso- och sjukvård. RGB färg (R:255 G:101 B:0) Dubbelklicka på Titel fältet i processkartan för markera färgändring 6

7 Välj Fyllning från övre menyn Handledningsmaterial Visio 2010 Klicka på Fler färger Välj fliken Valfri 7

8 Fyll i RGB värdena eller använd pilmarkörerna för öka eller minska värdet. Klicka på OK knappen när önskat värde är inmatat. Titel fältet är nu markerat med vald färg. Markera sidofälten genom att klicka markören över området. 8

9 Genom att hålla nere CTRL tangenten och klicka på övriga fält, kan du färglägga samtliga på en gång. Klicka på symbolen för Fyllning, så får du senast använda fyllningsfärg. Annars repetera ovanstående steg. 9

10 1.5 ANPASSA ARBETSYTA TILL RITNING Välj fliken Design Handledningsmaterial Visio 2010 Klicka på ikonen Storlek, därefter Anpassa till ritning Visio beskär nu bort onödig yta i dokumentet 10

11 1.6 DÖPA PROCESSEN OCH PROCESSENS OLIKA BERÖRINGSYTOR Dubbelklicka på Titel fältet Döp processen till önskat namn Upprepa samma förfarande med sidofälten (funktion) för att namnge de olika beröringsytorna. I exemplet kommer ej dessa att namnges. 11

12 1.7 BESKRIVA FLÖDET I PROCESSEN Handledningsmaterial Visio 2010 För att skapa första aktiviteten i processen välj processformen från menyn Former till vänster. Menyn går att expandera eller minimera genom att klicka på symbolen < eller > beroende om menyn är expanderad eller minimerad. 12

13 Markera processformen, vänster klicka på musen för att aktivera, och dra sedan in formen till önskad simbana i processen. Släpp musknappen för att koppla till simbanan. Dubbelklicka på processformen för att namnge denna. Numrera före namn i aktivitet. (se Kapitel 3) 13

14 Upprepa förfarandet för att manuellt placera ut samtliga aktiviteter i processen. Ligger aktiviteter i samma eller anslutande simbana, för muspekaren över processrutan för att aktivera automatisk koppling. Visio placerar automatiskt ut processrutor i den riktning du väljer genom att klicka på pilen. 14

15 Placeras processruta i simbana som ej är anslutande, går det även att sammankoppla aktiviteterna enligt ovanstående förfarande. Upprepa detta fram tills du beskrivet processens samtliga aktiviteter. För att manuellt koppla samman aktiviteter, se 1.9 Manuell koppling mellan aktiviteter. 1.8 INFOGA SIMBANA MELLAN TVÅ BEFINTLIGA SIMBANOR Placera musmarkören på linjen mellan två simbanor 15

16 Klicka därefter på den blå pilen för infoga simbana För att radera simbana, markera banan och tryck sedan på Delete knappen på tangentbordet 16

17 1.9 MANUELL KOPPLING MELLAN AKTIVITETER För att koppla samman två aktiviteter manuellt placera ut processruta i önskad simbana Markera den processruta du vill koppla från. Klicka sedan på Start fliken uppe i huvudmenyn Välj kopplingsverktyget 17

18 Markera processrutan, och klicka med vänster musknapp Dra kopplingen till den processruta du önskar koppla samman 18

19 Nedan följer ett exempel på en klar processkarta. För att se processkartan i sin helhet klicka f5 på tangentbordet eller välj fliken Visa och klicka på knappen Växla till helskärm. Detta kan vara bra då kartan visas för större grupp. För att återgå till menyläget i Visio, tryck f5 eller esc på tangentbordet. 19

20 2 Illustrera förbättringsområden i processen Välj den aktivitetsruta i processen där förbättringsområden finns. Klicka med musmarkören på denna. Välj Fyllning från menyn. Välj fliken Valfri 20

21 Mata in RGB värdet (R:237 G:0 B:37) Klicka sedan på OK Handledningsmaterial Visio 2010 För utförligare instruktioner kring byta färger se: 1.4 Färglägg processkartan efter verksamhetsfärg OBS! Den röda färgen kan ibland upplevas som för mörk ut då den visas på stor skärm genom projektor. Enklast för att tydliggöra texten i rutan vid de tillfällen, markera aktivitetsrutan och välj Teckenfärg från menyn. 21

22 Välj Vit som teckenfärg, och sedan CTRL+F för fet stil. 22

23 3 Skapa underliggande text till aktivitet 3.1 SKAPA UNDERLIGGANDE TEXTDOKUMENT Namnge processen i enlighet med din processkarta. Namnge första aktiviteten i enlighet med aktivitet i din processkarta. 23

24 3.2 BESKRIV INPUT Beskriv den input som genererar aktiviteten. Handledningsmaterial Visio BESKRIV ARBETSUPPGIFTERNA Beskriv arbetsuppgifterna som sker i aktiviteten. Både hos den egna organisationen men även hos kund/patient/brukare. 24

25 3.4 BESKRIV OUTPUT Handledningsmaterial Visio 2010 Beskriv den output som genereras av aktiviteten. Fortsätt med ovanstående förfarande ( ) på samtliga aktivitetrutor i processen. Enklast under arbetet med processen är att jobba med dessa texter i ett och samma dokument. 3.5 SPARA NER DOKUMENTET I SEPARATA FILER När de underliggande texterna i ovanstående dokument till processkartan är klara, spara ner respektive aktivitet som ett enskilt dokument på din lokala disk, SharePoint eller dokumenthanteringsystem. T.ex. enlig nedanstående exempel. 01_Nationella riktlinjer.docx 02_ Regionala riktlinjer.docx 03_ Övergripande processhantering.docx 04_Lokalprocesshantering.docx 05_Nätverk A.docx 3.6 HYPERLÄNKA Därefter hyperlänkar du in filerna in till respektive aktivitet i processkartan. Vänligen observera att du länkar till en plats där användarna har behörighet att komma åt filerna. T.ex. i en SharePoint miljö där materialet förvaras på en publikplats. 25

26 4 Snabbkommandon Handledningsmaterial Visio 2010 Snabbkommandon som kan vara av nytta. Dessa finns som vanligt i menyerna. Tänk på att spara ditt dokument med jämna mellanrum för säkerhets skull. Spara (Ctrl+S) Kopiera (Ctrl+C) Klipp ut (Ctrl+X) Ångra (Ctrl+Z) Hämta format (Ctrl+Skift+C) Handledningen är sammanställd av: Jonas Wallgren Utvecklingsavdelningen, Regionservice Region Skåne tnf + 46 (0) sms + 46 (0) jonas.wallgren@skane.se 26