Personlig anpassning av Microsoft Word Vers

Transkript

1 Personlig anpassning av Microsoft Word 2007 Vers

2 Innehållsförteckning: Menyer... 3 Ta bort menyflikarnas ikoner... 3 Anpassning av snabbåtkomstfältet... 4 Tangentbordskommandon... 4 Kortkommandon - Tangentbordsgenvägar... 5 Förstoring av text... 5 Anpassa färgschema... 6 Formatera... 6 Lättläst text... 7 Större Teckensnitt... 8 Ändra standardinställning för teckensnitt... 8 Radavstånd... 9 Kortare rader... 9 Ökat avstånd mellan tecken Teckenfärg och bakgrund Realtidsgranskning Rättstavning Stavningskontroll Ta bort textmarkeringar för rättstavning och grammatik Synonymer Autokorrigering

3 Personlig anpassning av Microsoft Word 2007 Med Microsoft Word 2007 introduceras ett helt nytt menysystem, flikar istället menylistor. Hela upplägget i Word 2007 har blivit mer visuellt, än tidigare versioner av programmet. Exempel på detta är, om textstorleken ändras, så syns ändringen direkt i skrivfältet där text markerats. Menyer Word 2007 är uppbyggt med ett antal flikar som meny, istället för traditionella menylistor. Menyflikar som används ofta, är placerade mer till vänster. Varje menyflik innehåller ett antal undergrupper. Som exempel innehåller Startfliken undergrupperna Urklipp, Tecken, Stycke, Format och Redigering. Menyflikar Undergruppen Format Ta bort menyflikarnas ikoner I den personliga anpassningen kan det finnas ett behov att minska, den visuella informationen i menyområdet på bildskärmen. Detta görs genom att minimera menyfliksområdet. Minimerat menyfliksområde 1. Högerklicka på någon av menyflikarna i menyfliksområdet. 2. Välj Minimera menyfliksområdet. Minimerat menyfliksområde avaktiveras genom att menyalternativet Minimera menyfliksområdet väljs återigen. 3

4 Anpassning av snabbåtkomstfältet Alla menyikoner kan läggas till i verktygsfältet Snabbåtkomst. Lägg till funktioner i verktygsfältet Snabbåtkomst. 1. Högerklicka på ikonen du vill lägga till i Snabbåtkomstfältet. 2. Välj Lägg till i verktygsfältet Snabbåtkomst. Ta bort funktioner i verktygsfältet Snabbåtkomst. 1. Högerklicka på den ikon i verktygsfältet Snabbåtkomst som ska tas bort. 2. Välj Ta bort från verktygsfältet Snabbåtkomst. Verktygsfältet Snabbåtkomst Klicka på pilen Fler inställningar kan göras om du klickar på den lilla pilen, till höger om verktygsfältet Snabbåtkomst. Tangentbordskommandon Tryck Alt-tangenten till vänster om mellanslagstangenten, för aktivera möjligheten att utföra tangentbordskommandon. De bokstäver och siffror som syns i kvadraterna anger vilken tangent, som kan tryckas för att nå de olika menyflikarna, eller funktioner i verktygsfältet Snabbåtkomst. För att aktivera kommandon i menyflikens undergrupp, trycks respektive fliks bokstav. Exempel: Göra en punktlista. 1. Tryck Alt till vänster om mellanslagstangenten för att aktivera tangentbordskommandon. 2. Tryck w för att aktivera Startflikens undergrupp. 3. Tryck u för att aktivera punktlista. 4. Välj utseende på punktlistan. 4

5 Skriv text och tryck Retur för ny rad. Första punkten Andra punkten Avaktivera genom att följa 1 4 ovan igen och under punkt 4 välja ingen. Det finns andra sätt att via tangentbordet aktivera, och avaktivera funktioner. Det ovan beskrivna ska ses som ett exempel. Kortkommandon - Tangentbordsgenvägar I Microsoft Word 2007 fungerar kortkommandon för olika funktioner. Exempel: Tryck Ctrl+p för att skriva ut, eller Ctrl+c för att lägga information på klippbordet. Information om vilka kortkommandon som är tillgängliga, finns i Words hjälpfunktion. Sök i Words hjälpfunktion på Tangentbordsgenvägar i Microsoft Office Word för att få veta mera, om giltiga kortkommandon i Word En funktion för att visa kortkommando i en dialogruta, finns aktiv vid pekning på menyernas ikoner, som grundinställning efter installation av Word Under Office-knappen och Word-alternativ kan egna kortkommandon skapas. 1. Klicka på Office-knappen. 2. Välj Word-alternativ. 3. Välj Anpassa i menyraden till vänster. 4. Klicka på knappen Anpassa. Förstoring av text Texten i Words skrivfönster kan förstoras utan att man ändrar storleken på typsnittet. Under menyfliken Visa finns inställningar för Zoomfunktionen. 5

6 Zoomfunktion kan också nås i nedre högra hörnet i form av ett dragreglage. Anpassa färgschema Via Office-knappen kommer man åt funktionen att välja en annan färgsättning. Officeknappen Officeknapp en Svart färgschema 1. Klicka på Office-knappen. 2. Klicka på knappen Word-alternativ. 3. Välj Vanliga alternativ. Färgschema: 4. Öppna valmöjligheten för annan färg genom att klicka på den lilla pilen i listrutan Blå. 5. Välj annan färg i listrutan. Valbara alternativ är svart, silver och blå. Formatera Några funktioner hittar man i Words formateringsverktygsfält som visas då text markeras. Att använda formateringsverktygsfältet är ett snabbt sätt att förändra utseendet på skriven text. Verktygsfältet Formatering 6

7 Formateringsfältet kan stängas av via Office-knappen och Word-alternativ. Avaktivera markering i rutan vid, Visa formateringsverktygsfältet vid markering. Avaktivera formateringsfältet Lättläst text Det finns några inställningar som kan göra texter mer lättlästa. Teckensnittet kan väljas utifrån personligt tycke om läsbarhet. Rader kan förkortas och avståndet mellan rader kan ökas. Färgen på bakgrund och bokstäver kan också väljas efter tycke och läsbarhet. Öka avståndet mellan bokstäver. Byte av teckensnitt är att ändra utseende på bokstäverna i texten. Ofta pratar man om bokstäver med eller utan seriffer. Times New Roman är ett teckensitt med seriffer, små fötter och avslutningar på bokstäverna. Arial är ett teckensnitt utan seriffer. Avskalat och mer likt en hanskriven bokstav. Teckensnittet kan förstoras för att anpassas till ett personligt behov. Större teckensnitt Avståndet mellan bokstäverna i ett teckensnitt kan också ökas eller minskas utifrån ett personligt behov. Ökat avstånd mellan bokstäverna och större teckensnitt. 7

8 Större Teckensnitt Tillfällig ändring av teckensnittets storlek i text kan göras med kortkommando. Tips! Tryck Ctrl-tangenten och hålla den intryckt. Tryck siffra 9 och upprepa tryckningen på 9 utan att släppa Ctrl-tangenten. Då kan kommandot upprepas. 1. Markera text för ändring av teckensnittets storlek. Öka storleken 2. Tryck Ctrl+9 för att öka storleken med en punkt för varje tryck på 9. Minska storleken 3. Tryck Ctrl+8 för att minska storleken med en punkt för varje tryck på 8. Ändra standardinställning för teckensnitt Standardteckensnittet är det teckensnitt som är aktivt då Word startas. 1. Klicka på pilen i högra hörnet på gruppen Tecken i Start fliken. Pil i högra hörnet 2. Markera valt Teckensnitt. Välj Stil och Storlek. 3. Klicka på knappen Standard och välj Ja för att aktivera val av nytt Standardteckensnitt. Nästa gång Word öppnas, aktiveras det nya teckensnittet med vald storlek direkt. Klicka här för att öppna dialogrutan Tecken. 8

9 Radavstånd Det finns flera sätt att öka radavståndet. Större radavstånd kan för vissa personer medföra ökad läsbarhet. Genom kortkommandot Ctrl+5 ökas avståndet mellan raderna till1,5. Är texten redan skriven, kan texten markeras. Därefter trycks Ctrl+5 för att öka radavståndet för hela texten. Avståndet mellan rader kan återställas med kommandot Ctrl+1 (siffran ett). Ett annat sätt att öka radavståndet är via ikonen i verktygsfältet för Stycke. Pil ner ökar radavståndet och pil upp minskar radavståndet. Stycke finns under Start fliken Nytt radavstånd kan spara som Standard när Word startas. Detta görs på liknande sätt som teckensnitt ovan, men under gruppen Stycke. Kortare rader Det kan vara lättare att läsa en text som har kortare rader. Kortare rader kan tillfälligt ändras via linjalen i dokumentets överkant. Tillfälligt kortare rader Ändra dokumentets högermarginal. Dra med musen åt vänster, precis mellan det vita och blå fältet på linjalens högra sida, för att få kortare rader. 9

10 Permanent kortare rader Ställa in kortare rader som standard. 1. Välj fliken Sidlayout. 2. Klicka på pilen i nedre högra hörnet av gruppen Utskriftsformat. 3. Välj exempelvis vänster 3 cm och höger 5 cm. 4. Klicka på knappen Standard och svara ja för att aktivera ny standard layout för sidor. Fliken Sidlayout Klicka för att öppna Utskriftsformat Spara som standard Ökat avstånd mellan tecken För ökad läsbarheten kan större avstånd mellan tecken i texten vara en lösning. 1. Välj fliken Start. 2. Klicka på pilen (se ovan) i nedre högra hörnet av gruppen Tecken. 3. Välj fliken Teckenavstånd. 4. Avstånd; Välj Expanderat i listrutan. 5. Med; Välj till exempel 1,5 pt i Listrutan. Klicka på knappen Standard för att detta alternativ ska gälla nästa gång Word startas. 10

11 Teckenfärg och bakgrund Det kan upplevas lättare att läsa en text som har annan färg än svart. Färg på bakgrunden kan också påverka den upplevda läsvänligheten. Ibland kan det hjälpa att få en färg bakom texten, det kan vara lättare att läsa om färgerna har bra Markera texten via Formateringsverktygsfältet. Ändra färg på texten genom att välja färg på bokstaven. Bakgrunden får en annan färg via färgöverstrykningsfunktionen. Färgöverstrykning Miniformateringsfält Realtidsgranskning Som stöd vid val av teckensnitt och storlek på texten finns förhandsgranskning i realtid. 1. Markera texten. 2. Öppna listrutan för val av teckensnitt i fliken Start. 3. För musen över listan med de olika teckensnitten. Texten i dokumentet byter utseende efter markerat teckensnitt. Eller: Sätt markören i ett stycke markerad text, och för sedan musen över rutorna i gruppen Format. Klicka på pilen för att få fler format att välja mellan. Klicka för att välja ett typsnittsformat som passar. För att få fler format att välja bland 11

12 Det går att namnge ett format. Klicka på Spara markering som nytt snabbformat. I exemplet nedan är formatet döpt till LÄTTLÄST. Spara markering som nytt snabbformat Rättstavning För att rätta text med Words stavningskontroll, är det enklast att högerklicka på ordet, som markerats med en röd våglinje. Words rättstavning ger då förslag på ord för rättning, om en sådan koppling finns i ordlistan. Rättningsförslag finns inte för alla röd markerade ord, ibland saknas ord i ordlistan. Det behöver heller inte vara ett felstavat ord som markerats. Den röda markeringen betyder bara, att just det markerade ordet saknas i ordlistan. Stavningskontroll Stavningskontroll kan också göras under fliken Granska. Klicka på ikonen Stavning och grammatik för att genomföra kontrollen. Fliken Granska Stavning och grammatik 12

13 Stavning och grammatik går att lägga till i verktygsfältet Snabbåtkomst. 1. Klicka på pilen vid verktygsfältet Snabbåtkomst. 2. Välj Stavning och grammatik för att aktivera menyalternativet. Ta bort textmarkeringar för rättstavning och grammatik Att få röda eller gröna våglinjer under orden när man skriver kan ibland vara begränsande för flödet i berättandet. Våglinjerna när man skriver kan stängas av. 1. Klicka på Office-knappen. 2. Klicka på Word-alternativ. 3. Välj Språkkontroll. 4. Avaktivera markering i rutan vid, Kontrollera stavning medan du skriver (röd våglinje stängs av) och vid Markera grammatik medan du skriver (grön våglinje stängs av).. Avaktivera för att slippa röda eller gröna markeringar. 13

14 Synonymer Funktionen synonymer kan ge alternativa ord vid skrivning. Synonymer aktiveras genom att högerklicka på ett ord. Välj Synonymer i menyraden. Förslag på utbytesord listas i menyn. Autokorrigering 1. Klicka på Office-knappen. 2. Klicka på Word-alternativ. 3. Välj Språkkontroll. 4. Klicka på Alternativ för autokorrigering. Autokorrigering är en funktion som rättar vissa fel automatiskt. Avaktivera markeringen framför respektive förslag för att stänga av funktionen. Bra funktioner att ha aktiva: KOrrigera TVå INledande VErsaler. Automatisk rättning då ord av misstag skrivs med två versaler i början t.ex. KNapp. Vid mellanslaget efter ordet korrigeras det till Knapp. Inled varje mening med versal (stor bokstav). Egna uttryck som tar lång tid att skriva eller som ofta felstavas kan också läggas in. Exempel: Uttrycket sjl blir Skoldatatek Jämtlands Län, då mellanslag trycks efter sjl. Ersätt Med Lägg till 14

15 Skapa egna uttryck: 1. Skriv in din förkortning i rutan Ersätt: 2. Skriv in hela uttrycket i rutan Med: Exempel: Ersätt: Skriv t.ex. ma. Med: Skriv det som förkortningen ska byta ut mot, t.ex Monica Andersson. Klicka på Lägg till. OBS! Det är lätt att glömma bort förkortningar. Använda detta därför till ord eller uttryck som används ofta. 15