Dokumentation. Avancerade Wordfunktioner

Transkript

1 Dokumentation Avancerade Wordfunktioner

2 VISA MENYFLIKEN UTVECKLARE När Word startas första gången finns sju menyflikar med verktyg. I den här kursen behöver dock den åttonde menyfliken aktiveras, menyfliken utvecklare. Denna menyflik innehåller många av de kommandon som behövs för att förenkla och automatisera ordbehandlingsarbetet. GÖR SÅ HÄR Klicka på Officeknappen och sedan på Wordalternativ. Bocka i rutan Visa fliken Utvecklare i menyfliksområdet. FÖRENKLA OCH AUTOMATISERA När man arbetar med ett ordbehandlingsprogram finns det flera typer av funktioner man kan använda för att automatisera och förenkla sitt arbete; AUTOTEXT En autotext är en detalj från ett dokument som lagrats i programmet och som sedan kan återanvändas gång på gång. Autotexter kan förutom formaterad text även innehålla t.ex. tabeller och bilder. I Word 2007 sparas en autotext som en snabbdel i snabbdelsgalleriet till skillnad mot i Word 2003 där autotexter är ett eget kommando som hittas under infogamenyn. GÖR SÅ HÄR OM DU VILL SPARA EN DETALJ SOM EN AUTOTEXT. 1. Skapa detaljen du vill kunna återanvända i ett nytt tomt Worddokument. 2. Markera och klicka på Spara markering i snabbdelsgalleriet under knappen snabbdelar bland infogaverktygen. 3. Ge autotexten ett kort beskrivande namn. Välj Galleri - Autotext Välj Spara i - Normal Detaljen finns nu sparad i programmets grundmall och kan enkelt infogas var som helst genom att namnet skrivs in i dokumentet varefter tangenten F3 infogar autotextposten.

3 DOKUMENTMALLAR En dokumentmall i Word används som ett underlag för att skapa nya dokument. Alla dokument som skapas baseras på någon av de lagrade mallarna och så även en nytt tomt dokument som baseras sig på mallen Normal.dotx. Dokument mallen lagrar alla grundläggande formatinställningar för dokumentet men den kan förutom att lagra format även lagra alla de detaljer som ett worddokument kan innehålla. Mallarna är till för att vi skall slippa göra upprepade och tidskrävande arbeten för återkommande uppgifter som istället kan förinställas i mallen och därmed redan vara klara när vi skall skapa vårt dokument. De inställningar och detaljer som mallen skall innehålla är exakt likadana som i ett vanligt worddokument och behandlas därför inte här. Skillnaden mellan ett vanligt dokument och en dokumentmall är istället hur den lagras och det är därför när mallen slutligen skall sparas som det är viktigt att göra på rätt för att få en fungerande dokumentmall. Det är lagringsplatsen och filformatet som är avgörande. Gör så här när du vill spara ett dokument som en mall 1. Klicka på Spara som under Officeknappen. 2. Ge filen ett valfritt namn i rutan för filnamn 3. Välj filformatet Word-mall 4. Välj mappen mallar som lagringsplats. (Detta är viktigt för att sedan enkelt kunna hitta mallen när du sedan vill skapa ett nytt dokument som baserar sig på mallen.) 5. Spara FÄLT OCH FORMULÄR I D OK UMENT MALLAR Du kan få extra funktionalitet genom att använda fält eller/och formulärkontroller i dina dokumentmallar. Fält Information ur datorn och programmet som kan användas i dokumentet. T. ex. datum, tid, antal sidor, antal ord o.s.v. Det finns hundratals olika fält att stoppa in i sina dokument Titta själv. Formulär Små färdiga inmatningsrutor i dokumentet där användaren själv får stoppa in information i en annars låst och skyddad omgivning. FÄLT Placera insättningspunkten på den plats i dokumentet där fältet skall infogas. Klicka på infoga snabbdelar - Fält Välj Kategori och välj det fält du vill infoga.

4 För vissa fält kan man behöva göra inställningar t.ex. hur datumet skall visas. FORMULÄR Formulärobjekten finns på menyfliken Utvecklare I gruppen Kontroller. Placera insättningspunkten på den plats i dokumentet där du vill infoga en kontroll och klicka på den kontroll du vill använda. Om du högerklickar på kontrollerna i dokumentet och väljer egenskaper kan du göra inställningar för respektive kontroll. T.ex. valmöjligheter för en kombinationsruta. Textrutor och kryssrutor kan infogas utan några speciella inställningar medans en listruta måste formateras. Klicka på egenskaperr för att tala om vilka element som skall vara tillgängliga för val i listrutan. Vid utskrift kommer endast valet att visas, ej ramar eller pilar för formulärfälten. Du måste avsluta med att låsa/skydda dokumentet (knappen med hänglås) innan formulärkontrollerna kan användas. Samtidigt blir all annan information i dokumentmallen last/skyddad och kan ej redigeras.

5 KOPPLADE UTSKRIFTER Det är möjligt att koppla in data i ett Word-dokument som innehåller adressater eller annan information i ett utskick. Du behöver bara göra ett brev. Du kopplar det till en lista med 100 adressater och Word tar ditt brev och gör 100 brev med unika adressuppgifter och personliga hälsningar i varje brev. Din datalista kan vara en Word-tabell, en Excellista, en Accessdatabas eller varför inte adressboken från Outlook. SÅ GÖR DU EN KOPPLAD UTSKRIFT Gör färdigt grunddokumentetsom skall kopplas Välj menyfliken Utskick och klicka på steg för steg-guiden koppla dokument som finns under knappen Starta koppling av dokumentundermenyn En Guide i sex steg startar och i första steget talar du om vad du vill göra Klicka Nästa I Steg två får du välja om det är det aktuella dokumentet som kopplingen skall baseras på eller om du vill börja med ett nytt eller ett annat befintligt dokument. Nästa! Steg 3 är det moment där du talar om var data finns som skall kopplas in. Om du har en färdig lista klickar du på Bläddra och talar om var denna finns. Du kan även välja att hämta data från Outlook eller göra en ny lista. Nästa I Steg fyra är det dags att koppla in själva datan. Om det är adresser kan du välja Adress-block och därigenom få ett färdigt adressfält på varje brev utan ytterligare ansträngning. Klicka dock på matcha fält och kontrollera att Word väljer rätt data. Du kan också välja att infoga en personlig hälsningsrad i varje brev. Vill du göra mer avancerade kopplingar inne i dokumenttexten (- Just du Åke har blivit utvald att som ende person i Skövde ) klickar du på fler objekt och kan därigenom infoga vilket fält du vill var som helst i dokumentet. I steg fem får du granska brevet och se så allt ser bra ut och i steg 6 skapas det antal brev som din lista kräver ETIKETTER Att skapa etiketter följer samma guide som kopplade brevutskrifter med den skillnaden att du i steg 2 måste göra noggranna inställningar för de etikett du tänkt använda. Har du varit smart tittar du i listan under Etikettalternativ på vilka förinställda etiketter som finns. (Avery - Zweckform är vanlig och finns att köpa i alla pappersaffärer). Varje märkesetikett har ett nummer och det är bara att välja detta i listan så görs alla inställningar

6 klara direkt. Om du valt en etikett-typ som inte finns i listan är det bara att ta fram millimeterlinjalen och mäta alla mått och sedan skriva in dessa manuellt under en Ny Etikett. MAKRON OCH VERTYGSFÄLT Ett makro är en programfunktion som skapas utanför ordinarie programfunktioner. Detta kan vara ett helt ny programfunktion eller en samling av befintliga funktioner för att förenkla och effektivisera ordbehandlingen. Ett makro skapas egentligen med kod (VBAprogrammering) men det finns en funktion som gör att makron kan skapas utan ett enda uns av programmeringskunskaper. MAKROINSPELAREN (UTVECKLARE SPELA IN MAKRO) När Spela in nytt makro völjs öppnas en dialogruta där makrofunktionen skall namnges. Ett makronamn för inte innehålla mellanslag eller punkt och vissa andra reserverade tecken. Namnge och Klicka OK! Dialogrutan stängs och Allt som nu görs i programmet spelas in och omvandlas till kod som lagras som en ny funktion. Det är därför viktigt att endast exakt de klickningar som skall ingå i makrot utförs. Notera gärna stegen innan makroinspelaren startas. När dessa steg utförts klickas på stoppknappen (stoppa inspelning) i verktygsfältet så lagras makrofunktionen i programmet Du kan nu använda funktionen i ditt snabbverktygsfält se nedan.

7 ANPASSA SNABBVERKTYGSFÄLT Klicka på knappen Wordalternativ under officeknappen! Du kan här välja vilka kommandon du alltid vill ha tillgång till genom att flytta over respektive kommando till snabbverktygsfältet. Dessa kommandon indelas i kategorier. Under vanliga kommandon finns standardfunktioner för snabbverktygen. Dock kan man om Alla kommandon väljs lägga till i stort sett alla programmets funktioner som snabbverktyg. Vill man hitta det nyss inspelade makrot (Se ovan) finns detta i kategorin makron. Klicka på knappen Ändra... för att ändra utseende och inställningar för vald knapp.