SELLOUT. Version 2.5. eyescream information ab

Transkript

1 SELLOUT Version 2.5 av eyescream information ab

2 Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen och får ej helt eller delvis mångfaldigas! Sigurdsgatan VÄSTERÅS Artikelnummer: 5XXX PA

3 Inledning 3 Innehåll 1 Inledning Lathunden Introduktion till SellOut Övergripande funktioner i SellOut... 9 Rapporter i Excel... 9 Offlinestöd... 9 Koppla dokument... 9 Wordmallar Gemensam Möteskalender Säljforum Din personliga Outlook SellOut strukturen Starta SellOut Menyerna Företag Kontakter Prospekt Sök Övrigt Hjälp Om SellOut Att tänka på Arbeta med vyer och kategorier Vad är en vy? Byt vy Sortera i vyer Ändra kolumnbredd Vad är en kategori Skapa en Kategori Använd en kategori Arbeta med Företag Skapa nytt företag Redigera företag Mina företag Ny kontakt från Företag... 26

4 4 Inledning 4.5 Nytt prospekt från Företag Ny anteckning Visa Karta Sök efter ett företag Ta bort Företag Historik Arbeta med Kontakter Skapa ny kontakt från menyn Redigera kontakt Mina kontakter Sök efter en kontakt Ta bort Kontakt SellOut verktygsfältet Skapa e-post (mail) till en kontakt Skapa nytt möte till kontakt Skapa en Ny uppgift Skapa ny aktivitet till kontakt Visa karta Mallar Ny anteckning Kopiera till personliga kontakter Länka till Historik Arbeta med Prospekt Skapa nytt prospekt från menyn Redigera prospekt Mina prospekt Länka till företag Övrigt Mina aktiviteter Mina uppgifter Visa möten Koppla dokument Exportera till Excel Säljforum Läsa pågående diskussionsämnen Skapa nytt diskussionsämne... 64

5 Inledning Delta i diskussionsämne Ta bort enstaka inlägg Ta bort ett helt diskussionämne Skriv ut Arbeta från Outlook Länka objekt till SellOut Skicka kontakter från Outlook till SellOut Sök i SellOut Snabbsökning Fritext sökning Avancerad sökning Inställningar Ange sökväg till SellOut Ange sökväg till mallar Journal typer Lägga till en ny journal typ Ikonbeskrivning för journal typer Ta bort en journal typ Ange kartsite på Internet Aktivera SellOut för offline användning Sakregister 91

6 6 Inledning

7 Inledning 7 1 Inledning 1.1 Lathunden Denna lathund är skriven för att kunna användas som uppslagsbok när du arbetar med programmet. Varje moment beskrivs utförligt, steg för steg. Menyalternativ, kommandon och knappar mm är markerade med fetstil, t ex Arkiv, Spara och OK. Tangentnamn visas på följande sätt, t ex <Enter>. Om tangenterna ska tryckas ned samtidigt separeras de med ett plustecken, t ex <Skift>+<F8>. Tryck då ner den första tangenten först och håll den nertryckt när du trycker på den andra. I lathunden beskrivs både moment som du vanligen använder i programmet och tips och genvägar för att du ska komma vidare och arbeta på ett mer effektivt sätt. För att du enkelt ska hitta den instruktion man söker, finns ett omfattande sakregister sist i lathunden.

8 8 Inledning

9 Introduktion till SellOut 9 2 Introduktion till SellOut SellOut är ett säljstöd/crm-system helt integrerat i Microsoft Outlook. Du använder SellOut för att lagra, bearbeta och följa upp information om kunder, kundkontakter och affärshändelser, s k prospekt. Om du så önskar kan du även lagra motsvarande information om dina leverantörer i SellOut. Är du van vid att arbeta i Microsoft Outlook kommer du snabbt att upptäcka att SellOut fungerar precis som Outlook. Med stöd av SellOuts enkla och översiktliga gränssnitt kan du fortsätta att arbeta på samma sätt som du är van vid. Integrationen med Outlook gör att de Outlook objekt du normalt skapar i dina kontakter med kunder, som e-post, möten, uppgifter etc. lagras i SellOut. Du, och andra i din organisation, kan sedan se och följa upp de aktiviteter som riktats mot kunder och kontaktpersoner. Genom att använda SellOut slipper du registrera dina säljaktiviteter på två ställen, det räcker med att använda Outlook. 2.1 Övergripande funktioner i SellOut Rapporter i Excel All information som lagras i SellOut kan exporteras till Microsoft Excel för vidare bearbetning. Offlinestöd I likhet med Outlook har SellOut ett komplett offline stöd och du kan jobba lika bra online som offline. Så snart du är tillbaka online kommer dina ändringar att synkroniseras med den centrala SellOutdatabasen. Koppla dokument Du skapar massbrev och etiketter i Microsoft Word med hjälp av den integrerade koppla dokument funktionen.

10 10 Introduktion till SellOut Wordmallar Genom att koppla mallar till kontaktinformationen i SellOut skapar du brev, offerter, avtal eller andra dokument som ska distribueras till enskilda kontakter i SellOut. Gemensam Möteskalender Alla mötesbokningar som görs i SellOut lagras i en gemensam kalender. Säljforum Säljforumet ger dig möjligheten att utbyta information med dina kollegor utan att skicka e-post. Din personliga Outlook SellOut har inbyggda funktioner för kopiering av information från SellOut till din personliga Outlook och vice versa.

11 Introduktion till SellOut SellOut strukturen SellOut Företag Prospekt Kontakter E-post Aktiviteter Möten Uppgifter SellOut hanterar objekten: Företag, Prospekt, Kontakter, E-post, Aktiviteter, Möten och Uppgifter. För varje företag kan du registrera ett eller flera Prospekt och en eller flera Kontakter. Genom att öppna ett Företag ser du vilka Prospekt och vilka Kontakter som finns registrerade på det företaget. För varje Kontakt kan du registrera ett eller flera förekomster av E- post, Aktiviteter, Möten och Uppgifter. Under fliken Aktiviteter (se avsnitt 5.16) i varje Kontakt ser du vilka E-poster, Aktiviteter, Möten och Uppgifter som finns registrerade på den kontakten.

12 12 Introduktion till SellOut 2.3 Starta SellOut För att kunna starta SellOut måste du först starta Outlook. 1. Starta Outlook med något av följande alternativ: Välj Microsoft Outlook på Start-menyn. Dubbelklicka på en Microsoft Outlook-ikon på skrivbordet. Klicka på Microsoft Outlook-ikonen på aktivitetsfältet. När du har startat Outlook ser du följande på skärmen: 2. Klicka på SellOut-ikonen för att starta SellOut

13 Introduktion till SellOut 13 När du har startat SellOut ser du följande på skärmen: 2.4 Menyerna Menyerna som du ser till vänster i SellOut-fönstret innehåller följande funktioner:

14 14 Introduktion till SellOut Företag Via företag i SellOut lägger du upp och underhåller de företag som du arbetar med. Här kan du ange information som adressuppgifter, kundansvarig, omsättning och bransch etc. Mot varje företag kan du skapa kontakter (kontaktpersoner) och prospekt (affärshändelser) Kontakter Dina kundkontakter hanteras som kontakter i SellOut. Mot kontakterna kan du registrera e-post, möten, uppgifter och aktiviteter. På det här sättet organiserar och underhåller du dina säljaktiviteter Prospekt Ett prospekt är någon form av affärshändelse. Alla prospekts kopplas ihop med det företag som respektive prospekt avser. Utöver möjlighet att ange affärens värde har du här möjlighet att ange information som kontaktväg, konkurrenter, sannolikhet och status etc. Du har också möjlighet att föra noteringar över händelser i prospektet Sök Med hjälp av funktionen Sök i SellOut menyn kan du fritext söka på alla objekt i SellOut. Skriv in den text du vill söka efter och och klicka på knappen Sök. Alla objekt i SellOut som innehåller texten listas i dialogrutan.

15 Introduktion till SellOut Övrigt Under menyn övrigt hittar du funktionerna: Mina aktiviteter. Mina aktiviteter visar de aktiviteter du själv registrerat i SellOut, se status på aktiviteterna samt redigera dem. Mina uppgifter. Mina uppgifter visar de aktiva (ej avslutade) uppgifter som du själv registrerat i SellOut, se status på uppgifterna samt redigera dem. Visa möten. Via Visa möten ser du och dina kolleger alla mötesbokningar som gjorts i SellOut. Namnet på den person som gjort bokningen läggs automatiskt in i mötesrubriken. För att öppna ett möte dubbelklickar du på mötesrubriken. Koppla dokument. Koppla dokument ger dig möjlighet att koppla företag och kontakter i Sellout till Words funktion för kopplade utskrifter. Syftet med funktionen är att underlätta brevutskick, utskrift av etiketter eller utskick av massmail.

16 16 Introduktion till SellOut Exportera till Excel. Med hjälp av exportera till Excel under har du möjlighet att exportera SellOut-data till Excel. Säljforum Säljforum är en diskussionsgrupp där SellOut användare kan diskutera för dem relevanta ämnen (t ex prissättningsfrågor och kampanjer) utan att behöva skicka E-post till varandra. Skriv ut. Via Skriv ut kan du skriva ut den information som för tillfället (aktuell vy) visas i SellOut Hjälp I SellOut finns en inbyggd hjälp som ger instruktioner till hur du använder programmet Om SellOut Här hittar du systeminformation med bl.a. vilken version av SellOut du har installerad. Denna information kan vara bra att ha till hands när det gäller supportfrågor. 2.5 Att tänka på I Microsoft Outlook finns ett stort antal verktygsfält. När du arbetar i SellOut rekommenderar vi att dessa generella funktioner används restriktivt och att du endast använder de funktioner som finns beskriva i denna lathund och i hjälpsystemet. Vi rekommenderar att din organisation utarbetar och lägger fast hur ni skall utnyttja SellOut och vilka övriga funktioner i Outlook som ni ska utnyttja.

17 Arbeta med Företag 23 4 Arbeta med Företag Via företag kan du se de företag som är registrerade i SellOut. Du kan härifrån skapa nya företag, redigera existerande och ta bort företag som du inte längre vill ha kvar. Företagen visas i listan på sidan baserat på aktuell vy (se nedan). Du kan sortera företagen stigande eller fallande genom att klicka på valt fält i listan. För att öppna upp ett företag dubbelklickar du på tillhörande rad i listan. 4.1 Skapa nytt företag För att skapa ett nytt företag gör du så här: 1. Klicka på Nytt företag i Företags-menyn Ett tomt företagsformulär skapas och visas på skärmen. Du har i företagsformuläret utöver adressuppgifter även möjlighet att ange

18 24 Arbeta med Företag företagsspecifik information som kundnr, kundansvarig, antal anställda, omsättning, kund, bransch och koncern. 2. Efter du har fyllt i informationen klickar du på Fönstret stängs ner och ditt företag finns nu sparat. 4.2 Redigera företag För att redigera information om ett företag och skapa nya kontakter (se avsnitt 4.4) och prospekt (se avsnitt 4.5) gör du så här: 1. Dubbelklicka på valt företag i listan. Det valda företaget visas på skärmen och kan nu redigeras 2. Du sparar och stänger företaget genom att klicka på

19 Arbeta med Företag Mina företag Med hjälp av funktionen Mina företag ser du snabbt alla företag som du är kundansvarig för. För att ange kundansvarig gör du på följande sätt: 1. Öppna företaget. 2. I fältet för kundansvarig väljer du ditt eget namn. Kontakta din systemadministratör om ditt namn inte finns med i listan. 3. Du sparar och stänger företaget genom att klicka på

20 26 Arbeta med Företag 4.4 Ny kontakt från Företag På varje företag kan du skapa en eller flera kontaktpersoner. 1. Klicka på knappen Ny kontakt i SellOuts verktygsfält. 2. I kontaktformuläret som visas registrerar du din kontaktinformation för den aktuella kontakten. Börja med att ange namnet på kontaktpersonen. Uppgift om företag och postadress har automatiskt hämtats från företagskortet.

21 Arbeta med Företag Klicka på. Du måste spara och stänga kontakten innan du använda de SellOut specifika funktionerna på SellOut verktygsfältet, t ex Nytt mail eller Nytt möte o s v.

22 28 Arbeta med Företag 4.5 Nytt prospekt från Företag På varje företag kan du också skapa ett eller flera prospekt. Det gör du så här: 1. Klicka på knappen Nytt prospekt i SellOut verktygsfältet 2. Ett nytt prospekt skapas och visas på skärmen. Du har i prospektformuläret möjlighet att ange prospektspecifik information som referens, kontaktväg, återförsäljare, konkurrenter, status, Produkt/tjänst, pris/antal etc.

23 Arbeta med Företag Spara informationen genom att klicka på.du måste ange Produkt/Tjänst för att kunna spara prospektet. Tips! Med funktionen Länka till kan du knyta prospektet till ett annat företag i SellOut.

24 30 Arbeta med Företag 4.6 Ny anteckning Via funktionen Ny anteckning har du möjlighet att lägga till en tidstämplad anteckning i företagets anteckningsfält. I dialogrutan för ny anteckning anger du datum och text, avsluta med att klicka på OK knappen.

25 Arbeta med Företag Visa Karta Via funktionen Visa karta har du möjlighet att skicka adressinformationen i kontakten till en kartsite på Internet. För att välja kartsite, se avsnitt Sök efter ett företag Via Sök Företag kan du söka upp det/de företag du letar efter (se även avsnitt 9). 4.9 Ta bort Företag För att ta bort ett företag använder du dig av funktionen Ta bort Företag i menyn. Obs! Om du väljer att ta bort ett företag i SellOut så tas även alla underliggande objekt som kontakter, prospekt, e-postmeddelanden, möten, uppgifter och aktiviteter bort.

26 32 Arbeta med Företag 1. Markera det företag du vill ta bort genom att klicka på det en gång i listan. 2. Klicka på menyalternativ Ta bort Företag. 3. I meddelanderutan som visas svarar du Ja om du vill ta bort företaget. Svara Nej om du vill avbryta.

27 Sakregister 91 Sakregister aktivitet, 46 Ange kartsite, 87 anteckning, 30 diskussionsgrupp, 16 diskussionsämne, 65 exportera, 16 företag, 14 historikpost, 33 Hjälp, 16 Ikonbeskrivning, 86 inlägg, 66 Inställningar, 79 journal typ, 83 kartsite, 31 kategori, 19, 20 kolumnbredd, 19 kontakter, 35 kontaktpersoner, 26 Koppla dokument, 9, 15, 61 kundansvarig, 25 kundkontakter, 14 lathunden, 7 Mallar, 47 Menyerna, 13 Mina aktiviteter, 15 Mina uppgifter, 15 mötesbokningar, 15 nytt företag, 23 offline, 88 Outlook-objekten, 69 prospekt, 14 Prospekt, 53 SellOut strukturen, 11 Skriv ut, 16 starta Outlook, 12 starta SellOut, 12 systeminformation, 16 Sök, 14 sökväg, 79 vyer, 17 övrigt, 15