Kom igång med TIS-Office

Transkript

1 Kom igång med TIS-Office Denna guide hjälper dig att komma igång med TIS-Office, mer information om hur man använder programmet finns i manualer på TIS-Office CD-skivan och i den inbyggda hjälpfunktionen i programmet. När du startar TIS-Office första gången är programmet inte på svenska. Svenska installeras inte automatisk, utan det måste läggas till i efterhand genom att man läser in en textfil i TIS-Office. Filen laddar du ner från klicka på produkter/färdskrivare/filarkiv/guider och instruktioner/tis-office. Filen heter TISOfficeResources.sv-SE.txt. Spara filen på hårddisken, lämpligen i den mapp där TIS-Office är installerat. Innehåll: Logga in i TIS-Office. Installation av svenska språket. Installation av skarpa licenskoder. Inläsning av data från kort och downloadkey. Lägga in förare och fordon i systemet med importguider. Utvärdering av kördata och rapportfunktion. Göra backup på databas. Logga in i TIS-Office Login uppgifter från början är alltid: Användare admin och lösenord admin123. Om du vill ändra lösenord kan du göra det senare. 1

2 När du har loggat in visas denna bild. v.1.1 Det finns en bra inbyggd hjälpfunktion (engelska) till TIS-Office. Klicka på Help för att visa hjälpen. Välj land Sverige S och välj rätt tidszon. Sverige har GMT+01:00 timme. När du är klar, tryck på OK Fyll i företagets kontaktuppgifter Efter att du har sparat inställningarna visas denna bild Detta är huvudmenyn. När du klickar på en meny öppnas undermenyer Viktigt! Aktiverar du fler moduler i TIS-Office kan det finnas fler menyer. Har du språkfilen kan du nu gå vidare med att installera svenska i TIS-Office. 2

3 Välj Utilities och sedan Language files i menyn för att installera svenska 2. Klicka på Add new Language 1. Language files Välj SVE och skriv Svenska När du är klar tryck OK Leta upp och markera textfilen du sparat tidigare. TISOfficeResources.sv-SE.txt 3

4 Tryck sen OK igen för att uppdatera databasen. Ett meddelande visas om allt gick bra. Tryck OK Välj sen menyn Utilities/User (i v2.6 klickar du på admin ) Här kan du även byta lösenord. Kom ihåg att anteckna lösenordet så att du inte glömmer bort det. Välj Svenska som språk och tryck sen på OK, menyerna uppdateras nu till svenska. 4

5 Installation av licenskoder (OBS! I TIS-Office Startpaketet art.nr. X finns koder till arkivering- och basmodul på påsen som innehåller hårdvarulåset. Du behöver bara fylla i ansökan om du vill ha ytterliggare moduler.) Extra licenskoderna skall din återförsäljare ansöka om via ett speciellt formulär på internet. Om du inte har fått de skarpa Licenskoderna kontakta din återförsäljare. (TIS-Office fungerar i 30 dagar med demonycklar. Det finns demonycklar för alla moduler på TIS-Office CD-skivan i mappen demo-keys och på hemsidan När du har fått formuläret med licenskoderna för de moduler du beställt skall dessa läggas in i TIS-Office och aktiveras. OBS! Hårdvarulåset måste det sitta i datorn(servern) när du använder programmet. På formuläret finns koderna till respektive modul. Aktivera licenskoderna 4. Tryck på spara 5. Gör om från 2 om du ska lägga in fler koder. 3. Tryck här. Kopiera/skriv in koden i det tomma vita fältet. Tryck Accept 2. Markera rad 1. Hitta rätt meny. Utilities/Software key ( Verktyg/Mjukvarunyckel ) 5

6 Starta sedan om TIS-Office för att de nya modulerna skall bli aktiva. Inläsning av data Data från fordon och förare kan hämtas från förarkort, Downloadkey eller valfritt datamedia t.ex. hårddisk, USB-minne eller CD-skiva. Du bör även göra en backup på dina kopierade filer, skapa en mapp på hårddisken och kopiera över dina filer från Downloadkeyn. Filerna som innehåller färdskrivardata har filändelse.ddd. Filer från färdskrivarens massminne börjar med M_ : M_ÅÅÅÅMMDD _Regnr_ Chassinummer.DDD Filer som är kopierade förarkort börjar med C_ : C_ÅÅÅÅMMDD _ Namn_Kortnummer.DDD Det kan även skapas filer som börjar med S_, dessa filer kommer från ett extraminne som finns i vissa Siemens-VDO färdskrivare. S_ filerna har samma format på namnet som M_ - filerna. För mer information om datafiler och filnamn, läs manualen som finns på Downloadkey CDskivan. Förenkla inläsningen Med två enkla val går det att förenkla inläsningsprocessen av nya förare och fordon. Förenkla registrering av nya förare och fordon. Välj Lägg till okänt fordon till grundplats Tryck OK Byt sen till fliken Fordonsenhet och välj Lägg till okänd förare till grundplats. Tryck OK Nu kommer förare och fordon som finns i inlästa filer automatiskt registreras av systemet. 6

7 Använda kortläsare Viktigt! För att kopiera förarkort med en kortläsare krävs arkiveringsmodulen för att filerna skall bli sparade i databasen. Förhandsgranska kort OBS! kortet kopieras ej ned i databasen. Välj överför/förarkort. Sätt i förarkortet i kortläsaren. Tryck på Nedladdningsknappen för att börja kopieringen. När förarkortet kopieras skapas det en fil på hårddisken som TIS-Office behandlar och analyserar. Filen innehåller bl.a. information om föraren och vilka fordon han har använt. Om det är första gången kortet kopieras kan du behöva använda importguiderna för att registrera föraren och fordon. Inläsning av data från downloadkey eller annat datamedia För att visa filer på direkt från Downloadkeyn, klicka här. Välj (Verktyg/överför data) 1. Klicka på mappen så kan du välja var du har sparat dina filer. 2. Klicka sedan på knappen Sökning för att visa alla datafiler i denna mapp 7

8 De hittade filerna visas i listan. Markera, genom att bocka för, de filer du vill importera till TIS- Office och klicka på Överföring. Ett meddelande visar att överföringen lyckades. Klicka på OK. Använda importguiderna Importguide Guiden innehåller tre knappar beroende på vilken typ av fil du vill importera, förarkort, massminne, Siemens-fil. Klickar du på en knapp får du se filerna som är tillgängliga för import. Längs ut till höger visas sen statusen för filerna. Målet är att det ska stå framgång i både arkiv- och utvärderingsstatus. Blir det konflikter löser du dessa genom att följa instruktionerna nedan. 8

9 Importguiden Tidigare valde jag att bara överföra två filer en förarkortsfil C_ och en massminnesfil M_. Överförde du fler C_ filer tidigare visas alla dessa filer i listan. Vill du uppdatera statusen på filerna kan du trycka på förnya (markerad med röd cirkel på föregående sida). Konflikter sker när en förare eller ett fordon inte finns registrerade i TIS-Office. Har du tidigare(på sid 4) valt att automatiskt registrera fordon och förare får du inga konflikter. Här visar vi hur du löser de olika konflikterna. Välj Importguide och klicka på förarkort Förarkortsfiler visas i listan med information om filerna. Längst ut till höger visas filens status. Statusen ändras beroende på hur mycket av filen som behandlats av TIS-Office programmet. Statusen kan vara: Nytt = Ny fil som kommer att behandlas I process = filen är under behandlig Konflikt = Filen behöver hanteras manuellt av dig Löst = du löste konflikterna framgångsrikt Framgång = Filen är färdigbehandlad. Klar. Behandling misslyckades = Filen är förstörd/felaktig. 9

10 Om det blir en konflikt klickar du på den (ordet konflikt) och löser den enligt exemplet nedan. Uppgifter om föraren du ska lägga in. Klicka på Lägg till ny förare för att registrera en ny förare. (Har du lagt in förare tidigare visas de här. Om du vill registrera ett till kort på en befintlig förare markerar du hans namn och klickar på spara ex. borttappat kort och föraren fått ett nytt kort från Vägverket) Et nytt fönster visas där du har möjlighet att lägga in en referens. Det viktiga fältet är Start date Startdatum. Det är från den valda dagen som TIS-Office kommer att presentera data om föraren. Välj ett datum innan föraren började använda sitt förarkort om du vill vara säker på att kunna utvärdera all data. Klicka sen på Spara 10

11 Denna konflikt är nu löst Klart. TIS-Office kommer nu att fortsätta behandla filen och det kan komma fler konflikter om nya fordon. Stäng fönstret och kontrollera Importguiden. En ny konflikt har upptäckts. Filen innehåller data om ett nytt fordon. Klicka på Lös för att lösa konflikten. För att registrera fordonet väljer du Lägg till nytt fordon. Du kan även lägga till referens och beskrivning på fordonet. Tryck sen Spara 11

12 När du löst konflikten och filen klar får den statusen Framgångsrikt. Data från filen kan nu utvärderas Importera fordonsfiler (filer från färdskrivarens massminne) Går till på samma sätt som import av filer från förarkort. Det finns en konflikt till som kan dyka upp när filen behandlas, det är när fordonet har körts utan förarkort. Klicka på Lös och tilldela körningen till en förare om du vet körde fordonet den valda tidpunkten. Ibland kan det vara väldigt många körningar utan kort. Du behöver inte lösa alla utan bara dom du vill ha med för utvärdering. 12

13 Utvärdera data Utvärdera förare och fordon gör man i menyerna Färdskrivardata och Rapporter. Välj Färdskrivardata och diagram detaljer. Välj utvärderingsmånad och välj en förare du vill utvärdera v.1.1 Arbetstid och vägmätarställning En lista där förarens arbetsdagar visas. Klicka på ett datum så visas information om körningen. 13

14 Klicka på Driftlägen för att visa arbetstiden på ett annat sätt. Tryck på Diagram för att byta tillbaka. v = Summering av de olika aktiviteterna. 2 = Detaljerad information om arbetstiden och aktiviteter. 3 = Starttid, sluttid, arbetstid och körd sträcka under körningen. 4 = En överskådlig graf över aktiviteterna I menyn Flottsammanfattning visas en summering av aktiviteterna under vald månad för samtliga förare på vald plats. 14

15 Skapa rapporter Rapport funktionen gör så att du kan gör utskriftsvänliga rapporter och utvärderingar. Har du Förar- och/eller fordonsrapportmodul har du tillgång till fler utvärderingsrapporter än om du bara har licens för basmodulen. Det finns totalt ca 25 rapporter varav 6 (3 förarrapporter och 3 fordonsrapporter) är tillgängliga i basmodulen. Fyra olika typer av rapporter: Förarrapport = Utvärdera förare. Fordonsrapport = Utvärdera fordon Arkivrapport (kräver arkiveringsmodul) = Hjälper dig med arkiverings/kopierings rutiner. Säkerhetsrapport (kräver företagsmodul) = Se behörighet på alla TIS-Office användare Välj Rapport och t ex. förarrapport = Välj månad du vill utvärdera 2 = Välj utvärderingsrapport 3 = Vill du utvärdera en längre eller kortare period kan du välja en valfri tidsperiod. 4 =Välj vilka förare du vill utvärdera 5 = Tryck på Granska för att skapa rapporten För mer information om de olika rapporterna se programmets hjälpfunktion. 15

16 Exempel på en rapport. v.1.1 Vill du veta mer om rapporterna, använd hjälpfunktionen Verktygsfältet används för att Byta sida, skriva ut, exportera dokumentet (till Word, Excel, Pdf), Zooma och söka i rapporten. Mer information om hur man använder TIS-Office finns i hjälpfunktionen (Tryck på F1). Det finns även manualer på TIS-Office CD-skivan i mappen English. 16

17 Backup av databas (arkiveringsmodul) Har du arkiveringsmodulen kan du göra backup av dina filer genom att göra en databas backup. Starta programmet Toolbox som installeras samtidigt som TIS-Office. Toolbox hjälper dig att administrera din TIS-Office databas. Starta programmet genom startmenyn. Fyll i dina login uppgifter. Samma uppgifter som du fyller i när du loggar in i TIS-Office. (Har du inte ändrat lösenord är det admin123) Tryck på Backup och återställning Mer information finns på TIS-Office CD-skivan i ToolBox_2_ENG_TU pdf som finns i katalogen English Välj backup Markera databaserna Tryck på Backup knappen, Backup filer 17