Manual Godman Redovisning

Transkript

1 Installation Sid 2 Avinstallera Sid 4 Installation från CD Sid 6 Uppdateringar Sid 7 Manual Godman Redovisning Sid 8 Skapa huvudman, God man Sid 8 Skapa ditt första räkenskapsår Sid 8 Bankkonton Sid 9 Fastigheter/Värdepapper Sid 9 Övriga upplysningar Sid 9 Inkomster - Utgifter Sid 10 Skulder Sid 11 Utskrifter Sid 11 Arbeta med annat år Sid 13 Kontoöverföring Sid 13 Skapa/återställ backup Sid 15 Kör datafil från annan plats Sid 16 Återställ till standard Sid 17 Underhåll Sid 17

2 Installation Vid nätbaserad installation fungerar det så att man laddar ner applikationen via sin webbläsare. Installationen görs lokalt på din dator och är sedan endast nåbar för den användare som är inloggad vid installationen. Krav för installationen Använd Internet Explorer 6 eller senare. Firefox 3.0 fungerar men det krävs att Microsoft NET framework Assistant 1.0 är installerad som tillägg till FF. Om du har Windows XP så krävs att du har SP2 (servicepack 2) installerad, vilket du mest troligt har. Följande installeras automatiskt om du inte har dessa på din dator. Microsoft Framework 3.5 SP1 Windows Installer 3.1 Steg 1 Gå till den sida som du fått instruktioner om i ditt e-brev. Klicka på knappen Installera (alt Install) Om din dator inte redan har installerat de komponenter som krävs, så kommer det upp information om detta och installation av dessa sker automatiskt. Detta är komponenter från Microsoft och om din dator är någorlunda uppdaterad bör du redan ha dessa installerade. 2

3 3

4 4

5 5

6 Installation av CD Utöver en vanlig nätinstallation kan du få Godman Redovisning i cd-version. På denna cd är det inte garanterat att den senaste versionen ligger. Därför bör du se till att vara uppkopplad mot Internet då du installerar denna programvara, så att du där automatiskt kan få ta del av en uppgradering. 1. Sätt in cd-skivan i din cd/dvdläsare 2. OM INTE installationsförfarandet startar automatiskt så ska du öppna din utforskare och där leta rätt på din cd-enhet. Visa innehållet i den och dubbelklicka på setup.exe 3. Normalt sett startar däremot installationen av Godman Redovisning automatiskt. Denna bild dyker upp på din skärm. Klicka på installera. Då installationen genomförts så kommer denna ruta upp. 1. Här kan du om du vill, köra Godman Redovisning i demoläge klicka på 14 dagar demo 2. Vill du köra Godman Redovisning i skarp version med dina licensrättigheter så ska du fylla i kundnummer samt licensnummer som du fått i din köporder via e-post. 3. Läs igenom villkoren och klicka därefter på Jag godkänner. 6

7 Uppdatering Uppdatering av programvara sker med automatik då din dator är Internetansluten. Då du startar programmet kollar alltid programmet om just ditt program har den senaste versionen/uppdateringen. Om så inte är fallet så ombeds du installera den. Klicka då på OK då denna rutan dyker upp. Denna rutan dyker då upp och den senaste uppdateringen installeras automatiskt Det händer att en aktuell uppdatering inte tas hem omedelbart då du öppnar ditt program. Om du vet med dig att det finns en ny uppdatering och din dator ändå inte tar hem den så starta bara om programmet en gång till. Det brukar gå bra då. 7

8 Godman Redovisning 2009: Manual Du startar programmet via startmenyn. Skapa Huvudman samt Godman Då programmet startat upp efter eventuell automatisk uppdatering, (vilket kräver att du har din Internetanslutning påslagen) dyker denna ruta upp den allra första gången. Välj Ja och lägg in din första huvudman. Eller välj att göra det senare. Samma ruta dyker sedan upp där du ombeds att lägga in dig själv som Godman. OBS: I Godman Redovisning kan du skapa så många huvudmän som du önskar. Skapa årsräkning Välj att skapa en årsräkning Har du tidigare års redovisning så kan du här i den nya versionen föra över uppgifter som saldo etc till nya året. OBS: Tänk på att det inte sker någon uppdatering på det nya året om du efter att ha importerat uppgifter gör en editerring på tidigare år. Du gör alltså din överföring EN gång! Välj år och startdatum. Kryssa också för de val du önskar göra Tryck OK! OBS: Det går inte att skapa år som ännu inte börjat gälla, in i framtiden alltså. Det går heller inte att skapa år bakåt i tiden. Så har du år tidigare som du vill lägga in i Godman programvara så bör du skapa dem före du skapar det aktuella året. 8

9 Lägg upp de konton som din huvudman har knutna till sig. Om du inte automatiskt fört över föregående års saldo så ska du manuellt skriva in kontots saldobelopp. Skapa så många konton din huvudman behöver. Fortsätt sedan med de övriga posterna. Ange huvudmannens tillgångar under Fastigheter/Värdepapper. Här kan du även lägga in bil, båt och annan egendom. Under skulder noterar du de aktuella skulder som din huvudman har hos bank, finansbolag etc. Under övriga upplysningar kan du lägga in löpande texter och ha den lite som en dagboksanteckning. Ska du ändra eller lägga till något så klickar du bara på ändra-knappen. Gör din ändring och tryck på OK. 9

10 Inkomster Om du placerar dig på inkomster och klickar på Ny så kommer denna ruta upp. Det går inte att skriva in ett postnamn manuellt direkt i rutan utan dem måste skapas. Detta gör du antingen här direkt på Ny eller innan i programfönstret. Se nedan bild. Inkomster Väljer du att skriva in inkomst och utgiftsposter via programmenyn så kommer du ändå till samma ruta som ovan. Det spelar alltså ingen roll var du anger inkomst och utgiftsposterna. Inkomster Välj din huvudman och placera markören på punkt 3, Inkomster under perioden. Klicka på ny Välj datum för transaktionen och sedan vilken sort det är är frågan om i postnamn. Under bilagenr/verifikatnr kan du ange om det finns papperskopia eller liknande på transaktionen. Skriv sedan en kort (max 15 tecken) notering ang. transaktionen. Skriv belopp och välj konto. Klicka OK. Samma förfaringssätt sker vid Utgifter för perioden. 10

11 Skulder Fyll i långivarens namn och eventuellt bilage/verifikatnr. Om du inte gjort automatisk överföring från tidigare år så måste du manuellt skriva in ingående belopp för aktuellt konto och välja datum. Utgående belopp skrivs endast in då årsbokslut ska göras. Utskrift av kassabok/månadsutskrift Denna funktion är utmärkt vid månadsrapportering och som översikt för varje månad. Välj det år du vill åt, samt månad. Du kan antingen skriva ut direkt, förhandsgranska eller spara som fil. Att spara som fil innebär att rapporten sparas på din egen dator som ett rtf-dokument. Detta dokument kan du sedan skicka till annan part för granskning etc. Under utskriftsformat kan du ange specifika inställningar för din utskrift. 11

12 Utskrift av årsräkning/kassabok Denna funktion är till för just årsräkning/bokslut. Välj Årsräkning, Kassabok eller markera de båda. Välj det år du är ute efter. Du kan antingen skriva ut direkt, förhandsgranska eller spara som fil. Att spara som fil innebär att rapporten sparas på din egen dator som ett rtf-dokument. Detta dokument kan du sedan skicka till annan part för granskning etc. Under utskriftsformat kan du ange specifika inställningar för din utskrift. Årsbokslut/Årsräkning Detta skall göras vid årets slut eller vid avslut för huvudman, exempelvis vid dödsfall. Placera markören på Årsräkning och gör dina val. Välj det aktuella året du vill avsluta. Välj annat datum om det inte det förvalda stämmer. Kryssa i rutan Avsluta årsräkning. Efter det så klickar du en gång på knappen Uppdatera årsräkning Svara Ja för att bekräfta. TIPS Tänk på att vid årets slut sätta utgående saldo på tillgångar och skulder. Detta underlättar då du ska skapa ett nytt år, då utgående saldo automatiskt blir ingående saldo vid nytt år. Om du inte satt utgående saldo för resp. post där så blir ingående saldo på nya året samma som ingående saldo året innan. 12

13 Ändra år Du kan när som helst ändra det år du vill jobba med Du klickar helt enkelt bara på Ändra upp till höger i programmet. Välj där ett annat år om du har och det aktuella året kommer upp. Att göra en överföring mellan konton Steg 1 Börja med att skapa en Utgiftspost som du kallar för Kontoöverföring. Detta gör du genom att klicka på Kontoplan och ny utgiftspost. Steg 2 I nästa steg gör du själva uttaget från kontot du skall föra pengar ifrån. Välj Utgifter under perioden och klicka på Ny utgift. Välj sedan datum för transaktionen. Förvalt är det datum då senast gjorda transaktion inträffade. Välj Kontoöverföring som postnamn. Du har nu skapat ett uttag från i detta fall Lönekontot och just nu är detta alltså en utgift. Vi skall nu förvandla denna till en överföring. Steg 3 Välj Bankkonton / kontanter och markera sedan det konto du precis registrerat överföringen på. I vårt exempel är detta Lönekonto. Klicka sedan på Transaktioner. Dubbelklicka på den aktuella transaktionen. 13

14 Denna ruta dyker då upp. Välj nu det konto överföringen ska ske till, i vårt fall är det Transaktionskontot, och tryck på OK. 14 Kontrollera gärna överföringen genom att markera ditt transaktionskonto och klicka på Transaktioner. Som du nu kan se är det en kontoöverföring på 1000:- på transaktionskontot. Överföringen kommer inte att synas under vare sig inkomster eller utgifter. Överföringen listas dock i kassaboken vid utskrift. Titta även i utgiftsposten för att där se att transaktionen ej länge är bokförd som en utgift utan nu som en överföring

15 Skapa en backup/ säkerhetskopia Gå på Arkiv/Avancerat/Skapa backup av redovisningen Välj var du vill placera din säkerhetskopia, ge filen ett namn eller acceptera det föreslagna och klicka på spara. TIPS Skapa gärna en mapp för just backuper och helst på annan enhet i din dator än på enhet C. För krachar ditt operativsystem så har du i alla fall kvar din backup om du sparat den på annan enhet än C. Då du vill återställa en backupfil så går du på Arkiv/Avancerat/Återställ redovisning från backup. Denna ruta dyker då upp, vilken du klickar ja på. 15

16 Bläddra dig fram till den mapp din backup-fil finns i. Markera den och klicka på Öppna Acceptera med ett Ja Lyckas återställningen bekräftar du på OK då denna rutan dyker upp 16 Kör din redovisning från annan plats Om du av någon anledning vill köra din redovisning från en annan plats än den som är standard kan du enkelt styra detta. Normalt så sparas din datafil med redovisningen i mappen: Microsoft Vista c:\användaren\appdata\roaming\godmanprogramvara Microsoft XP C:\Documents and Settings\användaren\Application Data\godmanprogramvara Detta kan vara bra om du alltid vill köra din redovisning från en extern hårddisk. Kom då ihåg att denna alltid måste vara inkopplad när du använder Godman Redovisning. En annan anledning kan vara att du helt enkelt vill jobba med flera redovisningar parallellt och då väljer att ha separata databasfiler för dessa. Klicka på Arkiv avancerat och Öppna datafil från annan plats

17 Återgå till standard redovisningen Välj alternativet Öppna standarddatafil under Arkiv avancerat. Då öppnas den redovisningsfil som skapats från början. Underhåll När du kört din redovisning ett tag växer din databas. Om du märker att programmet blir slöare kan du testa att kompaktera datafilen. Detta kan liknas med funktionen defragmentera hårddisk som finns i Windows. Normalt sett är detta något du aldrig behöver göra. 17