INFORMATION FRÅN VITEC. Dokumenthantering

Transkript

1 INFORMATION FRÅN VITEC VITEC Dokumenthantering Vitec Express VITEC Affärsområde Mäklare GÖTEBORG: REDEGATAN 1 C, V. FRÖLUNDA VÄXEL: KALMAR: BOX 751, BORGMÄSTAREGATAN 5, KALMAR, VÄXEL: STOCKHOLM: BOX 30206, LINDHAGENSGATAN 116, STOCKHOLM

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Skapa nytt dokument... 3 Verktygsraden... 5 Förhandsgranska dokument... 5 Skapa pdf och skriva ut... 6 Alternativa texter och bilder... 6 Gula fält kräver ett aktivt val... 7 Dolda texter... 8 Informationsrutor... 8 Hantera sparade dokument

3 Skapa nytt dokument När du vill skapa ett nytt dokument i Express går du in på önskat objekt, klickar på menyknappen och väljer Dokument. Klicka på Skapa nytt (Första gången du kommer in på dokumentsidan är den tom, men allteftersom du skapar och sparar dokument kommer dessa att visas här som miniatyrer.) Välj önskad mall i direkt i listan eller använd sökfunktionen, klicka sedan på Klar. 3

4 Dokumentet öppnas i redigeringsläge, vilket du ser bland annat i verktygsraden där Ändra är valt: I själva dokumentet har mycket av informationen redan hämtats in per automatik. På en del ställen finns blå markeringar där du har möjlighet att fylla i text direkt i dokumentet, dessa blå fält syns bara i redigeringsläge. Du kan även ändra de flesta befintliga texter genom att klicka på dem. Texten blir gråmarkerad och en textmarkör dyker upp. 4

5 VERKTYGSRADEN I dokumentets verktygsrad hittar du följande funktioner: Längst till vänster finns en knapp för förhandsgranskning (1), som du använder om du vill lämna redigeringsläget och se hur dokumentet kommer att se ut vid utskrift. Med reglaget vid Skala (2) kan du zooma in och ut i dokumentet. Till höger om detta hittar du tre formateringsknappar (3) för fet och kursiv stil samt understrykning. Dessa knappar tänds bara upp när en text i dokumentet är gråmarkerad och redigeringsbar. Uppdatera (4) innebär att uppgifter från registret hämtas in till dokumentet vilket är användbart om du till exempel har gjort ändringar på objektet efter att du senast sparade dokumentet. När du har gjort ändringar som du vill behålla klickar du på Spara (5) och med krysset längst till höger (6) stänger du dokumentet. FÖRHANDSGRANSKA DOKUMENT I granskningsläget finns klickbara miniatyrer av de olika sidor som dokumentet består av, vilket underlättar navigering och ger dig en snabb överblick av dokumentets innehåll. 5

6 SKAPA PDF OCH SKRIVA UT När du förhandsgranskar ett dokument innehåller verktygsraden en extra knapp, Skriv ut. Den klickar du på om du vill skapa en pdf av dokumentet, för att skriva ut eller mejla vidare. Vad som händer när du klickar på Skriv ut varierar lite beroende på vilken webbläsare du har. I vårt exempel med webbläsaren Chrome dyker dokumentnamnet upp nere till vänster i fönstret och genom att klicka kan man sedan välja bland ett antal alternativ. ALTERNATIVA TEXTER OCH BILDER Vid vissa texter i dokumenten syns en grå symbol som betyder att texten kan bytas ut mot andra alternativ. Klicka på symbolen så markeras texten och de olika alternativen dyker upp till höger på skärmen. 6

7 Symbolen dyker även upp vid bilder. Detta ger dig möjlighet att välja mellan olika bilder, antingen från de bilder som finns på objektet eller, i vissa dokument, bland andra bilder som inte är objektspecifika. GULA FÄLT KRÄVER ETT AKTIVT VAL Det finns en del texter i dokumenten som är gulmarkerade. Det är för att uppmärksamma dig på att du behöver välja den text som är bäst lämplig. Klicka på alternativsymbolen för att se vilka texter du kan välja bland. 7

8 DOLDA TEXTER En del texter i dokumenten är dolda. Dessa texter har ljus grå färg i redigeringsläget och skrivs inte ut. Önskar du att texten ska vara med på utskriften kan du aktivera den, antigen genom att klicka i en kryssruta som här: Eller genom att fylla i en blå ruta: INFORMATIONSRUTOR Här och var i dokumenten kan du stöta på en rund informationssymbol. När du klickar på den visas en informationsruta som bara är riktad till dig som användare, och som alltså inte syns när du skriver ut dokumentet. De här rutorna innehåller värdefull information för dig, så ta för vana att alltid läsa dem så att du inte glömmer något viktigt. Om du känner dig helt införstådd med det som står i rutan kan du stänga den igen genom att återigen klicka på den runda symbolen. 8

9 Hantera sparade dokument När du väl har börjat arbeta med dina dokument och sparat dem kommer de att visas som miniatyrer på sidan Dokument som vi utgick ifrån tidigare. Skapa nytt finns alltid längst till vänster. Miniatyrerna av sparade dokument hanterar du på följande sätt: Klicka direkt på själva miniatyren (1) om du vill förhandsgranska ett dokument. Vill du hellre komma till redigeringsläget klickar du på knappen Ändra (2). Knappen Ta bort (3) använder du om du vill radera ett dokument