Kalendersynkronisering. med Exchange. Vitec Express juli 2014 INSTRUKTIONSMANUAL FRÅN VITEC

Transkript

1 INSTRUKTIONSMANUAL FRÅN VITEC VITEC Kalendersynkronisering med Exchange Vitec Express juli 2014 VITEC Affärsområde Mäklare GÖTEBORG: REDEGATAN 1 B, V. FRÖLUNDA VÄXEL: KALMAR: BOX 751, KALMAR VÄXEL: STOCKHOLM: GUSTAVSLUNDSV 30, BROMMA VÄXEL:

2

3 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Vad är Exchange?... 4 Aktivera synkronisering... 5 Egenskaper för synkronisering... 6 Avancerade inställningar... 7 FAQ

4 Kalendersynkronisering med Exchange Med Express finns numera möjlighet att integrera kalendern i Exchange (som vanligtvis nås via Outlook). Det innebär att: I Express visas kalenderhändelser från Exchange. Betoningen på visas är för att Exchangehändelser fortsatt lagras och redigeras i Exchange. Med färgkoden blått för Express och grönt för Exchange ser användaren av Vitec Express skillnad på vad som kommer från Outlook och vad som kommer från Express. Konceptet med färgkodning och även färgerna kommer från Outlook 2013, som det ser ut i Outlook när användaren har flera kalendrar uppe. Se exempel i bilden nedan. Observera att händelser som lagts upp i Exchange fortsatt redigeras i Exchange. Ska man ta bort eller flytta ett möte som man lagt upp i Exchange så måste man göra det i Exchange. När man lägger till en händelse i Express synkas den direkt över till Exchange och blir synlig sekunden efteråt. Om användaren däremot väljer att lägga upp en ny händelse i Vitec Mäklarsystem kan det dröja några minuter innan den blir synlig i Exchange. Anledningen är att Mäklarsystem inte har någon inbyggd direktsynkning utan händelsen kommer med i den schemalagda synkningen som körs var 5:e minut. Visningen av Exchangehändelser saknas i Vitec Mäklarsystem. Det innebär att kalendern i Vitec Express ger en heltäckande bild av mäklarens aktiviteter. VAD ÄR EXCHANGE? Exchange är en e-postbaserad kommunikationsserver för företag. Det är viktigt att känna till att Outlook mycket väl kan användas ihop med andra E-postlösningar än Exchange men det är just Exchange-kalendern som kalendern i Express kan integrera och kommunicera med. Vanligast för Vitecs kunder är att man köper Exchange som en tjänst, så kallad hosted Exchange, men det kan också förekomma kunder som använder en egen Exchange-server. 4

5 AKTIVERA SYNKRONISERING För att komma igång med kalendersynkronisering med Exchange krävs att man aktiverar synkningen under Inställningar i Express. De fyra bilderna nedan visar idealfallet där man: 1. går till Inställningar på huvudmenyn 2. klickar på inställningen Exchange, Kalendersynkronisering 3. klickar på Kontoinställningar i funktionspanelen 4. fyller i e-postadress och lösenord (lösenord till Exchange) 5. klickar sedan på Testa anslutning och Spara Av olika skäl kan det hända att det inte räcker med e-postadress och lösenord för att hitta rätt Exchange-server. I Vitecs tester tycks detta dessvärre vara ganska vanligt. Vad som då händer är att det dyker upp ytterligare tre inmatningsrutor där användaren behöver fylla i serveradress, domän och användarnamn. Stämmer uppgifterna och anslutningen lyckas syns det tydligt med den gröna texten Ansluten i huvudet på funktionspanelen. Se bilden nedan. 5

6 Observera: 1. Det enda praktiska sättet att få fram serveradressen är att vända sig till sin Exchangeleverantör eller IT ansvarig. Detsamma gäller för domän och användarnamn. En typisk serveradress ser ut något i stil med: 2. När man har rätt uppgifter är det självklart också noga med stavningen. Det finns ingen tolerans för t ex felaktig domän eller felaktiga tecken i serveradressen. 3. Synkning med Express sker via Exchange Web Service och det är den rekommenderade och bäst lämpade metoden för en applikation uppbyggd som Vitec Express. Det är dock en annan metod än den som mobiltelefoner använder sig av. De inställningar som kunderna eventuellt är bekanta med från sin mobiltelefon fungerar inte i Express. EGENSKAPER FÖR SYNKRONISERING På funktionspanelens andra knapp hittar man egenskaper för synkronisering. Normalt behöver man inte ändra något alls här men där finns möjlighet att slå på och av synkronisering och där finns också en inställning för antal dagar bakåt som synkroniseringen skall omfatta. 6

7 Direkt efter att man sparat sina kontoinställningar och anslutit till Exchangeservern så skiftar automatiskt knappen för Synkronisering aktiv över till Ja. Default-inställningen för antal dagar är satt till 30 dagar. AVANCERADE INSTÄLLNINGAR Företag med egen Exchange-server har väldigt ofta central lösenordshantering via Active Directory och därmed samma lösenord till Exchange som till det interna nätverket. Det kan då vara en god säkerhetspolicy att ställa in synkronisering till Exchange via ett så kallat impersonationkonto. Vinsten ur ett säkerhetsperspektiv är att man inte använder sig av ADlösenord i inställningarna samt att åtkomsten enbart gäller Exchange och inte det interna nätverket. Förmodligen kommer det vara ovanligt att man efterfrågar denna möjlighet men skulle det ske och det uppstår frågor så kan utveckling på Express hjälpa till med närmare förklaringar. Kontaktvägen för dessa typer av frågor är via Vitecs kundservice. FAQ Använder Express och Exchange samma lösenord? Nej det är olika lösenord. Användaren av Vitec Express kan givetvis ha valt samma. När behöver jag skriva in serveradress? Om Express inte lyckas hitta kundens Exchangeserver innan timeout kommer du behöva skriva in adressen för hand. Var kan jag utläsa serveradressen? Vänd dig till din leverantör av Exchange alternativt IT-ansvarig i de fallen man har egen server. Är det inte samma inställningar som i kundens mobiltelefon? Nej Express använder ett annat protokoll och därmed blir inställningarna annorlunda. Hur länge måste jag vänta innan timeout vid anslutningstesten? 7

8 Timeouten i Express är satt till 30 sekunder Jag har fungerande anslutning men inget förs över till Exchange? Kontrollera att Synkronisering aktiv under Egenskaper är satt till Ja Jag har prövat kollegans inställningar och har nu Exchangekalendern full med kollegans uppgifter? När du byter Exchangekonto i inställningarna så kommer, vid nästa synkroniseringstillfälle, kollegans händelser tas bort och dina läggas upp. Dock med reservation för att bara 30 dagar gamla händelser synkroniseras (inställningsbart). Har det alltså synkroniserats över händelser från kollegan som hunnit bli äldre än 30 dagar så kommer just de inte att raderas. Om jag ändrar eller tar bort en händelse i Exchangekalendern så kommer den tillbaks oförändrad? Som lösningen är gjord just nu måste du ändra Exchangehändelser i Exchange och Expresshändelser i Express. Varför ser jag inte Exchangehändelser i Mäklarsystem Office? Exchangeintegrationen är enbart byggd i Express för närvarande. Dock synkas händelser över till Exchange som är upplagda i Mäklarsystem Office. Hur ofta sker synkronisering? Var 5:e minut om inte händelsen läggs upp i Express. Då går den över direkt. Det blir flera dubbletter i kalendern? Kontrollera att du inte har Googlesynkronisering eller använder manuell Outlooksynk som kan ge upphov till dubbletter. 8