Lync 2013 utbildningsmaterial för Mac

Transkript

1 Lync 2013 utbildningsmaterial för Mac

2 Upplägget av utbildning i Lync för Mac Vi kommer att gå igenom följande avsnitt med paus mellan avsnitten Inloggning och inställningar för ljud- och videoenheter Lyncsamtal, vidarekoppling, din närvaro och integrationen med Exchange Snabbmeddelande, dela skrivbord, hur man ringer vanliga telefonnummer och grupper i Lync Möten i Lync med interna och externa användare. Support och hjälpen i Lync Diskussion och frågor

3

4 Starta din dator Lync skall startas automatiskt när du startar din dator. För att detta ska ske måste du göra en inställning. Ctrl-klicka på Lyncsymbolen och välj Öppna vid inloggning.

5 Logga in på Lync Skriv in din generiska e-postadress. Den ska avslutas Ange ditt Användar-ID som ska inledas med ad\ och ditt användarnamn. (Backslash) \ får du genom att hålla ner alt-shift och 7 Skriv in lösenordet och klicka på Logga in

6 Dator i viloläge Om din dator går ner i viloläge behöver du logga in igen på Lync.

7 Logga in på Lync Nu är du inloggad på Lync. Alla inställningar, grupper och annat som du har angett i Lync visas. Vi ska visa senare hur man lägger in sådana uppgifter

8 Logga in på ipad/iphone Inloggningen följer samma princip även på andra plattformar. Exemplen här till höger visar hur det ser ut på ipad. För att du ska kunna skriva in ditt användarnamn måste du visa Avancerade alternativ för att skriva in ditt användarnamn.

9 Koppla in headset Man bör sträva efter att alltid använda headset när man kör Lync. Det går att prata direkt i en bärbar dator eller en datorplatta men räkna då med att ljudkvaliteten blir lidande. Koppla in ditt headset i en USB-kontakt på datorn.

10 Välj din primära enhet Om du klickar längst ned till vänster i på mikrofonsymbolen ska du se ditt headset. Markera headset.

11 Inställningar för ljudenhet Gå till Lync och Inställningar och välj Ljud för att göra inställningarna

12 Inställningar för ljudenhet Se till att Ring även och Slå på ljud när telefonen ringer under Sekundär ringsignal när telefonen ringer är förbockade.

13 PAUS

14 Du kan ringa vem som helst med Lync. Vi börjar dock med ett exempel där du söker efter en person på Umeå universitet. Skriv in namnet på din granne. Du ser då personens närvaroinformation. Ring med Lync

15 Personen är tillgänglig (grön). Högerklicka en gång på fotot (eller platsen för fotot). Välj Ring upp och Ring med Lync Ring med Lync

16 När du ringer När du ringer visas personen du ringer till i ett eget fönster

17 När personen svarar Visas fortfarande bilden men nu också med tiden för samtalet. Samtalet avslutas genom att klicka på

18 Ring med Lync den som blir uppringd Den som blir uppringd kan välja att svara genom att klicka Acceptera Om man inte vill svara alls klickar man på Acceptera inte Klickar man på omdirigera svarar man kanske vanligtvis med ett snabbmeddelande om när man blir tillgänglig. Man kan också välja att ange inställningen Stör ej.

19 Om du klickar på videosymbolen startar du din kamera. Du ser dig själv som en liten bild och den du ringer till i en stor bild Starta din video

20 Vidarekoppling av samtal En viktig funktion i Lync är möjligheten att vidarekoppla samtal så att det samtidigt ringer på ett annat nummer som du själv väljer. Gå till Lync - inställningar och Telefonsamtal. Markera Ring samtidigt: och skriv in telefonnumret.

21 Vidarekoppling av samtal Du kan också välja under vilka tider som vidarekopplingen ska ske. Markera Vidarekoppla eller ring samtidigt endast under arbetstid. Arbetstiderna anger du i kalendern i Outlook.

22 Din närvaro - tillgänglighet Du kan själv bestämma om du ska visas som tillgänglig eller inte.

23 Du kan ange vad du gör genom att skriva in text under din bild. Där kan också skriva in om du är bortrest, på semester eller annat Detta är synligt för andra Lyncanvändare på Umeå universitet Vad gör du?

24 Hänvisningstjänster Umeå universitets nya stödsystem för telefoni (växeln) kan användas snabbt och enkelt direkt från Lyncklienten. För att hänvisningen ska fungerar fullt ut måste du aktivera din röstbrevlåda (se lathunden för instruktioner).

25 MAC - Hantera hänvisning och röstbrevlåda med Lync När du hänvisar ringer det inte på din Lync. Samtalet tas istället om hand av växeln som meddelar (förintalat) vad du har angett som orsak (se tabellen till höger). Den som ringer kan tala in ett meddelande i din röstbrevlåda och de som ringer externt kan också få tala med telefonist. Hur du hänvisar i Lync Skriv in koden i Lync i fältet under ditt namn, ett mellanslag och tiden för när du är tillbaka. Avsluta med Enter. Om du skriver ett klockslag (som i exemplet 15:00) gäller det för samma dag som när du skriver in uppgiften. Om du återkommer en annan dag än när du skriver in meddelandet anger du månad och dag. Exempelvis sam 1024 vilket innebär att du är åter den 24:e oktober. Om du bara skriver koden och kolon gäller den förinställda tiden. Om du skriver in ett semikolon efter koden kommer det att ringa på din Lync. Om du då inte svarar tas samtalet om hand av växeln som meddelar (förintalat) vad du har angett som orsak Om du behöver ändra hänvisningen Om du behöver ändra din hänvisning måste du radera hela texten och skriva in kod och tid på nytt. Orsak Hur du når växeln i Lync Om du behöver hjälp kan du alltid ringa växeln så får du tala med en telefonist. Telefonisterna är första linjens support i Lync. Skriva bara in UMU växel i kontaktfältet. Även om det visas som Offline är det bara att ringa. Kod i Lync Förinställd tid Deltid DEL 1 dag Gått för dagen GFD 1 dag Lunch LUN 1 timme Övrigt OVR Tillsvidare Sammanträde SAM 2 timmar Semester SEM 1 dag Sjuk SJK Tillsvidare Tjänsteärende TJA 2 timmar Tjänstledig TJL 1 dag Tjänsteresa TJR 1 dag Undervisning UND 3 timmar Tillfälligt ute UTE 30 minuter Vård av barn VAB Tillsvidare

26 Röstbrevlådan inställningar i Lync För att använda dig av röstbrevlådan måste du göra en inställning i Lync. Klicka på Lync och Inställningar. Så här ska det se ut: Gå till Telefonsamtal. Se till att Vidarekoppla är markerat. Under Obesvarade samtal och Omdirigera väljer du Nytt nummer eller ny kontakt. Skriv in röst och klicka på OK. OBS! Skriv bara in röst, inte röstbrevlåda. Lyssna av röstbrevlådan Ring till röstbrevlådan genom att skriva in röstbrevlåda i kontaktfältet. Du får anvisningar hur du ska göra för att lyssna av brevlådan och hur du gör för att ändra kod med mera. Om du har fått ett röstmeddelande i din röstbrevlåda får du mail om detta.

27 Synkronisera din mail, din kalender och dina kontakter med Lync Lync är synkroniserad med den kalender och de kontakter som du använder på universitetets mailserver (Exchange). Du måste se till att du har aktiverat ditt mailkonto inklusive kalendern och kontakter mot Exchange. Hur du aktiverar ditt Exchangekonto kan du läsa om här (Preliminär).

28 Synkronisera din mail, din kalender och dina kontakter med Lync Du kan själv välja vilken mailklient, kalender och kontakthanterare du vill använda. Det finns två alternativ. Outlook hanterar din mail, din kalender och dina kontakter i ett enda program. Macens inbyggda mail och kalender. Här nedan följer två avsnitt. Det ena avhandlar Outlook, det andra Macens inbyggda mail och kalender. Hoppa över det som inte passar just dig.

29 Lync är synkroniserad med din kalender i Outlook. Om du har tider angivna i kalendern visas du som Upptagen Kalendern i Outlook

30 Konversationshistorik i Outlook I Outlook lagras också din konversationshistorik.

31 Missade samtal i Outlook Om du missar ett samtal får du mail Öppnar du mailen finns uppgifter om vem som ringt, telefonnummer och e-post.

32 Onlinemöte i Outlook Du kan också boka in Lyncmöten i Outlook. Gå till kalendern i Outlook och välj Skapa onlinemöte.

33 Onlinemöte i Outlook Skicka e-posten till den eller de personer du vill ska delta. Mottagaren kan då acceptera mötet i sin kalender.

34 Macens inbyggda kalender Kalendern är synkroniserad med Lync om du har skapat ett Exchangekonto för kalendern och använder dig av denna kalender. Du kan ha flera kalendrar, i icloud eller på andra ställen. Det är bara kalendern som upplagd på Exchange som är synkroniserad med Lync vilket innebär att du måste vara noga med vilken kalender du använder dig av.

35 Macens inbyggda kalender Så här skulle det kunna se ut. I exemplet är det kalendern under psy.umu.se som är synkroniserad med Lync.

36 Macens inbyggda kalender Du kan välja vilken kalender som ska var förinställd. Gå till Kalender och Inställningar. Om du nu klickar på kalendern under ditt Exchangekonto (som exemplet till höger visar) så kommer dina bokningar att hamna i denna kalender.

37 Macens inbyggda kalender Om du har kvar kalendern i icloud kvar som förinställd så kan du alltid ctrl-klicka på bokningen och välja att placera bokningen i din Exchangekalender.

38 Konversationshistorik i Macens mail I Macens mail finns en mapp som heter konversationshistorik. Där lagras alla samtal som du har ringt eller svarat på och alla dina chattar.

39 PAUS

40 Snabbmeddelande Du skriver snabbmeddelanden genom högerklicka på personen och välj Skicka ett snabbmeddelande Använd gärna snabbmeddelandet för att fråga om du kan ringa upp även om personen är tillgänglig

41 Snabbmeddelande skicka blommor Snabbmeddelanden kan också användas för att skicka blommor (dra och släpp)

42 Snabbmeddelande skicka dokument Dra och släpp dokument i snabbmeddelanderutan

43 För att dela skrivbord högerklickar du på personen och väljer Dela skrivbord Dela skrivbord

44 Här klickar du bara på OK Dela skrivbord

45 Dela skrivbord - mottagaren Den som får inbjudan måste acceptera mötesinnehållet genom att klicka på Anslut

46 Dela skrivbord - mottagaren Nu ser mottagaren ditt skrivbord

47 Dela skrivbord - mottagaren För att visa ditt skrivbord på hela skärmen klickar du på de utåtriktade fyra pilarna längst ned på fönstret Mottagaren kan skifta och dela sitt skrivbord. Man kan också överlåta kontrollen genom att klicka på Begär kontrollen

48 Hur ringer man till ett vanligt Skriv in telefonnumret inklusive riktnummer +46 läggs till automatiskt och första nollan tas bort Sedan är det bara att dubbelklicka på numret telefonnummer? Utlandssamtal

49 Du kommer att ringa många kontakter i Lync. För att organisera kontakterna kan du skapa en grupp Klicka på Kontakt och välj Skapa ny grupp Du får då en Ny grupp som du kan döpa om till ett lämpligt namn (i exemplet heter den Privat ) Skapa en grupp

50 Befolka en grupp Du kan nu lägga in kontakter i gruppen Högerklicka på ett telefonnummer, välj Lägg till i kontaktlistan och välj vilken grupp du vill lägga kontakten i. Du kan också dra och släppa en kontakt till en grupp

51 PAUS

52 Gå till Konversation välj Möte nu. Du startar nu ett möte (som heter Gruppkonversation) där du själv är ensam deltagare till att börja med. Starta ett möte

53 Bjud in personer till mötet - Sök en person i Lync och dra och släpp personen in i Konversationen (mötet). Lyncanvändare

54 Bjud in personer till mötet - Lyncanvändare Nu har du skapat ett möte där två personer pratar med varandra. Du kan starta video om du vill.

55 Om du vill bjuda in fler personer till samtalet drar du bara och släpper personen i samtalsfönstret Bjud in fler deltagare

56 Lyncmöte med externa personer Klicka på kugghjulet och välj Skicka e- postinbjudan. Lync WebApp

57 Lyncmöte med externa personer Nu öppnas en ny e- post där du skriver in mottagarens adress (eller mottagarnas adresser) E-posten innehåller den länk som mottagaren måste klicka på Anslut till onlinemöte Lync WebApp

58 Lyncmöte med externa personer Mottagaren kommer att se Lync Web App och behöver installera några få Plug-in program Det är viktigt att mottagaren slår på sitt ljud Lync WebApp

59 Lyncmöte med externa personer Nu kommer du att se personen i ditt mötesfönster Om du vill att personen ska kunna visa video, dela skrivbord med mera måste du ändra behörigheterna till Presentatör Högerklicka på namnet och välj Gör till presentatör Lync WebApp

60 PAUS

61 Support Support telefonisterna i växeln Sök på UmU Växel i Lync IT-support Sök på servicedesk Ring Ärende i Servicedesk PT (personlig tränare) För dig som har genomgått utbildningen Bokning via lync-support@umu.se

62 Lync 2013 Demonstration av datorplattor och smartphones

63 Frågor och diskussion