ShoreTel Communicator Överblick

Transkript

1 ShreTel Cmmunicatr Överblick ShreTel Cmmunicatr är det enklaste sättet att kmmunicera effektivt med dina kllegr ch affärspartners. Oavsett m du är nrmal användare, telefnist eller samtalsagent i ett Cntact Center så erbjuder Cmmunicatrn en rad prduktiva funktiner sm förenklar ch effektiviserar kmmunikatinen - på kntret, på resande ft eller hemifrån. Denna guide ger en övergripande beskrivning av denna funktinsrika applikatin. För mer detaljerad infrmatin, tryck F1 när Cmmunicatrn är aktiv ch läs användarhandbken i PDF. Prgramknapp Access till inställningar ch de vanligaste funktinerna Snabbringare Ring genm att söka på namn eller slå ett telefnnummer. Tilldelning Tilldela din Cmmunicatr till den telefn sm du vill använda Samtalshanteringsläge Aktivera ditt aktuella samtalshanteringsläge Ikner Samtalshantering Svara Lägg på Väntkppla Kppla Knferens 3-part Vide Snabbmeddelande Samtalsinfrmatin Samtalslist Hantera ch överblicka dina aktiva röstsamtal Närvar Hantera aktuell närvar status samt ntering m vad man gör (Instant Messaging) Fönster Access till kntakter, histrik, teklefnkatalg, röstbrevlåda samtalsuppgifter ch snabbnr. Fönsterflikar Väl flik för att visa önskat fönster Standardinställning När Cmmunicatrn väl installeras är den förprgrammerad enligt kunddata sm är överenskmmen. Varje enskild användare kan själv anpassa ch hantera sina persnliga inställningar. Följande standardinställningar gäller m inget annat är överenskmmet: Inkmmande samtal ringer på Primär telefn, se Tilldela din telefn Vid uteblivet svar styrs samtal till röstbrevlåda efter 5 signaler Röstbrevlådans röst är förintalad ch autmatiserad Nya röstmeddelanden skickas till användarens e-pstadress Man visar sitt direktnummer på utgående samtal. Outlk Kntakter integreras i Cmmunicatr Outlk Kalender hänvisar telefnen vid möte Outlk Arbetstider stänger av din telefn när dagen är slut Under flik histrik har man tillgång till alla samtal ch meddelanden Viktiga persnliga anpassningar Innan man börjar att använda Cmmunicatrn är det viktigt att göra några persnliga anpassningar ch förberedelser. Alternativ ch Inställningar hittar man genm att klicka på prgramknappen eller trycka Ctrl+O. Spela in för- ch efternamn Röstmeddelande -> Spela in ditt namn Kntrllera persnlig samtalshantering Samtalshanteringsläge -> Standard Övriga förutsättningar sm bör förberedas är följande: Ställ upp ditt mbilsvar till att svara först efter 5-6 signaler Installera USB headset m Sftphne skall användas Undvik bandbreddskrävande tjänster sm streaming ch TV i datrn

2 Cmmunicatr Användarfunktiner Tilldela din telefn Knappen längst till vänster kallas telefntilldelning, dvs. det är här du anger vilken telefn du skall använda. Berende på knfiguratin så kan denna meny variera, nedan följer de lika uppsättningar sm används: Primär telefn Nrmalt din kntrstelefn sm aningen kan vara en brds- eller DECT telefn (Abnnemang Kntr), Mbility App (Abnnemang Mbility) eller en kmbinatin av de båda (Abnnemang Kmb). Sftphne En telefnfunktin inbyggd i datrn sm kräver en USB ansluten ljudkälla sm headset eller knferenshögtalare, denna USB enhet bör sättas sm Standard för kmmunikatin för att fungera på bästa sätt vilket görs under Kntrllpanelen -> Ljud -> Uppspelning- ch Inspelningsenhet. Externa telefner Under Mina telefner kan man lägga till valfria externa telefner, kan vara exempelvis mbil eller hemtelefn. Externa nummer skall läggas till i frmatet xx88xx99 samt med en lämplig beskrivning sm sedermera kmmer att användas vid tilldelning. Viktigt! Väljer man att dirigera samtal till en extern telefn, exempelvis mbiltelefn, så måste man ta hänsyn till att mbiltelefnens inställningar kmmer påverka vad sm händer med ett samtal sin ringer på anknytningen. Vad händer när du inte svarar på mbilen? Vad händer när du är upptagen på mbilen? Vad händer när mbilen inte är tillgänglig, saknar täckning eller är avstängd? Ingår man i svarsgrupp är det därför rekmmenderat att lägga en funktin sm kräver att man bekräftar ett samtal genm att trycka 1 vilket görs på respektive extern telefn

3 Samtalshanteringsläge Varje enskild persn har fem lika samtalshanteringslägen där varje individuellt läge har sin egen hälsningsfras i röstbrevlådan ch individuell uppsättning för hur inkmmande samtal skall hanteras. På Standard kpplas inkmmande samtal till röstbrevlåda m du inte svarar efter 5 signaler ch på alla andra samtalshanteringslägen sker det direkt. Man kan själv anpassa efter egna önskemål genm att trycka på samtalshanteringsknappen ch välja Knfigurera Samtalshantering. Aktuellt samtalshanteringsläge ch anteckning m samtalshantering visas för kllegr. Med Cmmunicatr följer en autmatisk kppling mt Micrsft Outlk vilket medför att den hänvisar din telefn när ett möte bkas i din kalender samt stänger av telefnen efter arbetsdagens slut. Arbetstider i Outlk bör därför kntrlleras så att anknytningen öppnar ch stänger krrekt vilket gör i Outlk Kalenderns inställningar Att ringa utgående samtal Cmmunicatr har en s.k. snabbringare sm gör det enkelt att ringa både interna kllegr ch externa kntakter. Markera fältet Skriv ett namn eller nummer uppe till vänster ch sök på för eller efternamn eller slå önskat telefnnummer inklusive riktnummer. Namnsökningen görs per autmatik i den interna telefnkatalgen samt i Outlk Kntakter ch sökningen förfinas ju fler bkstäver man skriver. När man träffat önskad kntakt ringer man genm att trycka på Enter. Samtalet kmmer att etableras på den telefn du valt under Tilldela din telefn. Om man har ett kmb abnnemang så etableras samtalet på kntrstelefnen. På mtsvarande sätt kan även etableras dubbelklicka eller högerklicka direkt via Histrik ch Kntaktfönstret. Om man är tilldelad till en extern telefn, exempelvis mbil, så kmmer Cmmunicatr först ringa ut till den tilldelade mbilen ch sedan etablera samtalet till det slagna numret, nedan ipad. Vid utgående samtal kmmer varje användares direktnummer att visas för den sm man ringer till

4 Svara på inkmmande samtal Ett inkmmande samtal presenteras via ett s.k. ppup fönster i nere till höger vid aktivitetsfältet. I fönstret ser man vem sm ringer ch man kan välja att svara, avvisa till röstbrevlåda eller skicka ett snabbmeddelande m det är en intern användare sm söker en. Det inkmmande samtalet visas även i samtalsfältet där man kan klicka på eller trycka F8 för att svara. Om samtal inte besvaras så kpplas samtal till röstbrevlåda efter 5 signaler ch m ett meddelande talas in skickas ett mail med bifgad ljudfil. Om persnen lägger utan att tala in ett meddelande så registreras samtalet sm missat. Detta syns genm en siffra vid telefniknen upp till höger samt i Histrik fliken. Om man är tilldelad till en mbil kan man inte svara i Cmmunicatr utan man måste svara i mbilen. Hantera ett pågående samtal Under ett pågående samtal erbjuds flera möjligheter via ikner sm blir synbara i samtalslisten, man kan även högerklicka på listen för fler alternativ. Ett pågående samtal kan överföras till en annan persn, antingen intern eller extern. En överföring aktiveras genm att klicka på, trycka F10 eller högerklicka på samtalslisten ch välja Överför. Slå namn eller nummer på den du vill kppla till ch välj sedan m du vill knsultera eller transprtera direkt. Man kan även spela in det pågående samtalet genm att högerklicka på samtalslisten ch välja spela in. Det aktuella samtalet spelas in till du avslutar inspelningen (högerklicka ch stppa inspelning) eller lägger på. Den inspelade ljudfilen mailas till varje användares inkrg sm en bifgad ljudfil. Vill du lägga till numret i din telefnkatalg så högerklicka på samtalslisten ch välj Lägg till/ändra Outlk kntakt ch följ anvisningen.

5 Kntakter I kntaktfönstret lägger du till persner sm du fta har kntakt med, dessa kan vara interna eller externa. Kntakterna kan rganiseras i grupper för snabbare ch enklare hantering. På en intern kntakt ser du persnens status ch närvar. En kntakt kan uppringas genm att dubbelklicka, vid högerklick på kntakten öppnas fler möjligheter. Genm att högerklicka på kntaktfönstret kan du ändra önskad vy (uppgifter rekmmenderas), addera grupper samt lägga till ch ta brt klumner på kntaktvyn, vi rekmmenderar bl.a. att du har snabbmeddelande status synligt. En kntakt läggs till genm att du klickar på knappen Lägg till ch skriv namnet på persnen du vill lägga till, välj önskad grupp du vill persnen skall tillhöra. För att lägga upp flera kntakter i Kntaktfönstret på en ch samma gång öppnar man fönstret Katalg. Srtera ch markera de önskade kntakterna, högerklicka, välj Lägg till sm kntakt ch välj önskad grupp sm kntakterna skall höra till i Kntaktfönstret. Anpassa Fönster Du kan individualisera din Cmmunicatr genm att aktivera Fönsterhantering med dra ch släpp genm att klicka på prgramknappen ch välja Alternativ -> Anpassning. För att flytta ett fönster så placera muspekaren på den aktuella fönsterfliken ch dra fönstret till önskad placering. Du kan sedan anpassa fönstret genm att ändra strlek alternativt stänga ner fönstret genm att trycka på krysset längst upp i högra hörnet. På sid i användarhandbken finns en kmplett beskrivning av fönsterhantering med dra ch släpp. Dcka din Cmmunicatr Det finns flera lika sätt att visa din Cmmunicatr på ditt skrivbrd. Att dcka Cmmunicatrn kan vara ett bra alternativ så att den alltid finns tillgänglig ch synlig avsett vad du jbbar med. Man dckar Cmmunicatrn genm att klicka på prgramknappen, klicka på Visa ch välja önskat dckningsläge. Dckad till höger är ett bra utseende för en nrmal användare. För att gå tillbaka till Nrmalt läge, klicka på Prgramknappen -> Visa -> Nrmal