Snabbguide. Kalendersynkronisering

Transkript

1 Snabbguide Kalendersynkronisering

2 Snabbguide Kalendersynkronisering Allmänt Kalendersynkronisering är en webbaserad applikation som automatiskt synkroniserar kalendern i Microsoft Exchange med växelns hänvisning- och närvarosystem. Synkroniseringssystemet hanterar alla typer av kalenderhändelser, oberoende om de läggs in via Outlook, Exchange Web Services (EWS), smart-phone eller som en accepterad inbjudan internt eller från något externt kalendersystem. Logga in För att logga in i den webbaserade applikationen använder du dels dina inloggningsuppgifter i telefonväxeln och dels inloggningsuppgifterna för ditt Microsoft Exchange -konto, detta för att kunna koppla samman de två systemen. Figur 1. Inloggning sker i två steg.

3 Inställningar När du loggat in i den webbaserade applikationen kommer du till dina inställningar. Till denna sida kan du återkomma för att göra justeringar även när du ställt in din synkronisering. Under inställningarna kan du välja synkroniseringsriktning, göra kategoriinställningar, kontrollera samtalsstyrningen, koppla från kalendern samt synkronisera om. Figur 2. Sida för inställningar. Koppla från kalendern medför att synkroniseringen mellan kalendern i Microsoft Exchange och telefonisystemets hänvisnings- och närvarosystem upphör. Synkronisera om startar en ny synkronisering. Denna funktion används bara om du tidigare haft synkroniseringen bortkopplad. Synkroniseringsriktning Synkroniseringsriktningen bestämmer om ändringar i hänvisningar i din växel kommer att skapa, ändra eller ta bort händelser i din kalender. Du kan välja mellan: Dubbelriktad synkronisering där händelser i telefonisystemets hänvisnings- och närvarosystem speglas i din kalender och dina kalenderhändelser speglas i telefonisystemets hänvisnings- och närvarosystem. Om du använder dubbelriktad synkronisering och tar bort en händelse i telefonisystemet eller kalendern så tas motsvarande händelse bort i båda systemen; om ett möte slutar tidigare än planerat och du markerar dig som tillgänglig i telefonisystemet så kortas den synkroniserade händelsen i

4 kalendern. Detta styr du enkelt med en knapptryckning på hemsidan i telefonisystemets app som finns för både PC, Mac och smartphone. Förändringarna syns både i kalendern och i telefonisystemet. Enkelriktad synkronisering där dina kalenderhändelser skapar en hänvisning i telefonisystemet med motsvarande varaktighet. Notera att du måste klicka på Synkronisera om med ändrad riktning för att genomföra en ändring av denna inställning. Kategorier Vid den första aktiveringen av synkroniseringsfunktionen så kommer 10 nya kategorier som motsvarar de frånvaroorsaker som finns i telefonisystemet, samt en kategori för att ej synkronisera med systemet, att läggas till i din kalender i Microsoft Exchange. Välj i listan för att ändra språket för kategorierna. Vi rekommenderar att du väljer samma språk som används i din kalender. Klicka på Förnya kategorier för att genomföra en ändring av denna inställning. För att du lätt ska kunna se vilka kategorier som kommer från telefonisystemet så benämns de A: Möte, A: Tjänsteresa, A: Kurs osv. och tilldelas olika färger för att ge bättre översikt i kalendern. Figur 3. Hänvisningskategorier. När du lägger in en händelse i kalendern så kan du tilldela den en kategori. Händelsen synkroniseras då i växeln med den frånvaroorsak som motsvarar kategorin. Alla kollegor kan se din kalenderhändelse med orsak och varaktighet i telefonisystemet. Om du inte väljer någon kategori så tilldelas händelsen med kategorin A: Möte. Du kan när som helst byta kategori på en händelse. Tack vare kategorin A: Synkronisera inte, kan du välja att en händelse inte ska synkroniseras med växeln och därmed kan du ta emot samtal men ändå ha en händelse i din kalender. Perfekt om du vill använda kalenderhändelser för exempelvis påminnelser eller andra notiser. Kalenderhändelser som har denna kategori kommer därmed inte heller att synas för dina kollegor i telefonisystemet. Om du i Microsoft Exchange inte ser alla kategorier klickar du på valet Alla kategorier. Där finner du alla 10 kategorier som är kopplade till en frånvaroorsak samt kategorin A: Synkronisera inte. Samtalsstyrning Här anger du hur dina inkommande samtal ska hanteras när händelser i kalendern är aktiva. Välj en destination (automatisk telefonist, din mobil, röstbrevlåda eller en grupp) från listan. Du kan också skriva in en anknytning (fyra siffor) eller ett fullt telefonnummer (använd formatet xx).

5 Alternativet Automatisk telefonist ger den inringande besked om att du är upptagen, i vilken frånvaroorsak och till vilken tidpunkt samt ger möjlighet för den inringande att lämna ett röstmeddelande eller prata med en kollega. Frånvaroorsaken som anges är den som motsvarar händelsens kategori och tidpunkten anger när händelsen upphör att vara aktiv. Mer om kalenderbokningar Det finns olika sätt att ställa in om en kalenderbokning i kalendern ska tillåtas hänvisa telefonen eller ej, dvs om händelsen är aktiv eller inte. Detta kan göras med hjälp av kalenderhändelsens inställning Visa som eller Kategorisera. Visa som Med hjälp av kalenderbokningsfunktionen Visa som kan användaren ställa in om en hänvisning ska aktiveras eller ej. Hänvisning av telefonen aktiveras om man väljer Upptagen eller Frånvarande. Hänvisning aktiveras ej vid valet Ledig eller Preliminärt. Telefonen hänvisas ej Telefonen hänvisas ej Telefonen hänvisas Telefonen hänvisas Figur 4. Aktivera/avaktivera hänvisning med hjälp av Visa som. Kategorin A: Synkronisera inte En kalenderbokning kan göras inaktiv som hänvisning av telefonen genom att kategoriseras som A: Synkronisera inte. Kalenderbokningar med denna kategori kommer därmed enbart synas i kalendern och kommer inte påverka telefonen. Återkommande händelser Om du vill göra en förändring av en synkroniserad återkommande händelse så görs detta enklast i t ex Microsoft Outlook eller EWS (som används i t ex läsplattor). Här kan du ändra tidpunkter, ta bort eller byta kategori på en händelse. Förändringarna synkroniseras med telefonisystemet så att motsvarande hänvisning uppdateras. Ta bort eller korta ner en händelse Vänligen notera att om du har synkronisering mellan kalendern och din växel och tar bort en händelse i Mi-appen kan två olika beteenden uppstå beroende på om din kalenderbokning är pågående eller kommande. Om du tar bort en: Pågående händelse försvinner hänvisningen i appen men finns kvar i kalendern. Exempelsituation: ditt möte (och hänvisning) startar med sluttid 14.00, men mötet slutar tidigare så du väljer att ta bort hänvisningen med hjälp av appen. Då förkortas händelsen i kalendern till den nya sluttiden men försvinner i appen. Kommande händelse tas denna bort i både appen och i kalendern.