Vi samtalsoptimerar din telefoni

Transkript

1 Vi samtalsoptimerar din telefoni

2 Kunder som får svar är glada kunder Tellit är en kommunikationslösning som gör dig tillgänglig på dina villkor, var du än befinner dig. Samtal till din verksamhet slussas vidare till den som kan svara för tillfället. Om många ringer samtidigt ställs samtalet i kö eller skickas till företagets röstbrevlåda beroende på vad som passar dig bäst. Systemet har en tillgänglighet på fantastiska 99,98% och vi adderar hela tiden nya funktioner, uppdateringar och ständiga förbättringar, allt för att göra det enklare för dig.

3 Tillgänglig på dina villkor Enkel att använda Tellit är en växel för det moderna företaget med fokus på kundupplevelsen. Lösningen från Tellit är enkel att använda och du lär dig hantera de vanligaste växelfunktionerna på mindre än 10 minuter. Du flyttar ditt nuvarande huvudnummer eller så ordnar vi ett nytt! Alla användare får ett eget fastnätsnummer, och behåller samtidigt sitt mobilnummer. Statistik - för att växeln ska göra sitt jobb Varje växel vi levererar kommer med veckostatistik där du svart på vitt får svar var det verkligen någon som svarade när kunden ringde? Om växeln inte fungerar optimalt för er så anpassar och korrigerar vi de delar i växeln som behövs för att du och dina kunder ska få ett så korrekt och trevligt bemötande som möjligt. Fria Sverigesamtal Alla Sverigesamtal som görs från växeln är helt kostnadsfria och ingår i din månadskostnad. Du betalar per användare, per månad. * Utlandssamtal och betalnummer faktureras enligt separat prislista. Välj själv vilken telefon du vill svara i Använd den telefon som passar dig bäst Tellit kan användas med bordstelefon, i mobilen eller som softphone i datorn. Bättre kundkontakt Det är förmodligen enkelt för dina kunder att surfa runt på nätet och skaffa sig en övergripande bild av din verksamhet. När de sedan lyfter på luren för att prata med just dig och din verksamhet då är det oerhört viktigt att de verkligen får ett svar! Med Tellit får dina kunder ett bra och proffsigt bemötande. Med en personlig dialog blir din verksamhet mer intressant för kunden. Home - ditt egna mixerbord Med Tellit ska det vara enkelt att styra hela växeln. Därför har vi utvecklat Home, verktyget som ger en enkel och snabb överblick av växelns alla funktioner.

4 Fullärd på mindre än 10 minuter

5 Användarfunktioner Håll koll på dina kollegor Tellit-appen för mobil, PC och Mac Allt det som ingår i Tellit-appen för mobilt fungerar även i apparna som finns för Mac och för PC. Kontakter Appen ger dig automatiskt en telefonbok med dina kollegor och dina existerande kontakter på samma ställe. I telefonboken i Tellits app har du möjlighet att favoritmarkera de interna kontakter du oftast ringer eller kopplar samtal till. Status Dina kollegor presenteras i telefonboken med status som till exempel tillgänglig, upptagen i telefon eller i möte. I appen illustreras det med symboler i olika färg och även en kort text. Blå och grön ikon i appen betyder att din kollega är tillgänglig medan röd ikon betyder otillgänglig. Röd ikon med telefonlur betyder att kollegan ringer ett samtal i växeln medan ett rött kryss betyder att kollegan är hänvisad. Har du en kollega som använder Softphone på datorn indikeras med grön ikon att kollegan även kan nås på sin softphone. Om kollegan inte är aktiv vid sin dator kommer ikonen att slå om till blå färg. Direktmeddelande I Tellit-appen kan du skicka direktmeddelande, dvs chatta med dina kollegor. Koppla - när du själv inte har svaret Koppla samtal Ett samtal som inkommit via företagets växel kan du enkelt flytta, det vill säga koppla, till en annan telefon. Det finns två olika sätt att flytta eller koppla ett samtal. Direktflytt: När man genomför en direktflytt så kopplas samtalet direkt vidare utan att prata med mottagaren först. Fråga först, flytta sen: I den här flytten som också kallas en konsultativ flytt ringer du först upp mottagaren och meddelar att denne är sökt för att sedan koppla igenom samtalet. Samtidig ringning Eftersom en användare kan ha flera telefoner kan man också välja hur det ska ringa på dessa. Inkommande samtal kan ringa till flera av användarens telefoner samtidigt; välj själv telefon att svara i. Klicka-och-ring Har du softphone så kan du också utnyttja klicka-och-ring gör det möjligt att ringa samtal med Tellit PC genom att klicka på telefonnummer på hemsidor. Flytta samtal mellan telefoner Ett specialfall av att koppla samtal är om man tex svarar på ett samtal i sin bordstelefon, så kan man under samtalets gång flytta över samtalet till en annan enhet, tex sin mobil. Nummervisning Du kan välja vilket nummer du vill visa när du ringer ut från växeln, exempelvis mobilnumret, direktnumret eller gruppnummer. Det går också att visa dolt nummer om du föredrar det

6 Tellit hjälper dig att sätta regler för samtalshantering som ger ett bra alternativ där kunden som ringer får bättre bemötande och du kan själv koncentrera dig på mötet utan att störas av en surrande telefon.

7 Samtalsregler när du inte har möjlighet att svara Hänvisning En hänvisning är en tillfällig vidarekoppling av dina samtal som inkommit via växeln till en röstbrevlåda, huvudnumret eller till en automatisk telefonist. Du väljer själv orsak, tex vård av barn, möte, sjuk. Orsaken kan ses av dina kolleger i statusen och läses upp av den automatiska telefonisten. Snabbhänvisning 30/60 En snabbhänvisning är en fördefinierad vidarekoppling som används för att med ett knapptryck sätta en hänvisning på dina växelsamtal i 30 eller 60 minuter. Detta är exempelvis användbart för spontanmöten eller andra oplanerade aktiviteter när en vidarekoppling av jobbtelefonnumret är önskvärd. Det går även att avbryta snabbhänvisningen om t.ex. spontanmötet blir kortare än den förinställda tiden 30 eller 60 minuter. Röstbrevlåda Röstbrevlådan används för att ta emot meddelanden från den som ringer dig. Notifiering om röstbrevlådans meddelande skickas via e-post. Det betyder också att man inte behöver lyssna på meddelanden i någon specifik ordning. Personlig kö Om du inte svarar i telefonen eller är upptagen kan du med inställningar välja hur växelsamtalet ska hanteras, tex kopplas vidare eller att personen som ringer ställs i kö. Den som ställts i kö kopplas fram när du är tillgänglig igen. Kalendersynk Kalendersynkronisering är en synkronisering mellan en Microsoft Exchange kalender och Tellit vilket innebär att kalenderbokningar i Outlook automatiskt hänvisar dina inkommande växelsamtal. Med denna funktion hanteras hänvisningar och statusuppdateringar automatiskt. Kalendersynkroniseringen kan vara enkel- eller dubbelriktad beroende på om du vill att endast kalenderbokningar ska gå in som hänvisningar i växeln eller om även hänvisningar som görs via Tellit-apparna ska gå in som kalenderbokningar i din Microsoft Exchange kalender. Automatisk telefonist Den automatiska telefonisten ser till att den som ringer till dig på ditt växelnummer alltid får ett besked om varför du inte kan svara just nu, och när du förväntas vara tillbaka. Notera att det är de samtal som inkommit via företagets växelnummer som möts av den automatiska telefonistens besked. De samtal som du eventuellt tar emot på ditt mobilnummer ringer igenom växeln och kopplas alltså alltid fram. Praktiskt om du vill att dina kolleger eller privata kontakter ska nå dig via mobilen.

8 Din företagsväxel Valfri telefon Tjänsten gör det möjligt att välja den telefontyp som passar användarna bäst. Tellit stödjer användande av mobiltelefoner, bordstelefoner, DECT-system, appar i mobilen och mjukvarutelefoner i datorn, så kallade softphones. Varje företag kan välja sin unika uppsättning av telefoner och för varje enskild användare finns det möjlighet att välja en eller flera telefoner att ha kopplade till sitt personliga telefonnummer. Ring billigt! Alla samtal ingår I det fasta månadspriset ingår alla samtal till svenska nummer. Inom företaget, utanför företaget, mobiler eller fasta nummer allt är inkluderat i din månadstaxa. Den fina taxan får du alltid när du ringer via Tellit-appen. Statistik Varje växel vi levererar kommer med månadsstatistik där du svart på vitt får svar var det verkligen någon som svarade när kunden ringde? Om det inte fungerar som det ska jobbar vi fram de korrigeringar i växeln som behövs för att du och dina kunder ska få ett korrekt och trevligt bemötande. Utland Ett specialfall för samtal i utlandet är motringing. Motringning betyder att när du ringer upp ett visst nummer så kopplar växeln samtalet åt andra hållet, så att du istället rings upp av växeln. Det här är ett användbart förfarande till i utlandet när det är billigare att ta emot samtal än att ringa. Mobil gruppvakt Funktionen mobil gruppvakt förhindrar att gruppsamtal skickas till användares enskilda mobilsvar då mobiltelefonen inte är tillgänglig, exempelvis om telefonen är upptagen, saknar mottagning eller är ställd i flygplansläge. Om gruppsamtalet ser ut att bli besvarat av en röstbrevlåda så kopplas den telefonen tillfälligt bort från gruppen och samtalet kan besvaras av någon annan inloggad i gruppen. Talsvar (IVR) samt nattkoppling Ett talsvar eller IVR (Interactive Voice Response). består av röstmeddelande och regler som styr vad som händer med det inkomna samtalet, tex att det kopplas till en viss grupp. Varje grupp kan tilldelas tre talsvar; ett för stängt ( standard ), ett för öppettider ( tidsstyrd ) och ett för specialhändelser som t. ex. jul, påsk eller andra speciella händelser. Det finns fyra olika talsvarstyper vilka styr vad som händer med det inkomna samtalet och som också påverkar meddelandet. Meny Spelar upp röstmeddelandet och menyval: tryck 1 för Välkomst Spelar upp ett meddelande och ringer därefter på gruppen. Lägg på Spelar upp röstmeddelandet och lägger därefter på. Koppla Spelar upp röstmeddelandet och kopplar därefter vidare till vald destination. Sätter du telefonen på ljudlös när du är i möte?

9 Grupp och kösystem Grupper är växelns basfunktion. Ett inkommande samtal kan med ett enda nummer enkelt knytas till en eller flera grupper av användare. I sin enklaste form används gruppen för att flera personer ska kunna svara på ett huvudnummer. Du kan lätt med Tellit-appen logga in eller ut ur gruppen. Gruppen sätts i normalfall upp som en parallell grupp där inkommande samtal kopplas samtidigt till alla inloggade medlemmar. Den första som svarar får samtalet. Grupptypen kan ändras till Sekventiell grupp där samtalen läggs ut i turordning till inloggade medlemmar. Ordningen och hur lång tid som det ska ringa innan det ringer på nästa medlem i sökordningen är valbart. Ledig längst-grupp. (Automatic Call Distribution, ACD) gör att inkommande samtal kopplas till inloggade medlemmar i gruppen enligt principen ledig längst. Vid kö läggs samtalen ut till den medlem som först blir ledig. Home - kundens egna mixerbord Med Tellit ska det vara enkelt att styra växeln. Därför har vi utvecklat Home, verktyget som ger en enkel och snabb överblick av växelns alla funktioner. Home är ett webbaserat gränssnitt för hantering och daglig användning av enklare tillägg och ändring. Med Home är det enkelt att styra och använda växeln, sätta och ändra hänvisningar, logga in och ut användare ur grupper, ändra välkomstmeddelanden för inkommande samtal, ställa in öppettider och mycket mer. I Tellit-apparna är det enkelt att se hur många som är inloggade i de olika grupperna. Röstbrevlåda för grupp Röstbrevlådan används för att ta emot meddelanden från den som ringer en grupp. Röstbrevlådans meddelande skickas via e-post. På det viset kan flera användare lyssna, eller vidarebefordra meddelanden. Det betyder också att man inte behöver lyssna igenom i någon specifik ordning. Köplatser Extra köpatser till gruppen kan köpas som tillval. Auto in- och utloggning ur grupp Att visa korrekt status är viktigt för en effektiv kommunikation. Därför finns det möjlighet att bli automatiskt in- och utloggad ur grupper när man hänvisar sig. På detta sätt slipper gruppsamtal kopplas fram till personer inom företaget som exempelvis sitter i möte eller är på lunch. Valfritt nummer Du flyttar ditt nuvarande huvudnummer eller så ordnar vi ett nytt! Alla användare får ett personligt fastnätsnummer, och behåller även sitt vanliga mobilnummer.

10 Tellit more Konferensbrygga I Tellit finns en inbyggd konferenstjänst som tillåter användare att hålla telefonmöten. Konferensrummen finns i olika storlekar baserat på antalet deltagare och kan modereras via en PIN-kod. Konferensrummen kan kompletteras med ett tillvalspaket för utlandsnummer vilket innebär att deltagare i konferensen från utlandet kan ringa in via lokala telefonnummer i en rad olika länder och därmed skapa en mycket mer kostnadseffektiv telefonkonferens även för deltagare i utlandet än vad som är normalt. Softphone Tellit för PC möjliggör samtal som enbart är baserade på datakommunikation, dvs du använder din PC med ett headset som telefon. En Softphone kan också reducera samtalskostnaderna markant om du till exempel väljer att ringa med wi-fi-täckning när du befinner dig utomlands. Bordstelefoner Självklart kan du använda bordstelefoner med Tellit, besök vår hemsida för att ta reda på vilken modell som passar bäst. Avancerad statistik Att veta hur företagets samtalsmönster ser ut är en mycket värdefull informationskälla för bland annat kundvård och bemanning, Tellit innehåller därför en generator för statistikrapporter där företagskunder kan ta ut en bred flora av information om inkommande samtal, samtalsmönster och samtalsspecifikationer. Statistiken finns i en lösenordskyddad webbapplikation vilket gör att rapporterna är lättåtkomliga från vilken dator som helst. Telefonist För att kunder ska få ett bra och professionellt bemötande när de ringer till ett företag är det viktigt att samtalen besvaras och att den som besvarar samtalet har all viktig information för att hjälpa kunden. Telefonistlösningen i Tellit skapar möjligheter att koppla samtal, sätta samtal på vänt, se status på användare, logga in och ut användare i grupper, sätta och ta bort vidarekopplingar. Telefonisttjänsten i Tellit når du via din dator. Öppna gränssnitt i Tellit PC För dig som verkligen vill integrera din telefoni med verksamheten är gränssnittet för Tellit öppet för utvecklare, vilket ger möjlighet att enkelt skapa kopplingar mellan specifika applikationer och växeln. Detta görs med hjälp av.net teknologi och kan med fördel användas för att vidga funktionaliteten i Tellit PC och göra önskade kopplingar mot t.ex. CRM-system. Enkel anknytning En anknytning utformad för telefontyper som inte behöver någon app-funktionalitet, t.ex. konferenstelefon eller porttelefon. Den enkla anknytningen är skapad för att kunna inkludera telefoner och användare med lägre behov av avancerade växelfunktioner i tjänsten. Enkla anknytningar är avskalade och har inte tillgång till Tellit-apparna, vilket gör att mobiltelefonanvändare varken kan ringa ut via växeln eller koppla samtal.

11 Har du ett problem? Lugn, vi har lösningen!

12 Paket Just Tellit Tellit Home Fria Sverigesamtal Automatisk samtalsstatistik Mobil app Röstbrevlåda och hänvisning Enkel svarsgrupp Fri 10-nummerserie Tellit all Tellit Home Fria Sverigesamtal Automatisk samtalsstatistik Mobil app Röstbrevlåda och hänvisning Enkel svarsgrupp Fri 10-nummerserie Obegränsat antal grupper Obegränsat antal köplatser Talsvarsmenyer (IVR) Kalendersynkronisering Telefonkonferens Tellit more Konferenspaket Bordstelefon Avancerat Konferens Fördjupat statistikpaket Telefonist Powered by Advoco AB Söder Mälarstrand 65C SE Stockholm