Användarmanual CallPad och VoicePad

Transkript

1 Användarmanual CallPad och VoicePad

2 Villkor för användning Ingen del av detta dokument får reproduceras eller överföras i någon form eller med några medel, elektroniskt eller mekaniskt, inklusive kopiering eller informationslagring, utan skriftligt tillstånd från Sting Networks AB (Publ.). Copyright 2009 Sting Networks AB (Publ.), All rights reserved

3 Innehållsförteckning Introduktion... 4 Installation och inloggning... 5 CallPad översikt... 8 Status och hänvisning... 9 Samtal Samtalshantering Koppla samtal Hantera kontakter Samtalshistorik och Röstbrevlåda Vidarekopplingar Inställningar Version

4 Introduktion Till varje anknytning i växeln erbjuds ett användargränssnitt i form av en CallPad. CallPad utgörs av ett popup-fönster som med användarvänliga ikoner ger användaren full kontroll över telefonen och viktiga funktioner såsom röstmeddelanden, vidarekopplingar, samtalshistorik och kontakter. CallPad består av: - Ett helintegrerat telefongränssnitt - Kontakter (interna och externa) - Katalog - Samtalshistorik - Röstbrevlåda - Vidarekoppling CallPad är trots sin omfattning mycket enkel att förstå och använda. Gränssnittet är intuitivt och efter ett tags användande blir det ett självklart verktyg för att hantera sin anknytning på ett effektivt sätt. Systemkrav: - Windows 98, NT, 2000, XP, Vista eller Windows 7 operativsystem Mb RAM MB hårddiskutrymme - Macromedia Flash Player 9-10/100 Base-T Ethernet För att kunna ansluta CallPad måste följande uppgifter fås av er administratör: - Login (anknytningsnummer) - Lösenord - Server - Företag Version 2.5

5 Installation och inloggning 1. Öppna Setup-CallPad-exe filen 2. Välj språk för installationen, tryck OK och följ instruktionerna. 3. Installationsmappen är förvald till Program\Centile\CallPad. Välj vilken mapp i Startmenyn som du vill använda. 4. Välj om du vill köra CallPad applikationen och klicka sedan på Finish. Version

6 Avinstallera För att avinstallera CallPad, följ nedanstående instruktioner: 1. Stäng CallPad. 2. Från Start-menyn, gå till Program/Centile/CallPad och klicka på Uninstall. Inloggning Första gången användaren ansluter sig kan språk väljas. Språkinställningen går senare att ändra under Inställningar/Visuella För att logga in på CallPad: 1. Ange ditt anknytningsnummer. 2. Ange lösenord (det finns inget lösenord i grundinställningen) 3. Ange namnet på servern (skilj på små och stora bokstäver) 4. Ange namnet på företaget (skilj på små och stora bokstäver). 5. Klicka på OK. Namn på server och företag tillhandahålls av administratören. Du kan enkelt spara dina inställningar (om du ofta arbetar från samma dator) genom att välja Kom ihåg lösenord och Automatisk inloggning. Välj terminal Om en användare har flera telefoner knutna till samma anknytning (Multi Terminal) kommer denne att få välja vilken terminal som ska kontrolleras med CallPad. Denna inställning går att ändra senare via Inställningar/Inställningar (applikation) Version 2.5

7 Utloggning För att logga ut från CallPad, välj Logga ut från rullgardinsmenyn enligt bilden nedan. Version

8 CallPad översikt Figuren nedan visar en översikt över CallPad. Detta är det första fönstret som Du möter när CallPad startas. CallPad startsida innehåller följande zoner: - Status - Samtalshistorik - Kontrollpanel Till startsida Status Samtalshistorik och Röstmeddelanden Kontrollpanel Ikoner för hänvisning Tillgänglig Samtal Kontakter Historik Inställningar Upptagen i telefon Tillfälligt ute Stör ej Vidarekopplad Vidarekopplad till röstbrevlåda Offline Version 2.5

9 Status och hänvisning Statusrutan visar personlig information (namn, anknytning etc). Du kan här också bestämma din status och närvaro som visas internt. På så sätt kan exempelvis medarbetare se att Du är på möte, lunch etc. Tillgänglig Tillfälligt ute Stör ej Jag finns tillgänglig för att besvara samtal Jag är tillfälligt ute Jag vill inte bli störd Vidarekopplad till: Vidarekopplad till röstbrevlåda Visa som Offline Jag vill vidarekoppla alla samtal till ett valfritt nummer Jag vill vidarekoppla alla mina samtal till min röstbrevlåda Jag visas som Offline Logga ut Jag vill logga ut från CallPad Avsluta program Jag vill avsluta CallPad Den andra menyn ger dig möjlighet att komplettera informationen med olika textmeddelanden som visas internt för andra användare i växeln (om tjänsten Personlig Telefonist finns i växeln kommer även statusen att läsas upp för inkommande samtal). Dessa textmeddelanden går även att tidsstyras, så att t.ex. ett möte pågår till kl Tidsstyrningen återgår automatiskt till normal status efter den utsatta tiden. Version

10 Samtal I samtalsdelen kan Du manuellt ange ett telefonnummer att ringa. Antingen kan den inbyggda knappsatsen användas eller så kan Du använda tangentbordets knappsats. De senast ringda numren finns tillgänglig till höger för snabb åtkomst och återuppringning. Nummer Senast slagna nummer Keypad För varje kontakt finns små ikoner för att ge snabb åtkomst till olika nummer, e-post, chat etc. Arbetstelefon Mobiltelefon Ring direkt till röstbrevlådan Skicka e-post Påbörja chat Detaljer/ändra kontakt Version 2.5

11 Samtalshantering, (hantering av pågående samtal) Nytt samtal Lägg på Påbörja ett nytt samtal (det pågående samtalet sätts I kö med pausmusik när det nya kopplats upp) Avsluta samtalet Vidarekoppla till röstbrevlåda Vänta Bjud in deltagare Koppla Skicka samtalet till röstbrevlådan Pausa samtalet (musik kommer att spelas) Bjud in någon annan till samtalet Koppla samtalet till en annan anknytning Nytt samtal 1. Tryck på knappen Nytt samtal 2. Ange ett nytt nummer eller välj ett nummer i listan till höger 3. Tryck på Ring för att ringa upp det nya numret. Det pågående samtalet kommer att sättas att vänta. Version

12 Hantera två pågående samtal Genom att markera det numret som Du vill styra kan olika funktioner utföras. Nytt samtal Lägg på Påbörja ett nytt samtal (det pågående samtalet sätts I kö med pausmusik) Avsluta det markerade samtalet Vidarekoppla till röstbrevlåda Vänta Bjud in deltagare Koppla samtal Koppla Sammanfoga Skicka samtalet till röstbrevlådan Pausa samtalet (musik kommer att spelas) Bjud in någon annan till samtalet Koppla samtalet till en annan anknytning Kopplar ihop samtalen med varandra och lägger på. Dvs de två parterna fortsätter konversationen Sammanfogar de båda samtalen till ett tre partssamtal Bjud in deltagare 1. Klicka på knappen Bjud in deltagare 2. Ange telefonnummer och klicka på Bjud in deltagare eller klicka på för att välja användare ifrån adresslistan (se nedan). Välja en användare från adresslistan: 1. Markera användaren 2. Markera vilket nummer du vill använda (en användare kan ha flera nummer) 3. Klicka på knappen Bjud in deltagare Version 2.5

13 Koppla samtal När du kopplar samtal ges du möjlighet att först prata med personen som ska ta emot samtalet för att se om han eller hon är tillgänglig. För att koppla samtalet till någon annan: 1. Tryck på ikonen för Kontakter (gubbarna) 2. Använd sökfältet eller rullisten för att hitta personen du ska koppla till. Du kan redan här se om personen angivit någon status, t.ex. Möte till Ring upp personen genom att klicka på ikonen för anknytning eller mobiltelefon (det andra samtalet sätts automatiskt på vänt med väntmusik). 4. Efter att du initierat samtalet trycker du på Koppla 5. Om personen du söker inte svarar kan du välja lägg på och återta det tidigare samtalet Koppla samtal direkt När du kopplar samtal direkt skickas samtalet iväg till numret du angivit utan att du först pratar med den du ska koppla samtalet till. För att koppla samtalet till någon annan: 1. Tryck på Koppla samtal 2. Ange telefonnummer och klicka på Koppla samtal eller klicka på för att välja användare ifrån adresslistan Att hantera adresslistan 1. Markera användaren 2. Markera vilket nummer du vill använda (en användare kan ha flera nummer) 3. Klicka på knappen Koppla samtal Version

14 Kontakter Kontaktdelen visar alla tillgängliga kontakter, både företagskontakter och personliga kontakter. Alla kontakter kan sorteras i mappar såsom interna, personliga, leverantörer, kunder etc. Huvudmeny Kontaktlista Sök en kontakt: skriv en bokstav eller ett namn tex R, alla kontakter som innehåller bokstaven kommer att visas. Rensa formulär: detta rensar sökningen och återställer söklistan Sök globalt: denna sökning visar kontakter som ligger på olika växlar, förutsatt att man valt att bygga IM-länkar mellan dessa. Detta kan vara användbart för större företag som vill bygga samman flera växlar och göra alla kontakter sökbara för samtliga användare. Lägg till: lägg till interna eller externa kontakter, importera kontakter från Outlook, eller skapa en ny mapp. OBS! skapa alltid en ny mapp när du importerar Outlook kontakter så att de hamnar i en separat mapp. Corporate Contacts: Visar alla företagskontakter som finns i växeln Private Contacts: Visar alla privata kontakter som lagts till manuellt Nåbara: visar alla nåbara kontakter Interna: visar alla interna företagskontakter Chat: visar alla användare som finns tillgängliga för chat Ordning: bestämmer vilken sorteringsordning användaren vill ha på sina kontakter Version 2.5

15 Samtalshistorik och Röstbrevlåda Den här funktionen visar alla utförda, mottagna och missade samtal för din anknytning. Alla inkomna röstmeddelanden kommer också att visas i detta fönster. Genom att klicka på någon av knapparna för samtalshistorik eller röstmeddelande så hamnar Du automatiskt till listan för samtalshistorik och röstmeddelanden. Filtret för listan kommer då automatiskt att visa antingen bara samtal eller bara röstmeddelanden. Direkt från detta fönster kan Du: (valen varierar beroende på vilken post som markerats) Ringa upp numret Spela upp valt meddelande Markera meddelandet som läst/ oläst Lägga till numret till en befintlig kontakt Visa befintlig kontakt Skapa en ny kontakt med det valda numret Ta bort markerad post Ta bort alla poster Filtrera samtalslistan För att ge en bättre överblick kan Du applicera ett filter som då visar endast de valda posterna. Version

16 Inställningar (vidarekopplingar) Symbolen Inställningar hanterar vidarekopplingar, applikationsinställningar samt visuella inställningar. Vidarekopplingar Skapa Skapa en ny vidarekoppling Aktivera/ Avaktivera Aktiver/avaktivera vald vidarekoppling Ändra Ändra vald vidarekoppling Ta bort Ta bort vald vidarekoppling Skapa en ny vidarekoppling Skapa en ny vidarekoppling: 1. Välj Skapa och gå igenom stegen nedan 2. På (Alltid, Vid upptagen, vid ej svar eller vid ej nåbar) 3. Från (Alla, interna, externa eller valfritt nummer) 4. Till (Röstbrevlåda, valfritt nummer) 5. Visa kalender för att möjliggöra tidsstyrda vidarekopplingar baserade på klockslag och dag 6. Välj spara Version 2.5

17 Applikationsinställningar Pop-up vid inkommande samtal Pop-up vid inkommande chat Applikationen öppnas vid inkommande samtal Applikationen öppnas vid inkommande meddelande Pop-up vid inkommande röstmeddelande Starta automatiskt Applikationen öppnas vid inkommande röstmeddelande Starta applikationen automatiskt när Windows startas Visa som ikon vid start Visa applikationen i ikonfältet vid start Minimera som ikon när programmet avslutas Vid import av Outlook kontakter ersätt + med prefix: Välj terminal att kontrollera Minimera applikationen som ikon i ikonfältet när den avslutas För att ersätta + tecknet när Outlook kontakterna importeras kan användaren här ange det prefix som skall användas. T.ex. kan 00 anges så att internationella nummer hanteras korrekt i växeln. Välj vilken terminal som CallPad ska kontrollera (vid Multi Terminal) Dölj nummer Dälj nummer vid utgående samtal Ändra lösenord Ändra mitt lösenord Version

18