Advoco NetPBX Outlook Add-in

Transkript

1 Advoco NetPBX Outlook Add-in Med Advoco NetPBX Outlook Add-in kan användaren hantera sina kontakter på ett snabbt och enkelt sätt genom att ringa från kontakterna i Microsoft Outlook. Vid inkommande samtal öppnas ett popup-fönster med kontaktkortet och användaren kan göra anteckningar i journalkorten för alla inkommande och utgående samtal. Outlook Add-in gör det möjligt att synkronisera kontakterna i Microsoft Outlook med kontaktboken i Portalen. Ett samtal till en kontakt kopplas upp med Outlook Add-in genom att telefonnumret markeras i nummerlistan. Samtalet kopplas sedan över till din primära telefon där du tar emot samtalet. Ett samtal från en kontakt kan, beroende på hur Outlook Add-in är konfigurerad, generar ett popupfönster med den inringande personens kontaktkort i Microsoft Outlook och/eller skapa en anteckning i journalkortet. I Outlook-Add-in finns även en funktion för samtalsstyrning till kalendern i Microsoft Outlook. Inställningen för samtalsstyrningen och informationen i kalendern används i hänvisningssystemet tillsammans med portalen. Detta dokument Detta dokument är en kort handhavandebeskrivning av Advoco NetPBX Outlook Add-in och baseras på programversion Vid första gången som Outlook Add-in används, läs beskrivningen för hur man installerar och börjar använda applikationen i avsnittet Installation av Outlook Add-in på sidan 8. Informationen i detta dokument kan komma att ändras och Advoco Software förbehåller sig den fulla rätten att kontinuerligt förändra innehåll och funktioner i sina produkter. Microsoft Explorer och Microsoft Outlook är varumärken ägda av Microsoft Corporation. Advoco Software AB 2009 Advoco NetPBX Outlook Add-in Nr: Rev: A 1 (9)

2 Samtalshantering Ett samtal till en kontakt initieras med Outlook Add-in genom att användaren markerar telefonnumret. Samtalet går sedan över till din primära telefon där du tar samtalet. Ett samtal från en kontakt kan, beroende på hur Outlook Add-in är konfigurerad, generar ett popupfönster med den inringande personens kontaktkort i Microsoft Outlook och/eller skapa en anteckning i journalkortet. Den primära telefonen kan vara en valfri intern (stationär) telefon, en datorbaserad Softphone, en analog telefon (ansluten till en ATA-box) eller annan valfri extern telefon. Detta hanteras av användaren i portalen. Mer information om portalen hittar du i dokumentet AS , NetPBX Lathund - Portal Pop-up. Inkommande samtal Ett samtal till din primära telefon från en registrerad kontakt generar ett popup-fönster med korrespondentens kontaktkort och/eller skapar en anteckning i journalkorten (om den är konfigurerad i Add-in). För mer information om konfiguration av Outlook Add-in, se avsnittet Inställningar på sidan 3. Utgående samtal Ett samtal initieras från Microsoft Outlook med verktyget Call Contact i Advocos verktygsrad. 1. Markera en kontakt i en valfri kontaktbok i Microsoft Outlook eller öppna ett kontaktkort. 2. Verktyget Call Contact visas i Advocos verktygsrad. 3. Klicka på verktyget Call Contact för att visa nummerlistan. 4. Välj ett telefonnummer i nummerlistan. 5. Samtalet initieras och flyttas över till din primära telefon. Om det konfigurerats i Add-in så presenteras anteckningar i journalkortet. 1. Skriv in valfri information om kontakten. 2. Klicka på Spara och avsluta när du är klar. För mer information om konfigurering av Add-in, se avsnittet Inställningar på sidan 3. För mer information om journalkorten, se avsnittet Journalen på sidan 6. Advoco NetPBX Outlook Add-in Nr: Rev: A 2 (9)

3 Advocos verktygsrad Efter en lyckad installation av Outlook Add-in visas Advocos verktygsrad i Microsoft Outlook. Advocos verktygsrad består av: Ikon Verktygsnamn Beskrivning Öppna portalen Öppnar användarportalen för Advoco NetPBX. / Inställningar / Bruten kontakt med servern Synkronisera kontakter Öppnar dialogrutan för inställningar av Outlook Add-in. Ikonen indikerar dessutom om servern är bortkopplad genom att visa en röd lampa. För mer information, se avsnittet Inställningar nedan. Då ändringar eller uppdateringar gjorts i den valda kontaktboken i Outlook så behöver en synkronistering med kontaktboken i portalen göras. Se avsnittet Synkronisering på sidan 4. Ring Ring kontakt Påbörjar ett samtal från Microsoft Outlook. Inställningar För mer information, se avsnittet Utgående samtal på sidan 2. Dialogrutan för inställningar av Outlook Add-in öppnas genom att man klickar på verktygsikonen i Advocos verktygsrad. Dialogrutan består av fyra flikar: Inloggningsfliken Inloggningsfliken, Login, visas när dialogrutan för inställningar öppnas. Här kan du ändra inloggningsinställningarna till portalen. Ditt användarnamn i systemet. I NetPBX 5.0 kan användarnamn eller mailadress användas. Exempel på användarnamn: test@tenant.sp.server.net. Ditt lösenord till NetPBX-systemet. Välj Remember password om du vill att Outlook Add-in ska logga in dig automatiskt i portalen (rekommenderas). Namnet för tenanten. Värddatornamn eller IP-adressen till webbservern som hanterar webbportalen. Path for portal, normalt satt till portal. Tryck Enter eller klicka på OK för att spara inställningarna. Advoco NetPBX Outlook Add-in Nr: Rev: A 3 (9)

4 Fliken Samtalshantering Här kan du: Fylla i information om var din arbetsplats är belägen geografiskt. Skriv landskod och riktnummer. Välj om du vill att Outlook Add-in: Automatiskt ska skapa en anteckning i journalkortet för varje utgående samtal. Automatiskt ska skapa ett nytt journalkort för varje inkommande samtal att kontakta. Välj var alla journalkort ska lagras. Välj om du vill att Outlook Add-in ska öppna kontaktens kontaktkort vid inkommande samtal. Välj vilken kontaktlista som ska användas i Microsoft Outlook. Tryck Enter eller klicka på OK för att spara ändringarna. Fliken Samtalsstyrning Här kan du: Skriva in telefonnumret till din mobiltelefon. Skriva in telefonnumret till din hemtelefon. Skriva in anknytningsnumret till din röstbrevlåda. Skriva in anknytningsnumret till din telefonist. Skriv in ett valfritt nummer. Välj en förvald destination som samtalen ska styras till. Informationen används i Microsofts kalender, se avsnitt Outlooks kalender på sidan 5. Tryck Enter eller klicka på OK för att spara dina ändringar. About Under fliken About visas versionsnummer samt copyright- information för Outlook Add-in applikationen. Synkronisering När Add-in är nyinstallerad/omkonfigurerad, eller då ändringar eller uppdateringar gjorts i den valda kontaktboken Outlook så behöver en synkronistering göras med kontaktboken i portalen. Synkroniseringen skapar en indexering av kontakter som Oultook Add-in behöver för att genera popups för inkommande samtal och det görs en import av kontakterna i den valda kontaktboken i Microsoft Outlook (som angivits i inställningarna för Outlook Add-in) till portalen. Starta synkronisering 1. Klicka på ikonen Synkronize contacts i Advocos verktygsrad. Advoco NetPBX Outlook Add-in Nr: Rev: A 4 (9)

5 Outlooks kalender Outlook Add-in lägger till en samtalsstyrningsfunktion i kalendern i Microsoft Outlook. Inställningen för samtalsstyrning och informationen i kalendern används i hänvisningsdelen i NetPBX- systemet, till exempel i portalen. Förvald destination för samtalsstyrning Den förvalda destinationen för samtalsstyrning används när ett nytt möte läggs till i kalendern. För mer information, läs i delen Inställningar på sidan 3. Inställningarna för ett sparat möte i samtalsstyrningen kan närsomhelst ändras. Ändra vart dina samtal ska styras under ett möte 1. Välj ett möte (utan att öppna det). Vart samtalet hänvisas visas i Advocos verktygsrad. 2. Klicka på Forward to: för att öppna destinationslistan. 3. Välj till vilken destination dina samtal ska hänvisas. Ändra vart dina samtal ska styras i ett öppnat mötesfönster 1. Klicka på fliken Add-ins. 2. Klicka på Forward to: för att öppna listan. 3. Välj till vilken destination dina samtal ska hänvisas. Advoco NetPBX Outlook Add-in Nr: Rev: A 5 (9)

6 Journalen Outlook Journalen dokumenterar automatiskt händelser relaterade till kontakterna du valt och placerar sedan händelserna i en tidslinje. Du kan dessutom söka bland poster i Microsoft Outlook, samt föra dokumentation av alla dina telefonkonversationer. Använd Journalen för att dokumentera datum och tider du hade telefonkontakt med dina kontakter, som till exempel timmarna spenderade med ett visst konto. Journalkort Ett journalkort är ett föremål i journalmappen som agerar genväg till en aktivitet som har dokumenterats. Journalkorten dokumenteras baserat på när aktiviteten sker. Ett samtal dokumenteras i tidslinjen när det är skapad. Kontaktfönstret För att se journalkortet för en kontakt: 1. Välj Kontakter Microsoft Outlook. 2. Öppna kontaktkortet vars journalhändelser som du vill se. 3. Klicka på fliken Aktiviteter 4. Välj Journal i rullmenyn Visa. 5. Dubbelklicka på ett journalkort i listan. Det valda journalkortet öppnas. Advoco NetPBX Outlook Add-in Nr: Rev: A 6 (9)

7 Se tidslinje För att se journalkorten i en tidslinje: 1. Välj Mapplista i Microsoft Outlook. 2. Klicka på Journal i mapplistan. Alla journalkort visas på en tidlinje. 3. Öppna ett journalkort i listan genom att dubbelklicka på det. Det valda journalkortet öppnas. För mer information om journalhantering gå in under Hjälp i Microsoft Outlook. Notera: Outlook Add-in behöver konfigureras för att automatiskt öppna ett journalkort när du pratar med dina kontakter. För mer information om konfigurationen, se avsnittet Inställningar på sidan 3. Advoco NetPBX Outlook Add-in Nr: Rev: A 7 (9)

8 Installation av Outlook Add-in Innan du startar installationen av Advoco NetPBX Outlook Add-in, kontrollera att följande applikationer är installerade på din dator: Microsoft Office Professional Edition 2003 eller Office Du behöver veta följande information under installationen: Var installationsfilen till Advoco NetPBX Outlook Add-in finns. Värddatornamn eller IP-adressen till webbservern som hanterar webbportalen. Om du behöver assistans, kontakta din systemadministratör. Installationsprocessen beskrivs nedan och är ett exempel på en vanlig installation. Varje steg beskrivs inte, installationsguiden hjälper dig steg för steg. För att starta installationen: Installera 1. Avsluta Microsoft Outlook. 2. Starta installationsfilen för Advoco NetPBX Outlook Add-in. Installationsguiden öppnas. 3. Klicka på Next. 4. Följ installationsprocessen. 5. Klicka på Finish. 6. Starta Microsoft Outlook. Om det är första gången som Outlook Add-in installeras så visas dialogrutan för att logga in. Logga in 1. Skriv in ditt användarnamn. I NetPBX 5.0 kan användarnamn eller mailadress användas. Exempel på användarnamn: test@tenant.sp.server.net. 2. Skriv in ditt lösenord till NetPBX-systemet. 3. Välj Remember password om du automatiskt vill bli inloggad i portalen (rekommenderas). 4. Skriv in namnet för tenanten. 5. Skriv in värddatornamn eller IP-adressen till webbservern som hanterar webbportalen. Path for portal, normalt satt till portal. 6. Tryck på Enter eller klicka på OK. Sida / Dialog Advoco NetPBX Outlook Add-in Nr: Rev: A 8 (9)

9 Konfigurera Förändringen i Microsoft Outlook, efter en lyckad installering av Outlook Add-in, visas genom att Advocos verktygsrad har lagts till. För mer information om verktygsraden, se avsnittet Advocos verktygsrad på sidan Fortsätt med inställningarna för samtalshantering. För mer information, se avsnittet Inställningar på sidan Klicka därefter på ikonen för att synkronisera dina kontakter i Microsoft Outlook med kontaktboken i portalen. För mer information, se avsnittet Synkronisering på sidan 4. Sida / Dialog Advoco NetPBX Outlook Add-in Nr: Rev: A 9 (9)