Användarmanual för. Phonera Mobil Växel. - För administratörer -

Transkript

1 Användarmanual för Phonera Mobil Växel - För administratörer - 1

2 Välkommen till Phonera Mobil Växel! Nedan följer en kort guide för hur ni kommer igång med er nya växel. Behöver du hjälp eller har frågor så är du alltid välkommen att kontakta oss på Vi har öppet helgfri vardag Med vänliga hälsningar, Phonera E-post: Telefon:

3 ! Komma igång Börja med att logga in på Du loggar in med ditt telefon nummer och det lösenord som står i den tekniska specifikationen. Det första du kommer att se är en översikt på själva växeln. I varje ruta hittar du ett frågetecken som du kan klicka på och få hjälp om du har några funderingar kring funktionen. 3

4 3 1 2 Användarkonton Vi rekommenderar att du först namnger alla anknytningar för att på så sätt skapa en enklare administration. 1. Klicka på Anknytning. 2. Sedan Alla anknytningar. 3. Välj respektive anknytning och fyll i alla uppgifter under kontaktinformation Kryssa i rutan för Begränsad åtkomst för de användare som inte ska ha tillgång till att ändra i själva växeln. Dessa kommer då endast ha tillgång till sin egen anknytning (Min anknytning). Dela sedan ut inloggningsuppgifter till alla medarbetare som ska ha tillgång till växeln och/eller sin egen anknytning. Inloggningsuppgifterna hittar du i den tekniska specifikationen. 4

5 ! Spela in välkomstmeddelande Innan du spelar in ett meddelande behöver du bestämma vilka val inringaren ska få när denne ringer in på huvudnumret. Klicka på pennan bredvid Välkomstmeddelande och skriv därefter in ett passande namn. Under Manus kan du välja att lägga in ett manus för meddelandet. 5

6 2 1 A. Om du vill ladda upp ett redan inspelat välkomstmeddelande väljer du Ladda upp ljud. 1a 1B 1 B. Vill du istället spela in ett nytt välkomstmeddelande så väljer du Tala in ljud. Du blir då uppringd på din mobiltelefon och spelar in välkomstmeddelandet därifrån. 2. Ljudet väljer du sedan i listan under Välkomstmeddelande Vi rekommenderar att du väljer vad som ska hända då kunden inte gör något val efter välkomstmeddelandet ( Vid inget val ). 6

7 1 Konfigurera växeln Grundinställningen på växeln gör att det ringer till alla medarbetare samtidigt. Vill du behålla denna inställning kan du hoppa över detta avsnitt. Annars är ett vanligt scenario är att man bestämmer vart kunden ska hamna med hjälp av knappval (ex. tryck 1 för att komma till sälj, 2 för kundtjänst, 3 för administration, 4 för öppettider eller dröj kvar för att tala med en telefonist). Nedan följer ett exempel på hur du konfigurerar ett sådant upplägg. Har du spelat in ett eget välkomstmeddelande konfigurerar du växeln efter de val du har spelat in Klicka på Växeln Börja med att ta bort alternativ 1 genom att klicka på krysset. 3. Lägg sedan till det första alternativet. Detta gör du genom att klicka på plustecknet på höger sida. 4. Klicka sedan i rullgardinsmenyn för att bestämma vad som ska hända när inringaren trycker 1 i sin telefon. 7

8 Du kommer då att kunna välja mellan följande alternativ: Externt nummer: Skickar vidare samtalet till valfritt nummer utanför växeln (observera att vidarekopplingsavgift tillkommer). Röstbrevlåda: Skickar samtalet till den gemensamma röstbrevlådan. Kollega: Skickar vidare samtalet till en specifik anknytning inom växeln. Spela ljud & lägg på: Spelar upp ett meddelande för inringaren och avslutar därefter samtalet. Ny grupp: Skapar en ny svarsgrupp som samtalen kan gå till. 8

9 I bilden bredvid visas vilka alternativ som ges när man skapar en ny grupp: Namn: När du skapat en ny grupp måste du först ge den ett passande namn. Väntmusik: Du kan välja vilken väntmusik inringaren ska få lyssna till. Läs upp plats i kön: Vill du att inringaren ska få veta vilken plats denna har i kön kan du kryssa i denna ruta. Spela meddelande: Önskar du spela upp ett meddelande för inringaren kan du välja detta här (för att spela in nya meddelanden följer du guiden på sida 5). Lägg till suffix: Har ni medarbetare som kommer att svara på samtal från många olika grupper kan du lägga till suffix för varje val. Då ser medarbetaren suffixet efter telefonnumret i sin display och vet på så sätt vilket val inringaren har gjort och kan svara korrekt därefter. Maximal väntetid i kö: Här kan du ställa in hur lång tid inringaren ska få vänta innan samtalet kopplas vidare. Vid maximal väntetid koppla till: Här ställer du in vart samtalet ska kopplas efter väntetiden löpt ut. 9

10 Nu har du skapat er första grupp. Du kan nu kryssa i vilka medarbetare du önskar att samtalen ska gå till. Repetera denna process för så många val du vill ge inringaren. Observera att det går att lägga in maximalt fem val. Passa även på att bestämma vad som ska hända när inringaren inte gör något val ( Vid inget val ). Vi rekommenderar att du låter samtalet gå vidare till en specifik grupp. 10

11 På bilden har det lagts till fyra olika val som inringaren kan välja mellan. 11

12 ! När du är färdig med konfigureringen kan du välja vad som ska hända när ni har stängt. Välj då Stängd i listan bredvid Konfigurera. 12

13 Öppettider När du har konfigurerat växeln färdigt för alla lägen kan du schemalägga genom att klicka på Öppettider. Till höger har du växelläge för Stängd och Övrigt. För att applicera dessa drar du bara in dessa till önskad dag och tidpunkt på kalendern och släpper den där. I rutan som kommer upp kan du skriva in exakt tid för önskat läge. Om ni har fasta tider som upprepar sig varje vecka kan du kryssa för Varje vecka. När detta är gjort kommer växeln automatiskt att ändra till det läge du valt och ni behöver inte längre tänka på att stänga och öppna växeln själva. 13

14 Vidare detaljer för hur man administrerar sin egen anknytning återfinns i guiden Min Anknytning som du hittar på Lycka till med er nya växel! Vänliga hälsningar Phonera E-post: support@phonera.se Telefon: