Tele 2 Växel Mina Sidor

Transkript

1 Tele 2 Växel Mina Sidor

2 Innehåll Mina sidor översikt Hem Applikationer Köstatistik Agentstatistik Min profil Ändra ditt foto Ändra ditt lösenord Ändra din PIN-kod Min sida Inloggning till Avancerad svarsgrupp och Telefonist Närvarostatus Åsidosätt Nattläge Skicka SMS Inkorgen Meddelanden Ta bort meddelanden Telekonferens Gå med i en pågående telekonferens Lägga till ett nytt möte Ta bort ett möte Tjänster Konfigurera inställningar för röstbrevlådan Hantera kontakter Kontaktlistor Genvägar till företagets kontakter Ta bort företagskatalogen genvägar Lägga till en extern kontakt Kontaktuppgifter Kontaktens telefonnummer Importera kontakter Samtalshistorik Se samtalshistorik Rapporter Samtalsinformation Grundrapport... 17

3 Mina sidor översikt Mina Sidor gör det möjligt att bland annat hantera dina personliga inställningar, till exempel Aktiviter, Roller och Röstbrevlåda. Du kan också se din samtalshistorik och lyssna av dina meddelanden. Du kommer åt Mina Sidor via din vanliga webbläsare. Mina Sidors webblänk och ditt användarnamn och lösenord får du från ditt företags administratör. Det är också möjligt att logga in på Tele2 Växel från softphoneklienten. Manual Mina sidor Översikt 3

4 Hem 1.1 Applikationer 1.2 Min profil 11.3 Min sida

5 1. Hem Hemmet-fliken innehåller följande alternativ: Om Om systemet. Applikationer Ladda ner program och inställningar. Min profil Se din personliga information och dina inställningar och lösenord. Min sida Ändra din närvarostatus eller logga in eller logga ut från de avancerade svarsgrupper och telefonistköer du är medlem i. Om du är administratör för Avancerad Svarsgrupp (tilläggstjänst) kan du dels upphäva nattkoppling, dels logga in och ut medlemmar ur avancerade svarsgrupper och telefonistkön. Upphäva nattkoppling Upphäva nattkoppling innebär att det går att utöka öppettiden med två timmar efter den normala öppettiden. Denna meny visas bara om du har rättigheter att upphäva nattkoppling. Skicka SMS Skicka textmeddelanden till andra användare inom din organisation eller till externa kontakter. 1.1 Applikationer Denna vy visar alla program som du kan installera eller konfigurera samt en widget, program som körs i webbläsaren, för kö- och agentstatistik. För varje program finns det en instruktion att följa. Du kan också ladda ner dokumentationen för programmen Köstatistik Widget för köstatistik visar de ACD- och telefonistgrupper du har behörighet att övervaka. Statistiken visas för den tid som företagsadministratören har konfigurerat. Du kan logga in och logga de agenter som är med i grupperna. Notera: Köstatistik ingår i tilläggstjänsten Administratör Avancerad Svarsgrupp. Manual Mina sidor Hem 5

6 Grupp Namnet på avancerade svarsgruppen eller telefonistkön. Klicka på gruppen för att få fram mer information om den. I expanderat läge kan du se vilka agenter som är med i gruppen, status på agenterna, agenternas skill och möjligheten att logga in eller logga ut agenter från gruppen. # I kö Antal personer i kön. Lediga/inloggad Antal lediga agenter/inloggade agenter som betjänar kön. Längst kötid Den aktuella väntetiden för det första samtalet i kön. Senaste kötid Tiden i minuter och sekunder som sista besvarade samtalet stod i kö. Medelkötid Tiden i minuter och sekunder som ett inkommande samtal i genomsnitt får stå i kö. Tappade Antalet samtal som lades på innan de hann besvaras samt samtal som gick till fallbacknummer eftersom ingen agent svarade i tid. Tips! När ni öppnar widgeten i ett separat fönster, är det möjligt att ändra vissa visningsalternativ genom att modifiera webbadressen. Följande alternativ är konfigurerbara: Storlek URL innehåller & size = m sträng. Byt till & size = l för att göra texten större eller ändra till & size = xl att göra texten extra stor. Bredd URL innehåller & width = 100 sträng. Värdet är en procentsats av den totala bredden, och ni kan ha valfritt positivt heltal. Byt till & width = 70 om ni vill ha 70% bredd. Ni kan också ange värdet i pixlar. Set & width = 1080 px om ni vill bredd vara 1080 pixlar Agentstatistik Widget för agentstatistik visar alla avancerade svarsgrupper- och telefonister ni har behörighet att övervaka. Statistiken visas för den tid som administratören har konfigurerat. Notera: Agentstatistik ingår i Tilläggstjänsten Administratör Avancerad Svarsgrupp. Informationen är sorterad efter agentnamn istället för gruppnamn. För information om den presenterade statistiken, se avsnitt Köstatistik. Manual Mina sidor Hem 6

7 1.2 Min profil Denna vy visar din personliga information, din bild och låter dig ändra ditt lösenord och din PIN-kod för röstbrevlådan Ändra ditt foto 1. Klicka på Byt foto. 2. Klicka på Välj fil och välj en ny bild att ladda upp. Fotot måste vara i jpeg-format (filnamn som slutar med.jpg,.jpeg eller.jpe). Bilden skalas om det inte är 240 x 320 pixlar. 3. Klicka på Förhandsgranska för att se till att bilden ser bra ut. 4. Klicka på Spara bild Ändra ditt lösenord 1. Ange ditt tidigare lösenord. 2. Ange ditt nya lösenord. 3. Skriv ditt nya lösenord igen. 4. Klicka på Ändra lösenord Ändra din PIN-kod 1. Ange din nya PIN-kod. 2. Upprepa din nya PIN-kod. 3. Klicka på Ändra PIN-kod. 1.3 Min sida På Min sida kan du hitta och ändra din närvarostatus. Du kan också, om du är medlem i en avancerad svarsgrupp eller en telefonistkö, logga in och logga ut ur grupperna Inloggning Avancerad svarsgrupp och Telefonist Under Gruppinloggning kan du se de avancerade svarsgrupper och telefonistgrupper du är medlem i (tilläggstjänster). Din aktuella inloggningsstatus visas bredvid namnet på gruppen. Du kan också logga in i de grupper du är medlem i från din mobilapp och eller från din softphone. (tilläggstjänst). För att logga in/logga ut från grupperna du är med i: Klicka på Logga in/logga ut. Manual Mina sidor Hem 7

8 1.3.2 Närvarostatus Under Din närvarostatus kan du hantera Roller, Aktiviteter och dina Personliga noteringar Roller En roll påverkar vilket nummer ni visar vid utgående samtal. Du kan välja själv vilket nummer som ska visas vid utgående samtal genom att välja roll. Följande standardroller finns: Arbete Mobil Ditt mobila nummer. Arbete Fast Visar ditt fasta nummer, om du har ett sådant. Annars blir det samma som ditt mobila nummer. Växel Visar ditt företags växelnummer eller huvudnummer. Dolt Visar Dolt nummer Aktiviteter Närvarostatus för en användare kan antingen vara tillgänglig eller upptagen. Att ställa in en aktivitet: Klicka på aktiviteten och välj den hänvisningsstatus du önskar från listan. Du kan också sätta sluttid för aktiviteten genom att välja Ställ in aktivitetens sluttid. Följande standardaktivitetstyper finns: Tillgänglig Tillgänglig, ej inloggad i Svarsgrupp Upptagen Lunch Möte Frånvarande Semester Sjuk VAB Manual Mina sidor Hem 8

9 Hanteringen av inkommande samtal styrs av vilken aktivitet du väljer. Om aktiviteten är kommer samtalet fram oavsett vilket nummer samtalet kommer in på. Om en Tele2 Växel-användare är medlem i en svarsgrupp och inte önskar ta emot samtal från en svarsgrupp men önskar ta emot samtal på sina personliga nummer ska aktiviteten Tillgänglig, ej inloggad i Svarsgrupp väljas. Om aktiviteten är gäller följande vid inkommande samtal. Inkommande samtal på mobilnummer: Det ringer ut på användaren i 20 sekunder innan den inringande hör hänvisningsorsaken direkt följt av röstbrevlådan. Inkommande samtal på fastnummer: Det ringer ut på användaren i 20 sekunder innan den inringande hör hänvisningsorsaken direkt följt av röstbrevlådan. Inkommande samtal på kortnummer: Det ringer ut på användaren i 20 sekunder innan den inringande hör hänvisningsorsaken direkt följt av röstbrevlådan. Tips! Företagsadministratören kan gå in och ändra, via en funktion som heter samtalsstyrning, att ni som användare/företag får möjlighet att ha fastnummerseparering. Fastnummerseparering innebär att om du som användare har en aktivitet som är så kommer den som ringer på mobilen i 20 sekunder sedan att höra inringande hänvisningsorsaken följt av röstbrevlådan. Skulle ett samtal komma på fastnumret eller kortnumret så kommer inringande att höra hänvisningsorsaken följt av röstbrevlådan Åsidosätt nattkoppling Använd åsidosätt nattkoppling och ni önskar förlänga företagets uppettid med två timmar. Vid förlängning av arbetsdagen samtal dirigeras på samma sätt som under kontorstid. Det här alternativet är endast tillgängligt om den är aktiverad av systemadministratören, Tele2. Kontakta Tele2 Kundservice om ni inte har funktionen aktiverad men önskar den Skicka SMS Det är möjligt att skicka textmeddelanden till andra användare inom din organisation eller till externa kontakter. Kontakta Tele2 Kundservice om ni inte har funktionen aktiverad men önskar den. Manual Mina sidor Hem 9

10 Inkorgen 3.1 Meddelanden 23.2 Ta bort meddelanden

11 2. Inkorgen Inkorgen innehåller alla dina röstmeddelanden, samtalsinspelningar och inkommande fax. saknar bild 2.1. Meddelanden Meddelandena kan vara antingen röstmeddelande, fax (tilläggstjänst) eller inspelade samtal (softphone). Klicka på Spela för att spela ett meddelande. 2.2 Ta bort meddelanden Välj ett eller flera meddelanden och klicka på Ta bort markerade meddelanden. Manual Mina sidor Inkorgen 11

12 Telekonferens 3.1 Gå med i en pågående Telekonferens 3.2 Lägga till en ny Telekonferens 33.3 Ta bort ett möte

13 3. Telekonferens På Telekonferenssidan kan du boka och administrera dina telekonferenser, schemalägga möten och bjuda in flera deltagare i konferensen. På sidan kan du även se en lista över kommande möten. Notera: Telekonferens är en tilläggstjänst. 3.1 Gå med i en pågående telekonferens. För att gå med i en telekonferens, gör följande: 1. Klicka på Gå med i möte. Du kommer automatiskt att delta i konferensen. Om du inte vill delta i telekonferensen från förvald enhet kan du välja en annan enhet från rullgardinsmenyn, till exempel softphone eller SIP-telefon. Systemet kommer nu att ringa upp dig på din valda enhet. Svara för att bli inkopplad i konferensen. Du kan också klicka på ett möte, ringa in på mötets telefonnummer och ange Mötes-ID. 3.2 Lägga till en ny telekonferans 1. Klicka på Lägg till möte. 2. Ange ett namn för mötet. 3. Välj startdatum, starttid och mötes varaktighet (samtalslängd). Mötet tidszon är din standardtidszon. Kontrollera så att mötet är bokat i önskad tidszon. 4. Om mötet är återkommande, välj återfall i Upprepa rullgardinsmenyn. 5. Ställa in önskad tid för mötespåminnelse i kalendern inbjudan. 6. Ställ in tiden för SMS-påminnelse. 7. Klicka på Lägg till deltagare. 8. Ange e-post, telefonnummer eller användarens namn för att söka efter en deltagare. Klicka på namnet för att lägga till kontakten i mötet. Manual Mina sidor Telekonferens 13

14 Ni kan också klicka på Lägg till extern deltagare om den sökta kontakten inte dyker upp i listan. Ange förnamn och telefon eller e-post för att lägga till kontakten i mötet. Ni kan markera kryssrutan Kom ihåg kontakta om ni vill komma ihåg kontaktinformationen för andra möten. Tips: Du kan ta bort en kontakt från deltagarlistan genom att först klicka på kontaktens ikon och sedan på Ta bort eller genom att klicka på Ta bort deltagare och klicka på deltagarna för att ta bort. 9. Lägg till en text i mötesinbjudan. Texten kommer att visas i e-postinbjudan och kalenderhändelsen. 10. Klicka på Skicka inbjudan via e-post så kommer en inbjudan via e-post att skickas via Tele2 Växel-plattformen. E-postmeddelandet innehåller uppgifter om mötet och hur man går tillväga för att ringa i. 11. Klicka Stäng för att stänga mötesinformationen. Manual Mina sidor Telekonferens 14

15 3.3 Ta bort ett möte 1. Klicka på mötet ni önskar ta bort. 2. Klicka på Ta bort. 3. Klicka på OK. Användarna i Telekonferensen kommer få ett e-postmeddelande som informerar om att telekonferensen är avbokad. Manual Mina sidor Telekonferens 15

16 Tjänster 44.1 Inställningar för röstbrevlådan

17 4. Tjänster 4.1 Inställningar för röstbrevlådan Det är möjligt att välja hur din röstbrevlåda kommer att presenteras för en inringande och hur ni ska meddelas om ett inkommande röstmeddelanden. Tabell 4.1. Inställningar för röstbrevlådan Spela aktivitetsinformation som en del av röstmeddelandet? Ja Aktivitetsinformationen spelas upp när en inringande når röstbrevlådetjänsten. Nej Inringande kommer att höra ditt medelande för röstbrevlådan. Ska valet För att komma till växeln, tryck 1 vara en del av röstmeddelandet? Följande meddelande läggs i slutet av hälsningsmeddelandet: För personlig service, tryck 1. Den som ringer kommer att omdirigeras till valt nummer i stället för din röstbrevlåda. Om ni väljer måste ett telefonnummer det samtalet kopplas till anges. Ni kan antingen ange ett nummer eller välja ett inom företaget genom att klicka på välj. Informera om nya meddelanden via e-post Utöver att det indikeras på din fasta IP-telefon eller softphone är det möjligt att det möjligt att meddelas med avisering via SMS eller e-post när det finns nya meddelanden i inkorgen. Det är möjligt att få aviseringen på mer än ett sätt. Manual Mina sidor Tjänster 17

18 Hantera kontakter 5.1 Kontaktlistor 5.2 Kontaktlista 5.3 Ta bort kontakt ur kontaktlista 55.4 Lägga till en extern kontakt

19 5. Hantera kontakter 5.1 Kontaktlistor Kontaktlistsidan kan användas för att lista och definiera de kontakter som kommer att vara genvägar i mobilappen, softphone eller övriga enheter. Kontakterna kan ärvas från en organisations- eller gruppnivå. 5.2 Kontaktlista En genväg till företagets kontakter är en referens till en kontakt i företagskatalogen. Eventuella ändringar av motsvarande post i företagskatalogen kommer att uppdateras i dina genvägar. Följ följande steg för att lägga till en genväg. 1. Klicka på Lägg till genväg till en kontakt i företagets kontaktlista. 2. Ange ett namn i sökfältet för att söka efter en kontakt. Ett tomt sökfält visar alla kontakter i systemet. Klicka på Sök kontakt. 3. Välj en kontakt i listan och klicka på Spara. En lista över konfigurerade genvägar visas. Manual Mina sidor Hantera kontakter 19

20 5.3 Ta bort kontakt ur kontaktlista Klicka på Ta bort för att ta bort en genväg från din kontaktlista. Klicka på OK för att bekräfta borttagningen. Notera: Det är bara den genväg som tas bort, inte den faktiska kontakten post från företagskatalogen. 5.4 Lägga till en extern kontakt Klicka på Lägg till kontakt för att lägga till en extern kontakt i kontaktlistan Kontaktuppgifter Följande uppgifter om en kontakt kan lagras: Företag / organisation Avdelningen Förnamn Efternamn Kortnamn Gata Postnummer Stad Land E-post Snabbknapp Tilldela ett kortnummer, detta kan endast användas tillsammans med en SNOM-telefon. Visa i kontaktlistan Om kryssrutan är markerad kommer kontakten att dyka upp i din kontaktlista. Manual Mina sidor Hantera kontakter 20

21 5.4.2 Kontaktens telefonnummer En kontakt kan ha flera telefonnummer, till exempel ett fastnummer och ett mobilnummer. Ett av de telefonnummer som lagts till för kontakten är markerat som förstahandsval. Förstahandsavalet är det numret som kommer att ringas från softphonen eller mobilappen när ni klickar på ringa. Klicka på Lägg till telefonnummer för att lägga till ett telefonnummer till kontakten. Följande uppgifter ska anges: Typ - Vilken typ av telefonnummer ni önskar lägga till. För fastnummer välj fast och för mobilnummer välj mobil. Plats Välj Arbete om det är kontaktens arbetsnummer eller Privat om det är privat nummer till kontakten. Telefonnummer Ange telefonnumret. Klicka på Verkställ för att spara information om telefonnumret. Klicka på Spara för att att spara, stänga och återgå till kontaktlistsidan. 5.5 Importera kontakter Importera kontakter sidan möjliggöra att importera flera kontakter till din kontaktlista med hjälp av en med semikolon separerad textfil. 1. Klicka på Importera kontakter från kontaktlistan sidan. 2. Bläddra efter en fil med semikolon separerade kontaktinformation. 3. Följ instruktionerna på skärmen, filen måste vara en text-fil (*.txt eller *.rtx) med semikolon-separerade fält och i UTF-8 format. 4. Klicka på Importera kontakter för att spara kontaktinformationen. Manual Mina sidor Hantera kontakter 21

22 Samtalshistorik 6.1 Se samtalshistorik 6.2 Ta bort en kontakt från kontaktlistan 6.3 Lägga till en extern användare i 6företagets företagskatalog

23 6. Samtalshistorik 6.1 Se samtalshistorik För att se din samtalshistorik på Mina Sidor, klicka på Samtalshistorik-fliken. Samtalsloggen visar inkommande, utgående och missade samtal. Vilken typ av information som visas beror på typen av samtal, men generellt visas tid, datum, uppringarens namn och samtalets längd. Samtalshistoriken visas i alla enheter som är anslutna till systemet, till exempel i en softphone eller i en fast IP-telefon. Ni kan välja att visa samtliga samtal genom att klicka på Visa alla. Ni kan också välja att bara visa en typ av samtal genom att klicka på ikonen för inkommande, utgående eller missade samtal. Oavsett vilken typ av samtal ni önskar se kan ni göra en sortering på typ, datum och tid, namn/nummer samt samtalslängd. Klicka på respektive överskrift för att genomföra sorteringen. Tabell 6.1. Samtalslogg Ikoner Typ av samtal Ikon Inkommande Utgående Missade Manual Mina sidor Samtalshistorik 23

24 Rapporter 7.1 Samtalsinformation 77.2 Grundrapport

25 7. Rapporter Fliken Rapporter syns endast för en företagsadministratör. Rapportfunktionen ger dig möjlighet att skapa och ladda ner rapporter från samtalsdata. Använd rapportens inställningstyp för att ändra rapporten och få önskat resultat. Det finns två standardrapporter: Samtalsinformation och Grundrapport. 7.1 Samtalsinformation Rapporten döljer användarens telefonnummer för att garantera anonymitet. Det kan även göras för endast några få användare, och tidsstämpel kan slås på eller av. Den samtalsinformation som genereras är bland annat: Organisations-id Kund-id Faktureringstelefonnummer Starttid År, Månad, Dag, Veckodag, Timme Minut Samtalstyp Samtalslängd (minuter) Väntan före svar Resultat Källtelefonnummer Källavdelning Källroll Måltelefonnummer Målavdelning Målroll Kopplat från Omstyrt från Orsak till omstyrning Stamgrupp Mötes-id Perioden som går att få är: Idag Igår Aktuell vecka Förra veckan Aktuell månad Förra månden Ange Manual Mina sidor Rapporter 25

26 Storlek på intervall. En dag är uppdelad i olika intervall med samma storlek. Denna parameter definierar storleken på ett sådant intervall. Exempel: 30 minuter innebär att CDR som spänner över ett 30-minutersintervall kan grupperas tillsammans med hjälp av kolumnen Intervallets starttid i en genererad rapport, för vilka dessa CDR kommer att ha samma värde. De intervall som går att få är: 1 timme 30 minuter 10 minuter 5 minuter 7.2 Grundrapport Grundrapporten är en rapport som genererar grundläggande samtalsinformation. Den samtalsinformation som genereras är: Faktureringsanvändar-id Faktureringstelefonnummer Källanvändar-id Källtelefonnummer Målanvändar-id Måltelefonnummer Starttid Resultat Samtalstyp Samtalslängd (minuter) Väntan före svar Ni ställer själv in vilken Period som rapporten ska visas. Idag Igår Aktuell vecka Förra veckan Aktuell månad Förra månden Ange Manual Mina sidor Rapporter 26

27 T2F_503_13-01