Knappval, 3Växel administratör.

Transkript

1 Knappval. Man kan koppla knappvalsfunktion till växelnummer i Växel. De som ringer kan här välja rätt avdelning på företaget, till exexempel Tryck 1 för försäljning, tryck 2 för support och så vidare. Varje växelnummer har en egen knappvalsfunktion där du lägger till olika grenar i knappvalsträdet. Varje nivå i trädet motsvarar ett alternativ för den som ringer. Hur många knapptryckningar användaren får göra innan ett samtal kopplas fram ser du på hur många undernivåer det finns under respektive gren. Så här kan ett knappvalsträd se ut: Välkommen till Företaget. Tryck 1 för att prata med en försäljare. Tryck 2 om du behöver support. Tryck för att kopplas till ekonomiavdelningen. 1 2 Samtalet kopplas till svarsgruppen Försäljare. Samtalet kopplas direkt till ett nummer. Tryck 1 om du har problem i datorprogrammet. Tryck 2 om du har problem i mobilprogrammet. Tryck för övriga supportfrågor. 1 2 Samtalet kopplas direkt till ett nummer. Samtalet kopplas direkt till ett nummer. Samtalet kopplas till svarsgruppen Support. Lägga till knappval Innan du skapar en knappvalsfunktion bör du noga tänka igenom vilka alternativ som ska vara med och hur många underalternativ det ska finnas. 1 Markera Växelnummer högst upp i fönstret. 2 Klicka på Redigera framför det växelnummer som du vill lägga till knappval för. Knappvalet kan innehålla maximalt nivåer med alternativ i varje nivå. Men tänk på att de flesta som ringer inte vill göra så många knapptryckningar, utan hellre vill prata med en person. 1 2 Maj 201 1

2 Markera Knappval för att aktivera knappvalsfunktionen för växelnumret. 4 Klicka på Ändra knappval. Första gången du väljer detta alternativ är knappvalsträdet tomt. 6 7 Klicka på Lägg till för att lägga till första grenen. Öppna listrutan till höger och välj önskad koppling. Som standard är Meddelande valt, vilket betyder att användaren får höra ytterligare ett meddelande med alternativ att välja mellan. Du kan välja mellan följande andra alternativ: Växelnummer Svarsgrupp Telefonnummer Om du vill att samtalet ska kopplas till ett växelnummer när användaren trycker en siffra väljer du detta alternativ. Öppna listrutan nedanför och välj önskat växelnummer. Om du vill att samtalet ska kopplas till en svarsgrupp när användaren trycker en siffra väljer du detta alternativ. Öppna listrutan nedanför och välj önskad svarsgrupp. Om du vill att samtalet ska kopplas direkt till ett num mer när användaren trycker en siffra väljer du detta alternativ. Skriv önskat telefonnummer i rutan Nummer nedanför. Klicka på Lägg till. Första grenen får nummer 1 och motsvarar då knapptryckningen Maj 201 2

3 8 Klicka på Lägg till högst upp för att lägga till ytterligare en gren. Välj önskad koppling i listrutan till höger och klicka på Lägg till. Andra grenen får nummer 2 och motsvarar då knapptryckningen 2. 9 Fortsätt och lägg till så många grenar som du vill att användaren ska kunna välja mellan i första nivån. Du kan ha maximalt grenar i första nivån. 10 Har du valt Meddelande för någon av grenarna på första nivån kan du lägga till ytterligare en nivå med alternativ. Klicka på Lägg till till höger om exempelvis 2 Meddelande. 11 Öppna listrutan till höger och välj önskad koppling på samma sätt som beskrivs ovan Klicka på Lägg till. Första alternativet får nummer 1 och motsvarar då knapptryckningen 1. Klicka på Lägg till till höger om exempelvis 2 Meddelande för att lägga till ytterligare ett alternativ. Välj önskad koppling i listrutan till höger och klicka på Lägg till. Andra alternativet får nummer 2 och motsvarar då knapptryckningen Maj 201

4 14 Fortsätt och lägg till så många alternativ som du vill att användaren ska kunna välja mellan i andra nivån. Du kan ha maximalt alternativ även på andra nivån. 1 Lägg till ytterligare förgreningar på samma sätt. Du kan ha maximalt nivåer. 16 Klicka på Spara knappvalsmeny när du är klar med IVR-trädet. 17 Nu bearbetas dina inställningar, vilket kan ta en liten stund. Klicka på Ändra knappval igen. 18 I knappvalsträdet kan du se vilka nummer de olika meddelandena har fått. Dessa nummer genereras automatiskt och används när du spelar in de olika meddelandena som ska höras när någon ringer till växelnumret, samt för de olika knapptryckningarna. Du spelar in meddelanden på kortnummer Klicka på Växelnummer för att dölja informationen När du har skapat ett knappvalsträd måste du spela in de unika meddelandena som ska höras för respektive knappvalsgren. Maj 201 4

5 Redigera knappvalsträdet Om du behöver lägga till eller ta bort en gren i knappvalsträdet öppnar du samma fönster igen. Klicka på Ta bort till höger om den gren som du vill ta bort, eller klicka på Lägg till där du vill lägga till ytterligare en gren. Gör sedan inställningar enligt ovan. Klicka på Spara knappval när du är nöjd med knappvalsträdet. Spela in knappvalsmeddelanden När du är klar med ändringen av knappvalsträdet ska du spela in ett eller flera meddelanden som är anpassade till de val som finns i knappvalsträdet, till exempel Tryck 1 för försäljning, tryck 2 för support eller tryck för öppettider. Du spelar in knappvalsmeddelanden genom att ringa kortnumret 77 från din mobil. Kom ihåg att ha följande nummer till hands vid inspelningen: det mobila växelnumret eller svarsgruppsnumret meddelandenumret som syns knappvalsträdet, till exempel 01 ett enkelt manus för inspelning Maj 201

6 Vidarekoppling vid dröj kvar Som standard upprepas knappvalsmeddelandet ända tills den som ringer in gör ett val. Man kan också aktivera Vidarekoppling vid dröj kvar. Det innebär att man ger den som ringer in möjligheten att bli vidarekopplad om han/hon inte gör ett knappval, till exempel Tryck 1 för försäljning, tryck 2 för support eller dröj kvar för att bli kopplad till receptionen. 1 Markera Växelnummer högst upp i fönstret och klicka på Redigera framför aktuellt växelnummer. 2 Klicka på Ändra knappval. Markera rutan Aktiverad för att aktivera funktionen. 4 I rutan Tid innan vidarekoppling anger du hur lång tid (i sekunder) som det ska ta innan samtalet vidare kopplas. Tiden räknas från det att meddelandet har spelats upp. 6 Öppna listrutan Vidarekoppling och välj vart samtalet ska vidarekopplas. Finns det flera alternativ väljer du önskat nummer i listrutan nedanför. Klicka på Spara knappvalsmeny. 4 6 Om funktionen aktiveras gäller den och alla valda värden för samtliga knappval på aktuellt växelnummer. Maj 201 6