Växelnummer och köer.

Transkript

1 Växelnummer och köer. Markerar du Växelnummer under Växel Administratör visas de olika växelnummer som finns inom företaget. Här ser du vilka telefonnummer som är kopplade till växelnumret samt om växel numret är öppet eller stängt. Under inställningarna för växelnumret väljer du om telefonister ska svara på samtal till växelnumret eller om de som ringer in får höra en knappvalsmeny. Öppna och stänga växelnummer Om ett växelnummer är stängt går eventuella samtal direkt till Svar. Klicka på knappen under Öppna/stäng växelnummer för att öppna respektive stänga växelnumret. En grön knapp innebär att växelnumret är öppet och en röd knapp att det är stängt. Viktigt! Använd inte dessa knappar om ni använder en tidsstyrningslista för att öppna och stänga växelnumret. Mars 0

2 Redigera växelnummer För att göra inställningar för ett växelnummer visar du först kategorin Växelnummer. Klicka på Redigera framför det växelnummer som du vill göra inställningar för. I rutan Namn kan du ändra det namn som visas i katalogfönstret. Detta namn syns endast internt för användarna. Om användarna ska kunna skicka e-post till växelnumret fyller du i önskad adress i rutan E-post. I rutan Kortnummer anger du ett kortnummer för växeln som kan användas när man ringer internt inom företaget. Numret ska bestå av fyra siffror. I rutan Mobilt nummer kan du välja om samtal som går direkt till mobilnumret ska vidarekopplas, och i så fall hur de ska vidare kopplas (de olika alternativen förklaras sist i denna guide). I rutan Fast nummer kan du välja om samtal som går direkt till det fasta numret ska vidare kopplas, och i så fall hur de ska vidare kopplas. Öppna listrutan Tidsstyrningslista och välj en tidsstyrningslista om du vill ha automatisk öppning och stängning av växelnumret så att det endast är vara tillgänglig under vissa tider. Läs mer i guiden Tidsstyrningslistor. 8 Markera Kö för att aktivera kön för växelnumret. Kö aktiveras bara om en telefonist ska svara på samtal till växelnumret, 9 eller markera Knappval för att aktivera knappvalsfunktionen för växelnumret. Läs mer i guiden Knappval. Klicka på Spara när du är klar med inställningarna. Om du vill ha tidsstyrning på ett växelnummer där knappval har aktiverats, måste tidsstyrningen läggas på ett extra växelnummer som ligger före knappvalet. Man kan inte aktivera tidsstyrningslista och knappval på samma växelnummer. 9 8 Mars 0

3 Redigera köer och telefonister Om du valt att aktivera Kö för växelnumret är det telefonister som svarar på samtalen. När det kommer in flera samtal till ett växelnummer placeras dessa i en kö. Om företaget har flera växelnummer kan det finnas flera köer (en kö per växelnummer). En telefonist kan bara vara kopplad till en kö och ser då bara samtal i den kön, men flera växelnummer kan vara kopplade till en och samma kö. För att göra inställningar för en kö visar du först kategorin Köer. Klicka på Redigera framför den kö som du vill göra inställningar för. Öppna listrutan Lägg till växelnummer till kö och välj ett växelnummer som ska kopplas till kön. Klicka på Lägg till. Öppna listrutan Lägg till telefonist till kö och välj en telefonist som ska kopplas till kön. Klicka på Lägg till. Ange önskad tid i rutan Maximal tid i kö om du vill ändra hur många sekunder ett samtal ska kunna vara placerat i kö. Ange önskat värde i rutan Maximal kölängd om du vill ändra hur många samtal som ska kunna vara placerade i kö sam tidigt. Klicka på Spara. Om samtalet inte besvaras innan maxtiden för kön uppnås, hanteras det enligt inställningarna för full kö. Viktigt! Om växelnumret är öppet, men ingen telefonist är inloggad hanteras sam tal et enligt inställningen för maximal kö. Mars 0

4 Köinställningar Du kan styra hur köerna ska hanteras för de olika växelnumren. Visa kategorin Växelnummer och klicka på Redigera framför det växelnummer som du vill göra köinställningar för. Markera Kö för att aktivera kön för växelnumret. Markera Positionsmeddelande i kö om du vill att den som ringer ska få ett meddelande om vilken plats i kön denne har. Öppna listrutan Svarsordning och välj hur samtalen ska fördelas, det vill säga till vilken telefonist samtalen ska gå till (de olika alternativen förklaras sist i guiden). Öppna listrutan Vidarekoppling vid maximal kö och välj hur samtalen ska vidarekopplas när kön är full (de olika alternativen förklaras sist i guiden). Öppna listrutan Kömusik och välj önskat musikstycke som ska spelas när någon väntar i kö. Klicka på Spara när du är klar med inställningarna. Följande kombinationer av kömeddelanden är möjliga: s standardmeddelande (varken positionsmeddelande eller musik är aktiverat). s standardmeddelande och positionsmeddelande. Eget kömeddelande (se separat guide för hur man spelar in). Eget kömeddelande och positionsmeddelande. s standardmeddelande och musik i kö. Det är inte möjligt att kombinera kömusik och positionsmeddelande. Mars 0

5 Vidarekopplingsalternativ Ingen Samtalet ringer som vanligt. Meddelande Svar Växelnummer Nummer Svarsgrupp Extern telefonist Den som ringer får höra ett uppläst meddelande som talar om att det för närvarande inte finns någon till gänglig. Samtalet kopplas direkt till växelnumrets Svar. Samtalet kopplas direkt till ett annat växelnummer. Välj önskat växelnummer i listrutan nedanför. Samtalet kopplas vidare till det telefonnummer som du anger i rutan nedanför. Samtalet kopplas vidare till den svarsgrupp som du väljer i listrutan nedanför. Samtalet kopplas vidare till en extern telefonist. Ange telefonnumret i rutan nednför. Alternativ för svarsordning Ledig längst Samtalet går till den telefonist som har varit ledig längst. Om denne inte svarar går samtalet till kön. Slumpvis ordning Vald ordning Kunskapsbaserad Direkt till kö Samtalet slumpas ut till någon telefonist. Om denne inte svarar går samtalet till kön. Samtalet går till den telefonist som har lägst nummer enligt listan Ordningsnummer under personens kontoinställningar. Om denne inte svarar går samtalet till kön. Samtalet går till den telefonist som har störst kunnande enligt listan Kunnande under personens kontoinställningar. Om denne inte svarar går samtalet till kön. Samtalet går direkt till kön, och samtliga telefonister kan ta samtalet. Mars 0