Välja aktivitet ( hänvisning)

Transkript

1 i appen Välja aktivitet (hänvisning) Genom att ställa in en aktivitet för ditt nummer kan du stänga din telefon för samtal under exempelvis ett möte. Den som ringer till dig får som standard höra att du är upptagen och när du blir tillgänglig igen, det kan till exempel låta så här: Den du söker är på möte och kommer tillbaka Den som ringer kan då också tala in ett meddelande i din telefonsvarare. Ställa in en aktivitet, till exempel Möte När du öppnar appen 3FrontOffice visas sidan Kontakter. 1 Klicka på fliksymbolen längst ner till höger för att visa sidan Aktivitet Välja typ av aktivitet 2 Högst upp på sidan visas din aktuella aktivitet. 3 Klicka på knappen till höger om aktivitetens namn för att välja en aktivitet och samtidigt ställa in när du är tillbaka. Om du anger att du är på exempelvis möte via denna sida, utan att gå vidare med följande steg, behöver du manuellt ange att du är tillgänglig för att få samtal igen. Telefon tre.se/foretag Sida: 1 (7)

2 i appen 4 Klicka på texten under Aktivitet. 4 5 I listan som visas väljer du önskad aktivitet. 5 6 Välja tillgänglighet under aktiviteten 6 Under Tillgänglighet väljer du om du vill få samtal eller ej under tiden aktiviteten pågår. Om du inte vill få samtal när du har valt någon aktivitet ska alternativet inte vara aktiverat. Aktivitetsikonen är röd och visar att du inte får några samtal. Aktivera alternativet genom att dra reglaget åt höger om du vill ta emot samtal under aktiviteten. Aktivitets ikonen ändras till grön färg och visar att du kan få samtal. 7 Ställa in sluttid för aktiviteten När du anger en sluttid ändras aktiviteten och du blir auto matiskt tillgänglig när sluttiden inträffar. 7 Klicka på Sluttid och ange det datum och klockslag som du är tillgänglig igen. Markerar du Ingen sluttid behöver du själv ange att du är tillgänglig för att få samtal igen. Markerar du Till nästa arbetsdag sätts sluttiden automatiskt till det klockslag då arbets tiden börjar morgonen efter. Arbetstiden anges av företagets administratör. Telefon tre.se/foretag Sida: 2 (7)

3 i appen 9 Ställ in vidarekoppling för aktiviteten 8 Under Aktivitetsomstyrning är alternativet Använd standardomstyrning valt som standard. Vill du inte koppla dina samtal vidare till något annat nummer låter du det alternativet vara valt. 8 Som standard vidarekopplas då samtalen till ett meddelande, som läses upp för den som ringer, och som talar om att du är upptagen samt när du kommer tillbaka. Därefter kopplas den som ringer till din telefonsvarare. Vill du däremot koppla vidare alla samtal till ett förvalt telefonnummer gör du inställningar för detta under Aktivitetsomstyrning, se guiden Aktivitetsomstyrning. Har du gjort inställningar för aktivitetsomstyrning kan du ignorera dessa genom att välja Ignorera standardomstyrning. Vill du använda en tillfällig vidarekoppling markerar du Åsidosätt standardomstyrning. Klicka i rutan och ange önskat telefon nummer med hjälp av knapp satsen som visas (använd formatet +467xxxxxxxx). 9 Spara inställningarna genom att klicka på Klar (bocken) högst upp på sidan. Din aktivitet har nu ändrats och du får inga telefonsamtal. Telefon tre.se/foretag Sida: 3 (7)

4 i appen Nu visas sidan Aktivitet igen och du ser aktuell aktivitet samt aktivitetens sluttid. Färgen på fliken längst ner ändras och visar att du är upp tagen. När sluttiden inträffar ändras aktiviteten automatiskt och du blir åter tillgänglig och kan få samtal. Telefon tre.se/foretag Sida: 4 (7)

5 i appen Android På en Android ser det lite annorlunda ut när det gäller tillgänglighet, sluttid och aktivitetskoppling. Under Tillgänglighet väljer du Stör ej om du inte vill få samtal när du har valt en aktivitet. Välj Tillgänglig för att ta emot samtal under aktiviteten. När du har markerat Ange sluttid klickar du på d atumet, välj slutdatum i kalendern som visas och klicka på OK. Klicka sedan på klockslaget för att visa en klocka. Klicka eller dra cirkeln för tim visaren till den timme du är tillbaka. När du släpper visas minutvisaren, välj önskad minut på samma sätt och klicka på OK. För att välja aktivitetsomstyrning klickar du på det aktuella valet under Aktivitetsomstyrning. Nu visas en meny där du väljer hur samtalen ska vidarekopplas. Spara inställningarna genom att klicka på Klar längst ner på sidan. Telefon tre.se/foretag Sida: 5 (7)

6 i appen Ändra inställningar för aktuell aktivitet 1 1 Visa sidan Aktivitet och klicka på knappen till höger om aktivitetens namn. Nu visas sidan Anpassad aktivitet och du kan redigera aktiviteten på samma sätt som när du skapar den. 2 2 När du är tillgänglig väljer du aktiviteten Tillgänglig och du får åter igen samtal. Kontakter När du visar listan med kontakter ser du direkt vilka som är upptagna och vilka som är tillgängliga. Informationen visas för alla användare i växeln. Grön symbol innebär att kollegan är tillgänglig för samtal. Röd symbol innebär att kollegan just nu inte kan ta emot samtal. Du ser också när kollegan blir ledig igen. Röd telefonlur betyder att kollegan just nu är upptagen i ett samtal. Telefon tre.se/foretag Sida: 6 (7)

7 i appen Fler möjligheter för samtalshantering under aktivitet Som standard vidarekopplas samtal till ett meddelande (som talar om när du är tillgänglig igen) och därefter till telefonsvarare när du har ställt in en aktivitet. Med hjälp av grupper för samtalsregler, som vi beskriver i en annan guide, kan man få andra vidarekopplingar vid en aktivitet. Företagets administratör eller 3s kundservice kan aktivera annan samtalshantering för användare i speciella grupper. Samtalsregler kan till exempel ge följande möjligheter för användare: Bara fasta numret påverkas vid Aktivitet. Vidarekoppling till växelnummer. Olika vidarekoppling för fast och mobilt nummer vid Aktivitet. Läs mer i guiden Grupper för samtalsregler. Telefon tre.se/foretag Sida: 7 (7)