Flexi Exchange Connector. Copyright Datatal AB. Med ensamrätt. Copyright 2013 Datatal AB. All rights reserved.

Transkript

2

3 1 Översikt Vad gör Flexi Exchange Connector? Vilka serverkonfigurationer stöds av Flexi Exchange Connector? Hur fungerar Flexi Exchange Connector? Hur kan användaren styra sin hänvisning via MS Outlook? Installation Konfiguration Microsoft Exchange Konfiguration Microsoft Exchange Konfiguration Flexi Exchange Connector Copyright 2013 Datatal AB. All rights reserved.

4 1 Översikt 1.1 Vad gör Flexi Exchange Connector? Flexi Exchange Connector gör det möjligt för användaren att styra sina hänvisningar i Flexi Presentity via kalenderfunktionen i Microsoft Outlook. Kommunikationen mellan Flexi Exchange Connector och Microsoft Exchange är av typen envägskommunikation vilket innebär att ingen data skickas till Microsoft Exchange vilket gör installationen säker och enkel i företagets nätverk. Ingen installation krävs heller på Exchangeservern utan endast konfiguration. 1.2 Vilka serverkonfigurationer stöds av Flexi Exchange Connector? I dagsläget fungerar Flexi Exchange Connector mot Microsoft Exchange 2007, Windows Small Business Server 2008, Microsoft Exchange 2010 SP1 samt mot Office 365. Stöd finns för följande Microsoft Exchange konfigurationer: 1. En Microsoft Exchange server mot en Flexi Presentity Server. 2. En Microsoft Exchange server med flera Exchangedomäner mot en Flexi Presentity Server. 3. Flera Microsoft Exchange servrar med olika domäner mot en Flexi Presentity Server. 4. Flera Microsoft Exchange servrar med samma domän, frontend/backend mot en Flexi Presentity Server. 5. En Microsoft Exchange domän mot flera Flexi Presentity Servrar. 1.3 Hur fungerar Flexi Exchange Connector? När användaren uppdaterar sin kalender i Microsoft Outlook skickas en transaktion till Flexi Exchange Connector som i sin tur kontaktar Flexi Diversion Manager som då styr om användarens telefon till Flexi Talsvar, d.v.s användarens telefon blir hänvisad. För att kalenderhändelsen ska aktivera en hänvisning i Flexi systemet krävs det att användaren har valt att visa sin kalenderpost som Upptagen i Microsoft Outlook. Väljer användaren istället att visa sin kalenderpost som ledig kommer telefonen inte att hänvisas. Denna funktion ger användaren möjlighet att själv styra om telefonen ska hänvisas när kalenderposten blir aktiv. 2 Copyright 2013 Datatal AB. All rights reserved

5 När telefonen blir hänvisad visas det för användaren i alla gränssnitt mot Flexi Presentity. I Presentity Web visas även en symbol som förklarar att hänvisningen aktiverats via Flexi Exchange Connector. För att användaren ska kunna använda Flexi Exchange Connector krävs det först och främst en systemlicens i Flexi Presentity men även en inställning på användaren i Flexi AdmiTal Web. I och med att funktionen går att ställa på användarnivå behöver inte samtliga användare i systemet använda funktionen utan endast de som behöver eller vill. 1.4 Hur kan användaren styra sin hänvisning via Microsoft Outlook? Genom att skapa en kalenderpost i Microsoft Outlook skapas automatiskt en hänvisning i Flexi Presentity om användaren valt att sätta sin kalenderpost som Upptagen. För att kunna styra hänvisningsorsak krävs också att ett triggerord finns inskrivet i ämnesraden i kalenderposten. Finns inget triggerord i ämnesraden kommer hänvisning ske ändå men med talsvarsbeskedet återkommer. Hittar systemet flera triggerord i ämnesraden kommer det första påträffade ordet att användas. Vilka triggerord som ska finnas i systemet hittar du som administratör i AdmiTal Web under Hänvisningskoder. Du kan som användare skapa, radera, flytta kalenderposter och även ändra tider på befintlig kalenderpost och aktuell hänvisning ändras då omgående i Flexi Presentity. OBS! Används cachelagrat läge på Microsoft Outlook klienten dröjer det ett tag innan hänvisningen aktiveras då Exchangeservern endast uppdateras med ny information med jämna mellanrum. Du kan som användare även styra om dina kollegors telefoner ska bli hänvisade. Du gör det genom en mötesinbjudan i Microsoft Outlook. Det krävs dock att den inbjudna personen accepterar mötet för att telefonen ska bli hänvisad. Ändrar mötesinbjudaren tiden på mötet måste den inbjudna tacka ja till den nya tiden för att få sin telefon hänvisad med den nya tiden då den gamla försvinner. När en framtida kalenderpost sätts kommer hänvisningen först synas i Flexi när kalenderposten blir aktiv, d.v.s. visning av framtida hänvisningar i Flexi Presentity via kalenderkoppling stöds ej i nuvarande version. Copyright 2013 Datatal AB. All rights reserved. 3

6 2 Installation Installation av Flexi Exchange Connector sker automatiskt i samband med installationen av Flexi Presentity. Licens måste dock finnas i systemet för att funktionen ska kunna användas. Väljer man att uppgradera ett befintligt system med Flexi Exchange Connector funktionalitet gör man det enklast genom att beställa licensen och sedan starta Flexi License Setup som du hittar i Windows startmeny och som sedan hämtar hem den nya licensen. Flexi Exchange Connector går som en NT-tjänst och hittas i Services på din Windows server. 2.1 Konfiguration Microsoft Exchange 2007 För att Flexi Exchange Connector ska kunna kommunicera med Microsoft Exchange krävs det att en användare skapas i Active Directory samt att en mailbox skapas för den användaren i Exchange Management Console. Flexi Exchange Connector användaren måste också tilldelas rättigheter och dessa ställer du in via Microsoft Exchange Management Shell. Först måste användaren tilldelas rättigheter till funktionen Impersonate i Microsoft Exchange Server, d.v.s. användaren blir tilldelad rättighet att kunna utge sig vara någon annan användare för att kunna hämta kalenderpostinformation och föra den vidare till Flexi Exchange Connector via Web Services. Finns det flera Active Directories i domänen måste kommandot köras i varje AD. I nedanstående kommandorad skapas rättigheterna på användaren flexiexchangeconnect Get-ExchangeServer where {$_.IsClientAccessServer -eq $TRUE} ForEach-Object { Add-ADPermission -Identity $_.distinguishedname -User (Get-User -Identity flexiexchangeconnect select-object).identity -extendedright ms-exch-epi- Impersonation } Sedan måste användaren tilldelas rättigheter att få använda funktionen Impersonate på samtliga användare i Microsoft Exchange. Finns det flera Exchangeservrar i domänen måste kommandot köras på samtliga Exchangeservrar. 4 Copyright 2013 Datatal AB. All rights reserved

7 I nedanstående kommandorad skapas rättigheterna på användaren flexiexchangeconnect Get-MailboxDatabase ForEach-Object { Add-ADPermission -Identity $_.DistinguishedName -User flexiexchangeconnect -ExtendedRights ms-exch-epi- May-Impersonate } 2.2 Konfiguration Microsoft Exchange 2010 New-ManagementRoleAssignment Name:impersonationAssignmentName Role:ApplicationImpers onation User:serviceAccount -User = domän användare -Name = FlexiConnector 2.3 Konfiguration Office 365 Logga in på Office 365 som administratör och skapa en ny användare(user) Copyright 2013 Datatal AB. All rights reserved. 5

8 Skapar en ny användare och döper den till Datatal Exchange, DTConnector enligt ovan Välj att den inte skall ha några Admin rättigheter, och vart den finns. 6 Copyright 2013 Datatal AB. All rights reserved

10 VIKTIGT, spara lösenordet temporärt i en textfil, vi måste logga in med användaren en gång. När du sparat undan lösenordet och e-postadressen, klicka på Finish Logga ut Admin och logga in med DTConnector kontot 8 Copyright 2013 Datatal AB. All rights reserved

11 Du kommer få byta lösenordet till ett permanent lösenord, det kommer att behöva skrivas in i Flexi. Logga ut Logga åter igen in med Admin kontot Klicka på Outlook-länken Copyright 2013 Datatal AB. All rights reserved. 9

15 Logga in i Admital Web på Flexi Presentity servern. Du måste logga in med Sysop konto Välj sedan System -> Kalenderkoppling -> Servrar -> Ny Fyll i kontot DTconnector s login enligt ovan, glöm inte att bocka i AutoDiscover. Tryck spara. Gå sedan till System -> Kalenderkoppling -> Regler -> Ny Välj Värdmaskin: Office365 Regel: <Din domän på Office365> Copyright 2013 Datatal AB. All rights reserved. 13

16 Prioritet: 1 Spara Gå till Användare -> Redigera användare, lägg till dess epost och kontrollera att Kalenderkoppling är ibockad Kontrollera att anslutningen mot Office 365 fungerar korrekt, gå till System -> Kalenderkoppling -> Aktiva anslutningar Står det något i Vattenmärke och Prenumerations ID betyder det att den fått kontakt och loggat in korrekt mot Office 365, nu är den redo för användning. 14 Copyright 2013 Datatal AB. All rights reserved

17 3 Konfiguration Flexi Exchange Connector Konfiguration av Flexi Exchange Connector sker endast i administratörsgränssnittet Flexi AdmiTal Web. För att hitta inställningarna under System måste du vara inloggad med Sysop kontot. Copyright 2013 Datatal AB. All rights reserved. 15

18 Värdnamn: Ange här värdnamnet på Exchangeservern dit Flexi Exchange Connector ska ansluta. Användarnamn: Ange här användarnamnet på Flexi Exchange Connector användaren som du skapat i Microsoft Exchange. Lösenord: Ange här lösenordet till Flexi Exchange Connector användaren som du skapat i Microsoft Exchange. Domän: Ange här namnet på Exchangedomänen där Flexi Exchange Connector användaren finns upplagd. SSL Säker anslutning: Markera för kryssrutan om du önskar använda krypterad anslutning mellan ditt Flexi system och din Exchangeserver. Observera att Microsoft Small Business Server endast har stöd för SSL och måste ha denna ruta markerad för att fungera mot Flexi. AutoDiscover: Används framför allt i större Exchangemiljöer med flera Exchangeservar. Används t.ex. för att förenkla flytt av användare mellan olika Exchangeservrar genom centralisering av användarprofiler i Active Directory. Lokal web service adress: Ange här den web service adress som Exchange ska ansluta till Flexi på. Denna uppgift behövs endast fyllas i om t.ex. Flexi servern står bakom en brandvägg eller i ett annat nätverk där den lokala adressen inte är tillgänglig för Exchangeservern. Lokal web service SSL: Markera för kryssrutan om du önskar använda krypterad anslutning mellan Exchangeservern och ditt Flexisystem när du angett en lokal web service adress. 16 Copyright 2013 Datatal AB. All rights reserved

20 Värdmaskin: Välj här vilken Exchangeserver som regeln ska associeras med. Regel: Ange här en regel som selekterar ut i vilken Exchangeserver en viss e-postadress finns. I ovanstående exempel ansluter Flexi Exchange Connector mot mail1.flexi.se om en e- postadress slutar på support.flexi.se. E-postadresser som t.ex. slutar på kundtjanst.flexi.se använder mail2.flexi.se istället. Om prioriteten varit i omvänd ordning hade Flexi Exchange Connector anslutit till mail2.flexi.se även för e- postadresser som slutat på support.flexi.se. Prioritet: Högre nummer innebär högre prio. Om två eller flera regler matchar en e-postadress väljs den med högst prio. 18 Copyright 2013 Datatal AB. All rights reserved