Externa deltagare i Lync

Transkript

1 Externa deltagare i Lync Du kan använda Lync för chatt, samtal och onlinemöten med externa deltagare. Beroende på vilken programvara de externa deltagarna har kan de chatta och se delade dokument eller delta fullt ut i mötet med ljud och video. Om du får en mötesinbjudan av en extern kontakt som har Live Meeting och inte Lync måste du ha Live Meeting på din dator. Kontrollera med Servicedesk om du är osäker på om du har det. Innehåll Testa uppkopplingen... 2 Alternativ för externa deltagare Microsoft Lync Microsoft Lync Attendee Microsoft Lync Web App Via telefon... 2 Säkerhetsaspekter... 3 Bjud in till onlinemöte... 3 Skicka med länk till instruktionen... 3 Bjud in via e-post till ett möte nu... 3 Boka ett onlinemöte via Kalendern eller kontaktlistan i Lync... 3 När mötet börjar... 5 Låt externa deltagare ansluta till mötet... 5 Så här ansluter en extern deltagare (5)

2 Testa uppkopplingen Inför ett möte bör de externa deltagarna testa att uppkopplingen fungerar. Länsstyrelsernas brandvägg är öppnad för Lync-konversationer men brandväggar och säkerhetsinställningar hos deltagarna kan göra att det ändå inte fungerar. Alternativ för externa deltagare Externa deltagare kan vara med på onlinemöten på flera olika sätt: 1. Microsoft Lync 2010 Om de externa deltagarna har Microsoft Lync 2010 kan de vara med med ljud och video. 2. Microsoft Lync Attendee Om de externa deltagarna inte har Lync kan de installera konferensklienten Microsoft Lync Attendee. Programmet finns att ladda ner från Microsoft, se länk nedan. Med detta program installerat fungerar även ljud och video. Microsoft Lync 2010 Attendee - Installation på användarnivå: Information om hur man deltar i ett onlinemöte med länsstyrelsen och hur man installerar nödvändiga program finns i dokumentet Onlinemöte med Länsstyrelsen. Skicka länken (finns nedan under rubriken Skicka med länk till instruktionen) i mötesinbjudan till externa deltagare så kan de installera programmet i lugn och ro innan mötet börjar. Annars kommer de automatiskt att få möjlighet att installera det när de kopplar upp sig mot mötet, men det tar en stund att få det installerat. Beroende på vilka säkerhetsinställningar det är på deltagarnas datorer kan de behöva hjälp av sin IT-avdelning för att installera programmet. 3. Microsoft Lync Web App Om de externa deltagarna inte har något program för den här typen av kontakter kan de delta med hjälp av webbapplikationen Lync Webb App. Lync Web App startas automatiskt hos de externa deltagarna. Vi har testat funktionen i Internet Explorer men inte i andra webbläsare. Via Lync Web App kan en deltagare chatta och dela dokument via datorn men inte dela ljud eller video. För att även få ljud kan deltagaren ringa in till mötet, se nedan under 4. Via telefon 4. Via telefon Genom funktionen DialIn går det att delta i ett onlinemöte i Lync via telefon. Man kan vara med i samtalet men inte se delade dokument. Deltagaren ringer upp telefonnumret i inbjudan, anger det konferens-id som också finns i inbjudan, spelar in sitt namn och blir insläppt av mötesledaren. 2(5)

3 Säkerhetsaspekter När du chattar eller delar dokument och program med externa deltagare går detta över internet. Trafiken är visserligen krypterad, men undvik ändå att avhandla hemligheter eller på annat sätt känsligt material på detta sätt. Bjud in till onlinemöte Du bjuder in både interna och externa deltagare på samma sätt, men du måste ha en fullständig mejladress till de externa deltagarna. Länsstyrelsens nätverk har s.k. öppen federering, vilket innebär att du kan se externa personers närvarostatus i kontaktlistan i Lync om deras företag har öppnat en federation med länsstyrelsen. Det är inga problem att ha onlinemöten utan en sådan federering, men vill du och din externa kontakt ha en komplett koppling via Lync måste den personen kontakta sin IT-avdelning för att skapa en federation med lansstyrelsen.se. Skicka med länk till instruktionen Skicka med nedanstående länk till instruktionen för hur man deltar i ett onlinemöte med Länsstyrelsen. Kopiera länken och klistra in den i inbjudan. Bjud in via e-post till ett möte nu 1. Gå till kontaktlistan i Lync 2. Klicka på knappen Visa meny Möte nu 3. Klicka på OK om dialogrutan Anslut mötesljud öppnas 4. Klicka på knappen Personalternativ Bjud in via e-post 5. Ett e-postmeddelande med en färdig länk till mötet öppnas. 6. Fyll i de mottagare som ska var med i fältet Till 7. Komplettera eventuellt fältet Ämne: och klicka sedan på Skicka 8. Mottagaren av mejlet öppnar det och klickar på länken Anslut till onlinemöte Om du råkar stänga fönstret med onlinemötet måste du återansluta till mötet via länken Anslut till onlinemöte i e-postmeddelandet. Du har ett unikt mötes-id i Lync och alla möten du arrangerar får detta ID. Boka ett onlinemöte via Kalendern eller kontaktlistan i Lync 1. Börja på något av följande sätt: a. Gå till Kalendern i Outlook, klicka på Nytt onlinemöte i fliken Start. Ange i rutan Till i mötesförfrågan e-postadressen för alla personer du vill bjuda in. b. Gå till Kontaktlistan i huvudfönstret för Lync, håll ned Ctrltangenten och klicka på de kontakter du vill bjuda in, högerklicka och välj Schemalägg ett möte. Klicka på Onlinemöte. 3(5)

4 2. Ange Ämne. Plats blir automatiskt onlinemöte. 3. Gå vid behov till Schemaläggningsassistenten på fliken Möte och välj en tidpunkt som passar alla deltagare. 4. I meddelandetexten för mötesförfrågan kan du ange ytterligare information om mötet ovanför länken Anslut till onlinemöte. Här kan du t.ex. lägga in länken till instruktionen Onlinemöte med Länsstyrelsen. OBS! Ändra inget i den befintliga texten i textfältet. 5. Om du vill att en extern deltagare ska kunna vara presentatör i mötet klickar du på knappen Alternativ för möte. Bocka i Anpassa åtkomst och definiera presentatörer för det här mötet. Under rubriken Presentatörer bockar du för antingen Alla, inklusive personer utanför mitt företag (inga begränsningar) eller Personer som jag väljer. Om du väljer detta alternativ klicka på Hantera presentatörer och välj de deltagare du vill ska vara presentatörer. OBS! Ändra inte inställningen under rubriken Åtkomst. Endast Personer från mitt företag ska tillåtas ansluta direkt utan att vänta i lobbyn. Alla externa personer ska vänta i lobbyn. Om du ändrar denna inställning kan uppkopplingen till Länsstyrelserna användas utan att någon från Länsstyrelsen deltar. 6. Klicka på knappen Skicka Som för alla mötesförfrågningar kan mötesdeltagarna svara med alternativen Acceptera, Preliminärt, Tacka nej samt Föreslå ny tid. I Kalendern hos mötesorganisatören och mötesdeltagarna skapas en bokning som innehåller länken Anslut till onlinemöte. Mötesdeltagarna klickar på länken när de ska ansluta till mötet. 4(5)

5 När mötet börjar Låt externa deltagare ansluta till mötet När externa deltagare ansluter till mötet hamnar de i lobbyn. Mötesorganisatören kan se vilka som väntar där och låta dem ansluta till mötet. Så här ansluter en extern deltagare Deltagaren öppnar mejlet med inbjudan och klickar på texten Anslut till onlinemöte. Ytterligare information till den externa deltagaren finns i instruktionen Onlinemöte med Länsstyrelsen som du har skickat en länk till i din inbjudan. 5(5)