IT arbetsplats. Lync. Manual för Lync Västra Götalandsregionen

Transkript

1 IT arbetsplats Lync Manual för Lync 2013 Västra Götalandsregionen 1

2 Innehåll Allmänt om Lync... 3 Behörighet... 3 Råd för Lync användare... 3 Starta Lync och logga in... 4 Inställningar så att Lync startar automatiskt... 4 Ljudinställningar... 5 Ändra din närvarostatus... 8 Personlig bild i Lync Konfigurera din videoenhet Lägga till en kontakt i Lync Skicka ett snabbmeddelande Ringa, ta emot och hantera ett Lync-ljudsamtal Ringa, ta emot och hantera ett Lync-videosamtal Dela ditt skrivbord eller program Ansluta sig till ett Lync-möte Flerpartsmöte via Lync Lync Web Scheduler Kallelse via Outlook Övrigt Lync 2013 för ipad Utbildning

3 Allmänt om Lync Microsoft Lync 2013 är en klient för snabbmeddelanden, interna röst, video- och konferens samtal samt presentationer. Lync standard ingår i Arbetsplatstjänsten, vilket innebär att alla datorer som har Windows 7 får tillgång till Lync Standard Funktionen ingår i hyran Några av fördelarna med Lync är att du kan arbeta när du vill och var du vill. Du minskar kostnader eftersom du inte behöver resa till ett möte, och sparar därför restid och resekostnader. Du kan kommunicera med dina kollegor via Lync genom att chatta eller ha röst/videosamtal från en dator till en annan om ni båda har ett headset eller inbyggd mikrofon i datorn. För videosamtal krävs en kamera. Möjligheten finns också att samverka via Lync med anställda i externa företag och organisationer, under förutsättning att dessa tillåtit extern kommunikation med sin Lync, detta kallas federation. Med Lync standard får du möjlighet att Kommunicera via chatt/snabbmeddelande med en person Visa närvaroindikering Röst-, och video/webbmöte med en person Delta i flerpartsmöten du kallats till Här nedan beskrivs de inställningar och möjligheter samtliga användare i Västra Götalandsregionen har tillgång till. Längre ner i dokumentet beskrivs det utökade alternativ och möjligheter som de användare som har sk Lync Avancerat Flerpartsmöten via Lync. Utrustning till Lync, t ex. konferenshögtalare och headset, beställer du via VGR IT s beställningsportal för IT och telefoniprodukter. ekatalog Behörighet Behörigheter beställs av chef eller av denne utsedd person, detta gäller alla behörighetsbeställningar (även enterprise licens (flerpartsmöten) ). Detta läggs i behörighetsportalen. Råd för Lync användare Här nedan följer några korta råd om Lync och hur du på bästa sätt kan använda programmet. Respektera status o Ställ en fråga om det är OK att störa om användaren är upptagen eller i möte Stör inte en användare/kollega som har presentationsläge i Lync o Tänk på att personen du adresserar kan sitta i presentationsläge varpå alla deltagare i presentationen kan se det som skrivs/presenteras 3

4 Förvissa dig om att mottagaren är behörig att ta del av den information som ska skickas. Granska meddelande innan du skickar det o Tänk först och skicka sen. Meddelanden går fort att skriva och skicka, men de lever länge Försök hålla meddelanden korta, om en längre text ska skickas så bör denna skickas via e-post Vidarebefordra inte meddelanden som användaren uppenbarligen inte avser att sprida till någon annan Använd gärna platsfuntktionen för att tala om vart du befinner dig. o på Bergfotsgatan o På Gullbergsvass o etc Bästa kvalitet för mötet fås om datorn är ansluten via fast nätverksanslutning, det fungerar även med WiFi (trådlöst). Stäng av ljudet till mikrofonen om du inte är aktiv i mötet. Sätt gärna på din video för att visa din närvaro Använd i första hand Lync certifierade headset och kameror för bästa ljud och bild. Starta Lync och logga in Allmänt: Kontrollera att du har en nätverksanslutning, antingen till internet eller till Västra Götalandsregionens nätverk (VGRnet). Klicka på Start->Alla program->microsoft Office 2013 och sedan på Lync Inloggningsuppgifter till Lync hämtas från VGR AD-kontot, om du är inloggad som dig själv i datorn. Vid inloggning på gemensam dator (GK-konto) rekommenderar vi att du loggar ut med GK-kontot och därefter loggar in med ditt personliga konto för att starta Lync. Glöm inte att logga ut efter du är klar, när du använder en gemensam dator. OBS! Om du inte ser Lync fönstret, så kan du pröva att starta Lync igen. Inställningar så att Lync startar automatiskt Nedan beskriver hur du kan få så att Lync 2013 startar automatiskt när du startar upp datorn. Starta Lync

5 Klicka på kugghjulssymbolen Klicka på personlig information i vänstermenyn Se till att starta Lync automatiskt när jag loggar in i Windows samt Visa Lync i förgrunden vid start är ikryssat. Klicka på OK Ljudinställningar Anslut ljud och videoutrustningen innan du ansluter till ett möte. I de flesta fall kommer inställningar automatiskt ställas in rätt. Vid Problem: Dubbelkolla att du inte har stängt av ljudet på själva datorn, samt att dina högtalare och mikrofon via Lync inte är avstängda. Du kan meddela de andra deltagarna om att dina problem med ljudet via chat funktionen. Fungerar ännu inte ljudet så kontroller följande: Avsluta samtalet Gör ändringar i inställningar enligt nedan 5

6 Klicka på OK Återuppta samtalet Via datorn utan tillbehör OBS! Kan låta burkigt ifall man talar långt ifrån datorn. Med hörlurar för mobilen 6

7 Via videokamera Via Headset med USB ingång Välj Headset under ljudenhet 7

8 Ändra din närvarostatus När du är i ett ljud- eller videosamtal visas din närvaroindikator som Upptagen (i rött) och din status uppdateras till I samtal, detta sker automatiskt. Närvaroinformationen kan även innehålla en personlig anteckning som visas i listan Kontakter, i ditt kontaktkort och i dina kontakters Aktivitetsflöden. Om du vill ändra din närvarostatus, så klickar du på pilen på tillgänghetsmenyn under ditt namn och klicka sedan på närvarostatusen. OBS! Närvarostatus ändras med Outlook, t ex om du har accepterat en möteskallelse så ändras närvarostatusen i Lync när mötet är aktuellt. Kontrollera att din status blir rätt. I tabellen nedan visas varje närvarostatus för dig som andra kan se, vad motsvarande status betyder samt vilka du kan ange själv. TIPS! De olika typerna av närvarostatus är förinställda i Lync, vilket innebär att det inte går att skapa en anpassad status. Men du kan visa mer information för kontakterna om var du är eller vad du gör genom att skriva en personlig anteckning. Mer information om detta finns i nästa avsnitt. 8

9 OBS! De aktiviteter som är gula ändras när skärmsläckaren på datorn går igång. Stör ej anges när du visar en presentation. 9

10 Personlig bild i Lync I Lync visas din bild i huvudfönstret, i andras kontaktlistor, på ditt kontaktkort och i mötes- och konversationsfönster. Du kan lägga till, ändra din bild eller dölja den i Lync. Dessutom kan du dölja dina kontakters bilder i Lync. Den bild du lägger till i Lync kommer även att visas i Outlook. Riktlinjer för personlig bild Bra kvalitet på fotot. Ljus/neutral bakgrund. Porträttbild, där ansiktet visas framifrån (inte helkroppsbild). Inte uppfattas som bilden är tagen i privat sammanhang. Exempel på personlig bild Ändra din bild i Lync Klicka på dit foto i huvudfönstret i Lync. I alternativen för Min bild klickar du på Redigera eller ta bort bild. Tips! Du kan också ändra din bild i webmailen (Outlook webmail) 10

11 Klicka på Bläddra och gå sedan till den plats där ditt ersättningsfoto är lagrat (på din dator, på extern enhet eller på en nätverksenhet). Ditt ersättningsfoto kan vara i vilken återgivning som helst, inklusive HD, och i vilken storlek som helst. Filens storlek och bildens mått ändras i Exchange så att den passar som kontaktfoto. Klicka på filen och sedan på Spara. OBS! Det kan ta ett tag efter att du har ändrat ditt foto innan det nya fotot visas Dölj din bild Du kan välja att dölja din bild i Lync. Andra Lync-användare ser då bara en tom representation istället för din bild i sina kontaktlistor, på ditt kontaktkort och i mötes- och konversationsfönster. Så här döljer du din bild i Lync: Klicka på din bild i huvudfönstret i Lync. Kicka på Dölj bild i alternativen för Min bild och klicka sedan på OK. 11

12 Dölj allas bilder i Lync Du kan konfigurera Lync så att inga bilder visas i programmet, t ex. om du vill att mer text visas i Lyncs huvudfönster. OBS! Med den här proceduren visas inte längre din och alla andra användares bilder i din programvy, men din bild fortsätter att visas för andra användare. Klicka på alternativikonen i Lyncs huvudfönster och klicka sedan på Personligt. Avmarkera kryssrutan Visa bilder på kontakter under Visa foto i Personliga alternativ. Konfigurera din videoenhet Du behöver en kamera för att dela videon, men du behöver inte en kamera för att se andra personers videor. Så här konfigurerar du kameran: Klicka på Alternativ i huvudfönstret för Lync och klicka sedan på Videoenhet. Om du inte kan se förhandsgranskningen för videoklippet kontrollera att kameran fungerar som den ska. Klicka på Kamerainställningar för att justera inställningar Ändra kamerainställning från 60Hz till 50Hz Klicka på Verkställ och sedan på OK för att spara ändringar. Lägga till en kontakt i Lync I sökrutan på kontaktvyn i huvudfönstret för Lync skriver du det namn, e- postadress eller VGR-ID på personen du vill lägga till i kontaktlistan. När du skriver visas sökresultat upp under sökrutan. 12

13 När du ser namnet på den person du vill lägga till pekar du på bilden (eller det område där det finns plats för en bild) och klickar sedan på knappen Fler alternativ. Peka på Lägg till i kontaktlistan och välj vilken grupp din nya kontakt ska tillhöra. Skicka ett snabbmeddelande Snabbmeddelanden i Lync är ett mycket effektivt sätt att kommunicera med dina kontakter, i realtid och på ett ögonblick. Det är mindre formellt än e-post och snabbare än ett telefonsamtal så snabbmeddelanden är ett svårslaget sätt att kommunicera vad gäller snabbhet och enkelhet. Starta en snabbmeddelandekonversation Hitta den person som du vill skicka ett snabbmeddelande till genom att söka, använda Kontaktlista eller välja personen där den visas någonstans i Lync. Gör sedan något av följande o Håll muspekaren över personens bild i Kontaktlistan och klicka på knappen Snabbmeddelande som visas i snabbfältet i Lync. 13

14 o Dubbelklicka var som helst i personens kontaktinformation. o Högerklicka på personens information och markera Skicka ett snabbmeddelande Skriv meddelandet längst ner i konversationsfönstret. (Valfritt) Gör något eller allt av följande om du vill ändra utseende på meddelandet: o Ändra teckensnitt i en del av meddelandet genom att markra texten och klicka på teckensnittsikonen A och sedan välja färg, storlek och/eller teckensnitt du vill använda. o Lägg till en uttryckssymbol genom att klicka på uttryckssymbolsikonen och sedan klicka på den uttryckssymbol du vill använda o Markera meddelandet som prioriterat genom att klicka på knappen Viktigt Tryck på Retur på tangentbordet om du vill skicka meddelandet. OBS! Om du har ett långt snabbmeddelande bryts det automatiskt upp i avsnitt i Lync så att du har alternativet att läsa mer eller mindre. Det här kallas Artikel och du kan till och med ge det vilken rubrik du vill. Ange bara artikelrubrik i det tillgängliga utrymmet och skicka snabbmeddelande. Ringa, ta emot och hantera ett Lync-ljudsamtal Du kan ringa samtal med Lync precis som med en vanlig telefon fast via datorn. Det enda du behöver är datorhögtalare och mikrofon, eller ett headset som är kopplat till din dator. För bästa resultat använd det headset som är godkänt för Västra Götalandsregionen. Lync-samtal (Datorljud) Hitta en kontakt eller skriv in en persons namn i sökrutan och håll pekaren över kontaktens bild. Gör något av följande: o Klicka på ikonen Telefon om du vill ringa kontakten med Lync o Klicka sedan på Ring upp 14

15 o Om du vill lägga på klickar du på knappen Telefon i konversationsfönstret eller så stänger du bara fönstret Svara på ett telefonsamtal När någon ringer dig via Lync dyker en avisering upp på din skärm. Klicka var som helst på bildområdet om du vill besvara samtalet. Klicka på Ignorera om du vill neka samtalet Klicka på Alternativ för andra åtgärder: o Svara med snabbmeddelande istället för med ljud eller video o Ange inställningen Stör ej om du inte vill ta emot samtalet och dessutom vill undvika andra samtal Tips, här finns några kortkommandon för att svara eller neka telefonsamtal. Windowsknapp + A: Acceptera samtal Windowsknapp + Esc: Neka samtal Ringa, ta emot och hantera ett Lync-videosamtal Med videosamtal kan du ringa upp dina kontakter och föra videosamtal med dem, ansikte mot ansikte. Allt du behöver är en kamera och datorns högtalare och mikrofon. Om datorn saknar inbyggda ljudenheter går det bra att använda ett headset i stället. 15

16 OBS! För bästa ljud och resultat använd godkänd headset för Västra Götalandsregionen samt via en sk TP kabel för internetanslutning. WiFi anslutning kan störa videosamtalet. Starta ett videosamtal Öppna Lync och hitta en kontakt eller skriv in ett namn i sökrutan för att hitta personen du söker efter Håll muspekaren över kontaktens bild och klicka på ikonen Video. En avisering dyker upp på kontaktens skärm, som kan välja att antingen acceptera eller avböja din begäran. Om kontakten accepterar videosamtalet förstoras konversationsfönstret så att videon kan visas där och du kan använda de olika kontrollerna (ljud av, ljud på, samtalsparkering och så vidare) När du är klar avslutar du samtalet genom att stänga fönstret eller hålla muspekaren på kameraikonen och göra något av följande: o Stoppa min video: Videoklippet avslutas men du kan fortfarande titta på andras klipp. o Avsluta video: Alla videoklipp avslutas men du har fortfarande ljud. Du kan också lägga till en video i en pågående snabbmeddelandekonversation. Klicka bara på kameraikonen i fönstret så startar videoinspelningen. 16

17 Svara på ett videosamtal Om någon ringer dig dyker det upp en avisering på skärmen. Gör något av följande: Klicka var som helst i bildområdet om du vill ta emot samtalet. Klicka på Ignorera om du inte vill ta emot samtalet. Klicka på Alternativ för att andra åtgärder: o Svara med snabbmeddelande istället för med ljud eller video o Om du vill ta emot samtalet, men inte starta en videoinspelning, klickar du på Svara med enbart ljud o Ange inställningen Stör ej om du inte vill ta emot samtalet och dessutom vill undvika andra samtal. Dela ditt skrivbord eller program Du kan visa hela skrivbordet eller flera program med en du har konversation med eller för alla som deltar i ett Lync-möte. Dela skrivbordet om du behöver kunna växla mellan program eller arbeta med dokument från olika program. Dela program om du vill visa särskilda program eller dokument, men inte vill att de andra ska kunna se något annat på datorn. Dela PowerPoint om du vill att deltagarna ska ha möjlighet att kunna göra kommentarer på en PowerPoint presentation genom att lägga på anteckningar, rita, infoga bilder etc. Deltagarna kan inte göra ändringar i själva Powerpoint mallen. Deltagarna väljer själva vilken sida de vill titta på. Det finns möjlighet att spara presentationen. Dela skrivbord eller ett program När du befinner dig i ett Lync-möte eller i en konversation med en eller flera deltagare har du möjlighet att dela skrivbord eller program. Följ nedan anvisning för bästa resultat. 17

18 Kontrollera att du befinner dig på fliken Presentera och håll markören över presentationsikonen (bildskärmsikonen) i mötesfönstret. Gör sedan något av följande: o Klicka på Skrivbord om du vill dela innehållet på skrivbordet. o Klicka på Program och välj de program eller dokument du vill dela. Din Lync-status ändras till Presenterar. Det betyder att du inte kan ta emot några snabbmeddelanden eller samtal. Använd delningsverktygsfältet högst upp på skärmen om du vill sluta dela eller ge kontroll till andra deltagare. Om du vill förhandsgranska det som ska visas för deltagarna håller du pekaren igen på presentationsikonen och klickar på Visa scen. Klicka sedan på Dölj förhandsgranskning om du vill stänga scenen. När du är klar med presentationen klickar du på Sluta presentera i verktygsfältet. OBS! När du delar skrivbordet kan alla mötesdeltagare se dina program, dokument och meddelanden. Om du har konfidentiella uppgifter eller dokument på din dator som du inte vill att de andra ska se måste du stänga dem eller använda programdelningsfunktionen istället. Dela primär eller sekundär bildskärm, eller alla bildskärmar Om du har flera bildskärmar visas alla på fliken Presentera där du kan välja vilka av dem som du vill dela 18

19 Om du har flera bildskärmar och delar program eller skrivbord, visas delningsverktygsfältet alltid på den primära bildskärmen, såvida du inte väljer att dela den sekundära bildskärmen. Ge och ta kontroll över en delad session Om du vill att en annan mötesdeltagare ska kunna göra ändringar i ett dokument, hjälpa dig med presentation eller demonstrera något kan du lämna över kontrollen till den deltagaren. I sådana fall styr ni båda över delningen, men du kan när som helst ta tillbaka kontrollen. Klicka på Ge kontroll i delningsverktygsfältet. Markera namnet på den person som du vill ge kontroll till. En avisering skickas till den aktuella personen via Lync, så att han eller hon får veta att du har lämnat över kontrollen. Om du vill ta tillbaka kontrollen klickar du på Ge kontroll på delningsverktygsfältet igen och klickar sedan på Återta kontrollen. Tips! Du kan låta andra automatisk ta kontroll över delningssessionen när som helst genom att klicka på Ge kontroll automatiskt i delningsverktygsfältet. Vi rekommenderar att du endast använder det här alternativet i små och informella möten. Om du vill återta den automatiska behörigheten klickar du på Ge kontroll i delningsverktygsfältet och avmarkerar Ge kontroll automatiskt. Ansluta sig till ett Lync-möte Det finns flera olika sätt att ansluta sig till ett Lync-möte. Via kalendern Du kan ansluta dig till mötet genom att klicka på länken som finns och läggs in i kalendern när du accepterat en kallelse. 19

20 Ringa in via telefon Du kan ansluta till ett möte genom att ringa in via vanlig telefon till det telefonnummer och med den kod som kommer med i kallelsen till ett möte. Via Lync-möten Du kan ansluta till ett möte genom att klicka på den ikonen möten i Lync och sedan på aktuellt möte. 20

21 Via påminnelsen Du kan ansluta till ett möte via påminnelsen som kommer upp via e-postprogrammet om att mötet snart börjar, genom att klicka på anslut online. Ansluta som gäst i Lync Webapp (Lync Web Scheduler) Detta hjälper de användare som inte har Lync installerat t ex nära anhörig eller annan person utanför Västra Götalandsregionen. Webbläsare så som Internet Explorer, Safari, Mozilla eller Chrome fungerar. Internet Explorer är standard hos Västra Götalandsregionen. För att ansluta till ett kallat Lync-möte klickar man på länken i möteskallelsen (via e-postprogrammet) 21

22 Följande fönster öppnas om man inte har Lync installerat på sin dator. Kontrollera gärna att ljud och kamera fungerar innan du ansluter till mötet. Skriv in ditt namn och klicka på anslut till mötet. 22

23 Flerpartsmöte via Lync Detta avsnitt beskriver utökade möjligheter för Lync. För att kunna använda Flerpartsmöte via datorn med Lync 2013 och kunna göra mötesbokningar så krävs en speciell licens. Lync går att uppgradera för att få fler möjligheter att samverka på distans. Lync Standard ger person till person- kommunikation. För att få funktioner som nyttjas vid samverkan med fler och för att få fler funktioner i person till personkommunikation så krävs Lync Enterprise Flerpartsmöte. Lync Enterprise rekommenderas för att ge full funktionalitet i samverkan på distans. Med Lync Enterprise Flerpartsmöten får du utöver funktionerna i standard, möjlighet till att: Kalla till flerpartsmöte Dela dokument, dela skrivbord Starta chattrum med flera än 2 deltagare Delta i flerpartsmöten du kallats till Lync på mobil enhet (mobiltelefon eller surfplatta) Lync Enterprise beställs som behörighet i behörighetsbeställningen. Lync Web Scheduler Öppna ett fönster i webbläsaren (Internet explorer, Safari, Mozilla eller Chrome) och skriv in adressen: På websidan skriver du in domän\användarnamn och lösenord. Domän är vgregion, användarnamn är ditt VGR-ID och lösenord är ditt lösenord på datorn (VGRAD-lösenord). Se exempel nedan: 23

24 Klicka på Fortsätt för att logga in. Skapa nytt möte Microsoft Lync-möten stöder både onlinemöten och konferenssamtal. Deltagarna kan ansluta med en dator för att se presentationen eller ringa in till mötet via telefon och delta på ljuddelen av mötet. Klicka på Skapa nytt möte i fönstret till vänster Ange mötets ämne i rutan Ämne. Du kan lämna mötesplatsen som Onlinemöte eller lägga till en plats, t ex. ett konferensrum, om det även finns deltagare som är fysiskt närvarande. 24

25 Skriv ett kort meddelande, eller dagordningen för mötet i rutan Meddelande (valfritt). Välj tidszonen för mötet från den nedrullningsbara menyn. Välj start- och slutdatum och start- och sluttid för mötet i rutorna för start och slut. Som standard kan alla, även personer utanför din verksamhet, gå förbi lobbyn, som är ett virtuellt väntrum där du kan tillåta personer eller neka åtkomst. Information om hur du ändrar alternativen finns i avsnittet Anpassa mötesrollerna och - behörigheterna. Som standard har alla som bjudits in från din organisation presentatörsbehörighet. Information om hur du ändrar alternativen finns i avsnittet Anpassa mötesrollerna och - behörigheterna. Lägg till deltagarna med deras VGR-ID, avgränsade med semikolon (;), i rutan under inbjudningar och ljud Kontrollera att namnen stämmer genom att klicka på Kontrollera namn För inbjudna deltagare som inte finns på ditt företag skriver du den fullständiga adressen, t ex. contoso@contoso.com Klicka på Spara. Anpassa mötesrollerna och behörigheterna Standardalternativen för åtkoms och presentatörer är optimerade för typiska gruppmöten. Du kan anpassa mötesalternativen efter dina behov, mötestyp eller deltagarna. 25

26 Välj vem som kan gå förbi lobbyn och vem som kan ansluta till mötet som en presentatör under Åtkomst och presentatörer. 26

27 Skicka inbjudningar från ditt e-postprogram När du bokat ett möte i Web Scheduler så får du en ruta med mötesinformationen från Web som du får kopiera och klistra in i en mötesinbjudan som du skapar med valfritt e-postprogram. Microsoft Outlook 2013 är standard på Västra Götalandsregionen. Tips! Du kan också komma åt mötesinformationen genom att klicka på Visa mötesanslutningsinformation på sidan Mina möten i Web Scheduler. När du har skapat mötet klickar du på Spara. Markera mötesinformationen, inklusive mötes-url:en, ljudkonferensnumret och konferens-id:t Högerklicka på texten och klicka på Kopiera Öppna ditt e-postprogram och skapa en vanlig mötesförfrågan. Klistra in informationen om Lync-onlinemötet (som du kopierade i stegen innan) i inbjudan. Lägg till deltagarna, kontrollera datumet och tiden för mötet och skicka inbjudan. 27

28 Visa eller redigera befintliga möten Alla möten som du har bokat visas under fliken Mina möten i Web Scheduler. OBS! Endast möten som du har bokat visas, inte möten som du har bjudits in till. Klicka på ett möte för att öppna sidan för mötesinformation, som innehåller en kort sammanfattning av mötet, en uppsättning åtgärdsflikar och mötesinformationen. Klicka på Redigera. Gör nödvändiga ändringar och klicka på Spara. Klicka på OK i meddelandet som visas och kontrollera den modifierade informationen. Om du kopierade informationen om Lync-mötet i en vanlig mötesinbjudan öppnar du inbjudan, uppdaterar den med den nya mötesinformationen och skickar om den till deltagarna. Ta bort eller ställa in ett möte Bokade möten upphör att gälla 14 dagar efter den schemalagda sluttiden, men du kan ta bort ett möte om du vill rensa upp i Web Scheduler. Du kan också avboka ett möte. Klicka på det möte som du vill ta bort under fliken Mina möten. Klicka på fliken Ta bort möte på sidan för mötesinformation. Klicka på Ja i bekräftelserutan. Tänk på att avboka mötet via e-postprogrammet så att de kallade deltagarna får information om att mötet blivit inställt. Ytterligare information I hjälpavsnittet i Lync Web Scheduler så hittar du mer information om hur du kan använda Lync Web Scheduler. Klicka på Hjälp som du finner i övre högra hörnet på webbsidan. Kallelse via Outlook Det finns ytterligare möjlighet att boka möten, detta görs via Microsoft Outlook 2013 klienten. 28

29 Gå till Kalendern Klicka på symbolen Nytt Lync-möte Fyll i mötesuppgifter som vid vanlig kallelse till möte. Deltagarna får inbjudan via e-post likt vanliga mötesinbjudningar. Inställningar Lync-möte för Outlook Öppna kalendern. Klicka på nytt Lync-möte Klicka på alternativ för möte 29

30 Välj dina inställningar i rutan. Övrigt Här nedan listas några ytterligare möjligheter till att använda Lync Lync 2013 för ipad För att få tillgång till Lync 2013 för ipad så behöver man ha en Enterprise licens. Behörighet beställs av chef eller av denne utsedd person, detta gäller alla behörighetsbeställningar (även Enterprise licensen och detta läggs i behörighetsportalen). Om man inte har ett Lync konto installerar man bara appen och därefter klickar man på Lynclänken då kan man använda Lync-appen och ansluta som gäst. För att få tillgång till Västra Götalandsregionens Lync funktionalitet, krävs det att du har ett VGR AD-konto och e-post. Exempel: VGR-ID: xxyyy1 eller förnamn.efternamn@vgregionen.se För att kunna nyttja Lync på effektivaste sätt rekommenderar VGR IT att du ansluter ipad:en till Arbetsplatstjänsten Pekplatta v.2. Detta ger dig tillgång till VGR:s trådlösa nätverk där det finns och vilket ger bättre kvalitet och möjlighet till videofunktion. Mer information hittar du här: Att komma igång med Lync 2013 Ladda ner och installera programmet via App Store (sök på Lync) 30

31 Efter installation, starta ovanstående applikation. Klicka på OK om du har uppgifter, annars kontakta VGR IT för att beställa behörigheter Fyll i följande uppgifter för att registrera din enhet o Inloggningsadress: din e-postadress (fornamn.efternamn@vgregionen.se) o Lösenord: Ditt VGR AD kontolösenord (samma lösenord som till datorn) o Klicka på Visa avancerade alternativ. Du kommer ett steg vidare i processen och ska här skriva namnet du normalt loggar in med på datorn. Användarnamn: vgregion.se\vgrid OBS! Glöm inte att de ska vara skrivet som förklaringen alla andra användare det ska vara vgregionen.se och en backslash (\), sedan ditt användarnamn på datorn Tryck på Logga in o Välkommen text. Tryck på Nästa o Välj hur du vill att datatrafiken ska hanteras och tryck på Nästa. o Du är nu klar, tryck på Klar Bildflöde på installation och konfiguration. 31

32 32

33 Utbildning Utbildningar i Lync standard och Lync flerpartsmöten (avancerad) erbjuds. Var vänligt gå in och titta på hemsidan för Lync på vgregionens intranät. 33