Vägledning för gemensam Lync-användning Västernorrlands län

Transkript

1 Vägledning för gemensam Lync-användning Västernorrlands län Länsstyrelsen Västernorrland Styrdokument

2 Sida 2 av 7 Innehållsförteckning 1 Inledning Användningsområden Mötesformer med Lync Drift och support Driftförutsättningar Tekniska förutsättningar Sekretess och IT-säkerhetskrav Klientutrustning (persondator) Reservförfarande Utbildning Övning... 7

3 Sida 3 av 7 1 Inledning Regionala rådet för krisberedskap och skydd mot olyckor i Västernorrlands län har beslutat att ta fram policy, vägledning och lathund för att underlätta hantering av Microsoft Lync vid regional samverkan. Policyn beskriver på en övergripande nivå att Lync rekommenderas för användning som stöd för lokal och regional samverkan mellan de olika aktörerna i länet. Vägledningen ska förenkla ett ensat arbetssätt samt underlätta förvaltning, utbildning och övning. Lathunden ska underlätta användning av Lync för sällanvändare vid stressade situationer, vid utbildningar och/eller som instruktion för nya medarbetare. 2 Användningsområden Kommunikation mellan användare kan ske med olika kommunikationsverktyg som exempelvis telefon, Rakel, Lync och videokonferens. Dessa verktyg används i olika skeden före, under och efter olika händelser i både vardag och kris. Erfarenheter visar att webbmöten med Lync är ett mycket effektivt kommunikationssätt för samverkanskonferenser. Det ställer inga stora krav på utrustning, det är lätt att använda och det möjliggör visualisering av information. Microsoft Lync är ett kommunikationsverktyg där det enkelt går att skapa webbmöten, även kallade online-möten, med delat ljud och bild med deltagarna. Webbmöten med Lync går att ordna med både användare i den egna verksamheten och med externa parter.

4 Sida 4 av 7 Med verktyget går det att chatta, dela ut den egna bildskärmen för visning av dokument, webbsidor, presentationer och bilder till övriga deltagare, skicka filer, se vilka användare som är närvarande, mm. Möjligheten att dela information från den egna datorn till övriga aktörer är en av de stora fördelarna och ett viktigt komplement till det talade ordet. En lägesbild med både text och bild kan snabbt delges och utvärderas av mötesdeltagarna. Vilka funktioner som är tillgängliga är beroende av hur användaren är ansluten till ett Lync-möte. För användning av Lync finns en lathund framtagen med de grundläggande funktionerna. För en mer detaljerad handledning hänvisas till Microsofts webbsida. 2.1 Mötesformer med Lync För att kunna bjuda in till ett webbmöte krävs en licens för webbmötessystemet Microsoft Lync. För att delta i ett webbmöte krävs oftast ingen särskild licens. Det går att med Lync både genomföra snabba, spontana, korta och effektiva webbmöten mellan två eller flera parter och även som planerade webbmöten utsända som kalenderbokningar i exempelvis Microsoft Outlook. Lync rekommenderas för följande alternativa mötesformer: Mötesform Deltagare Användningsområde TiB-möte Vakthundsmöte TiB (motsv) hos länsstyrelsen, landstinget, polisen, räddningstjänsten och SOS Alarm Samtliga kan initiera behov av möte, länsstyrelsen kallar Vid kris: Samverkar i syfte att skapa samlad lägesbild som underlag för samordning och gemensam inriktning, identifiera samverkansbehov och behov av samordnad information. Dokumentation sker i WIS. I vardagen: Informera om aktuella händelser och identifiera samverkansbehov. Mötet hålls i dagsläget med Rakel som kommunikationsform. Möten sker veckovis. Samverkansmöte Länsstyrelsen (kallande) Berörda aktörer Dokumentation sker i WIS. Samverkar i syfte att skapa en samlad lägesbild som underlag för samordning och gemensam inriktning, identifiera samverkansbehov, behov av

5 Sida 5 av 7 Mötesform Deltagare Användningsområde prioriteringar samt behov av samordnad information. Dokumentation sker i WIS. Regionala samverkansstaben (ISF-stöd) Vardagliga möten Medlemmar i samverkansstaben. Olika aktörer beroende på aktivitet. Ta fram underlag för gemensam inriktning och samordning till samverkansmöten. Spontana möten både enskilt och i grupp (vardagsanvändning). Olika aktörer är kallande. 3 Drift och support 3.1 Driftförutsättningar Varje aktör i länet ansvarar själv för förvaltning, drift och support av den egna ITmiljön inklusive Lync-funktionen och tillgången till internet. 3.2 Tekniska förutsättningar Det finns olika tekniska lösningar och förutsättningar för Lync-kommunikation med klientdatorer: Microsoft Lync Client Klientprogramvaran är installerad i användarens dator och aktören har Microsoft Lync Server installerat i sin IT-miljö. Denna klient har full tillgång till alla funktioner i Lync. Microsoft Lync Attendee Klientprogramvaran installeras i en dator som inte har tillgång till Microsoft Lync i sin IT-miljö. En förutsättning för att installera programvaran är att det tillåts enligt gällande IT-policy. Denna klient har full tillgång till samtliga funktioner i Lync efter anslutningen till webbmötet. Lync Web App Meeting Åtkomst till ett Lync-möte kan även ske med en webbläsare. Ett krav är att det finns Microsoft Silverlight installerat på klientdatorn. Denna klient har begränsad tillgång till funktionerna i Lync. Med webbklienten kan användaren se vad som delas ut på en bildskärm. Ljud hanteras via inringning till telefonkonferenssystem för Lync.

6 Sida 6 av 7 För att webbmöten med Lync ska kunna genomföras mellan olika externa aktörer fordras att Microsoft Lync Server finns i den inbjudande aktörens IT-miljö. Externa mötesdeltagare måste ha tillgång till internet. Till detta finns rekommendationer på utrustning i användarnas klientutrustningar (persondatorer), se avsnitt Sekretess och IT-säkerhetskrav I princip ska all information som kommuniceras med Lync förutsättas vara öppen information. Inom den egna verksamhetens IT-miljö med verksamhet på flera orter kan det förekomma att interna förbindelser är krypterade men så fort flera aktörer är anslutna via internet så kan inte säkerheten garanteras. Eventuellt kan verksamhetens brandväggsregler ge problem med Lynckommunikation mellan olika aktörer via internet. Med avseende på användande av webbkamera kan det finnas riktlinjer som begränsar användandet i vissa miljöer. 3.4 Klientutrustning (persondator) Följande funktioner rekommenderas för ett effektivt deltagande i Lync-möten förutom intranät/internet-ansluten klientutrustning och Lync-klient enligt avsnitt 3.2: Headset anpassat för Lync för personligt deltagande i ett möte. Att använda datorns mikrofon och högtalare ger ofta dåligt ljud och rundgångsfenomen. Högtalarsystem anpassat för Lync för flera mötesdeltagare i ett konferensrum. Webbkamera för personligt deltagande i ett möte. Webbkamerasystem anpassat för flera mötesdeltagare i ett konferensrum. 3.5 Reservförfarande För Lync-möten mellan externa aktörer är tillgången till ett väl fungerande internet ett krav. Vid större kriser i samhället kan påfrestningarna på internet ge att belastningen blir för stor eller att funktionen även upphör. Det gäller då att det finns reservförfarande för att genomföra möten. Reservalternativ för Lync-möten är telefoni/mobiltelefoni och Rakel. I en kallelse till ett Lync-möte bör det finnas ett telefonkonferensnummer som kan användas som alternativ kommunikationsväg för mötet och som även kan användas om det uppstår uppstartsproblem.

7 Sida 7 av 7 I vissa installationer av Lync är det möjligt att ringa telefonsamtal. Mötesordföranden kan då från Lync ringa upp en användare som har svårighet att koppla upp sig till mötet. 4 Utbildning Respektive aktör ansvarar själva för utbildningen på Lync och dess användning inom den egna verksamheten. För utbildning finns på Microsofts webbsida kostnadsfria och hämtningsbara utbildningskurser för Lync 2010 i Powerpoint 2010-format (Microsoft Lync 2010 Training.zip). MSB har gett ut dokumentet Samverkanskonferenser: råd och rekommendationer till dig som leder eller deltar i samverkanskonferenser Dokumentet, som kan hämtas i pdf-format på MSB webbsida, beskriver hanteringen av samverkanskonferenser via webbmötessystem. 5 Övning Respektive aktör ansvarar själva för att vidmakthålla kunskapen om Lync och dess användande inom den egna verksamheten. Sambandsprov med Lync-kommunikation mellan olika externa aktörer bör ske regelbundet. Länsstyrelsen håller uppstartsövningar två gånger per år med användning av WIS för dokumentation. En rekommendation är att även Lync används vid dessa tillfällen.