Informationsplan. vid kris. Antagen av kommunstyrelsen

Transkript

1 Informationsplan vid kris Antagen av kommunstyrelsen

2

3 Information vid kris Kommunens information vid kris syftar till att ge drabbade, allmänhet, personal, samverkande organisationer och massmedia korrekt information, snabbt och på ett så bra sätt som möjligt. Kommunens information samordnas av informationsgruppen. Räddningstjänstens information som berör kommuninvånarna samordnas med kommunens övriga information. Mål Vid en krissituation ska kommunens information: lämnas snabbt vara korrekt och entydig vara lättbegriplig vara anpassad till målgruppen Ledning Kommunchefen ansvarar för ledning och samordning av kommunens information, internt och externt. Kommunchefen beslutar om informationsplanens organisation ska sättas igång. Informationsgrupp Informationsgruppen samlas i informationschefens rum på nedre våningen i Rådhuset. Vid långvarigt strömavbrott lokaliseras gruppen till Räddningstjänstens lokaler, Hultgrensgatan 6. I gruppen ingår: 1 Informationschef 2 Redaktion 3 Pressvärd 4 Upplysningscentral 1. Informationschef Informationschefen svarar för att: samordna och leda informationsverksamheten informationsgruppen får den information den behöver för att fullgöra sina uppgifter informera media och allmänhet utifrån de uppgifter ledningsgruppen beslutat om i samråd med kommunchefen avgöra om ett presscenter ska inrättas för att ge service till media och förmedla medias önskemål till ledningsgruppen att informationsplan vid kris hålls aktuell 3

4 2. Redaktion Redaktionen svarar för att: producera och förmedla information från ledningsgruppen till allmänheten via upplysningscentralen, kommunens webbplatser, sociala medier, media och till Sveriges Radio Västmanland (P4), under rubriken Köpings kommun informerar regelbundet informera telefonväxeln och upplysningscentralen kontinuerligt rapportera om den aktuella situationen till ledningsgruppen bevaka vilken information som publiceras i media och på externa webbplatser och förmedla till informationschefen dokumentera arbetet 3. Pressvärd Pressvärd svarar för att: upprätta presscenter ta emot media i presscentret och se till att ge en god service förmedla medias önskemål till informationschefen ordna lokaler och eventuell utrustning för presskonferenser Presscenter upprättas i turistbyråns lokaler, Barnhemsgatan Upplysningscentral Huvuduppgiften för upplysningscentralen är att informera allmänheten via telefon. Upplysningscentralen finns i rådhuset och direktnummer till upplysningscentralen är Till direktnumret kopplas berörda anknytningar i ett gruppnummer. Upplysningscentralen ska: besvara frågor från allmänheten via telefon hänvisa samtal från anhöriga om saknade, skadade och omkomna till sjukvård och polis. ta emot och helst skriftligt vidarebefordra upplysningar från allmänheten till informationschefen. Viktigt meddelande till allmänheten (VMA) Viktigt meddelande till allmänheten (VMA) är ett hjälpmedel för att varna och informera allmänheten i samband med olyckor och risker för olyckor. Kommuner har behörighet att sända informationsmeddelande vid extraordinära händelser. Sändning sker via SOS Alarm. Informationsmeddelande sänds för att förebygga eller begränsa skador på liv, hälsa, egendom eller i miljön. Allmänheten ska få ett klart besked om vad de ska vidta för åtgärder direkt och därefter få fortlöpande information om händelseutvecklingen. Kommunchef bedömer behovet att begära sändning av viktigt meddelande till allmänheten. 4

5 Samverkan i länet Vid en långvarig händelse kan samverkan inom informations- och området ske med Arboga och Kungsörs kommun. Samverkan i länet sker genom U-Sam där länsstyrelsen, kommunerna, räddningstjänst, polisen, landstinget, SOS Alarm och Sveriges Radio P4 Västmanland ingår. Syftet med U-Sam är bland annat att skapa en samlad lägesbild och säkerställa att samverkan sker mellan myndigheter och organ som berörs av inträffade eller av framtida bedömda störningar. Länsstyrelsen ansvarar även för ett regionalt krishanteringsråd där andra samhällsviktiga aktörer ingår. Utvärdering Efter en händelse där kommunens informationsgrupp har varit verksam ska arbetet utvärderas och granskas. Informationschefen tar initiativ till och ansvarar för att utvärdering kommer till stånd. Exempel på utvärderingsaktiviteter: insamling av material, intervjua egen personal och samverkande, analysera genomfört arbete och vid behov föreslå förbättringar, genomföra beslutade ändringar i planer, åtgärdslistor, övningar m.m. 5

6 Åtgärder för informationsinsatser vid: Större olycka, katastrof eller extraordinär händelse, räddningstjänst 1 Larm går till SOS Alarm AB som larmar räddningstjänsten. 2 Räddningstjänsten rycker ut. Ansvaret för akut information till allmänheten ligger på räddningsledaren som via SOS Alarm tar kontakt med Sveriges Radio (P4) (Sveriges Radio Västmanland). 3 Räddningsledaren vidarebefordrar information om olyckans/katastrofens omfattning till SOS Alarm AB som har ansvaret för att kontakta krisledningsnämndens ordförande och kommunchef. 4 Räddningsledaren tar de kontakter som behövs om informationsstöd behövs från kommunen under akutskedet. Större olycka, katastrof eller extraordinär händelse som inte går genom räddningstjänsten: 1 Förvaltningschef larmar kommunchef. 2 Kommunchef samråder med informationschefen om informationsinsatsens omfattning. 3 Informationschefen sammankallar informationsgruppen i de delar som behövs för insatsen. 4 Informationsgruppen använder upplysningscentralen, webbplatser, sociala media, pressmeddelanden m.m. för att informera allmänhet, anställda och media. Utdelning av informationsblad, personlig information m.m. används i situationer där internet inte kan användas eller till målgrupper som inte har tillgång till internet. 6