KRISINFORMATIONSPLAN. för Lycksele kommun. Fastställd av kommunfullmäktige

Transkript

1 KRISINFORMATIONSPLAN för Lycksele kommun Fastställd av kommunfullmäktige

2 Inledning Krisinformationsplanens giltighet och delar Planen gäller kommunledningens och förvaltningarnas/bolagens information utom den räddningstjänstrelaterade. För räddningstjänsten finns en särskild informationsplan med inriktning på information vid operativ räddningstjänst. I detta dokument benämns större olycka, ovanlig händelse, extraordinär händelse eller svåra påfrestningar med ordet krissituation. Krisinformationsplanen ersätter inte Planen för extra ordinära händelser utan är ett komplement för att kunna organisera informationen kring alla typer av krissituationer. Behovet av insatser kring medmänskligt stöd i form av krisgrupper bedöms av ledningsstaben eller räddningsledaren. Om behovet finns kallas Posom-gruppen in. Lycksele kommuns Krisinformationsplan omfattar: 1. Mål och ledning Mål Ledning och samordning 2. Informationsenheten Internt informationsflöde Åtgärdslista för informationsenheten Riktlinjer 3. Organisation Organisation vid extraordinär händelse Informationsenheten med tre funktioner 4. Olika situationer POSOM-gruppen 5. Faran är över Meddela alla Utvärdering Checklistor och tips

3 1. Mål och ledning Mål Lycksele kommun ska vid en krissituation ge information som bidrar till att alla aktörer, medier och befolkning får en så riktig och uppdaterad bild som möjligt. Informationen ska ge bästa möjliga förståelse för situationen och eventuella olika konsekvenser så att alla som berörs av kommunens tjänster får bra förutsättningar att fatta beslut inom de områden man har ansvar för eller påverkas av. Även den övriga offentligheten ska ha tillgång till saklig och uppdaterad information. Ledning och samordning Vid ovanlig händelse, större olycka, extraordinär händelse eller vid svåra påfrestningar blir informationsbehovet och organisationen kring information annorlunda än vid den vanliga operativa verksamheten. Kommunen kan bli inblandad på två sätt, antingen genom att händelsen skett i Lycksele kommun eller att det hänt något i omvärlden och Lyckselebor eller människor med anknytning till Lycksele är berörda. När krisinformationsplanen har aktiverats svarar Lycksele kommuns ledningsstab för ledning och samordning av informationen. Ledningsstaben består av kommunchefen och räddningschefen. Ledningsstaben beslutar vem eller vilken funktion som ska vara massmediekontakt och vilken information som ska ges. För ledning och information som gäller räddningstjänst ansvarar räddningsledaren inom Räddningstjänsten. Ledningsstaben beslutar om ledningsgruppen skall kallas in samt vilken bemanning gruppen skall bestå av beroende på situation. Ledningsgruppen ska vid en krissituation ha en grundbemanning med bred kompetens och erfarenhet från verksamheten. Ledningsgruppen består initialt av ledningsstab, förvaltningschefer och informationsenheten (ej funktionerna). Informationsenheten består av tre funktioner Upplysningscentral, Kommunikationsfunktion och Informationsfunktion med egen bemanning. När kraven på insatser blir tydliga kan ledningsgruppen anpassas och förändras. 2. Informationsenheten Om informationsenheten blir inkallad är den ansvarig för sammanställning, produktion och distribution av kommunens samlade och övergripande information som utgår från ledningsgruppen. Intern information till personal lämnas regelbundet utifrån ledningsgruppens information. Informationsenheten består av informatör, kommunsekreterare och IT-samordnare med tre operativa funktioner. Informationsenheten ska vara bemannad dygnet runt och varje verksamhetschef inom de olika funktionerna ansvarar för att ordna tjänstgöringsschema. Uppgifter för informationsenheten Förbereda eventuella tjänstemän och stötta dem vid behov Intern och extern informationssamordning - formulerar förslag till uttalanden - organiserar presskonferenser - formulerar sammanfattande information till medarbetare som stöd till respektive chef.

4 - samordning med räddningsledare, Landsting, Polis, Länsstyrelse ev POSOM mfl. - samarbetar med P4, Sveriges Radio Aktiverar och uppdaterar Kriswebben på lycksele.se Upprättar Upplysningscentralen Förbereder information på främmande språk o med annan teknik, kontakt med ev tolkar och Infomix. Dokumentera det löpande arbetet Internt informationsflöde Det interna informationsflödet vid kris och stor händelse följer kommunens informationspolicy. Beroende på vad som hänt anpassar vi flödet. Det som är viktigt är att grundinformationen och styrningen av information ska komma från ledningsstaben. Respektive chef ansvarar för informationen till sina medarbetare. Informationsenheten ska stötta vid samordningen och informationen ska vara sammanfattande, tydlig och gå ut så fort som möjligt med regelbundenhet för att undvika ryktesspridning, sakfel och förvirring. Åtgärdslista för Informationsenheten: 1. Sammankalla hela eller delar av Informationsfunktionerna. Orientera om läget och den fortsatta verksamheten. Fastställ vilka som är funktionsansvariga. 2. Ställ i ordning lokalerna (upplysning o massmedia). Om arbetsplatsen förläggs utanför ordinarie lokaler, kontrollera tillgång till telefon, fax och e-post. 3. Informera kundtjänst om var Informationsenhetens olika delar upprättas och när de börjar arbeta. 4. Informera förvaltningar och samverkanspartner om kommunens informationsansvar. Ansvarig: Informatör Respektive funktionsansvarig IT-samordnaren Informatör 5. Massmedia. Kommunsekr. 6. Sköta den interna informationen. Den ska ske blixtsnabbt. 7. Informera allmänheten om att en upplysningscentral finns upprättad på telefonnumret XXX XX. Webben och Radio används som kanal. (kan ändras beroende på situation) Informatör Växelpersonalen 8. Krisinformation på webbplatsen organiseras Informatör

5 Riktlinjer Informationen är normalt en del av förvaltningarnas verksamhet. Vid störda förhållanden d.v.s när ledningsstaben aktiverat Informationsenheten svarar denne i samråd med ledningsgruppen för ledning och samordning av kommunens information. Beslut om att aktivera och kalla in Informationsenheten kan fattas av ledningsstaben eller deras ersättare. För ledning av information vad gäller räddningstjänst svarar räddningsledaren. Informationsenheten koncentrerar sig på att förmedla information om kommunens agerande ur medborgarens perspektiv. 3. Organisation Organisation vid extraordinär händelse Krisledningsnämnd Ledningsstab Ledningsgrupp Informationsenhet Räddningsstab

6 Informationsenheten Informationsenhet Kommunsekreterare Informatör IT-samordnare Upplysningscentral Kundtjänstpersonal, växelpersonal. Back up: Storumans kundtjänst Ansvar: Verksamhetschef Kommunikationsfunktion IT-personal Ansvar: Verksamhetschef Informationsfunktion Informatör, kommunsekr. och kanslipersonal Ansvar: Informationsansvarig och verksamhetschef Upplysningscentral: Upplysningscentralen upprättas av Informationsenheten och består av ordinarie växel och receptionspersonal. Vid behov kan även personalen i Storuman och Tärnaby användas i Upplysningscentralen. Lokal som ska användas är Kundtjänst och vid behov är Kundtjänstrummet förberett för fler stationer. Utrustning som behövs är telefoner, mobiltelefoner, tv, datorer, uppkoppling, skrivare, larmlista, fax, blädderblock, skrivmaterial. Det ska även finnas tillgång till kopiering och bilar. Uppgift: Informationsservice till anhöriga och drabbade Informationsservice till allmänheten Informationsservice till myndigheter (med undantag av regionala eller centrala direktiv) Då kopplas samtalen till ledningsgruppen. Kommunikationsfunktion: Kommunikationsfunktionen levererar och ser till att de tekniska funktionerna och de olika informationssystemen upprättas och fungerar under hela arbetets gång. Nya tekniska och tillfälliga lösningar kan bli aktuella. Kommunikationsfunktionen består av ordinarie ITpersonal. Uppgift: Upprätta kommunikationssystem och informationssystem där det behövs. Support under arbetets gång Komma med förslag och ta initiativ till tekniska lösningar för bästa möjliga informationsarbete Informationsfunktion: Informationsfunktionen arbetar tätt med ledningsgruppen och ledningsstaben och ansvarar för kontakten mellan informationsenheten och ledningsgruppen. Informationsfunktionen planerar,

7 utför, producerar och dokumenterar. Uppgift: Medverkar vid samordning av information från krisledningsnämnd och övriga myndigheter Medverkar till komplettering och korrigering av felaktiga eller ofullständiga uppgifter i massmedia. Ansvarar för mediebevakning och dokumentation i form av löpande dagbok Presenterar främst webb-baserad information på Kriswebben på Lycksele.se (se checklista 3) men andra kommunikationskanaler kan bli aktuellt beroende på situation. (Se checklista 2) 4. Olika situationer Beroende på vad som hänt, i vilken utsträckning och var det hänt anpassas krisinformationsplanen med nödvändiga funktioner och insatser. POSOM-gruppen POSOM-gruppen, kliver aktivt in när en kris inträffar i kommunen och erbjuder hjälp och stöd till drabbade och deras anhöriga. POSOM-gruppen kan även bli inkallad om det sker något med Lyckselebor på annan ort. Vid en sådan situation kan krisinformation från kommunen behövas men inte Lyckseles Räddningstjänst. Det är Räddningsledaren eller ledningsstaben som bedömer om POSOM-gruppen behöver kallas in. POSOM-gruppen hjälper till med: Att vara stödpersoner till enskilda drabbade och till familjer. Att upprätta ett informations- och stödcentrum. Att efter de akuta insatserna hjälpa människor vidare till andra resurser i samhället där de kan få hjälp på längre sikt. Gruppen består av folk från kommunen, landstinget, Svenska kyrkan och Polisen och har ett nätverk av olika kompetenser som kan samverka om en kris eller katastrof har inträffat. POSOM arbetar aldrig på en olycksplats eller med skadade personer. Vid större olyckor inom kommunen kallas gruppen in av SOS-alarm. När POSOM-gruppen är inkallad ska den ha en direktkanal till ledningsgruppen. Ledningsstaben beslutar beroende på situation vilken funktion som ska ha direktkontakt med POSOM-gruppen och meddelar sen POSOM.

8 5. Faran är över Krisledningsnämnden fastslår när faran är över. Meddela alla Kom ihåg att meddela alla berörda när faran är över. Ge någon form av uppmuntran till alla som fått slita hårt. Det ansvarar varje chef för. Efter en kris är informationen till allmänheten minst lika viktig som under en kris. Informationen efter krisen ansvarar informationsenheten för. Utvärdering När krisen är över görs en sammanfattande rapport om hur informationsarbetet fungerat. I denna rapport sammanförs de arbeten som utförts så att utvärderingen ger en helhetsbild av agerandet. Rapporten lämnas till kommunchefen och sammanställs av Informationsfunktionen.

9 Checklista 1 Målgrupper Målgrupper för informationsinsatser Det finns olika typer av målgrupper med olika behov vid en kris eller stor händelse. Det finns direkt berörda som behöver fortlöpande information med aktuell information, råd och anvisningar. Indirekt berörda har ungefär samma behov av information som de direkt berörda. Massmedier kan ha behov av ren pressinformation, kontaktperson och möjligheter till intervjuer. 1. Externa: allmänhet drabbade och anhöriga externa leverantörer och partners frivilliga massmedier myndigheter och organisationer 2. Interna: chefer förtroendevalda informatörer kommunens bolag Kommuninformation växeln medarbetare Ledningsgruppen beslutar vilka målgrupper som är aktuella för olika insatser. Checklista 2 Kanaler För att nå ut med information till berörda har kommunen egna kanaler. Kommunens egna kanaler Intranätet First Class (e-post eller sms) Sms via Trio Lycksele.se Växeln Kommuninformation i Stadshuset Personalinformation med lönebeskedet Externa kanaler massmedier myndigheter

10 Checklista 3 Webbplatsen Lycksele.se Här finns förslag på vilket innehåll informationen på lycksele.se kan ha. Listan kan även användas som checklista. Aktuellt läge Den senaste informationen med uppgifter om tidpunkt och källa. Här kan också finnas hänvisningar till riskområde. Riskområde Här kan finnas kartor som visar berörda områden och i anslutning till detta kan det finnas information om väder- och vindförhållanden. Krishjälp Under denna rubrik kan det finnas viktiga kontaktuppgifter för målgrupperna. Det kan vara nummer till Upplysningscentralen, sjukhuset, organisationer med sakkunskap osv. Inventera målgrupperna först: Vilka ska ha information och varifrån. Drabbade och anhöriga Övrig allmänhet Media Andra myndigheter Frivilliga försvarsorganisationer eller andra frivilliga Trossamfund Praktiska råd Praktisk information om vad medborgaren kan göra för att hjälpa sig själv vid t ex strömavbrott, olycka med förorenat vatten, gasutsläpp. Det är viktigt att avsändare, datum och klockslag finns med i all information som läggs ut på webben. Frågor och svar Frågor som kommer till Upplysningscentralen kan läggas ut på hemsidan som vanliga frågor Bilder Bilder från platsen eller det drabbade området kan tjäna många syften. För medborgaren kan bilderna lugna och hindra att nyfikna besöker platsen vilket kan störa räddningsarbetet. Media kan även använda dem i sin rapportering.

11 Länkar till massmedia och andra instanser Kan fungera som en service för allmänheten med uppgifter och länkar till tidningars, radios och tv:s hemsidor. Länkarna kan även gå till andra berörda organisationer för att sprida fakta och information utifrån andra synvinklar än den kommunen ger. Utrustningslista 1 Krisinformationsväska Plats: Kundtjänst Larmlistor Listor med telefonnummer till massmedia Flera ex av Krisinformationsplanen Anteckningsblock Dagbok Pennor Karta över kommunen Ficklampa Utrustningslista 2 Informationsenheten Beroende på situation kan förutsättningarna för utrustningen förändras. Telefoner Datorer med intranät, e-post och internet Tv med möjlighet att se nyhetsinslag Radio (batteridriven med batteri) Inspelningsutrustning (vid behov köps det in) Kommunikationsradio Dagstidningar Fax och kopieringsapparat