Kommunikationspolicy Polismyndigheten i Södermanlands län Reviderad

Transkript

1 Kommunikationspolicy Polismyndigheten i Södermanlands län Reviderad

2 INLEDNING...3 KOMMUNIKATION...3 INFORMATIONSANSVAR...3 INTERN KOMMUNIKATION...4 INTERNA KANALER...4 GroupWise och Intrapolis...4 Möten och arbetsplatsträffar...4 Nyhetsbrev...4 Telefon och SMS...4 Internpost...4 Trycksaker och publikationer...4 KOMMUNIKATIONSANSVAR INTERNT...4 Avdelningschefen...4 Enhetschefer/områdeschefer...4 Informationschefen...4 Chefen...4 Medarbetaren...4 INFORMERA INTERN INNAN VI INFORMERAR EXTERNT...5 EXTERN KOMMUNIKATION...5 EXTERNA KANALER...5 Allmänna handlingar...5 E-post...5 Telefon, SMS...5 Webbplats...5 Annonser...5 TRYCKSAKER OCH PUBLIKATIONER...6 Massmedia...6 Pressmeddelande...6 Presskonferenser...6 Insändare...6 KRISKOMMUNIKATION...6 INFORMATIONSANSVAR...6 VAKTHAVANDE BEFÄL PÅ LKC...6 INFORMATIONSFUNKTIONEN...6 Presstalesmän...7 Webbredaktör...7 WIS redaktör...7 VÅR PROFIL...7 GRAFISK PROFIL...7 DET SKRIVNA SPRÅKET...7 Mer om det skrivna språket...7 PRESENTATIONSMATERIAL...7 MER INFORMATION...7 LAGAR SOM REGLERAR KOMMUNIKATIONSARBETET...8 OFFENTLIGHETSPRINCIPEN...8 YTTRANDEFRIHET OCH MEDDELARFRIHET...8 PERSONUPPGIFTSLAGEN...8 FÖRVALTNINGSLAGEN...8

3 Inledning Kommunikationspolicyn anger några huvudregler som all kommunikation bygger på, men också riktlinjer som är specifika för Polismyndigheten i Södermanlands län. Den ska ses som ett hjälpmedel för samtliga verksamhetsområden inom myndigheten. Kommunikationspolicyn underlättar ett konsekvent agerande mellan medarbetare och i kontakten med omvärlden. Kommunikationspolicyn ska fungera som ett styr- och hjälpmedel för att nå de verksamhetsmål som Polismyndigheten i Södermanlands län har satt upp. kommunikationspolicyn till konkreta handlingar. Den interna informationen och kommunikationen ska bidra till att ge medarbetarna kunskap om myndighetens arbete, öka medarbetarnas kompetens så att de kan arbeta fram bra beslutsunderlag, öka motivationen, arbetsglädjen och samhörigheten samt underlätta kontakterna mellan olika avdelningar. Varje medarbetare är Polismyndighetens ansikte mot omvärlden. Hur vår omgivning uppfattar oss beror till stor del på hur vi presenterar oss som myndighet. Alla spelar en viktig roll. Varje medarbetare har ett eget ansvar att söka information om viktiga förhållanden som är relevanta för sin verksamhet. Informationsansvar Den som har ansvaret för en verksamhet har också det övergripande informationsansvaret för densamma. Den som är verksamhetsansvarig kan delegera informationsansvaret till en sakkunnig medarbetare. Kommunikation Kommunikation handlar om att både ge och ta information. Att bjuda in till dialog och på så sätt skapa kommunikation. Detta är lika viktigt mellan medarbetare som i mötet med allmänheten. En bra dialog mellan medarbetare inom organisationen är en förutsättning för en lyckad extern kommunikation. Den som är informationsansvarig beslutar om informationens innehåll. Informationsansvarig bestämmer också om hur och till vem informationen ska kommuniceras. Informationschefen är rådgivande i informationsfrågor. En förutsättning för att kommunikationsarbetet på myndigheten ska lyckas är att alla medarbetare vid Polismyndigheten arbetar för att omsätta innehållet i

4 det kan vara dyrt att ta fram en trycksak så innehållet bör ha en längre livslängd. Vid beställning av trycksaker från reklambyrå eller tryckerier ska inköpsavdelningen konsulteras. Tar du fram trycksaker och publikationer själv lämnar du in ett exemplar till informationsenheten. Alla trycksaker och publikationer ska följa Polisens grafiska profil. Intern kommunikation Interna kanaler GroupWise och Intrapolis GroupWise och Intrapolis är kanaler som är tillgängliga för i stort sett alla medarbetare på Polismyndigheten. Alla har möjlighet att lämna bidrag till Intrapolis. Den som är informationsansvarig ansvarar för att informationen är riktig. Informationsenheten ansvarar för uppdateringar på Intrapolis. Möten och arbetsplatsträffar Andra tillfällen att delge budskap är sammanträden, seminarier, konferenser, utbildningar och arbetsplatsträffar. Nyhetsbrev Nyhetsbrev som t.ex. Länspolismästarens månadsbrev, kan distribueras antingen via GroupWise eller Intrapolis. Telefon och SMS Användning och beställning av telefoner finns beskrivet i telefonpolicyn. 1 Internpost Via brev når man en medarbetare i taget. Trycksaker och publikationer Trycksaker och publikationer har en längre livslängd än vanliga utskrifter. Tänk på att Kommunikationsansvar internt Avdelningschefen Avdelningscheferna är ansvarig för kommunikationen inom den egna verksamheten. De har både ansvaret för att kommunicera uppåt om den egna verksamheten och nedåt till respektive enhetschef. Enhetschefer/områdeschefer Enhetschefer/områdeschefer är ansvariga för kommunikationen inom respektive område. De har både ansvaret för att informera uppåt till avdelningschefen om den egna verksamheten och nedåt till sina medarbetare. Informationschefen Informationschefen är ansvarig för att informera om informations- och kommunikationsfrågor och stötta verksamheten när det gäller dessa frågor Chefen Varje chef har ett kommunikationsansvar gentemot sina medarbetare. Varje medarbetare har rätt att få den information som de behöver för att kunna sköta sitt arbete. Medarbetaren Varje enskild medarbetare har ansvaret för att ta del av den information som krävs för att kunna sköta sitt arbete på ett bra sätt. 1 Telefonpolicyn hittar du på Intrapolis

5 Medarbetaren har skyldighet att aktivt både söka information och informera om sitt arbetsområde, i första hand till sin närmaste chef men också inom organisationen. Informera internt innan vi informerar externt Tänk på att det är viktigt att först informera internt innan du informerar externt. Det är viktigt att vi internt känner till planer och beslut innan dessa når massmedia och allmänheten. Extern kommunikation Allt vi uttrycker, både muntligt och skriftligt skapar en bild av oss som myndighet. Mycket av det vi informerar om bygger på lagstiftning, vilket innebär att det inte alltid är lika självklart för mottagaren som för oss själva som dagligen arbetar inom området. När vi som enskilda medarbetare kommunicerar med omvärlden är det viktigt att vi gör det i egenskap av anställd vid Polismyndigheten i Södermanlands län, oavsett var i länet och med vad vi arbetar. allmänna handlingar ska Rikspolisstyrelsens skrift Grafisk profil ligga. 2 Det är viktigt att vi använder de mallar som är framtagna av Rikspolisstyrelsen för att skapa dokument och blanketter för att mottagaren enkelt ska veta att det är Polismyndigheten i Södermanlands län som är avsändare. Mallarna hjälper dig att skapa en tydlig struktur och layout. E-post Regler för hur extern e-post ska hanteras finns i Handboken för extern e-post. 3 Telefon, SMS Den som ringer till Polismyndigheten ska känna sig väl bemött. Kan vi inte svara ska besked ges när vi är anträffbara igen. För att vi ska uppnå detta är det viktigt att Polismyndighetens växel alltid är informerad om var vi befinner oss och vem som är informationsansvarig i sakfrågor. Webbplats Polismyndighetens webbplats på Internet uppdateras av Informationsenheten. Målet med webbplatsen är att ge medborgarna i Södermanlands län och media relevant information om det som ligger inom vårt ansvarsområde. Varje chef/informationsansvarig har ett ansvar för att information som bedöms angelägen kommer informationsenheten tillhanda. Externa kanaler Allmänna handlingar Det är viktigt att Polismyndigheten har en enhetlig utformning av alla allmänna handlingar. Som grund för utformningen av Annonser Annonsering ska ske när myndigheten bedömer att det finns ett behov. All annonsering ska följa Polisens grafiska profil. 2 Skriften Grafisk profil hittar du på Intrapolis 3 Handboken för extern e-post hittar du på Intrapolis

6 Trycksaker och publikationer Trycksaker och publikationer har en längre livslängd vanliga utskrifter. Tänk på att det är dyrt att ta fram en trycksa, innehållet bör därför ha en längre livslängd. Vid beställning av trycksaker från reklambyrå eller tryckerier ska inköpsavdelningen konsulteras. Alla trycksaker och publikationer ska följa den Polisens grafiska profil. Tar du fram trycksaker och publikationer själv lämnar du in ett exemplar till informationsenheten. Insändare Informationsansvarig för arbetet som kritiseras i en insändare bedömer om insändaren ska besvaras. Svaret ska delges informationsenheten innan den skickas till aktuell redaktion. Massmedia I övergripande frågor är det myndighetsledningen som i första hand uttalar sig. Uttalanden som rör utredningar eller specifika fakta är det sakansvarig som i första hand uttalar sig. Minutoperativa händelser besvaras av vakthavande befäl på LKC. Yttre befäl/polisinsatschef svarar på frågor på plats som rör en aktuell händelse eller olycka. Utsedda presstalesmän och informationsfunktionen ger i samverkan med stabschef och polisinsatschef service till media under en särskild händelse. Pressmeddelande Pressmeddelande skrivs och distribueras av informationsenheten eller av utsedd presstalesman. Pressmeddelande skickas alltid med distributionslistan som finns upplagd i GroupWise. Presskonferenser Presstalesmän eller informationschefen bjuder, när behovet uppstår, i samverkan med informationsansvarig in till presskonferens. Kriskommunikation Informationsansvar Kommenderingschefen är övergripande informationsansvarig. Polisinsatschefen är informationsansvarig ute på fält. Vakthavande befäl i LKC Minutoperativ information till media och allmänhet via telefon. Informationsfunktionen Informationsfunktionen är en samordnande funktion för information/kommunikation vid en särskild händelse. Informationsfunktionen leder informationsarbetet, vilket innebär att se till att det finns tillräckligt med resurser, att se till att kanaler fungerar och att samverka med övriga myndigheter/organisationer när det gäller informationsfrågor.

7 Informationsfunktionen är rådgivande när det gäller informationsfrågor gentemot polisinsatschefen och kommenderingschefen. Informationsfunktionen skriver alla pressmeddelanden. Presstalesmän Förmedlar information till media via telefon eller muntligen på presskonferenser. Webbredaktör Förmedlar information till allmänhet, media och medarbetare via våra webbplatser. WIS redaktör Publicerar information till övriga myndigheter/organisationer i det webbaserade informationssystemet WIS. 4 Vid behov av visitkort kontaktar du inköpsavdelningen. Skriften grafisk profil är framtagen av Rikspolisstyrelsen och finns på Intrapolis och på informationsenheten. Frågor om den grafiska profilen besvaras av informationsenheten. Det skrivna språket Vi ska vi anpassa språk och innehåll i budskapet utifrån mottagarens behov, förkunskaper, värderingar och andra förutsättningar. Använd korta meningar, undvik fackspråkstermer och förkortningar. På så sätt blir informationen lättare att förstå. När vi informerar ska vi alltid skriva ut tydlig avsändare och uppge kontaktperson med telefonnummer och även e-postadress om sådan finns. Mer om det skrivna språket 1. Myndigheternas skrivregler 2. Riktlinjer för skrivande inom polisen 3. Språkvård på Intrapolis Vår Profil Grafisk profil Det viktigaste syftet med Polisens grafiska profil är att skapa enhetlighet. Den grafiska profilens utformning ger mottagaren en uppfattning om både innehåll och avsändare. I den grafiska profilen finns regler för hur vi utformar visitkort, skyltar, brev och presentationsmaterial mm. Det finns mallar för olika skrivelser, fax, beslut, yttranden, kallelser mm i vårt datanät. Egenhändigt producerade mallar eller visitkort är inte tillåtna. Vid behov av mallar kontaktar du informationsenheten. Presentationsmaterial När presentationer av myndigheten görs ska material användas som är framtaget av informationsenheten och finns tillgängligt enl. sändlista. Mer information Mer information hittar du ibland annat i följande dokument: Handboken för extern e-post (Rikspolisstyrelsen) Riktlinjer för Intrapolis (Rikspolisstyrelsen) Riktlinjer för polisen.se (Rikspolisstyrelsen) Lagar som styr kommunikationsarbetet Informationsenheten (Södermanlands län) Använda WIS (Södermanlands län) 4 Mer om WIS finns i användarhadboken för WIS den hittar du på KBM:s webbsida på Internet

8 Lagar som reglerar kommunikationsarbetet Här följer en kortfattad beskrivning av de viktigaste lagarna som reglerar kommunikationsarbete. 5 Offentlighetsprincipen Offentlighetsprincipen innebär att alla myndigheter är skyldiga att lämna ut allmänna handlingar, så snart det är möjligt, till den som begär det, såvida inte handlingarna är sekretessbelagda. En handling är allmän om den är inkommen till eller upprättad hos myndigheten. Med inkommen menas att handlingen kommit via post, e-post eller på annat vis. Med upprättad menas att handlingen behandlats genom beslut av politiskt organ eller att den skickats till annan myndighet, enskild person eller massmedia. En myndighet kan vägra lämna ut en allmän handling om det finns stöd för detta i sekretesslagen. Det finns heller ingen skyldighet att lämna ut handlingar som ännu inte är allmänna. Personuppgiftslagen Lagen syftar till att värna om den personliga integriteten. PUL förbjuder att namn och andra personuppgifter, i såväl text som bild, läggs ut på Internet, om inte berörd person gett sitt samtycke skriftligt eller muntligt. Undantag görs för namnuppgifter som publiceras enbart i litterära, konstnärliga eller journalistiska sammanhang. Så kallad harmlös information får också publiceras utan samtycke. Vad som räknas som harmlöst bedöms från fall till fall, men utgångspunkten bör vara att det publicerade inte kan uppfattas som kränkande för den enskilde. Sveriges grundlagar, det vill säga tryckfrihetsförordningen och yttrandefrihetsgrundlagen, är överordnade PUL. Detta innebär att bestämmelserna i PUL inte gäller om de skulle strida mot en myndighets skyldighet att lämna ut allmänna handlingar, i enlighet med offentlighetsprincipen. Undantag är handlingar som är sekretessbelagda. Yttrandefrihet och meddelarfrihet Yttrandefriheten innebär att varje medborgare ska kunna förmedla information och uttrycka sina tankar, åsikter och känslor i tal, skrift, bild eller på annat sätt. Meddelarfriheten kompletterar yttrandefriheten. Den innebär att alla anställda inom offentlig verksamhet muntligen får lämna uppgifter till massmedia, i syfte att de ska publiceras. Förbud gäller även att efterforska källan till uppgifterna, samt att media inte får avslöja källan om den vill vara anonym. Förvaltningslagen Förvaltningslagen reglerar vår skyldighet att informera allmänheten. 5 Vill du veta mer om lagar finns en Digital lagbok på IntraPolis

9 Fotografier tagna av Rikspolisstyrelsen Manne Johansson - hundenheten Minna Ikonen - informationsenheten

10 "Att ett ord står i Svenska Akademiens ordlista innebär inte automatiskt att det ska användas i formell text. I många fall är ord markerade som ålderdomliga, talspråkliga, vulgära eller nedsättande och ord med sådan markering ska endast användas vid citat." Polisens nätverk för språkvård