Kommunikationspolicy för Konkurrensverket

Transkript

1 KKV1042, v1.0, BESLUT Admnr 140/2015 Kommunikationspolicy för Konkurrensverket Gäller från 1 september 2015 Konkurrensverket är en öppen och transparent myndighet och vi är aktiva och lyssnande i vår kommunikation. Det innebär att vi tar egna initiativ och agerar proaktivt samtidigt som vi skapar respektfulla relationer med våra intressenter. Vår uppgift Konkurrensverket är förvaltningsmyndighet för konkurrensfrågor och tillsynsmyndighet för den offentliga upphandlingen. Myndighetens uppdrag är att arbeta för en effektiv konkurrens i privat och offentlig verksamhet till nytta för konsumenterna och en effektiv offentlig upphandling till nytta för medborgarna och marknadens aktörer. Detta uttrycks i vår vision: välfärd genom väl fungerande marknader. Vi ska bedriva tillsyn så att regelverken följs, sprida kunskap om konkurrens- och upphandlingsreglerna och informera om vår verksamhet. Syfte Vår kommunikation ska vara effektiv, professionell och lättillgänglig och präglas av tydlighet, objektivitet och saklighet. Kommunikation är ett strategiskt verktyg och ska beaktas i alla delar av verksamheten. Kommunikationspolicyn anger ramarna: hur och varför myndigheten ska kommunicera, kommunikationens roll och ansvarsfördelning. Kommunikationspolicyn utgår från Konkurrensverkets uppdrag och värdegrund. Den kompletteras av Konkurrensverkets övergripande kommunikationsstrategi och plan som i större detalj anger vad som ska kommuniceras och på vilket sätt. Kommunikationschefen ansvarar för att kommunikationsstrategi och kommunikationsplan hålls uppdaterade. Adress Stockholm Besöksadress Torsgatan 11 Telefon Fax konkurrensverket@kkv.se

2 Admnr 140/ (5) Kommunikationspolicyn kompletteras också av andra dokument: särskilda riktlinjer för hur vi kommunicerar i olika sammanhang. (Se bilagor) Kommunikationen är en integrerad del i verksamheten och är ett medel för organisationen och dess medarbetare att nå målen och möta målgruppernas behov. Bland våra främsta målgrupper finns konsumenter, näringsidkare, politiker och andra offentliga beslutsfattare, jurister, ekonomer och journalister. Varför vi kommunicerar Allt vi gör uppfattas av omvärlden, och kommunikation är ett gemensamt ansvar. Myndigheten och våra medarbetare är bärare av vår värdegrund och därmed vårt varumärke. Genom att vara öppna och aktiva i vår kommunikation bygger vi vårt anseende, kännedomen om Konkurrensverket och myndighetens uppdrag. Detta är avgörande för hur myndigheten kan nå ut till målgrupperna. Det är också avgörande för att myndigheten upplevs som en attraktiv arbetsplats. Extern kommunikation Vår externa kommunikation ska bidra till att förebygga överträdelser genom att sprida kunskap om regelverken och våra ställningstaganden. Vår kommunikation ska också bidra till ett fortsatt högt förtroende för Konkurrensverket och till god förvaltningskultur, det vill säga en effektiv verksamhet där vägledning, öppenhet och tydlighet är centrala begrepp. Webbplatsen konkurrensverket.se är vårt viktigaste verktyg och kompletteras av andra aktiviteter. Intern kommunikation Interninformation är ett särskilt chefsansvar. Väl fungerande intern kommunikation bidrar till effektivitet, till samhörighet och till förståelse för andras arbetsuppgifter. Därför är den interna kommunikationen en förutsättning för en god och effektiv organisation. Intranätet Kompassen är vårt viktigaste verktyg för intern kommunikation. Hur vi kommunicerar Öppenhet i både med- och motgång är grundregeln för goda externa kontakter. Kommunikationen ska vara begriplig, saklig, lättillgänglig, snabb samt kanal- och målgruppsanpassad. All kommunikation genomsyras av våra värdeord: vi är respektfulla, engagerade, kompetenta och tydliga i vårt arbete. Vår grafiska profil är framtagen för att användarna på bästa sätt ska kunna tillgodogöra sig information. Därför följer vi den grafiska profilen i all vår

3 Admnr 140/ (5) kommunikation. Den grafiska profilen skapar extern tydlighet och intern samhörighet. Ansvar för kommunikationen Kommunikationschefen ansvarar, i enlighet med arbetsordningen, för myndighetens övergripande kommunikationsfrågor, för hur vi kommunicerar, för vem som kommunicerar och för att kommunikationspolicyn efterlevs. Kommunikationsavdelningen planerar, genomför och följer upp myndighetens kommunikationsinsatser i nära samarbete med övriga avdelningar. I krissituationer samordnar kommunikationschefen informationen i enlighet med Krishanteringsplanen. Myndighetens avdelningschefer ansvarar för att avdelningens utåtriktade information utformas i samråd med kommunikationsavdelningen. Varje medarbetare är Konkurrensverkets ansikte mot omvärlden. Alla medarbetare förväntas kunna svara på frågor inom sitt sakområde. Relationen till media Medier av olika slag spelar en viktig roll när det gäller att kommunicera med intressenter. Medier har till uppgift att informera om, och kritiskt granska, det som sker. Konkurrensverkets medarbetare prioriterar kontakter från medierna. Journalister har oftast mycket kort tid på sig och förväntar sig att de personer som de kontaktar ska förstå och acceptera detta. Yttrandefriheten och meddelarfriheten är grundvalar för ett fritt samhällsskick och skapar förutsättningar för en god genomlysning och kontroll av vår verksamhet. I tryckfrihetsförordningen och yttrandefrihetsgrundlagen finns bestämmelser om meddelarfrihet i förhållande till medier. Konkurrensverket omfattas också av offentlighetsprincipen - uppgifter ur en allmän handling ska lämnas ut på förfrågan under förutsättning att de inte är sekretessbelagda. Dan Sjöblom Generaldirektör Ola Billger Kommunikationschef

4 Admnr 140/ (5) BILAGA 1: Riktlinjer för kommunikation i tillsynsärenden Att berätta om våra beslut i tillsynsärenden är en viktig del av vårt förebyggande arbete. Det är också ett effektivt sätt att öka kunskapen om konkurrens- och upphandlingsreglerna. Konkurrensverket är en öppen och transparent myndighet och vår kommunikation med berörda företag, myndigheter, media och andra externa intressenter ska vara effektiv, professionell och lättillgänglig och präglas av tydlighet, objektivitet och saklighet. Dessa riktlinjer för kommunikation i tillsynsärenden bygger på principerna i Konkurrensverkets Kommunikationspolicy och ger en vägledning till medarbetare och externa målgrupper kring hur vi vanligen kommunicerar i tillsynsärenden. Konkurrenstillsyn Konkurrensverket strävar efter att i alla våra utredningar vara transparent gentemot part i fråga om utredningens inriktning och väg framåt. I alla större utredningar erbjuder vi statusmöten med part. Pågående utredningar och de preliminära bedömningar vi gör under utredningen kommenteras vanligtvis inte i detalj till annan än part, men prövas från fall till fall. Vanligtvis hålls informationen till tredje man i sådana ärenden på en övergripande nivå. Vi kan exempelvis bekräfta att utredning pågår, vad vår ungefärliga tidplan är och även ge övergripande information om vad en konkurrensrättslig utredning typiskt sett innehåller för olika moment. Ibland kan vi behöva gå ut med mer detaljerad information. I de fall det är påkallat att diskutera våra preliminära analyser eller misstankar med part eller utomstående, ska det tydligt framgå att vi ännu inte tagit slutlig ställning. Allmänna handlingar i ett ärende lämnas på begäran ut efter sekretessprövning. Vi går i samband med egna gryningsräder ut med information på webbplatsen konkurrensverket.se. Inga företagsnamn anges då; istället skriver vi exempelvis att idag genomför vi gryningsräd hos företag i x-branschen. Information om att gryningsräden har ägt rum läggs då samtidigt på vår lista över gryningsräder på konkurrensverket.se. Vid direkta frågor hänvisar vi till tingsrättens eller Marknadsdomstolens beslut, som är offentligt. Konkurrensverket bekräftar på direkt fråga att vi skickat utkast till stämningsansökan eller utkast till åläggande. Däremot tar vi vanligtvis inte själva initiativet till att berätta om utkast till stämningsansökan eller åläggande.

5 Admnr 140/ (5) Stämningsansökan, avgiftsföreläggande, åläggande och beslut att acceptera åtagande är beslut som innebär att Konkurrensverket tar ställning i sak. Då kan och ska vi offentligt kommunicera vårt ställningstagande och skälen till det. Detta kan ske genom våra egna kommunikationskanaler eller via annan media, i form av exempelvis pressmeddelanden och artiklar. När Konkurrensverket skriver av ett ärende kan vi sprida information om detta till allmänheten. Det beror på ärendets karaktär och avgörs i varje enskilt fall. Även när vi inleder fördjupad undersökning i koncentrationsärenden kommunicerar vi offentligt, vanligtvis via pressmeddelanden. Upphandlingstillsyn Konkurrensverket strävar efter att i alla våra utredningar vara transparent gentemot part i fråga om utredningens inriktning och väg framåt. Pågående utredningar och de preliminära bedömningar vi gör under utredningen kommenteras vanligtvis inte i detalj, men prövas från fall till fall. Vanligtvis hålls informationen till tredje man i sådana ärenden på en övergripande nivå. Vi kan exempelvis bekräfta att utredning pågår, vad vår ungefärliga tidplan är och även ge övergripande information om vad som sker under en upphandlingsrättslig utredning. Ibland kan vi behöva gå ut med mer detaljerad information. I de fall det är påkallat att diskutera våra preliminära analyser eller misstankar med part eller utomstående, ska det tydligt framgå att vi ännu inte tagit slutlig ställning. Allmänna handlingar i ett ärende lämnas på begäran ut efter sekretessprövning. Konkurrensverket tar vanligtvis inte självt initiativ till att berätta att vi skickat utkast till tillsynsbeslut eller utkast till stämningsansökan, däremot kan vi på direkt fråga bekräfta att så har skett. När Konkurrensverket skickar en ansökan om upphandlingsskadeavgift till domstol eller fattar andra tillsynsbeslut innebär det att vi tagit ställning i sak. Då kan och ska vi offentligt kommunicera vårt ställningstagande och skälen till det. Detta kan ske genom våra egna kommunikationskanaler eller via annan media, i form av exempelvis pressmeddelanden och artiklar. När Konkurrensverket skriver av ett ärende kan vi sprida information om detta till allmänheten. Det beror på ärendets karaktär och avgörs från fall till fall. Dan Sjöblom Generaldirektör Ola Billger Kommunikationschef