Beredningen för kommunikations- och varumärkesfrågor

Transkript

1 Beredningen för kommunikations- och varumärkesfrågor BESLUTSFÖRSLAG Datum Dnr (7) Regionstyrelsen Slutrapport från beredningen för kommunikations- och varumärkesfrågor 2012 Ordförandens förslag Beredningen föreslår regionstyrelsen följande 1. Regionstyrelsen godkänner rapporten över beredningens arbete 2012 och lägger den till handlingarna. Sammanfattning Den tillfälliga beredningen för kommunikations- och varumärkesfrågor redovisar i denna slutrapport sitt arbete under I ärendet finns följande dokument 1. Beslutsförslag Beskrivning av ärendet och skälen för förslaget Bakgrund Regionstyrelsen beslutade att starta ett utvecklingsarbete för s varumärkesguide och Skåneportalen. En tillfällig beredning för kommunikations- och varumärkesfrågor i inrättades, med sammansättning och uppgifter som nedan. Medel för 2011 och 2012 ställdes till beredningens förfogande. Beslutanderätten lades på beredningens ordförande. Pia Kinhult (M), ordförande Rikard Larsson (S), vice ordförande Katarina Erlingson (C) Vilmer Andersen (V) Postadress: Kristianstad Organisationsnummer: Besöksadress: Skånehuset, J A Hedlunds väg Telefon (växel): Fax: Internet:

2 Datum Dnr (7) Sofia Nerbrand, chefsstrateg, Femklövern Beredningen fick uppdraget att arbeta med följande frågor: 1. Kommunikations- och varumärkesfrågor 2. Telefonitillgänglighet i Primärvården Skåne och 1177 Sjukvårdsrådgivningen 3. Utåtriktade aktiviteter: s utåtriktade aktiviteter för att stärka s varumärke både nationellt och internationellt. I juni 2012 valde Rikard Larsson (S) och Vilmer Andersen (V) att lämna beredningen. s varumärkesprojekt 2012 Översikt Arbetet med att utveckla och förnya s varumärke har pågått under hela Varumärkes- och kommunikationspolicy, evenemangsstrategi, rapport om arbetsgivarvarumärket samt innehållsstrategi för skane.se har levererats. Bildbank innehållande fria bilder levereras till i slutet av december. De delar som kvarstår är kommunikationsstrategi, språk- och medieriktlinjer samt grafiskt formspråk. Ansvariga och aktiviteter Tillsammans har kommunikationsdirektör, chefsstrateg, projektledare och delprojektledare utgjort en projektgrupp för varumärkesarbetet. Projektet har bestått av ett antal aktiviteter (varumärkespolicy, kommunikationspolicy, kommunikationsstrategi, arbetsgivarvarumärket, evenemangsstrategi, språkoch media, skane.se, grafisk form samt bildpolicy och bildbank), vart och ett med en egen projektledare. Extern konsult har varit Aspekta med ett antal underleverantörer. Detta utvecklingsarbete har letts av den tillfälliga beredningen för kommunikations- och varumärke. Budget Budgeten för 2012 var på totalt 7 miljoner kronor. Projektet har hållit sig inom budgetramarna och kommer att visa ett överskott på cirka en halv miljon kronor. Upplägg För att få bred förankring och en känsla av ägandeskap av varumärket har ett antal workshops genomförts, framför allt med företrädare för regionstyrelsen, regionledning, varumärkesberedning, ledande tjänstemän inom samt med SUS. Dessa har legat till grund för val av kärnvärden och varumärkeslöfte.

3 Datum Dnr (7) Varumärkespolicy En varumärkespolicy för antogs av regionfullmäktige Extern konsult har varit Aspekta med underleverantören Hypnosis som arbetat fram den i samarbete med den interna projektgruppen. För arbetet med att identifiera de varumärkeslöften och värdeord som varumärkespolicyn bygger på har en rad workshops genomförts med företrädare för regionstyrelse, regionledning, varumärkesberedning, ledande tjänstemän samt SUS. Varumärkespolicyn ska ligga till grund för och genomsyra allt arbete inom. Kommunikationspolicy En kommunikationspolicy för antogs av regionfullmäktige Extern konsult har varit Aspekta med underleverantören Hypnosis som arbetat fram den i samarbete med den interna projektgruppen. Kommunikationspolicyn ska ligga till grund för all kommunikation inom och från. Delprojekt evenemangsstrategi för får många förfrågningar utifrån och tar också själv initiativ till externa evenemang. Dessa medverkar till att bygga varumärket Region Skåne. Extern konsulthjälp, PS Communication, underkonsulter till Aspekta, har tagit fram strategin. En arbetsgrupp bestående av representanter från ett brett spektrum av verksamhetsområden tillsattes. PS Communication har genomfört en telefonenkät med sju nyckelpersoner utvalda inom såväl den politiska- som tjänstemannaledningen. Konsulterna har arbetat nära både den övergripande projektledningen för varumärkesprojektet och delprojektledaren under hela processen. Eftersom är engagerat i många samarbeten och dessutom är huvudägare av bolaget Event in Skåne AB har avstämningar gjorts mot bolagets uppdrag samt mot den öresundsregionala evenemangsstrategi som tidigare undertecknat. Delprojekt employer branding/arbetsgivarvarumärket Personalstrategiska enheten ansvarar för delprojektet för att stärka arbetsgivarvarumärket. Coreworkers, underkonsulter till Aspekta, har genomfört fokusgrupper med ett fyrtiotal medarbetare på olika nivåer och presumtiva nya medarbetare för. Grupperna har sammansatts för att spegla de olika förvaltningarnas uppdrag, bredden på yrkesområden, den geografiska spridningen, olika åldrar och bakgrund.

4 Datum Dnr (7) Personal- och arbetsgivarutskottet gav den personaldirektören i uppdrag att se över personalidén så att den harmonierar med s vision, kärnvärden och värderingar i enlighet med beslutad varumärkesstrategi och kommunikationspolicy för. s personalchefer utgör referens- och förankringsgrupp för arbetet med arbetsgivarvarumärket. Regionala samverkansgruppen informerades 15 november 2012 om arbetsgivarvarumärket och har som önskemål att det bildas en facklig referensgrupp kring det fortsatta arbetet, vilket personaldirektören godkänt. Förslag till att utveckla webbdelen jobba hos oss har samordnats med delprojektet webb inom varumärkesarbetet. Delprojekt grafisk form Under arbetet med varumärkesutvecklingen har en analys genomförts av varumärket Skåne. Framtagandet av den grafiska formen ska ske utifrån de resultat som framkommer i analysen och sker som ett av de sista momenten i varumärkesarbetet. Delprojekt webb: utveckling av skane.se Projektet har drivits med hjälp av ett antal externa konsulter anlitade via Swedish ConsultingGroup som är upphandlade av. Arbetet har bestått av en omfattande användaranalys, effektkartläggning för att slå fast prioriteringar och syfte samt innehållsinventering och utveckling av nytt koncept. Innehållsstrategin ska ligga till grund för det fortsatta arbetet med att utveckla webbkonceptet för skane.se

5 Datum Dnr (7) Följande områden identifierades som delprojekt inom webbprojektet. Statusen på dessa är: Användaranalys, klar Effektkartläggning, klar Innehåll & design, pågående Sökmotorsutveckling, pågående Förstudie filmplattform, klar Delafunktion, klar Mobilt gränssnitt, pågående Uppgradering av publiceringsverktyget EPiServer 6, klar Arkivfunktion, pågående Fanns ej med inledningsvis, men analyser visade att ett av de stora problemen med webbplatsen är avsaknaden av gallrings- och arkiveringsmöjligheter. En förstudie inleddes i samarbete med Regionarkivet. Förstudien ska utvisa förutsättningarna för att inleda ett projekt kring arkivering av webbsidor under nästa år. Tidplan Den ursprungliga tidplanen har reviderats under arbetets gång. Detta har lett till att några av delprojekten inte är avslutade. IT-frågor med anknytning till beredningen Digitala agendan för Skåne Den digitala agendan för Skåne har påbörjats, planering samt initiala möten har hållits. Deadline för agendan är december Samtliga kommuner och andra intressenter i Skåne kommer att beredas möjlighet att komma med synpunkter. Arbetet är planerat att drivas i workshopform tillsammans med olika intressentgrupper, sammanlagt så kommer ett 10-tal workshops att hållas. Den grupp som ingick vid rundabordssamtalen med IT ministern, i februari 2012, är referensgrupp och styrgrupp för arbetet. Digital agenda för Den digitala agendan för är beslutad, under 2013 börjar jobbet med att bryta ned de övergripande målen till en handlingsplan och aktiviteter så att agendan för en direkt påverkan på hur IT utvecklas inom. Under arbetet att skapa den digitala agendan så fick samtliga förvaltningar och företag möjlighet att komma med synpunkter och direkt kunna påverka agendan, detta genom de fastslagna remissvägarna. App-cup För att stärka s närvaro på inom digitala media, samt för att få

6 Datum Dnr (7) in förslag/synpunkter från medborgarna i Skåne angående vilken information de saknar inom digitala medier så drevs en app-cup under I tävlingen så tog det fram tre vinnande förslag, dessa förslag har kvalificerats till utvecklings och förändringsförslag. Att skapa dessa appar och den struktur som behövs för kvalitetssäkring av informationen så är kostnaden ca sek. Det förberedande arbetet med att skapa förutsättningarna och förändra vår existerande IT miljö är påbörjat. Arbetet med apparna har inte kommit igång. Ambitionen är att allt skall vara färdigt i april Den utestående frågan är hur skall förvalta den framgång som App-cup innebar. Skall detta vara en engångs händelse eller skall Region Skåne satsa vidare inom detta område? Vårdinformationssystem 2.0 Detta initiativ syftar till att långsiktigt modernisera informationsstödet inom vården. Detta är ett långsiktigt arbete som innebär förändringar i både IT miljö och arbetssätt. Förutsättningen för att detta skall lyckas är att hela processen gällande anförskaffning av IT-stöd följer de regelverk som beslutat inom ramen för en digital agenda för. Ett samarbete har etablerats med VGR och SLL inom ramen för Cehis. kommer att leda arbetet. För att nå den största nyttan för medborgarna så är det viktigt att anförskaffningen sker i samarbete, helst på nationellt plan. Målet är att vi under 2013 planerar och tar fram de grundläggande förutsättningarna, och att vi löpande de följande åren gör den/de anförskaffningar som behövs för att vi från 2018 skall inneha och använda oss av ett modernt och effektivt vårdinformationsstöd där invånaren sätts i centrum. Pia Kinhult Ordförande