Kravspecifikation - Boknings- och bidragssystem. för kultur och fritidsverksamheten. Förberedelse av upphandling

Transkript

1 Daniel Antonsson Sida: 1 (5) Kravspecifikation - för kultur och fritidsverksamheten Förberedelse av upphandling Projektdirektiv

2 Daniel Antonsson Sida: 2 (5) Godkännande av projektdirektiv och bilagor Beställare/Projektägare: Ordförande styrgrupp: Åsa Zetterberg Daniel Antonsson 1 Projektnamn/identitet för kultur och fritidsverksamheten, SKL projektnummer Effektmål och bakgrund Sveriges kommuner använder olika IT-stöd för att hantera bokning av lokaler och anläggningar samt hantering av bidrag inom kultur och fritidsområdet. De system som finns på marknaden har funnits länge och utvecklades ursprungligen som verksamhetsstöd till kommunernas handläggare. Utvecklingen av digitala tjänster för föreningar, privatpersoner och företag ställer nya krav på systemen som de nuvarande systemen har svårt att leva upp till. I projektets första fas har Göteborgs stad, Malmö stad och Umeå kommun tillsammans med SKL tagit fram en kravspecifikation för ett boknings- och bidragssystem. Intresset hos Sveriges övriga kommuner för detta arbete är stort. Detta visade sig tydligt vid det referensgruppsmöte som genomfördes i september 2015 då 100 deltagare från 55 kommuner slöt upp. De tre kommunerna tillsammans med SKL har för avsikt att under 2016 genomföra en upphandling utifrån den framtagna kravspecifikationen och vill att fler kommuner ansluter till upphandlingen. Projektets effektmål: - Det är enklare för föreningar, privatpersoner och företag att använda kommunala lokaler och söka bidrag. - Öppnare tillgången till information ger ett effektivare utnyttjande av kommunala lokaler och en ökad möjlighet att få insyn i beslutsprocessen kring lokalbokning och bidrag - Boknings- och bidragsprocesserna är effektivare både för privatpersoner, föreningar, företagoch för den kommunala förvaltningen.

3 Daniel Antonsson Sida: 3 (5) 3 Projektmål, krav och önskemål Den kravspecifikation som tagits fram kan sammanfattas i bilden ovan. Kravspecifikationen har dels identifierat ett antal grundläggande bastjänster som skulle vinna på att vara gemensamma på nationell nivå och dels tjänster som effektivast hanteras av varje kommun. De flesta av bastjänsterna på nationell nivå finns redan medan några är möjliga att skapa. I arbetet med kravspecifikationen har det också tydliggjorts att det är viktigt att kunna samverka med andra aktörer, t ex Riksidrottsförbundet och leverantörerna av stödsystem till föreningar. Det finns stora fördelar med att många kommuner gemensamt genomför upphandlingen då detta skapar incitament för leverantörerer att utveckla det efterfrågade boknings- och bidragssystemet för kultur och fritidsverksamheten. Detta projekts primära syfte är att förankra kravspecifikationen i Sveriges kommuner och förbereda för nästa projektfas, upphandlingen av boknings- och bidragssystemet. Den del av kravspecifikationen som avser bastjänster på nationell nivå ska vara gemensam för alla kommuner. Det är naturligt att SKL leder arbete att skapa dessa i samverkan med de kommuner som ansluter sig till upphandlingen. Vad gäller den kommunala nivån är upphandlingsstrategin stark beroende av hur många kommuner som väljer att ansluta sig till den gemensamma upphandlingen. Förväntan är att många kommuner ansluter sig. Det är då möjligt att upphandla ett ramavtal med ett urval levernatörer som kan leverera tjänsterna på den kommunala nivån utifrån kravspecifikationen. Om ett färre antal kommuner ansluter sig till den gemensamma upphandlingen kan detta innebära att upphandlingen fokuserar på ett system. I ett sådant scenario måste frågor om ägandeskapet av systemet utredas. Oavsett upphandlingsstrategi är det även viktigt att inom ramen för projektet tydliggöra hur förvaltningen och utvecklingen ska ske så att det säkerställs att det avropade systemet utvecklas i enlighet med kundernas och verksamheternas behov.

4 Daniel Antonsson Sida: 4 (5) 3.1 Projektmål Projektet ska: - säkerställa att kravspecifikationen för boknings och bidragssystem för kultur och fritidsverksamheten är känd hos övriga svenska kommuner så att dessa har förutsättningar att besluta om att ansluta sig till upphandlingen. - involvera de kommuner som beslutar att ansluta till den gemensamma upphandlingen i projektet. - tydigt definiera vilka bastjänster som ska finns på den nationella nivån.. - fastställa upphandlingsstrategi. - Planera upphandlingsprojektet och slutföra förfrågningsunderlaget utifrån fastställd upphandlingsstrategi. 3.2 Tidplan Organisation Styrgrupp Styrgruppen består av representanter från de tre kommunerna som initierat projektet, Göteborgs stad, Malmö stad, Umeå kommun och SKL Projektgrupp Projektgruppen bemannas med en person från var och en av de tre kommunerna som tagit fram kravspecifikationen. Gruppens primära uppdrag är att göra kravspecifikationen känd i övriga svenska kommuner och involvera de kommuner som väljer att vara med i projektet i det fortsatta arbetet. Projektgruppen utgör också en resurs i arbetet med att tydligare definiera de nationella bastjänsterna, fastställa upphandlingsstrategi, planera upphandlingsprojektet och slutföra förfrågningsunderlaget. Det operativa arbetet i dessa delar ansvarar SKL för med stöd av konsulter Referensgrupp De kommuner som beslutar att ansluta till upphandlingen utser en person vardera att ingå i projektets referensgrupp.

5 Daniel Antonsson Sida: 5 (5) 3.4 Resurser Göteborgs stad, Malmö stad, Umeå kommun och SKL bidrar med minst 20% av en heltidstjänst vardera under projektperioden. Konsultstöd behöver avropas. 3.5 Projektmålets prioritering Prioritering: 0,3 Resultat 0,5 Tidpunkt 0,2 Kostnad 4 Finansiering Persontiden tillhandahålls av projketets parter och beslastar inte redovisningsmässigt projektets budget. Projektets kostnader för ev konsultstöd, 100 kkr, finansieras av SKL. 5 Referensmaterial Namn, beteckning etc Strategi för esamhället, Sveriges Kommuner och Landsting, 2011 Slutrapport IT-stöd för boknings- och bidragsfunktioner, Göteborgs stad, Malmö stad och Umeå kommun, dec 2013 Slutrapport FAS 2 IT-stöd för boknings- och bidragsfunktioner, Göteborgs stad, Malmö stad och Umeå kommun, feb 2013 Gemensamma kravspecifikationer, Sveriges Kommuner och Landsting, maj 2014 Analys av kravspecifikation bokning- och bidragsfunktioner, IRM, jan 2015 Genomförandeplan bokning- och bidragsfunktioner, IRM feb 2015 Enkät Digitala bokningssystem, Sveriges Kommuner och Landsting, april 2015 Vägledning för digital samverkan 4.0, edelegationen, dec 2014 Nationell tjänstekatalog, edelegationen, KRAVSPECIFIKATION - för kultur och fritidsverksamheten, okt 2015