Digital strategi för Strängnäs kommun

Transkript

1 1/8 Beslutad: Kommunfullmäktige Gäller fr o m: Myndighet: Diarienummer: Kommunstyrelsen KS/2015: Ersätter: Ansvarig: IT-strateg Digital strategi för Strängnäs kommun

2 2/8 Om dokumentet Strängnäs kommuns digitala strategi gäller för alla nämnder och bolag 1 förtroendevalda och tjänstemän. n uppdateras kontinuerligt som en naturlig del i kommunens strategiska arbete och revideras vid behov eller minst vart fjärde år. Syfte Trycket från kommunens verksamhetsområden på goda IT 2 -leveranser ökar och utifrån det perspektivet har IT-nulägesanalyser genomförts. Analyserna visar att IT-mognaden i kommunen är låg. För att på ett strukturerat och kontrollerat sätt nå en högre IT-mognad, måste kommunen arbeta efter en långsiktig målbild för digitalisering. Den digitala strategin fokuserar på hur Strängnäs kommun på smartare sätt kan nyttja digitaliseringens möjligheter för att uppnå kommunens mål. Kommunen ska erbjuda effektiva digitala tjänster och IT-stöd 3 som bidrar till att kommunens verksamheter uppnår de övergripande mål som kommunfullmäktige beslutar. n ska även fungera som ett stöd för uppdragsgivare, utvecklingsansvariga och medarbetare samt ge svar och vägledning i frågor kopplade till verksamhetsutveckling och digitalisering. Genom strategin fastställs regler och principer som utgör grund för en gemensam hållning för digitalisering. Dessutom tydliggörs roller, ansvarsområden och gränsdragningar för verksamheterna och medarbetare inom IT. Den digitala strategin tillsammans med andra styrdokument anger den inriktning och de riktlinjer som kommunen har att förhålla sig till. Målbild som Digitala strategin ska bidra till att uppfylla Den digitala strategin är ett viktigt avstamp för att uppnå vår digitala målbild på några års sikt. För att kommunen ska kunna skapa en samverkande och innovativ förvaltning ska vi alltid tänka digitalt först. Digitalt först för Strängnäs kommun innebär att digitala tjänster ska, när det är möjligt och relevant, vara förstahandsval i kommunens kontakter med invånare, företagare och organisationer såväl som i kommunens egna verksamheter. 1 Där så är tillämpbart 2 Samlingsnamn för processer där man skapar, lagrar, förändrar, utbyter och säkrar information i digital form 3 IT-system, applikationer, IT-utrustning mm

3 3/8 Digitalt först innebär också att kommunen sätter invånarna och företagarna i centrum när nya tjänster tas fram. På så vis ökar vi nyttan för dem vi finns till för, till exempel: Invånaren ges stor insyn i den kommunala beslutsprocessen och kan föra en dialog med kommunala representanter via digitala kanaler. Brukaren kommunicerar i hög grad direkt via internet med kommunens ITsystem för att nyttja våra välfärdstjänster från förskola till äldreomsorg. Hen skickar in ansökningar och följer sina ärendens status via webben, ändrar själv sina uppgifter i systemen och så vidare. Företagaren söker ledig mark, lokaler och sköter sina affärstransaktioner med kommunen helt på elektronisk väg. Organisationer/föreningar söker via kommunens webbplats bidrag, bokar lokaler, marknadsför sig, skapar kontakter med allmänheten etcetera. Den kommunanställda kommer via en webbportal åt alla de system, applikationer och verktyg som behövs i arbetet helt oberoende av var hen befinner sig. Den förtroendevalda kommer snabbt och enkelt åt alla handlingar via internet och kan träffa väljare och kommunanställda i elektroniska forum. Myndigheter och statliga organ använder sig av gemensamma plattformar, forum, tekniska lösningar och interagerar sinsemellan via digitala kanaler. IT ska fungera som en verksamhetsstödjande funktion mot den kommunala verksamheten. Detta för att säkerställa en god leverans mot verksamheten, invånare samt övriga intressenter. Den främsta uppgiften för IT ligger i att skapa effektivitet och enhetlighet, samt att möjliggöra verksamhets utförande. Samverkan Många svenska kommuner har sedan länge sökt samverkan med närliggande kommuner, alternativt landsting eller myndigheter. Detta för att uppnå kostnadsbesparingar och effektivisering. Ett av de områden som kommuner ofta söker samverkan kring är digitalisering. Genom ett gemensamt förvaltningsnät, delad internetuppkoppling och samkörning av informationssystem finns möjlighet att uppnå effektivisering och kostnadsbesparingar. Exempel på pågående samverkan är inom 4M 4 och landstinget (HSA 5 ). 4 Fyra Mälarstäder, Strängnäs, Eskilstuna, Västerås och Enköping 5 Hantering av SITHS-kort

4 4/8 Tjänsteutbud Verksamheterna ska erbjudas användarvänliga, attraktiva, och prisvärda tjänster och funktioner, där nytta, funktion och kvalité utgör viktiga nyckelord. Tjänsteutbudet är standardiserat med möjlighet för verksamheterna att köpa till olika former av utökningar, givet att verksamheten kan påvisa kritiskt behov av detta. Ekonomi Strängnäs kommun ska arbeta utifrån en effektiv tjänsteleverans som präglas av god ekonomisk hushållning. Syftet är att optimera nyttan för kommuninvånarna, utifrån de resurser som står till förfogande. Varje nämnd och bolag står för sina insatser och kommunövergripande IT-investeringar finansieras genom beslut av kommunstyrelsen. IT-effektivitet Strängnäs kommun ska eftersträvar en god IT-effektivitet. Det innebär att leveransen av digitala tjänster ska vara mätbart effektiv i fråga om kvalité, kostnad och när det gäller tillgänglighet. IT och digitala välfärdstjänster Strängnäs kommunen ska kontinuerligt arbeta för att, med hjälp av IT öka värdet av digitala välfärdstjänster för invånarna. Övriga styrdokument Som en del i det fortsatta IT-strategiska arbetet ingår att ta fram och kontinuerligt uppdatera ett antal styrdokument. Krav på digitala stöd och teknisk plattform Krav på digitala stöd Det kommunala digitala stödet ska vara: Användarvänligt Väl sammanhållet och integrerat Verksamhetsstödjande Krav på teknisk plattform 6 Den tekniska plattformen ska vara: Driftsäker och tillförlitlig IT-effektiv, rätt tjänster till rätt pris (mätbart effektiv i fråga om pris, kvalitet och tillgänglighet) Uppdaterad och modernt anpassad Den tekniska plattformen möjliggör: 6 Operativsystem, nätverk, programvaror och tjänster mm

5 5/8 Samverkan Stödjer öppna standarder Förenklar integrationer och utbyte av information Realisering av e-tjänster Enhetlighet, god support och kostnadseffektiva lösningar Hantering av molntjänster 7 Från ett IT-strategiskt perspektiv ska Strängnäs kommun välja att satsa på molntjänster om detta alternativ anses vara mest fördelaktigt, sett utifrån de krav och standarder som den digitala strategin ställer. Därtill är det av avgörande betydelse att tilltänkt molntjänst även passar in i övrig kommunal IT-arkitektur. Vidare ska aspekter såsom rörande juridik, IT-säkerhet och informationssäkerhet kontrolleras vid tillämpningen av molntjänster. Organisation och ansvarsområden Roller och ansvar Kommunfullmäktige Beslutar om Strängnäs kommuns digitala strategi samt relevanta revideringar av denna. Kommunstyrelsen Ansvarar för att uppföljning av den digitala strategin. Ansvarar för kontinuerlig säkerhetsrevidering avseende IT-miljön. Nämnderna I sina verksamhetsplaner infoga de mål man är berörd av inom ITområdet och digitaliseringens möjligheter. Kommunchef Ansvarar för att följa upp hur kontoren och avdelningarna har arbetat med IT-relaterade mål och digitalisering i sina arbetsplaner. Beslutar om prissättning av digitala tjänster. Beslutar om regler för användande av digitala verktyg. Med regler avses detaljerade avgränsningar om vad som är tillåtet och inte. Utvärderar arbetet med handlingsplanen för digitalisering. Leder kommunens IT-styrgrupp. 7 Samlingsnamn för IT-tjänster som tillhandahålls över Internet, dvs. att en organisation överlåter hela eller delar av sin IT-drift till annan part.

6 6/8 Kontor och avdelningar Säkerställer att verksamheten och personalen följer kommunens styrdokument inom IT-området och digitaliseringens möjligheter. Bemannar de funktioner som anges inom den kommunövergripande digitala strategin. Utser systemägare för varje kontors/avdelningsspecifikt system. Avsätter en budget för drift, utveckling och avveckling av IT-systemen. Tillser att nya system är godkända samt korrekt upphandlade, såväl tekniskt som funktionellt av IT-funktionen eller i förekommande fall av IT-rådet innan de köps in. Kommunens centrala IT-funktion Ansvarar för att hålla samman arbetet inom hela kommunen gällande att realisera den digitala strategin, målbild för digitalisering och den digitala handlingsplanen, såväl strategiskt som rent operativt. IT-funktionen är som huvudregel systemägare för gemensamma 8 system. IT-styrgrupp Vägledande organ gällande IT-strategiska frågor. IT-råd Forum för verksamhetsbehov och digitalisering. Agerar beredande organ åt IT-styrgruppen. Systemägare För samtliga system som finns eller ska köpas in måste alltid en systemägare utses. En systemägare är en utsedd funktion med ansvar för anskaffning, ny- /vidare-/ avveckling, förvaltning, drift, säkerhet och användning av ett IT-system inom ramen för antagna mål och ekonomiska ramar. Systemförvaltare Samtliga system inom kommunen ska ha en utpekad systemförvaltare. En systemförvaltare kan förvalta flera system. sk kompetens IT-funktionen ska ha strategisk kompetens. Med en strategisk kompetens säkerställs en utveckling av digitaliseringens möjligheter som med hjälp av IT stödjer nämnderna att nå kommunfullmäktiges beslutade mål. Verksamheterna ska få stöd i utvecklingsfrågor och erhålla rätt tjänster och digitala stöd till rätt kostnader. 8 T.ex. serverprogramvaror, e-postprogram, antivirus

7 7/8 Inriktning för IT-verksamheten Koncernperspektiv och standardisering utgör en viktig grund och inriktning för kommunens IT-verksamhet. Strängnäs kommun ska: Standardisera och förenkla IT-plattformen, inklusive plattform för mobila lösningar Införa enhetliga system för likartade funktioner Nyttja system och lösningar som utgör standard eller som stödjer öppna standarder Jobba aktivt för att komma bort från tekniska beroenden som medför onödiga kostnader eller begränsar möjligheterna till verksamhetsutveckling Standardisera val av hårdvara och mobila enheter Prioritera ett väl sammanhållet IT-stöd med helhetsperspektiv framför att införa enstaka system eller lösningar Etablera en process som syftar till att överbygga personberoende kopplat till nyckelpersoner inom IT. Detta för att minimera risken för begränsningar kopplat till kontinuitetsleverans av digitala tjänster. Aktivt utvärdera och pröva olika driftformer där molnbaserade tjänster utgör ett alternativ Aktivt utvärdera och pröva om öppen källkodslösning 9 utgör ett alternativ. Genom att eftersträva en hög grad av standardisering kan investeringar utnyttjas maximalt. Som en naturlig del i standardiseringsarbetet ingår att arbeta med applikationskonsolidering 10. Arbetet sker i nära samarbete med verksamheten. Genom konsolideringen kan licenser och programvara utnyttjas optimalt. Färre eller bättre utnyttjade applikationer innebär enklare och mer kostnadseffektiv drift och förvaltning. Strängnäs kommun ska enbart i undantagsfall utveckla egna tekniska lösningar. 9 Gratis programvara att använda, läsa, modifiera och vidaredistribuera 10 Applikationer eller IT-system med liknande funktionalitet ersätts med ett färre antal i effektiviseringssyfte

8 8/8 Kravspecifikation teknik och arkitektur Kommunen ska ha en dokumenterad kravspecifikation över tekniska och arkitekturmässiga förutsättningar. Kravspecifikationen med beskrivningar ska kunna ligga till grund för de tekniska krav som anges vid exempelvis upphandling eller införande av nya IT-system eller digitala lösningar.