Visionsstyrningsmodellen

Transkript

1 Visionsstyrningsmodellen

2 Innehållsförteckning Halmstads kommuns visionsstyrningsmodell... 3 Hur fungerar visionsstyrningsmodellen?... 4 Visionsstyrningsmodellens uppbyggnad... 5 Beskrivning av delprocesserna... 7 Bakgrund och syfte... 8 Ordlista Styrdokument... 9 Roller Metoder Styrverktyg... 13

3 Visionsstyrningsmodellen: Halmstads kommuns styrmodell För att de politiska ambitionerna ska genomföras i kommunen behövs styrning i form av mål och budget för de kommunala verksamheterna. Styrmodellen i Halmstads kommun kallas visionsstyrningsmodellen och gäller för alla nämnder och bolagsstyrelser. En illustration av Halmstads kommuns vision 3/15

4 Hur fungerar visionsstyrningsmodellen? I vår styrmodell finns en vision och en värdegrund. Visionen ligger till grund för vår övergripande och strategiska planering. Våra politiker har ansvaret att besluta om mål för verksamheterna som syftar till att vi ska nå vår vision. Målen formuleras inom nio olika målområden: Barn och Utbildning Bygga och Bo Demokrati och Dialog Miljö och Energi Näringsliv och Arbetsmarknad Omsorg och Stöd Resor och Trafik Trygghet, Säkerhet och folkhälsa Uppleva och Göra Visionsstyrningsmodellen inom Halmstads kommun 4/15

5 Det finns olika slags mål i vår styrmodell. Kommunfullmäktige beslutar om övergripande inriktningar. De ska precisera visionen och beskriva vilka effekter och tillstånd som politiken önskar se inom de olika målområdena på längre sikt, år. De övergripande inriktningarna ses över vid varje ny mandatperiod. De övergripande inriktningarna behöver preciseras i konkretiserade mål och prioriteringar för att det ska bli tydligt för verksamheterna vad som ska uppnås. De konkretiserade målen beskriver vilka resultat som ska uppnås av verksamheterna på 1-3 års sikt. Dessa mål kan vara riktade till en nämnd/bolagsstyrelse eller flera nämnder och/eller bolagsstyrelser. De konkretiserade målen ses över årligen. Målen samt budget för kommande planperiod fastställs varje år av kommunfullmäktige genom Planeringsdirektiv med budget. När planeringsdirektivet är beslutat i juni kan nämnder och bolagsstyrelser fastställa verksamhetsmål. Verksamhetsmål formuleras dels med koppling till kommunfullmäktiges mål/ prioriteringar och dels utifrån nämndens/bolagsstyrelsens egna utvecklingsområden. Verksamhetsmålen finns i verksamhets- och affärsplanerna som beslutas av nämnden/ bolagsstyrelsen senast den 30 november varje år. Utifrån dessa planer kan verksamheterna sedan själva också formulera verksamhetsmål som krävs för att operativt styra verksamheten. I målkedjan finns också medarbetarmål som fastställs mellan chef och medarbetare. Ett medarbetarmål kan, men behöver inte, vara kopplat till någon av målnivåerna ovan. Medarbetamålen kan till exempel ha koppling till de övriga uppdrag förvaltningen/bolaget har. Visionsstyrningsmodellens uppbyggnad Visionsstyrningsmodellen bygger på två delar: fyra-årsprocessen en långsiktig del som genomförs vart fjärde år i samband med val. I fyra-årsprocessen 4 görs en djupare strategisk analys av kommunens förutsättningar, nuläge och verksamheter. Kommunstyrelsen genomför denna analys i samspel med nämnder och bolagsstyrelser. Analysen kan komma att påverka de övergripande inriktningarna som ska ses över i denna process och vid behov revideras. 5/15

6 1 den årliga processen en årlig del som löper under hela verksamhetsåret och som i praktiken omfattar flera olika verksamhetsår. Nästkommande år för planeringsprocesserna, innevarande år för genomförande/förbättring samt det år som passerat för delar i uppföljningsprocessen. På följande sida beskrivs de olika delarna i den årliga processen. Skiss över sambanden mellan de olika beståndsdelarna i visionsstyrningsmodellen 6/15

7 Delprocess A Den årliga processen inleds under hösten genom att planeringsförutsättningar tas fram. Planeringsförutsättningarna innehåller omvärldsanalys (OPUS) och fakta om nuläge samt kommande förändringar (basfakta) inom målområdena som kan få betydelse för Halmstad. OPUS/basfakta är ett inspel till verksamhetsförändringarna det underlag där förvaltningar och bolag beskriver de behov av drifts- och investeringsmedel de har för kommande planperiod. Opus/basfakta och verksamhetsförändringar utgör planeringsförutsättningar som blir ett inspel till nästa process planeringsdirektiv med budget. Delprocess B I planeringsdirektiv med budget fastställs de mål/ prioriteringar och den budget som gäller för kommande planperiod det vill säga de tre kommande verksamhetsåren. Processen med att ta fram planeringsdirektiv med budget startar under december/januari. Verksamhetsberedningen bestående av en representant från varje parti representerat i kommunfullmäktige har ansvar för att bereda planeringsdirektivet. Majoritet och opposition tar fram varsitt förslag till planeringsdirektiv med budget. Förslagen är uppbyggda enligt samma struktur där vision, värdegrund och målområdesindelningar är desamma. De övergripande inriktningarna, de konkretiserade målen och prioriteringarna samt budgeten skiljer sig dock åt. De olika förslagen till planeringsdirektiv med budget presenteras för kommunfullmäktige i juni som därefter fastställer ett av förslagen. Vid denna tidpunkt fastställs även de ägardirektiv som gäller för bolagen. Delprocess C Nämnders och bolagsstyrelsers verksamhetsplanering startar under sen vår/ sommar och utgår från planeringsdirektiv med budget. Varje nämnd/bolagsstyrelse ansvarar själva för hur verksamhetsplaneringsprocessen ska organiseras. I denna planering beskrivs genom verksamhetsmål hur nämnden/bolagsstyrelsen avser arbeta för att bidra till kommunfullmäktiges övergripande inriktningar/konkretiserade mål/prioriteringar och i förlängningen också vision Verksamhetsplanen är nämndens styrverktyg för kommande planperiod medan dess motsvarighet kallas affärsplan för bolagsstyrelserna. Utöver viktiga prioriteringar, mål och aktiviteter beskrivs också den internbudget som ska gälla för kommande planperiod. Planerna ska vara beslutade av nämnd/bolagsstyrelse 30 november. För att hålla ihop planeringsfasen ska även de obligatoriska planerna för jämställdhet, hälso- och arbetsmiljö samt internkontroll antingen integreras i verksamhets- och affärsplan eller lämnas in vid samma tidpunkt. 7/15

8 Utifrån dessa planer kan förvaltningen/bolaget bryta ned målen till preciserade aktiviteter i olika former av arbetsplaner. Hur det arbetet ska gå till avgör verksamheten själva. Utifrån verksamhets- och affärsplanerna påbörjas så det operativa arbetet för att nå de mål och ambitioner som fastställts. Genomförandefasen pågår under hela verksamhetsåret och kan för mer långsiktiga mål pågå över flera år. Delprocess D I uppföljningsprocessen följs verksamhets- och affärsplanerna upp. Kommunfullmäktiges mål och prioriteringar följs upp centralt vid tre tillfällen under verksamhetsåret: vid delårsrapport 1 (maj) vid delårsbokslut (september) vid bokslut/årsredovisning (januari) viktigt inspel till den planeringsdirektivsprocess som då just startat. Bakgrund och syfte med visionsstyrningsmodellen I november 2007 beslutade kommunfullmäktige om en ny styrmodell visionsstyrningsmodellen för Halmstads kommun. Syftet med vår styrmodell är att gemensamt arbeta med planering, genomförande och uppföljning utifrån vision Genom att skapa en gemensam modell för styrning mot en vision som gäller för alla nämnder och bolagsstyrelser får organisationen en gemensam framtidsbild för att skapa de förutsättningar som krävs för ett Halmstad som hemstad, kunskapsstad och upplevelsestad. Förvaltningar/bolag ska vid samma tillfällen följa upp till sin nämnd/bolagsstyrelse. I uppföljningen bedöms både om målen nås och hur efterlevnaden av budgeten är. Beroende på vad uppföljningen visar kan arbetet mot målen behöva förbättras i syfte att öka möjligheten att nå målen. Uppföljningarna under året ger viktig information till kommande års planeringsprocess. När den slutliga uppföljningen görs i januari över föregående års arbete blir detta därför ett 8/15

9 Ordlista - Styrdokument Ett styrdokument är ett dokument som förklarar hur styrningen inom olika områden ska se ut. Beslutsnivå beror på typ av dokument. I Halmstad ska dokument definieras enligt följande dokumenttyper: Anvisning. Anger ramar inom ett område som berör en nämnd eller ett bolag. Kan också vara anvisningar för något som rör hela kommunen t. ex. "Skrivregler" eller Mediehantering". Beslutas av: Nämnd/bolagsstyrelse förvaltnings eller bolagschef. Bolagsordning. Bolagsordning ska finnas i aktiebolag enligt aktiebolagslagen. Bolagsordningen är aktiebolagets regelverk. Beslutas av: Kommunfullmäktige. Delegationsordning. Delegering innebär att beslutsrätt lämnas över till någon. Av delegationsordningen framgår vilka typer av beslut den/de delegerade kan fatta självständigt. Beslutas av: Kommunfullmäktige. Författning. Kommunalt beslutade föreskrifter som tillämpas utåt, mot allmänheten och näringsidkare. Beslutas av: Kommunfullmäktige och nämnder. Handlingsprogram. Handlingsprogrammen uttrycker inriktningar och ambitioner som sedan kan preciseras genom konkretiserade mål och prioriteringar. Beslutas av: Kommunfullmäktige. Instruktion. Talar om hur någonting ska göras. Förtydligar t ex en del i en anvisning eller i en riktlinje. Beslutas av: Tjänsteman Lokala föreskrifter. Lokala föreskrifter är externa styrdokument som gäller för det omgivande samhället i Halmstads kommun. Riktar sig till invånare och näringsidkare. Beslutas av: Kommunfullmäktige. Planeringsdirektiv. Av planeringsdirektiven framgår kommunfullmäktiges konkretiserade mål och prioriteringar. Planeringsdirektiven tar hänsyn till förutsättningar och villkor, och de inkluderar budget. Beslutas av: Kommunfullmäktige. Reglemente. Utöver det som föreskrivs om kommunstyrelsen och övriga nämnder i kommunallagen regleras deras verksamheter i reglementen. Beslutas av: Kommunfullmäktige. Riktlinjer kommunfullmäktige. Riktlinjer talar om hur verksamheten ska bedrivas. Riktlinjerna har en intern funktion som styrdokument. Riktlinjer 9/15

10 kommunfullmäktige gäller för hela Halmstads Kommun. Beslutas av: Kommunfullmäktige. Riktlinjer (nämnd alt. bolagsstyrelse). Riktlinjer talar om hur verksamheten ska bedrivas. Riktlinjerna har en intern funktion som styrdokument. Riktlinjer nämnd/bolagsstyrelse gäller endast för berörd nämnd/ bolagsstyrelse. Det måste framgå av riktlinjen vilken typ av riktlinje det är, riktlinje kommunfullmäktige eller riktlinje till exempel hemvårdsnämnden. Beslutas av: Nämnd/bolagsstyrelse. Ägardirektiv. Ett komplement till bolagsordningen där ägarens förväntningar och krav på bolaget förtydligas. Beslutas av: Kommunfullmäktige. 10/15

11 Ordlista - Roller Bolagsstyrelse. En sammansatt styrelse med representanter utsedda av kommunfullmäktige att ansvara för bolagen i kommunen. Beslutas av: Kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen. Kommunens högsta verkställande organ, med politiska företrädare från både majoritet och opposition. Beslutas av: Kommunfullmäktige. Kommunstyrelsens ledningsutskott (KLU). Utskott som bereder ärenden, där beslut ska fattas av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen, som avser styr- och ekonomifrågor, mål, uppföljning, utvärdering och samordning samt de övriga frågor som inte beretts av annat utskott, av verksamhetsberedningen eller av Halmstads Rådhus AB. Beslutas av: Kommunstyrelsen. Kommunstyrelsens samhällsbyggnadsutskott (KSU). Utskott som bereder ärenden, där beslut ska fattas av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen, som avser översikts - och detaljplanering, mark- och exploatering, miljöärenden, avfallshantering samt kollektivtrafik. Beslutas av: Kommunstyrelsen. Kommunstyrelsens personalutskott. Utskott som bereder ärenden, där beslut ska fattas av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen, som avser kommunens personalpolitik och arbetsgivarfunktion eller avser arvoden till förtroendevalda. Beslutas av: Kommunstyrelsen. Kommunfullmäktige. Kommunens högsta beslutande organ, bestående av politiska ledamöter direkt valda av folket vart fjärde år. 11/15 Målsamordnande chef. Förvaltnings- eller bolagschef som utsetts per målområde med särskilt ansvar att tillse att arbete samordnas och sker i enlighet med vad som planerats för att nå målen. Beslutas av: Kommunchef. Målsamordnare. Strategisk funktion som utsetts per målområde med ansvar att följa upp och analysera arbetet mot målen. Denna funktion fungerar också som sakexpertis i olika sammanhang avseende målområdena. Beslutas av: Kommunchef. Nämnd. Politiskt organ, bestående av förtroendevalda politiker, som utsetts av kommunfullmäktige att ansvara för de olika verksamheterna i kommunen. Det finns 13 nämnder i Halmstads kommun. Beslutas av: Kommunfullmäktige.

12 Ordlista - Metoder Analys. Fördjupande genomlysning för att strukturera, skapa en helhetsbild, tolka underlag etc. Beredning. Förberedelse av ett ärende för beslut. Omvärldsanalys. Omvärldsanalys är en process, där man genom att observera omvärlden och i synnerhet förändringar i den försöker se hur den egna verksamheten kan påverkas idag och i morgon. En systematisk omvärldsbevakning hjälper organisationer och enskilda att idag agera mer realistiskt, förutseende och effektivt. Planeringsförutsättningar. Förutsättningar i form av OPUS, basfakta och verksamhetsförändringar som utgör ett inspel till planeringsdirektiv med budget samt nämnders och bolagsstyrelsers verksamhetsplanering. Strategisk analys. Den strategiska analysen, som görs vart fjärde år i samband med val, som t.ex. innefattar omvärldsanalys, invärldsanalys och basfakta. Uppföljning. Fortlöpande insamling och sammanställning av information om verksamheten som gör det möjligt att följa hur den utvecklas. Den kan bestå av både kvantitativ och kvalitativ information. 12/15

13 Ordlista - Styrverktyg Affärsplan (AP). Affärsplanen tydliggör bolagens treårsplanering inklusive internbudget och verksamhetsmål. Beslutas av: Bolagsstyrelse. Aktiviteter. För att uppnå målen i verksamhetsplanen formuleras aktiviteter till varje verksamhetsmål. Beslutas av: Nämnd/Bolag. Delårsrapport. Per tertial 1 och 2 (omfattande januari-april samt januariaugusti) sammanställs utfall och prognoser avseende ekonomi och kommunfullmäktiges mål. Rapporterna innehåller även personalredovisning. I augusti omfattar rapporten, förutom prognos avseende ekonomi och mål, även ett delårsbokslut för koncernens ekonomiska resultat per den 31 augusti. Beslutas av: Kommunfullmäktige Hälso- och arbetsmiljöplan. Plan i vilken nämndens/bolags-styrelsens arbete avseende hälso- och arbetsmiljöområdet beskrivs. Kan även integreras i VP/AP. Beslutas av: Nämnd/ bolagsstyrelse. Internkontroll. Intern kontroll eller internkontroll är ett arbete som utformats för att ge en rimlig försäkran om att verksamheten fungerar tillfredsställande och utan risker för allvarliga fel och brister. Beslutas av: Nämnd/ bolagsstyrelse. Jämställdhetsplan. Plan i vilken nämnden/bolagsstyrelsens arbete för att främja lika villkor för kvinnor och män på arbetsplatsen beskrivs. Kan även integreras i VP/AP. Beslutas av: Nämnd/bolagsstyrelse. Konkretiserade mål och prioriteringar. Konkretiserade mål och prioriteringar är preciseringar av de övergripande inriktningarna. Prioriteringar är t ex eventuella särskilda uppdrag till nämnder och/eller bolag. De konkretiserade målen och prioriteringarna fastställs genom planeringsdirektiv. Beslutas av: Kommunfullmäktige. Medarbetarmål. Medarbetarmål knyter an till verksamhetsmål. Beslutas av: Respektive chef. Månadsrapport. Månadsvis sammanställs det ekonomiska utfallet och prognoser för helåret avseende drift och investeringar, dels för respektive nämnd och dels för kommunen som helhet. Beslutas av: Kommunstyrelsen. Skattesats. Skattesatsen är den andel av den beskattningsbara inkomsten som en skattskyldig betalar i kommunal inkomstskatt. Beslutas av: Kommunfullmäktige. Verksamhetsmål. Verksamhetsmål är mål som formuleras av nämnder 13/15

14 och bolagsstyrelser, och som har koppling till de konkretiserade målen och prioriteringarna. Verksamhetsmål kan även formuleras på verksamhetsnivå. Beslutas av: Nämnder/bolag, tjänstemannanivå. Verksamhetsplan (VP). Verksamhetsplanen tydliggör nämnders treårsplanering inklusive internbudget och verksamhetsmål. Beslutas av: Nämnder/ bolag. Visionsstyrningsmodell. Enhetlig modell för alla nämnder och bolagsstyrelser som tydliggör verksamheternas arbete med att förverkliga visionen. Modellen bygger på två delar: en långsiktig del som genomförs vart fjärde år och en årlig del. Beslutas av: Kommunfullmäktige. Vision. Framtida önskvärt tillstånd. Beslutas av: Kommunfullmäktige. Värdegrund. Grundläggande värderingar som formar normer och handlingar. Visionen bygger på värdegrunden. Beslutas av: Kommunfullmäktige. Årsredovisningen. Årsredovisningen visar verksamhetens utfall (inklusive kommunfullmäktiges mål), hur denna har finansierats och hur den ekonomiska ställningen ser ut vid räkenskapsårets slut. Den kommunövergripande årsredovisningen bygger i delar på de verksamhetsberättelser och årsredovisningar som beslutas av nämnd/bolagsstyrelse. Beslutas av: Kommunfullmäktige (kommunövergripande årsredovisning) Nämnd (verksamhetsberättelse), bolagsstyrelse (årsredovisning bolag) Övergripande inriktningar. Övergripande inriktningar är en precisering av visionen och de har ett tidsperspektiv på cirka år. Beslutas av: Kommunfullmäktige. 14/15

15 Produktion: Stadskontoret, Jacob Wodzynski Senast uppdaterad: STADSKONTORET