Ramverk för systemförvaltning

Transkript

1 Peter Yngve IT-centrum (8)

2 Peter Yngve IT-centrum (8) BAKGRUND/MOTIV... 3 MÅL OCH SYFTE... 3 FORUM OCH GRUPPER... 3 LANDSTINGETS LEDNINGSGRUPP... 3 IT-GRUPP... 3 PROGRAMSTYRGRUPP... 3 STYRGRUPP... 3 FÖRVALTNINGSGRUPP... 4 ANVÄNDARGRUPP... 4 ROLLER OCH ANSVAR... 5 SYSTEMÄGARE (VERKSAMHET)... 5 SYSTEMFÖRVALTARE (VERKSAMHET)... 5 SYSTEMADMINISTRATÖR (VERKSAMHET)... 5 IT-SYSTEMFÖRVALTARE (ITC)... 6 STYRPRINCIPER OCH STYRANDE DOKUMENT... 6 STYRPRINCIPER... 6 DRIFT- OCH FÖRVALTNINGSAVTAL... 7 FÖRVALTNINGSPLAN... 7

3 Peter Yngve IT-centrum (8) Bakgrund/motiv Behov av översyn av styrning och ledning av IT-utvecklingen kopplat till verksamhetens behov, krav, önskemål och förväntningar. Alltmer komplex IT-miljö med höga krav på kvalitet, tillgänglighet, prestanda och säkerhet. Krav på en effektiv, sammanhållen drift- och förvaltningsorganisation med ett optimalt resursutnyttjande. Flera/stora förändringar i befintlig system- och IT-infrastruktur. Mål och syfte IT-styrning är förmågan att styra en verksamhet så att IT tillför så stort värde som möjligt. Detta innebär bland annat att skapa en förvaltningsmodell som passar verksamhetens övergripande mål, att definiera processer för hantering av IT-frågor på kort och lång sikt samt att kontinuerlig följa upp att IT-organisationen levererar rätt kvalitet på rätt sätt. Detta dokument beskriver organisation, roller, ansvar och styrprinciper för system och förvaltningsobjekt. Det kan även i tillämpliga delar användas på projekt. För projekt ska projektmodellen stegen användas. För systemförvaltning ska förvaltningsmodellen Förvaltningsstegen användas. Forum och grupper Landstingets ledningsgrupp Landstingets ledningsgrupp, i vissa fall sjukvårdens ledningsgrupp, svarar för övergripande strategiska ITfrågor, ger vägledning i beslut rörande IT och prioriterar IT-investeringar. Gruppen verkar dessutom för samverkan och helhetssyn inom IT-området. IT-grupp Landstingets IT-grupp är ett gemensamt forum för samordning, planering och uppföljning av IT inom Landstinget. IT-gruppen består av IT-direktör, sektionschefer inom IT-centrum samt IT-planeringschefer/ITsamordnare. Programstyrgrupp En programstyrgrupp ska fungera som ledningsgrupp med samordningsansvar för insatser inom det egna programområde. Med programområde avses grupp av flera förvaltningsobjekt/system (och även projekt) inom ett större verksamhetsområde. Gruppen fattar beslut om åtgärder för att programmets mål ska uppfyllas och att programmets bidrag till verksamhetens mål säkerställs. En programstyrgrupp har en viktig roll vid verksamhetsplanering och budgetarbete för hela sitt programområde. Programstyrgruppens uppgifter att förmedla verksamhetens krav och behov inom området att prioritera avsatta ekonomiska resurser inför varje budgetår att följa upp projekt och systemförvaltning I förekommande fall kan programstyrgrupp även utgöra styrgrupp. Möten och rapportering Programstyrgrupper sammanträder efter behov (minst 2 gånger per år). Mötesanteckningar ska föras och publiceras på intranät. Styrgrupp En styrgrupp har till uppgift att leda och styra systemförvaltningen. Styrgruppen leds av systemägaren. Ansvar och befogenheter: Verksamhetsledande funktion Fatta de för förvaltningen nödvändiga besluten Utöva ledning och styrning över arbetet Säkerställa förvaltningen genom att tillföra de resurser som krävs för att få fram resultatet Bistå systemförvaltare med förutsättningar för och genomförande av förvaltningen

4 Peter Yngve IT-centrum (8) Bana väg för systemförvaltningen, visa intresse och engagemang Ambassadörer för systemförvaltningen i den interna organisationen Möten och rapportering Styrgrupper sammanträder efter behov (minst 2 gånger per år). Mötesanteckningar ska föras och publiceras på intranät. Avrapportering sker till programstyrgrupp vid minst 2 gånger per år av systemägare/alternativt ITdirektör. Skriftlig statusrapportering sker efter behov - till styrgrupp och/eller programstyrgrupp av systemförvaltare. Förvaltningsplanen är styrande dokument. En förvaltningsgrupp har till uppgift att bistå systemförvaltaren med förutsättningar för och genomförande av förvaltningen. en leds av systemförvaltaren. Ansvar och befogenheter: Genomförande funktion Planera, styra, leda och följa upp förvaltningen Stödja deltagarna med underlag och direktiv för arbetet Svara för ändringshantering Producera, leverera och överlämna resultat Informera styrgruppen om status Vid behov informera om förvaltningen i den interna organisationen Avsätta tid för förvaltningsarbetet Möten och rapportering en sammanträder efter behov (minst 2 gånger per år). Mötesanteckningar ska föras och publiceras på intranät. Avrapportering sker till styrgrupp vid minst 2 gånger per år av systemförvaltare Skriftlig statusrapportering sker efter behov - till styrgrupp av systemförvaltare. Förvaltningsplanen är styrande dokument. Arbetet med förvaltning och vidareutveckling av ett system behöver en bred förankring hos användarna. En användargrupp, även kallat brukarråd, har till uppgift att säkra systemets användbarhet. en leds av systemförvaltare och består av utsedda användarrepresentanter, som använder det aktuella systemet i sin verksamhet. Systemägaren beslutar om antalet användarrepresentanter, antalet styrs av storleken på systemet, antalet användare av systemet samt dess verksamhetsmässiga/geografiska spridning. Uppdragets storlek kan variera bland annat beroende på systemets målsättning, förväntade livslängd, nytta och komplexitet. Ansvar och befogenheter Svara för verksamhetens behov, krav, önskemål och förväntningar på underhåll och utveckling av systemet Bevaka och rapportera om hur systemet fungerar samt samla och förmedla sina egna och övriga användares förslag på åtgärder Medverka i ändringshantering Möten och rapportering er sammanträder efter behov (minst 2 gånger per år). Mötesanteckningar ska föras och publiceras på intranät. Förvaltningsplanen är styrande dokument.

5 Peter Yngve IT-centrum (8) Bild: Organisationsskiss Programstyrgrupp Tre programstyrgrupper: Invånartjänster IT-vårdtjänster Infrastruktur- och stödsystemtjänster Styrgrupp Roller och ansvar Systemägare (verksamhet) Systemägaren ansvarar för de övergripande besluten beträffande systemet. Fattar principbeslut om driftsättning, underhåll, utveckling och avveckling av systemet. Ansvarar för budget och förvaltningsplan. Har det yttersta ansvaret för systemet och att säkerheten överensstämmer med fastställda lagar och policy samt att dessa följs (uppföljning av avvikelser). I samråd med verksamheten se till att det finns nödvändiga reserv- och katastrofrutiner. Ansvarar för informationssäkerhet i systemet. Samråder med informationsägare om val av skyddsåtgärder för informationssäkerhet. Ansvarar för att utse systemförvaltare för systemet. Godkänner utveckling av applikation och programuppdateringar före driftsättning. Systemförvaltare (verksamhet) Systemförvaltaransvaret innebär verkställande av alla löpande beslut om systemet utifrån fastställd förvaltningsplan. För varje IT-system med flera användare ska det finnas en systemförvaltare utsedd. Denne har av systemägaren givits ansvaret för systemet. Ansvarar för systemets funktion och drift i enlighet med systemägarens anvisningar. Svarar för systemets underhåll tillsammans med IT-systemförvaltare och leverantör Samordnar utvecklingen av systemet för verksamheten. o Genom användargrupp ge förslag på vilka uppkomna behov, krav och önskemål som ska leda till åtgärd samt prioritera i samråd med användargrupp och IT-systemförvaltare. Ansvarar för information till systemägare om planerade och önskade förändringar i systemet. Ansvarar för användarinformation. Planerar och genomför systemförändringar tillsammans med IT-systemförvaltare och med leverantör och i samråd med systemägare. Driver gemensamma projekt som rör systemet. Upprättar och underhåller rutiner för informationsspridning vid planerade eller oplanerade driftavbrott. Genomför tester och godkänner testresultat från acceptanstester. Godkänner utveckling av applikation och programuppdateringar före driftsättning. Systemadministratör (verksamhet) Systemadministratörens roll är beroende av systemets komplexitet. Ansvarar för den lokala administrationen av systemet. Ansvarar för att rapportera avvikelser till systemförvaltaren. Ansvarar för information till den del av verksamheten som berörs av uppdraget.

6 Peter Yngve IT-centrum (8) IT-systemförvaltare (ITC) IT-systemförvaltare utses av IT-direktör i samråd med systemägare. IT-systemförvaltaransvaret är placerat på IT-centrum och det innefattar alla frågor om IT-systemets tekniska implementering. IT-systemförvaltaren styrs av systemförvaltarens beslut rörande systemet. Samordnar och planerar all verksamhet vid serviceutförande/underhåll. Ansvarar för installation och tillhörande information till systemförvaltaren. Svarar för att kontinuerligt arbeta med att optimera systemets kvalitet, prestanda, tillgänglighet och säkerhet. Svarar för kontakt med driftfunktionen inom ITC. Tar fram nödvändiga IT-tekniska instruktioner. Tar fram driftstatistik rörande systemet. Styrprinciper och styrande dokument Styrprinciper För systemförvaltning ska förvaltningsmodellen Förvaltningsstegen användas, som bygger på pm³. Modellen är uppbyggd kring fyra centrala komponenter som behöver säkerställas för att förvaltningsverksamheten ska bli ändamålsenlig och kostnadseffektiv: tydliga förvaltningsuppdrag effektiva förvaltningsobjekt professionella förvaltningsorganisationer beskrivna, förstådda och accepterade förvaltningsprocesser Tydliga förvaltningsuppdrag Ett tydligt förvaltningsuppdrag säkerställer att förvaltningen stödjer de mål och intentioner som finns hos verksamhetens parter och hos IT-parterna. Detta sker genom att införa målstyrning i förvaltning och utforma en förvaltningsplan som förnyas årligen. Förvaltningsplanen är den konkreta överenskommelsen kring vad som ska göras under året och utgör systemförvaltningens styrdokument. Effektiva förvaltningsobjekt Det effektiva förvaltningsobjektet definierar vad som ska förvaltas och utgör därmed också avgränsningen för förvaltningens ansvarsområde. Ett förvaltningsobjekt innehåller IT-system, men kan även omfatta s k verksamhetsstöd som förtydligar IT-systemens användning och nytta i verksamheter. o Ett förvaltningsobjekt kan innehålla flera IT-system och avgränsas utifrån den verksamhet de ska stödja, för att ge högsta möjliga verksamhetsnytta. Professionell förvaltningsorganisation Förvaltningsorganisationen har en projektliknande form genom att den bygger på roller som bemannas från basorganisationen. Däremot skiljer den sig från projektorganisationen eftersom den är mer permanent till sin karaktär den finns så länge det finns något att förvalta. Rollerna i förvaltningsorganisationen, se ovan. Beskrivna, förstådda och accepterade förvaltningsprocesser En förutsättning för förvaltningsorganisationens arbete är att det finns beskrivna, förstådda och accepterade förvaltningsprocesser för hantering av problem, ändringar och förvaltningsledning. Förvaltningsmodellen omfattar fyra processer som stödjer detta o målstyrning o ändringshantering o problembaserat användarstöd o driftrelaterad felhantering Exempel på några förvaltningsprocesser: Incidenthantering - Att hantera incidenter när dessa inträffar. Att förutse, förhindra och förebygga incidenter är målet för en aktiv incidenthantering. Problemhantering - Att hitta och eliminera det som fick incidenten att inträffa.

7 Peter Yngve IT-centrum (8) Ändringshantering - Att koordinera och kontrollera ändringar, med hjälp av rätt rutiner för godkännande och med ett antal steg för att bibehålla kvaliteten. Användarstöd - Att ge olika former av support och stöd t ex utbildning, dokumentation, processtöd. Drift- och förvaltningsavtal Mål och syfte med drift- och förvaltningsavtal: Ökad tydlighet om servicenivåer som möter verksamhetens efterfrågan, behov, krav, önskemål och förväntningar Leverans i enlighet med överenskomna servicenivåer Det finns två nivåer av standardiserade avtal: Beredskap o Bas o För system med support som är tillgänglig under och utanför ordinarie arbetstid Landstingets beredskapssystem är de system där verksamheten bedömt att användarna har behov av support och felavhjälpning även utanför ordinarie arbetstid (vardagar ) IT-centrum har för dessa system byggt upp en beredskapsorganisation som kan nås utanför ordinarie arbetstid För beredskapssystem ska dessutom etableras en årlig förvaltningsplan. Ansvarig är systemägare För alla övriga system med support som är tillgänglig under ordinarie arbetstid Avtalet innehåller: Grundförutsättningar för avtalets giltighet IT-centrums åtagande o Tillgänglighet o Felanmälan och ärendehantering o Avbrottshantering planerade och oplanerade o Säkerhetskopiering o Återläsning o Utveckling av applikationer o IT-systemförvaltare Verksamhetens åtagande o Systemägare o Systemförvaltare Förvaltningsplan Mål/syfte med förvaltningsplan: Stödja mål och intentioner med IT-systemet Formulera mätbara, realistiska och tydliga mål som berörda parter är överens om Förbättra uppföljning av förvaltningsarbetets kvalitet och kundnytta Minimera akuta ändringar, ad hoc styrning, akustisk planering etc Förvaltningsplanen innehåller: Beskrivning av systemet/förvaltningsobjektet Nulägesbeskrivning Mål Aktiviteter Resursbehov Samverkan Styrning och ledning Ekonomiska konsekvenser Uppföljning

8 Peter Yngve IT-centrum (8) Bild: Det dagliga förvaltningsarbetet Programstyrgrupp beslutar om - Förslag till förvaltningsplan - Periodiska rapporter - Ändringskrav utanför plan - Beslutsunderlag Styrgrupp Beslutad förvaltningsplan inklusive mål och budget beslutar om Behov / krav / önskemål Prioriterar och beslutar inom ramen för förvaltningsplan Uppdrag inom förvaltningsplan införande Uppdrag utom förvaltningsplan System/ förvaltningsobjekt införande